Más allá de la superficie: Desenterrar métricas valiosas de los controles retrospectivos y de salud

Bienvenido a la función «Insights» de TeamRetro. Insights extrae los metadatos de sus reuniones. Esto le ayudará a identificar tendencias y carencias, le dará una idea del estado de ánimo, la salud y el estado de ánimo del equipo, y le permitirá comprender el ritmo de las mejoras continuas mediante el seguimiento de las acciones.

Hace algo que la mayoría de las demás herramientas retrospectivas no hacen. Le muestra todo, desde la frecuencia de las reuniones del equipo y los temas generales, hasta la satisfacción y el estado de ánimo del equipo a lo largo del tiempo.

Apreciamos mucho que nuestros clientes compartan sus experiencias, por lo que hemos pensado en hacer lo mismo. Así pues, en lugar de otro artículo de blog sobre la importancia de las retrospectivas ágiles, esta entrada se centra en cómo hemos utilizado los resultados de nuestras retrospectivas y evaluaciones de estado para apoyar a nuestro equipo.

Compartimos algunas reflexiones sobre nuestro propio equipo y cómo nos ha ayudado a mejorar. Esperamos que a ustedes les sirva de igual ayuda.

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Hola a todos,

Espero que todo vaya bien. Tal y como prometí, aquí les presento un breve resumen sobre nuestros propios equipos basado en la nueva función «Insights» que hemos lanzado. Siempre resulta muy instructivo analizar estos aspectos desde nuestra propia perspectiva, al igual que lo hacen nuestros clientes.

Datos sobre nuestra actividad de reuniones

A lo largo del último año, nuestros cuatro equipos han llevado a cabo 27 retrospectivas y tres evaluaciones de estado, lo que ha dado lugar a 102 medidas de acción y 29 acuerdos de equipo. Es estupendo observar cómo se va estableciendo cierta regularidad a medida que mejoramos nuestras prácticas ágiles y la frecuencia de nuestras reuniones.

En cada una de nuestras reuniones retrospectivas, se han compartido entre 13 y 47 ideas y se han acordado entre 0 y 6 acciones como resultado de esas reuniones, con una tasa de participación del 89 %.

Para quienes han asistido, observamos un rendimiento cada vez mayor del tiempo invertido, que se mantiene estable. Enhorabuena a los equipos y a los Scrum Masters por lograr que nuestras reuniones sigan siendo relevantes y significativas para los asistentes.

Por lo general, celebramos una reunión retrospectiva una vez al mes por equipo y varias veces al año para todo el mundo. A veces las adelantamos antes de un fin de semana o para adaptarnos a los días festivos, y otras veces nos hemos visto obligados a posponerlas. Un equipo se ha reunido con gran regularidad cada mes.

Solemos utilizar una amplia variedad de formatos de retrospectiva ágil de una reunión a otra, lo que se traduce en una gran diversidad y en la recopilación de diferentes puntos de vista.  La plantilla que utilizamos con mayor frecuencia es el formato estándar de retrospectiva ágil, así como la retrospectiva 4L. Por supuesto, seguimos apoyando a los equipos que prueban diferentes formatos y estilos que les funcionen, al tiempo que mantenemos el formato de nuestras reuniones generales muy coherente en cada ocasión para facilitar la comparación.

A partir de las retrospectivas, aquí tienen una nube de palabras con los temas más recurrentes en todos nuestros equipos. «Equipo», «Trabajo», «Proyecto», «Genial», «Agradecimiento», «Nuevo» y «Comentarios» han sido algunos de los sentimientos positivos del último año. En cuanto a los sentimientos negativos, observamos que términos como «Necesidad», «Acuerdos» y «Plazos» son algunos de los más comunes sobre los que hemos reflexionado.

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Dicho esto, las opiniones del equipo suelen estar bien repartidas y se adopta un enfoque relativamente equilibrado a la hora de reflexionar sobre los sprints, aunque tendemos a abordar las cosas desde una perspectiva más positiva.  Cabe destacar que cada uno de nuestros formatos de retrospectiva incluye preguntas de naturaleza negativa, es decir, qué no salió bien, qué deberíamos mejorar o qué nos ralentizó. Estas siguen siendo necesarias como parte de nuestro proceso, por lo que tener una perspectiva negativa no supone realmente un problema.

Pasemos ahora a la salud de nuestro equipo.

Dado que solo realizamos estas actividades tres veces al año para todo el personal, parece que contamos con un índice de participación relativamente bueno y, en general, los indicadores de salud de nuestro equipo se presentan muy sólidos.

Si analizamos los distintos aspectos relacionados con la salud, es realmente satisfactorio comprobar que hemos ido abordando algunos problemas de comunicación. Parece que dividirnos en equipos más pequeños y contar con unas directrices claras sobre cómo, cuándo y en qué medida nos comunicamos ha sido una inversión que ha merecido la pena.

Sin embargo, tengo curiosidad. ¿Significa esto que hay otras áreas que quizá deberíamos explorar (quizá un tipo diferente de evaluación de la situación)? ¿O deberíamos limitarnos a hablar de lo que debemos hacer para que este tipo de resultados sigan siendo positivos en el futuro? ¿Quizá más concursos a la hora del almuerzo, hackatones o reuniones centradas en los resultados?

En lo que respecta a las medidas, sin duda hemos estado muy ocupados. Muchas de las acciones de nuestra retrospectiva de septiembre del año pasado eran de gran envergadura y de carácter épico, lo que elevó nuestro promedio de días hasta la finalización a 77 días. Sin embargo, más recientemente, estamos observando un flujo bastante bueno desde la creación de las acciones hasta su publicación y finalización. Esto significa que nuestras acciones pendientes y el estado de maduración de las mismas son razonablemente buenos.

Por último, tenemos nuestros acuerdos de equipo. Esta es la parte del proceso que define «cómo hacemos lo que hacemos».

Lo que resultó realmente interesante fue cómo se repartieron los acuerdos entre los equipos. Al utilizar el filtro, parece que el departamento de marketing se centró en la retroalimentación, el uso de Linear, la gestión de las tareas y el alcance de los proyectos, y en convertirse en un equipo de marketing ágil.

El equipo de desarrollo parecía centrarse más en el intercambio de conocimientos, la puesta en común de ideas, la documentación y la comunicación de ideas entre las personas.

Nuestro equipo de operaciones solo contaba con un acuerdo de equipo, por lo que no había datos suficientes para la nube de palabras. Sin embargo, los acuerdos alcanzados en nuestras reuniones generales siguen siendo válidos para nosotros en la actualidad.

Algunos de los acuerdos entre todos los equipos que nos han parecido dignos de destacar son:

• Nos comunicamos nuestras inquietudes mutuamente.
• Trabajen duro, diviértanse y valoren el trabajo de los demás.
• Si alguien está esperando algo de usted, infórmele de en qué punto se encuentra.
• Regla del 10 %, 70 % y 20 % de retroalimentación
• Cualquier comentario es constructivo, no un ataque ni un menosprecio de una idea
• Si ve algo que haya que hacer, o algo que le gustaría hacer (¡o aprender, o explorar!), ¡hágaselo saber al equipo!

Para terminar, queríamos reconocer el magnífico trabajo que todos ustedes están realizando. ¡Estas retrospectivas son una forma estupenda de que esas ideas de mejora continua tengan un espacio donde compartirse y ponerse en práctica!