Come gestire un'ottima retrospettiva online

Per organizzare una retrospettiva online di successo, è necessario dare ai partecipanti il tempo di entrare in contatto tra loro, stabilire regole chiare per lo svolgimento della riunione, utilizzare strumenti di feedback in tempo reale, sistemare gli aspetti tecnici in anticipo e rispettare i principi fondamentali di una retrospettiva agile. Ecco cinque insegnamenti e riflessioni tratti dalla nostra esperienza nell’organizzazione di retrospettive con i nostri team remoti.

1. Concedete del tempo per i saluti iniziali e finali. Anche solo pochi minuti fanno la differenza, quindi chiedete ai partecipanti di collegarsi con un po’ di anticipo o puntuali. Si potrebbe iniziare con un’attività per rompighiaccio, ma anche una semplice domanda su come stanno tutti, o chiedere di dare un voto da 1 a 10, coinvolge subito tutti i presenti. Allo stesso modo, è fin troppo facile premere un pulsante che interrompe tutti, quindi conceda alle persone il tempo di salutarsi alla fine della riunione.
2. Stabilite le regole di comportamento per le vostre riunioni a distanza. Ciò potrebbe significare accendere le videocamere, utilizzare sfondi, scrivere nella chat per segnalare la propria presenza o definire in che modo i partecipanti interagiranno effettivamente durante la riunione quel giorno. Il galateo online è una realtà. Immagini se le videoconferenze si svolgessero in un ambiente faccia a faccia e capirà immediatamente perché aspetti quali i rumori di sottofondo, le modalità di uscita dalla riunione e il modo di porre domande e fare commenti diventano improvvisamente questioni molto concrete.
3. Utilizzate i commenti e i meccanismi di feedback in tempo reale. Uno dei vantaggi del passaggio al digitale è che le persone possono riflettere individualmente senza distrazioni, votare le idee in modo indipendente e imparziale e aggiungere commenti alle idee altrui che potrebbero rivelarsi preziosissimi. Anziché essere ostacolati da blocchi creativi, chiedere alle persone di mettere per iscritto le proprie riflessioni sotto forma di commenti può arricchire la discussione.
4. Organizzate gli aspetti logistici. Proprio come fareste per verificare che la sala in cui si terrà la vostra retrospettiva in presenza non sia stata prenotata da altri, che il riscaldamento o l’aria condizionata funzionino e che abbiate gli strumenti giusti, lo stesso vale per un rapido controllo tecnico in vista della vostra retrospettiva in remoto. Assicuratevi che gli strumenti siano funzionanti, che i collegamenti siano pronti e che un collega esperto di tecnologia vi assista in questo processo: in questo modo, quando arriverà il momento, potrete concentrarvi maggiormente sulla conversazione piuttosto che sulla tecnologia. Se lavorate in fusi orari diversi, concordare un giorno e un orario che vadano bene per la maggior parte delle persone può essere complicato e potrebbe significare alternare gli orari per garantire l’equità o prendere in considerazione retrospettive asincrone.
5. Non dimenticate gli elementi fondamentali delle retrospettive agili. Il fatto che una retrospettiva si svolga a distanza non significa che i principi fondamentali di una retrospettiva agile vengano messi da parte. È fondamentale garantire la responsabilità, l’attenzione alla cultura e al miglioramento continuo, il follow-up e il follow-through, nonché assicurarsi che i partecipanti siano concentrati sulla retrospettiva e non cerchino di risolvere problemi durante la stessa riunione: tutti questi aspetti continuano ad essere validi.