Rendimento del tempo investito (ROTI) nelle riunioni agili

Tutti noi attribuiamo grande valore al nostro tempo e le riunioni a cui partecipiamo possono rappresentare un impiego positivo o negativo di tale tempo. Indipendentemente dal fatto che le nostre riunioni si svolgano di persona o online con i nostri team, il tempo che vi dedichiamo può lasciarci la sensazione che la riunione sia stata o meno proficua. Il «Return on Time Invested», abbreviato in ROTI come suggerito da Esther Derby, è un ottimo strumento per aiutare i team a scoprire quanto valore si ricava da tali riunioni.

Qual è il ritorno sull’investimento in termini di tempo (ROTI) nelle retrospettive agili?

Il ROTI è un modo semplice per valutare il valore che ciascun partecipante attribuisce alla riunione. Poco prima della conclusione della riunione, i partecipanti sono invitati a valutare la propria esperienza utilizzando una semplice scala da 1 a 5, al fine di stabilire se ritengono che il tempo trascorso in riunione sia stato proficuo.

Proprio come i “rompighiaccio” sono un ottimo modo per dare inizio alle riunioni, i ROTI sono un ottimo modo per concluderle; aiutano a sintetizzare la sessione e a concentrare l’attenzione su ciò che si potrebbe migliorare la prossima volta.

In generale, è preferibile offrire ai partecipanti la possibilità di fornire la propria risposta in modo anonimo e autonomo, poiché ciò crea uno spazio psicologicamente sicuro in cui sono più propensi a essere sinceri e in cui è meno probabile che il loro feedback sia influenzato dagli altri.

Perché dovremmo valutare il ROTI delle nostre sessioni di retrospettiva?

Valutare il ROTI della vostra riunione vi consente di monitorarne l’efficacia e il valore.

Il tempo, sia esso dedicato o preso in prestito, è un bene prezioso; può quindi risultare frustrante per i membri del team se hanno l’impressione che il tempo che dedicano alle loro retrospettive potrebbe essere impiegato in modo più proficuo altrove – soprattutto quando le retrospettive costituiscono una pratica fondamentale della metodologia agile!

Valutare il ROTI di una riunione offre a ciascun membro del team l’opportunità di esprimere la propria opinione sul valore della riunione e di proporre modalità per migliorarla. Ai membri del team viene così data voce in capitolo e la possibilità di contribuire al miglioramento continuo delle proprie retrospettive e delle valutazioni dello stato di salute del progetto. Ciò rafforza il team e lo aiuta a sentirsi più coinvolto nelle riunioni attuali e future, favorendo una maggiore partecipazione e adesione.

La valutazione del ROTI di una riunione fornisce agli Scrum Master un feedback che altrimenti avrebbero potuto trascurare. Questo, di per sé, è un ottimo motivo per calcolare il ROTI delle proprie riunioni.

Come si valuta il ROTI di una riunione agile?

TeamRetro vi offre la possibilità di aggiungere un sondaggio ROTI al termine della vostra retrospettiva o del vostro health check.

Ciascuno valuta il “rendimento” rispetto al proprio “tempo investito” nella retrospettiva agile o nella valutazione dello stato di salute su una scala da 1 a 5, rispondendo a una semplice domanda.

Ritiene che questa retrospettiva sia valsa la pena?

1. Assolutamente no. Una perdita di tempo.

2. Non proprio. È utile, ma non vale tutto quel tempo.

3. In un certo senso. Ne ho tratto abbastanza da dedicarci del tempo.

4. Più o meno. Ne ho tratto un beneficio maggiore rispetto al tempo che vi ho dedicato.

5. Assolutamente sì. Ne ho tratto grande beneficio e ne è valsa assolutamente la pena.

Consigli per lo Scrum Master sull’utilizzo del ROTI

In che modo i membri del team valutano il ROTI della riunione?

Il valore che ciascun membro del team ricava dalla propria retrospettiva agile o dal proprio “health check” varierà di riunione in riunione, ma esistono alcuni criteri decisionali che possono guidare la valutazione.

Condivisione delle informazioni È possibile trarre valore dal ricevere risposte alle proprie domande o dall’acquisire informazioni che possano aiutare a portare avanti un’attività, evitare di dover rifare il lavoro, migliorare il proprio modo di lavorare o superare un ostacolo.

Processo decisionale È possibile che vi fosse una persona, una procedura o un’informazione che ostacolasse il progresso; pertanto, affrontare la questione durante la riunione può contribuire a sbloccare la situazione e a prendere una decisione.

Risoluzione dei problemi Se la riunione mette in luce, affronta o esplora le opzioni relative al miglioramento della riunione stessa, ciò può costituire un chiaro segno del suo valore.

Pianificazione del lavoro Stabilire le priorità, ridefinirle o addirittura ridefinire il lavoro futuro può sembrare un esercizio improduttivo, ma costituisce un’attività che apporta valore aggiunto se è in grado di creare allineamento, concentrazione e orientamento.

Team building e intese Un aspetto spesso trascurato delle riunioni di lavoro è la creazione di un rapporto di fiducia, la comunicazione e lo spirito di squadra. Il valore di questi elementi potrebbe non essere così estrinseco come un risultato o un prodotto concreto, ma piuttosto intrinseco in termini di intesa sul modo in cui il team lavora insieme.

Come può introdurre il ROTI nel Suo team agile?

Ecco alcuni messaggi chiave che vale la pena condividere con il team al momento di presentare il ROTI.

• Il ROTI è indipendente e anonimo. Siate onesti riguardo al valore che avete ottenuto.
• I risultati non vengono registrati. Dovrebbero riflettere il tempo e lo spazio dell’incontro piuttosto che un punteggio ideale.
• Le valutazioni devono essere sincere, imparziali e oneste. Questa è la vostra occasione per esprimere la vostra opinione.
• L’obiettivo è il miglioramento continuo, piuttosto che utilizzarlo per individuare singoli individui, attribuire colpe o muovere critiche.
• Utilizzi un’affermazione orientata al futuro, ad esempio: Nelle prossime riunioni, trarrei maggior beneficio se facessimo X.

In qualità di Scrum Master, può contribuire a orientare la qualità del ROTI esprimendo un concetto del tipo…

“Vorrei chiedervi/invitarvi a valutare il valore del tempo dedicato a questa riunione; in altre parole, questa riunione è stata utile per voi? Esamineremo poi i risultati del gruppo per capire come migliorare il rendimento del tempo investito nelle riunioni future.

Vi preghiamo di esprimere in modo sincero e onesto quanto questa giornata sia stata utile per voi. La valutazione avverrà in forma anonima e in modo indipendente.

Nel valutare il Suo punteggio, si chieda se questo incontro abbia apportato un valore aggiunto aiutandoci a:

• portare avanti il nostro lavoro
• prendere decisioni
• adottare le misure adeguate
• risolvere un problema
• chiarire ogni dubbio
• migliorare il nostro modo di lavorare in squadra

…torneremo poi a esaminare i punteggi”

Come posso utilizzare ROTI per migliorare l’efficacia delle riunioni?

I risultati emersi dal gruppo riflettono il valore complessivo percepito che il gruppo ha tratto dalla riunione. Naturalmente tale valore varierà di riunione in riunione a seconda dei contenuti e della rilevanza, ma in ogni caso l’obiettivo è quello di individuare modalità per migliorare la conduzione della riunione e il processo che porta ai risultati.

Supponiamo che i punteggi si aggirino tra il 4 e il 5…
Congratulazioni! Sembra che questa riunione sia stata un vero successo. Il merito potrebbe essere da attribuire alla struttura della riunione, ai contenuti, alla qualità della moderazione o a tutti questi fattori insieme.

Supponiamo che ci siano alcuni voti pari a 2 e 3…
Va bene, c’è stato comunque un certo miglioramento, ma certamente non in senso positivo. Cosa potremmo fare per migliorare le nostre valutazioni?

Supponiamo che ci siano alcuni “1”…
Non si preoccupi! Ciò non significa che abbia svolto un lavoro inadeguato. Potrebbe semplicemente significare che qualcuno non fosse interessato all’argomento o che il suo lavoro non ne fosse influenzato.

“Quando le persone assumono un atteggiamento davvero negativo, dico loro: ‘Sembra che lei abbia un’idea chiara di come vorrebbe che andassero le cose’ oppure ‘Se potesse immaginare una riunione davvero efficace, come sarebbe?’” – Esther Derby 

Concludendo le retrospettive… e questo articolo.

Siete pronti a calcolare il ritorno sull’investimento in termini di tempo con il vostro team? Aggiungete questa funzione alla vostra riunione retrospettiva TeamRetro o alla valutazione dello stato di salute del team: i risultati verranno visualizzati al termine della riunione. Potete raccogliere i feedback e mostrare i risultati in tempo reale oppure esaminarli in un secondo momento.

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