Como realizar uma ótima retrospectiva on-line

Para realizar uma ótima retrospectiva online, dê tempo para que as pessoas se conectem, estabeleça regras claras para a reunião, use ferramentas de feedback em tempo real, verifique a parte técnica com antecedência e mantenha os princípios básicos de uma retrospectiva ágil. Aqui estão cinco lições e reflexões que aprendemos ao realizar nossas próprias retrospectivas com nossas equipes remotas.

1. Reserve um tempo para cumprimentar e se despedir. Mesmo que sejam apenas alguns minutos, isso faz diferença; por isso, peça às pessoas que entrem na reunião um pouco antes ou pontualmente. Pode-se começar com uma atividade de quebra-gelo, mas uma simples pergunta sobre como todos estão ou pedir que avaliem sua disposição em uma escala de 0 a 10 já envolve todos desde o início. Da mesma forma, é muito fácil apertar um botão que corta a conexão de todos, então reserve um tempo para que as pessoas se despedam no final da reunião.
2. Defina as regras de etiqueta para suas reuniões remotas. Isso pode incluir ligar as câmeras, usar planos de fundo, digitar no chat para se apresentar ou definir como as pessoas vão participar da reunião naquele dia. A etiqueta online é algo concreto. Imagine se as videoconferências acontecessem em um ambiente presencial e você perceberá imediatamente por que questões como ruídos de fundo, como sair da reunião e como fazer perguntas e comentários de repente se tornam problemas muito reais.
3. Utilize comentários e mecanismos de feedback em tempo real. Uma das vantagens da digitalização é que as pessoas podem debater ideias individualmente sem distrações, votar em propostas de forma independente e sem preconceitos, e acrescentar comentários às ideias dos outros que podem valer seu peso em ouro. Em vez de ficarem bloqueadas, pedir que as pessoas registrem suas ideias na forma de comentários pode enriquecer a discussão.
4. Organize a logística. Assim como você verificaria a sala para sua retrospectiva presencial para garantir que não houvesse outra reserva, que o aquecimento ou o ar-condicionado estivessem ligados e que você tivesse as ferramentas certas, o mesmo se aplica a uma rápida verificação técnica para sua retrospectiva remota. Deixe as ferramentas funcionando, os links prontos e peça a um colega ou especialista em tecnologia para ajudar nesse processo — assim, você poderá se concentrar mais na conversa do que na tecnologia quando chegar a hora. Se você estiver trabalhando em diferentes fusos horários, negociar um dia e horário que funcione para a maioria das pessoas pode ser complicado, e isso pode significar alternar os horários por uma questão de justiça ou considerar retrospectivas assíncronas.
5. Não se esqueça dos elementos básicos das retrospectivas ágeis. O fato de a retrospectiva ser realizada remotamente não significa que os fundamentos de uma retrospectiva ágil sejam deixados de lado. É importante garantir a responsabilização, o foco na cultura e na melhoria contínua, o acompanhamento e a execução, além de assegurar que as pessoas estejam concentradas na retrospectiva e não tentem resolver problemas durante a mesma reunião; tudo isso continua a ser válido.