Comment organiser une bonne rétrospective en ligne ?

Pour organiser une rétrospective en ligne réussie, laissez aux participants le temps de créer des liens, définissez des règles de conduite claires pour la réunion, utilisez des outils de retour d’information en temps réel, vérifiez le bon fonctionnement des outils techniques à l’avance et veillez à respecter les principes fondamentaux d’une rétrospective agile. Voici 5 enseignements et réflexions tirés de notre propre expérience, lorsque nous avons organisé nos propres rétrospectives avec nos équipes à distance.

1. Prévoyez du temps pour les salutations et les adieux. Même quelques minutes font la différence ; demandez donc aux participants de se connecter un peu en avance ou à l’heure. Vous pouvez commencer par un brise-glace, mais une simple question pour savoir comment tout le monde va, ou demander aux participants de s’évaluer sur une échelle de 1 à 10, permet de faire participer tout le monde dès le début. De même, il est trop facile d’appuyer sur un bouton qui coupe tout le monde, alors prévoyez du temps pour que les participants puissent se dire au revoir à la fin de la réunion.
2. Définissez les règles de conduite pour vos réunions à distance. Il peut s’agir d’allumer les caméras, d’utiliser des arrière-plans, de s’annoncer dans le chat ou encore de la manière dont les participants s’impliquent concrètement dans la réunion ce jour-là. Les règles de conduite en ligne sont bien réelles. Imaginez que les réunions vidéo se déroulent dans un environnement en face à face et vous comprendrez immédiatement pourquoi des aspects tels que les bruits de fond, la manière de quitter la réunion, ainsi que la façon de poser des questions et de faire des commentaires deviennent soudainement des enjeux très concrets.
3. Utilisez les commentaires et les mécanismes de retour d’information en temps réel. L’un des avantages du passage au numérique est que chacun peut réfléchir individuellement sans être distrait, voter pour des idées en toute indépendance et sans parti pris, et ajouter des commentaires aux idées des autres qui pourraient s’avérer d’une valeur inestimable. Plutôt que d’être freinés par des blocages créatifs, le fait de demander aux participants de noter leurs réflexions sous forme de commentaires peut enrichir la discussion.
4. Préparez la logistique. Tout comme vous vérifieriez la salle prévue pour votre rétrospective en présentiel afin de vous assurer qu’elle n’est pas déjà réservée, que le chauffage ou la climatisation fonctionne et que vous disposez des outils nécessaires, il en va de même pour une vérification technique rapide avant votre rétrospective à distance. Assurez-vous que les outils sont opérationnels, que les liens sont prêts à l’emploi, et demandez à un collègue ou à un assistant technique de vous aider dans ce processus — vous pourrez ainsi vous concentrer davantage sur la conversation que sur la technologie le moment venu. Si vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, il peut être délicat de trouver un jour et une heure qui conviennent à la plupart des participants, ce qui peut impliquer d’alterner les horaires par souci d’équité ou d’envisager des rétrospectives asynchrones.
5. N’oubliez pas les principes fondamentaux des rétrospectives agiles. Le fait qu’une rétrospective se déroule à distance ne signifie pas pour autant que les principes fondamentaux d’une rétrospective agile doivent être mis de côté. Il reste essentiel de veiller à la responsabilisation, de mettre l’accent sur la culture et l’amélioration continue, d’assurer le suivi et la mise en œuvre des actions, et de veiller à ce que les participants se concentrent sur la rétrospective sans chercher à résoudre des problèmes lors de cette même réunion.