Hoe u een geweldige online retrospective uitvoert

Om een geslaagde online retrospective te organiseren, moet u mensen de tijd geven om contact te leggen, duidelijke omgangsvormen voor de vergadering vaststellen, tools voor realtime feedback gebruiken, de technische zaken van tevoren regelen en de basisprincipes van een agile retrospective in acht nemen. Hieronder volgen 5 van onze eigen lessen en reflecties uit de tijd dat we onze eigen retrospectieven met onze teams op afstand hielden.

1. Zorg dat er tijd is om elkaar te begroeten en afscheid te nemen. Zelfs een paar minuten maken al een verschil, dus vraag de deelnemers om iets eerder of stipt op tijd in te loggen. U kunt beginnen met een ijsbreker, maar ook een eenvoudige vraag over hoe het met iedereen gaat, of het vragen naar een cijfer op een schaal van 1 tot 10, zorgt ervoor dat iedereen al vroeg bij de vergadering betrokken raakt. Evenzo is het maar al te gemakkelijk om op een knop te drukken die iedereen het woord ontneemt, dus geef mensen aan het einde van de vergadering de tijd om afscheid te nemen.
2. Stel de omgangsvormen voor uw online vergaderingen vast. Dit kan gaan om het inschakelen van camera’s, het gebruik van achtergronden, het typen in de chat om aan te geven dat u aanwezig bent, of de manier waarop mensen die dag daadwerkelijk aan de vergadering deelnemen. Online omgangsvormen zijn heel reëel. Stelt u zich eens voor dat videovergaderingen in een face-to-face-omgeving zouden plaatsvinden, dan begrijpt u meteen waarom zaken als achtergrondgeluiden, het verlaten van de vergadering en het stellen van vragen en opmerkingen plotseling zeer reële kwesties worden.
3. Maak gebruik van opmerkingen en mechanismen voor realtime feedback. Een van de voordelen van digitalisering is dat mensen individueel en zonder afleiding kunnen brainstormen, onafhankelijk en zonder vooringenomenheid op ideeën kunnen stemmen, en opmerkingen bij de ideeën van anderen kunnen plaatsen die van onschatbare waarde kunnen zijn. In plaats van te worden gehinderd door een schrijfrimpel, kan het vragen aan mensen om hun gedachten als opmerkingen op te schrijven de discussie verrijken.
4. Zorg dat de logistiek in orde is. Net zoals u bij een fysieke retro de ruimte zou controleren om er zeker van te zijn dat er geen dubbele boeking is, dat de verwarming of airconditioning aanstaat en dat u over de juiste hulpmiddelen beschikt, geldt hetzelfde voor een snelle technische controle bij uw retro op afstand. Zorg dat de tools werken, de links klaar zijn en vraag een technische buddy of collega om dit proces te ondersteunen — zo kunt u zich op het moment zelf meer op het gesprek concentreren dan op de technologie. Als u in verschillende tijdzones werkt, kan het lastig zijn om een dag en tijdstip af te spreken die voor de meeste mensen geschikt is. Dit kan betekenen dat u omwille van de eerlijkheid moet afwisselen of asynchrone retrospectieven moet overwegen.
5. Vergeet de basiselementen van agile retrospectieven niet. Een retrospective op afstand betekent niet dat de basisprincipes van een agile retrospective terzijde worden geschoven. Het waarborgen van verantwoordelijkheid, de focus op cultuur en voortdurende verbetering, het opvolgen en doorzetten van acties, en het feit dat mensen zich op de retrospective concentreren en niet proberen om tijdens dezelfde vergadering problemen op te lossen: dit alles blijft van toepassing.