Comment organiser une rétrospective en ligne réussie

Pour organiser une rétrospective en ligne réussie, laissez aux participants le temps de créer des liens, définissez des règles de conduite claires pour la réunion, utilisez des outils de retour d’information en temps réel, assurez-vous que tout fonctionne correctement sur le plan technique avant le début de la réunion et veillez à respecter les principes fondamentaux d’une rétrospective agile. Voici cinq enseignements et réflexions tirés de notre propre expérience, lorsque nous avons organisé nos propres rétrospectives avec nos équipes à distance.

1. Prévoyez du temps pour les salutations et les adieux. Même quelques minutes font la différence ; demandez donc aux participants de se connecter un peu en avance ou à l’heure. Vous pouvez commencer par un brise-glace, mais une simple question pour savoir comment tout le monde va, ou demander aux participants de s’évaluer sur une échelle de 1 à 10, permet d’impliquer tout le monde dès le début. De même, il est trop facile d’appuyer sur un bouton qui coupe la parole à tout le monde ; prévoyez donc du temps pour que les participants puissent se dire au revoir à la fin de la réunion.
2. Définissez les règles de conduite à respecter lors de vos réunions à distance. Il peut s’agir d’allumer les caméras, d’utiliser des arrière-plans, de taper un message dans le chat pour signaler votre présence, ou encore de la manière dont les participants s’impliquent concrètement dans la réunion ce jour-là. Les règles de conduite en ligne sont bien réelles. Imaginez que ces visioconférences se déroulent en face à face : vous comprendrez immédiatement pourquoi des aspects tels que les bruits de fond, la manière de quitter la réunion, ou encore la façon de poser des questions et de faire des commentaires deviennent soudainement des enjeux très concrets.
3. Utilisez les commentaires et les mécanismes de retour d’information en temps réel. L’un des avantages du passage au numérique est que chacun peut réfléchir individuellement sans être distrait, voter pour des idées en toute indépendance et sans parti pris, et ajouter des commentaires aux idées des autres qui pourraient s’avérer d’une valeur inestimable. Plutôt que d’être freinés par des blocages créatifs, le fait de demander aux participants de noter leurs réflexions sous forme de commentaires peut enrichir la discussion. Un outil de rétrospective en ligne spécialement conçu vous offre ces trois fonctionnalités en un seul endroit : brainstorming privé, vote indépendant et commentaires en fil de discussion.
4. Préparez la logistique. Tout comme vous vérifieriez la salle prévue pour votre rétrospective en présentiel afin de vous assurer qu’elle n’est pas réservée à double, que le chauffage ou la climatisation fonctionne et que vous disposez des outils nécessaires, il en va de même pour une vérification technique rapide avant votre rétrospective à distance. Assurez-vous que les outils fonctionnent correctement, que les liens sont prêts à l’emploi, et demandez à un collègue ou à un assistant technique de vous aider dans ce processus : vous pourrez ainsi vous concentrer davantage sur la conversation que sur la technologie le moment venu. Si vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, il peut s’avérer délicat de trouver un jour et une heure qui conviennent à la plupart des participants ; cela peut impliquer d’alterner les horaires par souci d’équité ou d’envisager des rétrospectives asynchrones.
5. N’oubliez pas les éléments fondamentaux des rétrospectives agiles. Le fait qu’une rétrospective se déroule à distance ne signifie pas pour autant que les principes fondamentaux d’une rétrospective agile soient mis de côté. Il reste essentiel de garantir la responsabilisation, de mettre l’accent sur la culture et l’amélioration continue, d’assurer le suivi et la mise en œuvre, et de veiller à ce que les participants se concentrent sur la rétrospective sans chercher à résoudre des problèmes au cours de la même réunion.