Hoe u een succesvolle online retrospective organiseert

Om een succesvolle online retrospective te organiseren, dient u de deelnemers de tijd te geven om contact met elkaar te leggen, duidelijke omgangsvormen voor de bijeenkomst vast te stellen, tools voor realtime feedback te gebruiken, de technische zaken van tevoren te regelen en de basisprincipes van een agile retrospective in acht te nemen. Hieronder volgen vijf van onze eigen lessen en reflecties uit de tijd dat wij onze eigen retro’s met onze teams op afstand hebben gehouden.

1. Zorg voor voldoende tijd om elkaar te begroeten en afscheid te nemen. Zelfs een paar minuten maken al een verschil, dus vraag de deelnemers om iets eerder of stipt op tijd in te loggen. U kunt beginnen met een ijsbreker, maar ook een eenvoudige vraag over hoe het met iedereen gaat, of het vragen naar een cijfer op een schaal van 1 tot 10, zorgt ervoor dat iedereen al vroeg bij de vergadering betrokken raakt. Evenzo is het maar al te gemakkelijk om op een knop te drukken die iedereen het woord ontneemt, dus zorg ervoor dat er aan het einde van de vergadering voldoende tijd is voor mensen om afscheid te nemen.
2. Stel de omgangsvormen vast voor uw vergaderingen op afstand. Dit kan betrekking hebben op het inschakelen van camera’s, het gebruik van achtergronden, het typen in de chat om aan te geven dat u aanwezig bent, of de manier waarop deelnemers die dag daadwerkelijk aan de vergadering deelnemen. Online omgangsvormen zijn van groot belang. Stelt u zich eens voor dat videovergaderingen in een face-to-face-omgeving zouden plaatsvinden, dan zult u onmiddellijk inzien waarom zaken als achtergrondgeluiden, de manier waarop men de vergadering verlaat en de wijze waarop vragen worden gesteld en opmerkingen worden gemaakt, plotseling zeer reële kwesties worden.
3. Maak gebruik van opmerkingen en mechanismen voor realtime feedback. Een van de voordelen van digitalisering is dat mensen individueel en zonder afleiding kunnen brainstormen, onafhankelijk en zonder vooringenomenheid op ideeën kunnen stemmen en opmerkingen kunnen toevoegen aan de ideeën van anderen die van onschatbare waarde kunnen zijn. In plaats van te worden gehinderd door creatieve blokkades, kan het vragen aan mensen om hun gedachten als opmerkingen op te schrijven de discussie verrijken. Een speciaal ontwikkelde online retrospective-tool biedt u deze drie functies op één plek: privé-brainstormen, onafhankelijk stemmen en reacties in discussiethreads.
4. Zorg dat de logistiek in orde is. Net zoals u bij een fysieke retro de ruimte zou controleren om er zeker van te zijn dat deze niet dubbel was geboekt, dat de verwarming of airconditioning aanstond en dat u over de juiste hulpmiddelen beschikte, geldt hetzelfde voor een snelle technische controle voorafgaand aan uw retro op afstand. Zorg ervoor dat de apparatuur werkt, dat de verbindingen klaar zijn voor gebruik en dat een technische medewerker of collega u bij dit proces ondersteunt — zo kunt u zich op het juiste moment beter concentreren op het gesprek dan op de technologie. Als u in verschillende tijdzones werkt, kan het lastig zijn om een dag en tijdstip af te spreken die voor de meeste mensen geschikt zijn. Dit kan betekenen dat u omwille van de eerlijkheid afwisselende tijdstippen moet hanteren of asynchrone retrospectieven moet overwegen.
5. Vergeet de basiselementen van agile retrospectieven niet. Een retrospective op afstand betekent niet dat de basisprincipes van een agile retrospective terzijde worden geschoven. Het waarborgen van verantwoordelijkheid, de focus op cultuur en voortdurende verbetering, het opvolgen en doorzetten van acties, en het feit dat mensen zich op de retrospective concentreren en niet proberen problemen tijdens dezelfde vergadering op te lossen: dit alles blijft van toepassing.