Come condurre un'ottima retrospettiva online

Per organizzare una retrospettiva online di successo, è necessario concedere alle persone il tempo necessario per interagire, stabilire regole chiare di comportamento durante la riunione, utilizzare strumenti di feedback in tempo reale, sistemare gli aspetti tecnici in anticipo e rispettare i principi fondamentali di una retrospettiva agile. Di seguito vi presentiamo cinque insegnamenti e riflessioni tratti dalla nostra esperienza nell’organizzazione delle nostre retrospettive con i nostri team remoti.

1. Prevedete del tempo per i saluti iniziali e finali. Anche solo pochi minuti fanno la differenza, quindi chiedete ai partecipanti di registrarsi con un po’ di anticipo o puntuali. Si potrebbe iniziare con un’attività per rompighiaccio, ma anche una semplice domanda su come stanno tutti, o chiedere di esprimere un voto da 1 a 10, coinvolge subito tutti i presenti. Allo stesso modo, è fin troppo facile premere un pulsante che interrompe tutti, pertanto concedete del tempo affinché i partecipanti possano salutarsi al termine della riunione.
2. Stabilite le regole di comportamento per le vostre riunioni a distanza. Ciò potrebbe riguardare l’accensione delle videocamere, l’uso di sfondi, l’inserimento di messaggi nella chat per segnalare la propria presenza o il modo in cui i partecipanti interagiscono effettivamente durante la riunione quel giorno. Il galateo online è una realtà. Immagini se le videoconferenze si svolgessero in un contesto faccia a faccia e capirà immediatamente perché aspetti quali i rumori di sottofondo, le modalità di uscita dalla riunione e il modo di porre domande e formulare commenti diventino improvvisamente questioni molto concrete.
3. Utilizzate i commenti e i meccanismi di feedback in tempo reale. Uno dei vantaggi del passaggio al digitale è che le persone possono svolgere il brainstorming individualmente senza distrazioni, votare le idee in modo indipendente e imparziale, e aggiungere commenti alle idee altrui che potrebbero rivelarsi preziosissimi. Anziché essere ostacolati da blocchi creativi, chiedere alle persone di mettere per iscritto i propri pensieri sotto forma di commenti può arricchire la discussione. Uno strumento di retrospettiva online appositamente progettato vi offre tutte e tre queste funzionalità in un unico posto: brainstorming privato, votazione indipendente e commenti in thread.
4. Organizzate gli aspetti logistici. Proprio come fareste per verificare che la sala in cui si terrà la vostra retrospettiva in presenza non sia stata prenotata da altri, che il riscaldamento o l’aria condizionata funzionino e che abbiate a disposizione gli strumenti adeguati, lo stesso vale per un rapido controllo tecnico in vista della vostra retrospettiva a distanza. Assicuratevi che gli strumenti siano funzionanti, che i collegamenti siano pronti e che un collega esperto di tecnologia vi affianchi in questa fase, in modo da potervi concentrare maggiormente sulla conversazione piuttosto che sulla tecnologia quando sarà il momento. Se si lavora con fusi orari diversi, concordare un giorno e un orario che vadano bene alla maggior parte delle persone può risultare complesso e potrebbe comportare l’alternanza degli orari per garantire l’equità o la valutazione di retrospettive asincrone.
5. Non dimenticate gli elementi fondamentali delle retrospettive agili. Il fatto che una retrospettiva si svolga a distanza non significa che i principi fondamentali di una retrospettiva agile debbano essere trascurati. Continuano ad applicarsi, infatti, i seguenti aspetti: garantire la responsabilità, porre l’accento sulla cultura e sul miglioramento continuo, dare seguito alle decisioni prese e assicurarsi che i partecipanti si concentrino sulla retrospettiva stessa, senza cercare di risolvere problemi durante la stessa riunione.