Normas de equipe e acordos de trabalho que realmente funcionam

As normas da equipe são os padrões de comportamento tácitos que se formam em qualquer grupo. Os acordos de trabalho são essas normas tornadas explícitas: um conjunto breve e negociado de regras que a equipe coloca por escrito e concorda em seguir. O regulamento da equipe é o documento inicial mais abrangente que reúne essas regras, juntamente com o propósito, as funções e o processo de tomada de decisões.

E aqui está a parte incômoda. Sua equipe já tem normas. Alguém sempre responde em questão de minutos; outra pessoa fica sumida por um dia. As ideias de uma pessoa são desenvolvidas, enquanto as de outra são ignoradas. Esses padrões são suas normas, e eles se formaram independentemente de você tê-los escolhido ou não. Acordos de trabalho são a versão que você escolhe de propósito, em vez da versão que você herda de quem fala mais alto.

Valores, normas, acordos de trabalho e estatutos: a diferença

Essas palavras são usadas de forma indiscriminada, como se significassem a mesma coisa, mas não é o caso. Esther Derby, coautora do livro sobre retrospectivas ágeis, traça a distinção mais clara entre elas, e vale a pena entender bem essa diferença antes de conduzir uma sessão.

Termo	O que é isso
Valores	O que importa para a equipe são, geralmente, conceitos como Respeito ou Coragem. Eles podem orientar o comportamento, mas, por si sós, não são passíveis de ação.
Normas	As normas informais, muitas vezes tácitas, que surgem da maneira como o grupo realmente se comporta. Elas se formam, quer você as defina ou não.
Acordos de trabalho	Normas estabelecidas de forma deliberada. Protocolos que a equipe desenvolve, aprova e registra por escrito. O nível no qual você pode agir.
Regras básicas	Comportamento esperado para um momento e local específicos, como uma reunião de retrospectiva ou uma sessão de planejamento. É um conceito mais restrito do que um acordo em nível de equipe.
Regimento da equipe	O documento inicial mais abrangente: propósito, metas, funções e como vocês tomam decisões, com os acordos de trabalho incluídos nele.

O argumento de Derby, em sua análise dos termos, é que as normas não são opcionais: um grupo as produz pelo simples fato de existir. A única escolha é se você deixa que elas se consolidem por acaso ou se as molda propositalmente, e moldá-las propositalmente é o que se entende por um acordo de trabalho.

Um regulamento explica por que existimos e como tomamos decisões, e costuma ser definido uma vez, no início do projeto. Os acordos de trabalho explicam como nos comportamos no dia a dia, e são revisados constantemente. Valores sem acordos são apenas um pôster na parede. Normas sem acordos são simplesmente o que acabou se estabelecendo durante o primeiro mês. Os acordos são a única base à qual você pode recorrer quando algo dá errado. A Atlassian mantém os dois documentos separados pelo mesmo motivo, combinando um regimento da equipe com um conjunto de acordos de trabalho mais flexível e revisado com maior frequência.

Por que vale a pena dedicar uma hora aos acordos de trabalho

A equipe re:Work do Google estudou o que suas equipes mais fortes tinham em comum no Projeto Aristóteles. Dois dos fatores identificados são aqueles aos quais os acordos de trabalho se referem diretamente: estrutura e clareza — ou seja, que as pessoas entendam o que se espera delas e como o trabalho é realizado — e segurança psicológica — ou seja, que as pessoas se sintam à vontade para se expressar. O Projeto Aristóteles é correlacional; portanto, leia o guia completo do re:Work como uma descrição do que as equipes eficazes têm em comum, e não como uma receita para criá-las.

Acordos claros cumprem duas funções ao mesmo tempo. Eles tornam as expectativas visíveis, de modo que ninguém precise adivinhar se é aceitável interromper alguém ou se uma mensagem enviada às 21h precisa de resposta ainda hoje à noite. Além disso, oferecem à equipe um ponto de referência quando um limite é ultrapassado, e é isso que torna seguro levantar o problema. O Teamwork Lab da Atlassian relata que equipes com acordos explícitos realizam menos reuniões, mas mais objetivas, e enfrentam menos mal-entendidos.

A parte relacionada à segurança tem um capítulo próprio em construção de confiança e segurança psicológica; os acordos também se inserem no contexto mais amplo de o que molda a dinâmica da equipe.

Como criar acordos de trabalho em equipe: uma sessão em 10 etapas

É possível elaborar um primeiro conjunto de acordos em uma única sessão de 60 a 90 minutos. A ordem apresentada abaixo constitui a espinha dorsal do processo; o objetivo de cada etapa é chegar a acordos que sejam de responsabilidade da equipe, em vez de regras impostas pelo facilitador.

1. Reserve de 60 a 90 minutos com toda a equipe presente. A participação é sinônimo de adesão. Um acordo que a equipe não ajudou a elaborar é apenas uma política, e as políticas acabam sendo ignoradas.
2. Prepare o terreno. Explique por que você está fazendo isso, mostre dois ou três exemplos de acordos para que as pessoas conheçam o formato e comece com uma pergunta para aquecer o ambiente leve, a fim de fazer com que todos se manifestem logo no início. Você pode conduzir essa abertura ao vivo com algo como perguntas para quebra-gelo.
3. Reúna as informações primeiro. Peça a cada pessoa que informe sua localização, fuso horário, horário de trabalho e como prefere receber feedback. Como facilitador, elabore previamente uma lista de canais e um fluxo de escalonamento para que a sessão tenha um ponto de partida definido, em vez de começar do zero. Para identificar rapidamente as preferências, algumas equipes as mapeiam em um espectro da equipe: onde cada pessoa se situa entre “responder rapidamente” e “proteger o tempo de concentração”?
4. Faça um brainstorming em silêncio e, em seguida, agrupe as ideias. Todos escrevem suas propostas de acordos individualmente antes de alguém falar, o que evita que a voz mais alta dite a pauta. Agrupe os cartões de acordo com as situações a seguir: comunicação, reuniões, decisões, trabalho remoto e assíncrono, tempos de resposta e conflitos.
5. Reescreva cada frase vaga transformando-a em um comportamento que possa ser filmado. “Seja respeitoso” é um valor, não um acordo. “Não interrompemos e discutimos a ideia, e não a pessoa” é algo que você pode observar acontecendo ou deixando de acontecer.
6. Decida deliberadamente entre sincrônico e assíncrono e defina quem toma essa decisão. Para cada assunto, cheguem a um acordo sobre se é necessária uma conversa ao vivo ou uma discussão por escrito, e definam a pessoa que decidirá em caso de empate quando o consenso não for alcançado.
7. Confirme o compromisso em voz alta. Use o “Punho dos Cinco” ou a votação romana (polegar para cima ou para baixo) a cada acordo. O silêncio não significa “sim”. Se alguém sinalizar um “dois”, converse até que se chegue a um acordo de verdade ou desista da ideia.
8. Limite a lista a cinco ou dez itens. Uma lista longa é uma lista ignorada. Trinta regras equivalem a zero. Escolha as poucas que resolvem os verdadeiros pontos de atrito da sua equipe e acrescente mais apenas quando surgir um problema real.
9. Publique-os onde o trabalho é realizado. Fixe-os no canal da equipe, na wiki ou na parte superior do quadro, em qualquer lugar onde as pessoas já costumam olhar. Trata-se de um documento dinâmico, não de uma apresentação de slides que ninguém volta a abrir.
10. Revise-os regularmente. Essa é a etapa que as equipes costumam pular. Analise os acordos em uma retrospectiva, nas reuniões trimestrais e sempre que alguém entrar ou sair da equipe. As normas morrem por negligência, não por desacordo.

Se sua equipe trabalha com sprints, tanto o Scrum.org quanto o Swarmia descrevem o mesmo ritual em termos ágeis, com exemplos no contexto dos sprints que você pode adotar.

Acordos de trabalho em equipe: mais de 30 exemplos para usar como modelo

Aqui está um conjunto de acordos concretos, agrupados de acordo com a situação que cada um aborda. Não adote todos eles; isso violaria a regra número oito. Encare isso como um cardápio: escolha os cinco ou dez que correspondam aos atritos da sua equipe e adapte os detalhes ao seu contexto.

Comunicação

• “Debatemos ideias no canal aberto, não nas mensagens diretas, para que toda a equipe veja o raciocínio.”
• “Partimos do princípio de que há boa intenção e fazemos uma pergunta para esclarecer antes de reagir a uma mensagem.”
• “Se um tópico ultrapassar dez respostas, nós o transferimos para uma discussão breve e publicamos o resumo de volta.”
• “O status por escrito é atualizado até as 10h, para que ninguém precise ficar atrás de uma atualização.”
• “As más notícias se espalham primeiro e rapidamente; preferimos saber de um problema logo no início do que ser pegos de surpresa mais tarde.”

Reuniões

• “Se o convite não incluir uma pauta, isso significa que recusamos a reunião.”
• “Começamos no horário e não fazemos recapitulação para quem chega atrasado.”
• “Toda reunião deve definir a decisão que precisa ser tomada; caso contrário, ela se torna apenas um relatório escrito.”
• “O organizador publica notas e ações no mesmo dia.”
• “As tardes de quarta-feira são livres de reuniões para que possamos nos concentrar no trabalho.”
• “Qualquer pessoa pode dizer ‘vamos conversar fora da internet’ sem que isso soe como grosseria.”

Decisões

• “Decisões reversíveis, do tipo ‘porta dupla’, não exigem uma reunião; basta divulgar o plano e seguir em frente.”
• “Se não conseguirmos chegar a um consenso em dez minutos, [função] decide, e o restante de nós discorda, mas aceita a decisão.”
• “As decisões tomadas em uma reunião são registradas em até 24 horas.”
• “Indicamos quem é a pessoa com poder de decisão logo no início de qualquer discussão.”
• “Só reabrimos uma decisão já registrada se houver novas informações, e não por causa de uma mudança de opinião.”

Trabalho remoto e assíncrono

• “O horário de sobreposição principal é das 10h às 13h [fuso horário]; agendamos chamadas ao vivo apenas nesse horário.”
• “Todos mantêm seu horário de trabalho e fuso horário visíveis em seu calendário e status.”
• “O modo assíncrono é o padrão; só agendamos uma chamada quando um thread de escrita fica parado.”
• “Escrevemos atualizações de forma que ainda façam sentido para quem as ler oito horas depois.”
• “As chamadas nas quais algumas pessoas não podem participar são gravadas, de modo que nenhum fuso horário seja prejudicado.”

Tempos de resposta

• “As mensagens no chat são respondidas em até quatro horas úteis; os e-mails, em até um dia útil.”
• “Não se espera nada fora do seu horário de trabalho informado.”
• “Qualquer assunto urgente deve ser tratado por meio de uma ligação ou pelo canal de plantão, e não por mensagem de chat.”
• “As solicitações de pull recebem uma primeira revisão em até um dia útil.”
• “Se você não puder responder completamente, confirme o recebimento da mensagem e diga quando poderá fazê-lo.”

Conflito e feedback

• “Discordamos da ideia, nunca da pessoa, e nunca por mensagens diretas.”
• “O feedback deve ser específico e referir-se ao comportamento, não ao caráter.”
• “Levantamos a questão diretamente com a pessoa antes de encaminhá-la para instâncias superiores.”
• “Dizer ‘não concordo’ em uma reunião é bem-vindo; o silêncio não significa concordância.”
• “Quando uma situação se arrasta por mais de uma semana, encaminhamos o caso para [função], em vez de ficarmos remoendo o assunto.”

Acordos vagos são inúteis

Existe um único critério para determinar se algo deve constar na lista. Se um estranho que estivesse observando sua equipe não conseguisse perceber se vocês estavam cumprindo o acordo, isso não é um acordo; é um desejo. Esses são os itens mais comuns, e o que cada um deles se torna quando você o torna observável.

Vago (um desejo)	Concreto (daria para filmar)
Seja respeitoso	Não interrompemos e discutimos a ideia, não a pessoa
Comunique-se bem	Resposta por escrito até às 10h; resposta por chat em até quatro horas úteis
Seja transparente e honesto	As decisões são registradas em até 24 horas
Apoiem-se uns aos outros	As solicitações de pull recebem uma primeira revisão em até um dia útil
Divirta-se	Apague isso; é uma esperança, não um acordo

Mantendo os acordos em vigor: o problema da arte de parede

A maioria dos acordos de trabalho acaba da mesma maneira. A equipe realiza uma boa reunião, elabora uma lista bem pensada, afixa-a em algum lugar e nunca mais olha para ela. Seis meses depois, ela vira decoração de parede: um conjunto brilhante de regras básicas que ninguém menciona quando elas são violadas. Esse é o erro mais comum nesse assunto.

Duas coisas mantêm os acordos vivos. A primeira é a firmeza: quando alguém desrespeita um acordo, alguém o aponta, com calma, naquele momento. Um acordo que ninguém faz valer ensina à equipe que nenhum deles tem importância. A segunda é revisá-los periodicamente. Inclua uma rápida revisão em suas retrospectivas, analise todo o conjunto quando a equipe passar por mudanças e use uma avaliação periódica do estado da equipe para identificar as normas que estão se perdendo discretamente antes que isso se transforme em uma briga.

No fundo, trata-se de um problema de cumprimento, e o cumprimento é algo que pode ser monitorado. Quando a revisão de um acordo se torna uma ação com um responsável e um prazo, em vez de apenas uma boa intenção, ela é realizada. Os próprios dados do TeamRetro, com base em uma amostra de centenas de milhares de itens de ação retrospectiva, revelaram que cerca de 73% são concluídos — prova de que os compromissos que uma equipe registra e volta a abordar são cumpridos. Os acordos que perduram são aqueles incorporados a um ritual que a equipe já repete.

Se você leu o capítulo descongelando uma equipe fria, esta é a etapa de recongelamento: os quebra-gelos descongelam um grupo, e os acordos consolidam esse novo calor em um hábito. Como os acordos são um contrato social que a equipe elabora para si mesma, eles se mantêm melhor do que regras impostas de cima para baixo — uma estrutura que desenvolvemos em criando contratos sociais com acordos de equipe. Equipes remotas e distribuídas dependem ainda mais do acordo escrito, já que as pistas ambientais do escritório que transmitem as normas não existem mais; o capítulo dinâmicas remotas e distribuídas aprofunda o assunto, e o manual assíncrono do GitLab é a implementação de referência.

Realize sua sessão sobre acordos de trabalho no TeamRetro

Uma sessão de acordos de trabalho se assemelha quase que exatamente ao funcionamento de um quadro de retrospectiva, e é por isso que as equipes costumam realizá-la no TeamRetro. Todos adicionam propostas de acordos como cartões ao mesmo tempo, em silêncio, para que as pessoas mais reservadas e quem está em um fuso horário inconveniente tenham o mesmo tempo de fala que quem costuma preencher o silêncio. Você agrupa os cartões semelhantes, vota para selecionar os dez mais importantes e transforma os escolhidos em um documento compartilhado de propriedade da equipe. Como esse processo ocorre junto com suas retrospectivas e avaliações de desempenho, a etapa de revisão deixa de ser um lembrete no calendário que você ignora e passa a fazer parte de um ritual que você já realiza.

Se você estiver formalizando isso no início do projeto, em vez de no meio do caminho, os acordos de trabalho devem fazer parte de um regimento da equipe mais amplo: propósito, metas, funções e poderes de decisão, sendo esses comportamentos a forma de atuação. Se sua equipe trabalha com o método ágil, o guia de retrospectiva do scrum master explica como os acordos são revisados a cada sprint.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre normas de equipe e acordos de trabalho?

As normas da equipe são os padrões informais, muitas vezes tácitos, que se formam a partir do comportamento do grupo. Os acordos de trabalho são essas normas tornadas deliberadas: um conjunto que a equipe discute, coloca por escrito e concorda em seguir. Toda equipe tem normas; nem toda equipe tem acordos de trabalho. Os acordos são a versão que vocês escolheram de propósito.

Quais são alguns exemplos de acordos de trabalho em equipe?

Bons acordos são concretos e observáveis, como “se não houver pauta no convite, recusamos a reunião”, “respostas no chat em até quatro horas úteis”, “as decisões são registradas em até 24 horas” e “discordamos da ideia, não da pessoa”. Se um estranho não conseguisse perceber, apenas observando, se você está cumprindo o acordo, então não se trata de um acordo.

Quantos acordos de trabalho uma equipe deve ter?

Comece com cinco a dez. Uma lista longa é uma lista que acaba sendo ignorada. Escolha os poucos acordos que resolvam os verdadeiros pontos de atrito da sua equipe, como reuniões, prazos de resposta e como as decisões são tomadas, e acrescente mais itens somente quando surgir um problema real. Você pode revisar e ajustar a lista mais tarde.

Qual é a diferença entre um regulamento de equipe e acordos de trabalho?

O regulamento da equipe é o documento inicial mais abrangente: explica por que a equipe existe, quais são suas metas, funções e como ela toma decisões, geralmente definido uma única vez no início. Os acordos de trabalho são as regras de conduta do dia a dia dentro da equipe e são revisados com muito mais frequência. O regulamento trata do “porquê” e do “quem”; os acordos tratam do “como”.

Como fazer com que as normas da equipe sejam cumpridas?

Elabore-as em conjunto com toda a equipe para que não pareçam impostas, mantenha a lista curta e afixe-as no local onde o trabalho é realizado. O passo que as equipes costumam pular é revisá-las nas retrospectivas, nas reuniões trimestrais e sempre que alguém novo se junta à equipe. Um acordo que ninguém menciona quando é violado não passa de decoração de parede.