Narzędzia do planowania sprintów: Jira, TeamRetro i na co należy zwrócić uwagę

Narzędzia do planowania sprintów mają na celu wyeliminowanie utrudnień podczas spotkania — a nie zastąpienie procesu myślenia. Zanim zaczną Państwo porównywać produkty, proszę dokładnie zorientować się, jakie trzy odrębne zadania musi faktycznie spełniać proces planowania, ponieważ żadne pojedyncze narzędzie nie radzi sobie dobrze ze wszystkimi trzema, a zakup narzędzia, które rzekomo je wszystkie spełnia, zazwyczaj oznacza płacenie za funkcje, z których nigdy Państwo nie skorzystają.

Trzy zadania, które musi spełniać dane narzędzie

• Proszę zadbać o listę zadań do wykonania oraz tablicę. To właśnie tam zadania są rejestrowane, otrzymują priorytety i przechodzą przez sprint. Jest to narzędzie do śledzenia zadań — Jira, Linear, Azure DevOps, GitHub Projects. Stanowi ono system ewidencyjny określający, na czym polegają te zadania.
• Osiągnijcie wspólną ocenę. Szybki i sprawiedliwy sposób, dzięki któremu zespół może wspólnie oszacować wielkość zadań, nie pozwalając, by najgłośniejszy głos dyktował wszystkim pozostałym. Jest to planning poker, a zadanie to różni się od śledzenia zgłoszeń.
• Proszę zadbać o sprawny przebieg spotkania oraz związanych z nim uroczystości. Cel, który jest widoczny dla zespołu, spotkanie standup, podczas którego ten cel jest omawiany, oraz retrospektywa, mająca na celu udoskonalenie planowania na przyszłość. To właśnie wymiar ludzki, a właśnie w tej dziedzinie systemy śledzenia zadań radzą sobie najgorzej.

Większość zespołów przeznacza zbyt wiele zasobów na pierwsze zadanie, a zbyt mało na trzecie — a potem zastanawia się, dlaczego nawet dobrze monitorowany sprint nadal nie osiąga zamierzonego celu.

Gdzie sprawdza się Jira

Jira zarządza listą zadań do wykonania i tablicą dla znacznej większości zespołów programistycznych, a hasło „planowanie sprintu w Jira” jest jednym z najszybciej zyskujących na popularności zapytań w tej dziedzinie — odnotowując wzrost o około 84% w ujęciu rok do roku — ponieważ coraz więcej zespołów formalizuje sposób prowadzenia spotkań w ramach tej platformy. Wzrost ten dobrze odzwierciedla mocne strony platformy Jira: listę zadań z priorytetami, tablicę sprintową, pola dotyczące wydajności oraz raportowanie śledzące postępy prac w trakcie sprintu.

Słabym punktem Jiry jest ludzki aspekt planowania. Szacowanie w tym narzędziu sprowadza się do wpisania liczby w polu, a nie do rozmowy — nie zapobiega to zatem sytuacji, w której przypuszczenie starszego inżyniera staje się szacunkiem całego zespołu. Nie oferuje ono rzeczywistego wsparcia w prowadzeniu spotkań, a historia retrospektywy jest jedynie dodatkiem. Nie jest to jednak krytyka Jiry; jest to narzędzie do śledzenia zgłoszeń i to dobre. Po prostu nie stanowi ono kompletnego zestawu narzędzi.

Gdzie sprawdza się TeamRetro

TeamRetro celowo nie stara się pełnić roli systemu śledzenia zgłoszeń. Obejmuje ono te elementy cyklu planowania, które system śledzenia zgłoszeń pomija, i łączy się z nim, zamiast z nim konkurować:

• Planning poker służy do wspólnego ustalania szacunków przez cały zespół — prywatne głosy są ujawniane jednocześnie, dzięki czemu dyskusja toczy się w miejscach, gdzie wyniki się rozchodzą, a nie polega na tym, że wszyscy zgadzają się z pierwszym szacunkiem.
• Codzienne spotkania stand-up, aby zespół miał na uwadze cel sprintu i mógł zidentyfikować przeszkody, póki jest jeszcze czas na podjęcie odpowiednich działań.
• Kontrole stanu mają na celu wykrycie problemów na poziomie zespołu — niejasnych priorytetów, chronicznego przeładowania obowiązkami — które po cichu niweczą planowanie, zanim pojawią się one na wykresie prędkości.
• Retrospektywy, aby przekształcić stwierdzenie „znowu wzięliśmy na siebie zbyt wiele” w śledzoną zmianę w sposobie planowania, sprint po sprincie.

Co najważniejsze, rozwiązanie to integruje się z Jira (a także z Slackiem i Microsoft Teams), dzięki czemu szacunki i wyniki trafiają z powrotem na tablicę, a nie pozostają w oddzielnej „silo”. Dla zespołów wdrażających to rozwiązanie w wielu grupach roboczych właśnie ta warstwa łącząca — wraz z certyfikatem SOC 2 typu 2 oraz raportowaniem międzyzespołowym — sprawia, że decyzja o wdrożeniu jest oczywista. Strona poświęcona rozwiązaniu dla Scrum Masterów omawia ten przypadek wdrożenia na większą skalę bardziej szczegółowo.

Na co należy zwrócić uwagę — a co można pominąć

Porównując narzędzia, należy oceniać je pod kątem powyższych zadań, a nie liczby funkcji:

• Czy rozwiązanie to faktycznie zmniejsza istniejące trudności? Zespoły pracujące zdalnie wymagają, aby wszyscy edytowali dokument jednocześnie; w przypadku czteroosobowego zespołu pracującego w jednym miejscu może to nie być konieczne. Proszę dokonać zakupu z myślą o rzeczywistym problemie.
• Czy narzędzie to integruje dane, czy też je powiela? Narzędzie, które wymaga ponownego wprowadzania danych już zapisanych w Państwa systemie śledzenia, powoduje dodatkową pracę. Natomiast narzędzie, które synchronizuje dane, eliminuje tę pracę.
• Czy to sprawia, że szacowanie staje się rozmową? Jeśli określanie wielkości projektu sprowadza się wyłącznie do wypełnienia pola, w rezultacie zawsze będzie się otrzymywać liczbę podaną przez osobę, która najgłośniej się wypowiada.
• Czy spotkanie jest moderowane, czy tylko nagrywane? Ograniczenie czasowe, jasno określony cel i uporządkowany przebieg spotkania są warte więcej niż kolejny pulpit nawigacyjny.

Proszę zignorować długie listy funkcji i wszelkie rozwiązania „oparte na sztucznej inteligencji”. Najlepszym narzędziem do planowania jest najmniejszy zestaw funkcji, który pozwala wykonać te trzy zadania i nie przeszkadza w pracy. Proszę zacząć od szablonu; proszę dodać kolejne narzędzie w momencie, gdy ręczne synchronizowanie danych stanie się uciążliwe.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie narzędzie najlepiej sprawdzi się przy planowaniu sprintu?

Nie ma jednego najlepszego narzędzia — planowanie wymaga uwzględnienia trzech elementów: rejestru zadań i tablicy (narzędzia do śledzenia zgłoszeń, takiego jak Jira), sposobu wspólnego szacowania (pokera planistycznego) oraz sposobu sprawnego prowadzenia spotkania i związanych z nim czynności. Wybierz system śledzenia zadań, z którego Państwa zespół już korzysta, dodaj do niego funkcje szacowania i moderacji oraz upewnij się, że elementy te są ze sobą zintegrowane, a nie powielają się.

Czy w Jira można planować sprinты?

Tak — Jira obsługuje listę zadań do wykonania, tablicę sprintową oraz monitorowanie wydajności, dlatego też hasło „planowanie sprintu w Jira” jest jednym z najszybciej zyskujących na popularności zapytań w tej dziedzinie. Jednak Jira nie radzi sobie zbyt dobrze z aspektami międzyludzkimi: wspólnym szacowaniem nakładu pracy, prowadzeniem spotkań oraz retrospektywą, która usprawnia proces planowania. Warto uzupełnić te elementy, a narzędzie TeamRetro integruje się z Jirą właśnie w tym celu.

Czy potrzebują Państwo specjalistycznego narzędzia do planowania sprintów?

Nie po to, by zacząć. W przypadku niewielkiego zespołu pracującego w tej samej lokalizacji wystarczy wspólny szablon w dokumencie. Narzędzia stają się niezbędne, gdy ręczne szacowanie, ocena dostępności i stan tablicy przestają być zsynchronizowane lub gdy planowanie odbywa się zdalnie i wszyscy muszą edytować dokument jednocześnie. Należy stosować narzędzia po to, by wyeliminować rzeczywiste utrudnienia, a nie po to, by sprawiać wrażenie zorganizowanych.

W jaki sposób TeamRetro pomaga w planowaniu sprintów?

TeamRetro obejmuje te elementy cyklu planowania, które system śledzenia zgłoszeń traktuje po macoszemu: poker planistyczny służący wspólnemu szacowaniu nakładu pracy, codzienne spotkania stand-upowe mające na celu utrzymanie kursu na cel sprintu, kontrole stanu zespołu pozwalające wcześnie wykrywać problemy oraz retrospektywy służące usprawnieniu procesu planowania. Aplikacja integruje się z Jira, dzięki czemu szacunki i wyniki trafiają z powrotem na Państwa tablicę, a nie pozostają w oddzielnej bazie danych.