Narzędzia do planowania sprintów: Jira, TeamRetro i na co należy zwrócić uwagę

Narzędzia do planowania sprintów mają na celu wyeliminowanie utrudnień podczas spotkania, a nie zastąpienie procesu myślenia. Zanim zaczną Państwo porównywać produkty, proszę dokładnie zorientować się, jakie trzy odrębne zadania należy faktycznie uwzględnić w planowaniu, ponieważ żadne pojedyncze narzędzie nie spełnia wszystkich trzech zadań w sposób zadowalający, a zakup narzędzia, które rzekomo je wszystkie obsługuje, zazwyczaj oznacza ponoszenie kosztów za funkcje, z których nigdy Państwo nie skorzystają.

Trzy zadania, które musi spełniać dane narzędzie

• Proszę zadbać o listę zadań do wykonania oraz tablicę. To właśnie tam zadania są rejestrowane, otrzymują priorytety i przechodzą przez sprint. Jest to narzędzie do śledzenia zadań: Jira, Linear, Azure DevOps, GitHub Projects. Stanowi ono system ewidencyjny określający, na czym polega dana praca.
• Osiągnijcie wspólną ocenę. Szybki i sprawiedliwy sposób, dzięki któremu zespół może wspólnie oszacować nakład pracy związany z poszczególnymi zadaniami, nie pozwalając, by opinia osoby o najgłośniejszym głosie zdominowała pozostałych. Jest to planning poker, a zadanie to różni się od śledzenia zgłoszeń.
• Proszę zadbać o sprawny przebieg spotkania oraz związanych z nim uroczystości. Cel, który jest widoczny dla zespołu, spotkanie standup, podczas którego ten cel jest omawiany, oraz retrospektywa, mająca na celu udoskonalenie planowania na przyszłość. To właśnie wymiar ludzki, a właśnie w tej kwestii narzędzia do śledzenia zadań radzą sobie najgorzej.

Większość zespołów przeznacza zbyt wiele zasobów na pierwsze zadanie, a zbyt mało na trzecie, a potem zastanawia się, dlaczego nawet dobrze monitorowany sprint nadal nie osiąga zamierzonego celu.

Gdzie sprawdza się Jira

Jira zarządza listą zadań do wykonania i tablicą dla znacznej większości zespołów programistycznych, a hasło „planowanie sprintu w Jira” jest jednym z najszybciej zyskujących na popularności zapytań w tej dziedzinie (wzrost o około 84% w ujęciu rok do roku), ponieważ coraz więcej zespołów formalizuje sposób prowadzenia spotkań w ramach tej platformy. Wzrost ten dobrze odzwierciedla mocne strony platformy Jira: usystematyzowany rejestr zadań z ustalonymi priorytetami, tablicę sprintową, pola dotyczące wydajności oraz raportowanie umożliwiające śledzenie postępów prac w trakcie sprintu.

Słabym punktem Jiry jest ludzki aspekt planowania. Szacowanie w tym narzędziu sprowadza się do wpisania liczby w polu, a nie do rozmowy. Nie zapobiega to w żaden sposób sytuacji, w której przypuszczenie starszego inżyniera staje się szacunkiem całego zespołu. Narzędzie to nie oferuje rzeczywistego wsparcia w prowadzeniu spotkań, a funkcja retrospektywy jest jedynie dodatkiem. Nie jest to jednak krytyka Jiry; jest to narzędzie do śledzenia problemów i to dobre. Po prostu nie stanowi ono kompletnego zestawu narzędzi.

Gdzie sprawdza się TeamRetro

TeamRetro celowo nie stara się pełnić roli narzędzia do śledzenia zgłoszeń. Obejmuje ono te elementy cyklu planowania, które w narzędziach do śledzenia zgłoszeń są zaniedbane, i łączy się z nimi, zamiast z nimi konkurować:

• Planning poker służy do wspólnego ustalania szacunków przez cały zespół: prywatne głosy są ujawniane jednocześnie, dzięki czemu dyskusja toczy się w przypadkach rozbieżności liczbowych, a nie polega na tym, że wszyscy zgadzają się z pierwszym szacunkiem.
• Codzienne spotkania stand-up, aby zespół miał na uwadze cel sprintu oraz aby zidentyfikować przeszkody, póki jest jeszcze czas na podjęcie odpowiednich działań.
• Kontrole stanu mające na celu wykrycie problemów na poziomie zespołu (niejasne priorytety, chroniczne przeładowanie obowiązkami), które po cichu zakłócają proces planowania, zanim pojawią się one na wykresie prędkości.
• Retrospektywy, aby przekształcić stwierdzenie „znowu wzięliśmy na siebie zbyt wiele” w śledzoną zmianę w sposobie planowania, sprint po sprincie.

Co najważniejsze, rozwiązanie to integruje się z Jira (a także z Slackiem i Microsoft Teams), dzięki czemu szacunki i wyniki trafiają z powrotem na tablicę, a nie pozostają w oddzielnej „silo”. Dla zespołów wdrażających to rozwiązanie w wielu grupach roboczych właśnie ta warstwa łącząca (wraz z certyfikatem SOC 2 typu 2 oraz raportowaniem międzyzespołowym) sprawia, że decyzja o wdrożeniu jest oczywista. Strona poświęcona rozwiązaniu dla Scrum Masterów omawia ten przypadek wdrożenia na większą skalę bardziej szczegółowo.

Na co należy zwrócić uwagę, a co można pominąć

Porównując narzędzia, należy oceniać je pod kątem powyższych zadań, a nie liczby funkcji:

• Czy rozwiązanie to zmniejsza rzeczywiste trudności, z jakimi się Państwo borykają? Zespoły pracujące zdalnie wymagają, aby wszyscy edytowali dokument jednocześnie; w przypadku czteroosobowego zespołu pracującego w tej samej lokalizacji może to nie być konieczne. Proszę dokonać zakupu z myślą o rzeczywistym problemie.
• Czy narzędzie to integruje dane, czy je powiela? Narzędzie, które wymaga ponownego wprowadzania danych już zapisanych w Państwa systemie śledzenia, powoduje dodatkową pracę. Natomiast narzędzie, które synchronizuje dane, eliminuje tę pracę.
• Czy to sprawia, że szacowanie staje się rozmową? Jeśli określanie wielkości projektu sprowadza się jedynie do wypełnienia pola, w rezultacie zawsze otrzymają Państwo wartość podaną przez osobę, która najgłośniej się wypowiada.
• Czy spotkanie jest moderowane, czy tylko nagrywane? Ograniczenie czasowe, jasno określony cel oraz uporządkowany przebieg spotkania mają większą wartość niż kolejny pulpit analityczny.

Proszę zignorować długie listy funkcji i wszelkie rozwiązania „oparte na sztucznej inteligencji”. Najlepszym narzędziem do planowania jest najmniejszy zestaw funkcji, który pozwala zrealizować te trzy zadania i nie przeszkadza w pracy. Proszę zacząć od szablonu; proszę dodać kolejne narzędzie w momencie, gdy ręczne synchronizowanie danych stanie się uciążliwe.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie narzędzie najlepiej nadaje się do planowania sprintu?

Nie ma jednego najlepszego narzędzia. Planowanie wymaga uwzględnienia trzech elementów: rejestru zadań i tablicy (narzędzia do śledzenia zgłoszeń, takiego jak Jira), sposobu wspólnego szacowania (poker planistyczny) oraz sposobu sprawnego prowadzenia spotkania i związanych z nim czynności. Proszę wybrać system śledzenia zadań, z którego Państwa zespół już korzysta, dodać do niego funkcje szacowania i moderacji oraz zadbać o to, by elementy te były ze sobą zintegrowane, a nie powielały się.

Czy w Jira można planować sprinты?

Tak. Jira zarządza listą zadań do wykonania, tablicą sprintową oraz monitorowaniem wydajności, dlatego też hasło „planowanie sprintu w Jira” jest jednym z najszybciej zyskujących na popularności zapytań w tej dziedzinie. Jednak Jira nie radzi sobie zbyt dobrze z aspektami interpersonalnymi: wspólnym szacowaniem nakładu pracy, prowadzeniem spotkań oraz retrospektywą, która usprawnia proces planowania. Warto uzupełnić te elementy, a narzędzie TeamRetro integruje się z Jirą właśnie w tym celu.

Czy potrzebują Państwo specjalistycznego narzędzia do planowania sprintów?

Nie po to, by zacząć. W przypadku niewielkiego zespołu pracującego w tej samej lokalizacji wystarczy wspólny szablon w dokumencie. Narzędzia stają się niezbędne, gdy ręczne szacowanie, ocena dostępności i tablica projektowa przestają być ze sobą zsynchronizowane lub gdy planowanie odbywa się zdalnie i wszyscy muszą edytować dokument jednocześnie. Należy wprowadzać narzędzia, aby wyeliminować rzeczywiste utrudnienia, a nie po to, by sprawiać wrażenie zorganizowanych.

W jaki sposób TeamRetro pomaga w planowaniu sprintów?

TeamRetro obejmuje te elementy cyklu planowania, które system śledzenia zgłoszeń traktuje po macoszemu: poker planistyczny służący wspólnemu szacowaniu nakładu pracy, codzienne spotkania stand-upowe mające na celu utrzymanie celu sprintu, kontrole stanu zespołu pozwalające wcześnie wykrywać problemy oraz retrospektywy służące udoskonaleniu procesu planowania. Aplikacja integruje się z Jira, dzięki czemu szacunki i wyniki trafiają z powrotem na Państwa tablicę, a nie pozostają w oddzielnej bazie danych.