Come condurre un'ottima retrospettiva online

Per organizzare una retrospettiva online di successo, è necessario concedere ai partecipanti il tempo necessario per interagire, stabilire regole chiare di comportamento durante la riunione, utilizzare strumenti di feedback in tempo reale, verificare in anticipo il funzionamento degli strumenti tecnologici e rispettare i principi fondamentali di una retrospettiva agile. Di seguito vi presentiamo cinque insegnamenti e riflessioni tratti dalla nostra esperienza nell’organizzazione delle retrospettive con i nostri team in remoto.

1. Prevedete del tempo per i saluti iniziali e finali. Anche solo pochi minuti fanno la differenza, quindi chiedete ai partecipanti di collegarsi con un po’ di anticipo o puntuali. Si potrebbe iniziare con un’attività per rompighiaccio, ma anche una semplice domanda su come stanno tutti, o chiedere di esprimere un voto da 1 a 10, coinvolge subito tutti i presenti. Allo stesso modo, è fin troppo facile premere un pulsante che interrompa tutti, quindi concedete del tempo affinché i partecipanti possano salutarsi alla fine della riunione.
2. Stabilite le regole di comportamento per le vostre riunioni a distanza. Ciò potrebbe riguardare l’accensione delle videocamere, l’uso di sfondi, l’inserimento di messaggi nella chat per segnalare la propria presenza o il modo in cui i partecipanti interagiscono effettivamente durante la riunione quel giorno. Il galateo online è una realtà. Immagini se le videoconferenze si svolgessero in un contesto faccia a faccia e capirà immediatamente perché aspetti quali i rumori di sottofondo, le modalità di uscita dalla riunione e il modo in cui porre domande e formulare commenti diventano improvvisamente questioni molto concrete.
3. Utilizzate i commenti e i meccanismi di feedback in tempo reale. Uno dei vantaggi del passaggio al digitale è che le persone possono svolgere il brainstorming individualmente senza distrazioni, votare le idee in modo indipendente e senza pregiudizi, e aggiungere commenti alle idee altrui che potrebbero rivelarsi preziosissimi. Anziché essere ostacolati da blocchi creativi, chiedere alle persone di mettere per iscritto le proprie riflessioni sotto forma di commenti può arricchire la discussione. Uno strumento di retrospettiva online appositamente progettato vi offre tutte e tre queste funzionalità in un unico posto: brainstorming privato, votazione indipendente e commenti in thread.
4. Organizzate gli aspetti logistici. Proprio come fareste per verificare che la sala in cui si terrà la vostra retrospettiva in presenza non sia stata prenotata due volte, che il riscaldamento o l’aria condizionata siano accesi e che abbiate gli strumenti giusti, lo stesso vale per un rapido controllo tecnico in vista della vostra retrospettiva a distanza. Assicuratevi che gli strumenti siano operativi, che i collegamenti siano pronti e che un collega esperto di tecnologia vi affianchi in questo processo: in questo modo, quando sarà il momento, potrete concentrarvi maggiormente sulla conversazione piuttosto che sulla tecnologia. Se lavorate in fusi orari diversi, concordare un giorno e un orario che vadano bene alla maggior parte delle persone può rivelarsi complicato e potrebbe significare alternare gli orari per garantire l’equità o prendere in considerazione retrospettive asincrone.
5. Non dimenticate gli elementi fondamentali delle retrospettive agili. Il fatto che una retrospettiva si svolga da remoto non significa che i principi fondamentali di una retrospettiva agile vengano messi da parte. Continuano a valere: la garanzia della responsabilità, l’attenzione alla cultura e al miglioramento continuo, il follow-up e il follow-through, nonché la necessità che i partecipanti si concentrino sulla retrospettiva stessa e non cerchino di risolvere problemi durante la stessa riunione.