Como conduzir uma ótima retrospectiva online

Para conduzir uma ótima retrospectiva online, dê tempo para que as pessoas se conectem, estabeleça regras claras de conduta para a reunião, utilize ferramentas de feedback em tempo real, verifique os aspectos técnicos com antecedência e mantenha os princípios básicos de uma retrospectiva ágil. Aqui estão cinco das nossas próprias lições e reflexões sobre a experiência de conduzirmos nossas próprias retrospectivas com nossas equipes remotas.

1. Reserve um tempo para cumprimentar e se despedir. Mesmo que sejam apenas alguns minutos, isso faz diferença; por isso, peça às pessoas que cheguem um pouco mais cedo ou pontualmente. Pode-se começar com uma atividade de quebra-gelo, mas uma simples pergunta sobre como todos estão ou pedir que avaliem em uma escala de 0 a 10 já envolve todos logo no início. Da mesma forma, é muito fácil apertar um botão que corta a conexão de todos, então reserve um tempo para que as pessoas se despedam no final da reunião.
2. Defina as regras de etiqueta para suas reuniões remotas. Isso pode incluir ligar as câmeras, usar planos de fundo, digitar no chat para se apresentar ou a forma como as pessoas realmente participam da reunião naquele dia. A etiqueta online é algo real. Imagine se as videoconferências acontecessem em um ambiente presencial e você perceberá imediatamente por que questões como ruídos de fundo, como sair da reunião e como fazer perguntas e comentários de repente se tornam problemas muito reais.
3. Utilize comentários e mecanismos de feedback em tempo real. Uma das vantagens da digitalização é que as pessoas podem fazer brainstorming individualmente, sem distrações, votar em ideias de forma independente e sem preconceitos, e adicionar comentários às ideias dos outros que podem valer seu peso em ouro. Em vez de ficarem prejudicadas por bloqueios de produção, pedir que as pessoas escrevam suas ideias na forma de comentários pode enriquecer a discussão. Uma ferramenta de retrospectiva online desenvolvida especificamente para esse fim oferece essas três funcionalidades em um único lugar — brainstorming privado, votação independente e comentários em threads.
4. Organize a logística. Assim como você verificaria a sala para sua retrospectiva presencial a fim de garantir que não houvesse outra reserva no mesmo horário, que o aquecimento ou o ar-condicionado estivessem ligados e que você tivesse as ferramentas certas, o mesmo se aplica a uma rápida verificação técnica para sua retrospectiva remota. Deixe as ferramentas funcionando, os links prontos para uso e conte com a ajuda de um colega ou especialista em tecnologia para esse processo — assim, você poderá se concentrar mais na conversa do que na tecnologia quando chegar a hora. Se você estiver trabalhando em fusos horários diferentes, combinar um dia e horário que funcionem para a maioria das pessoas pode ser complicado, e isso pode significar alternar os horários por uma questão de justiça ou considerar retrospectivas assíncronas.
5. Não se esqueça dos elementos básicos das retrospectivas ágeis. O fato de uma retrospectiva ser realizada remotamente não significa que os fundamentos de uma retrospectiva ágil sejam deixados de lado. Garantir a prestação de contas, o foco na cultura e na melhoria contínua, o acompanhamento e a execução, além de assegurar que as pessoas estejam concentradas na retrospectiva e não tentando resolver problemas durante a mesma reunião, tudo isso continua válido.