Narzędzia do planowania sprintów: Jira, TeamRetro i na co należy zwrócić uwagę

Narzędzia do planowania sprintów mają na celu wyeliminowanie przeszkód podczas spotkania, a nie zastąpienie procesu myślenia. Zanim zaczną Państwo porównywać produkty, proszę dokładnie zrozumieć, jakie trzy odrębne zadania musi faktycznie realizować proces planowania, ponieważ żadne pojedyncze narzędzie nie spełnia wszystkich trzech zadań w sposób zadowalający, a zakup narzędzia, które rzekomo je wszystkie realizuje, zazwyczaj oznacza płacenie za funkcje, z których nigdy Państwo nie skorzystają.

Trzy zadania, które musi spełniać dane narzędzie

• Proszę zadbać o listę zadań do wykonania oraz tablicę. To właśnie tam zadania są rejestrowane, otrzymują priorytety i przechodzą przez sprint. Jest to narzędzie do śledzenia zadań: Jira, Linear, Azure DevOps, GitHub Projects. Stanowi ono system ewidencyjny określający, na czym polegają te zadania.
• Osiągnijcie wspólną ocenę. Szybki i sprawiedliwy sposób, dzięki któremu zespół może wspólnie oszacować nakład pracy związany z poszczególnymi zadaniami, bez ryzyka, że zdanie osoby o najgłośniejszym głosie zdominuje pozostałych. Jest to tzw. „planning poker” i stanowi to zadanie odrębne od śledzenia zgłoszeń.
• Proszę zadbać o sprawny przebieg spotkania oraz związanych z nim uroczystości. Cel, który jest jasny dla zespołu, daily standup w celu jego realizacji oraz retrospektywa mająca na celu usprawnienie planowania na przyszłość. To właśnie aspekt ludzki, a właśnie w tej dziedzinie narzędzia do śledzenia zadań radzą sobie najgorzej.

Większość zespołów przeznacza zbyt wiele zasobów na pierwsze zadanie, a zbyt mało na trzecie, a potem zastanawia się, dlaczego nawet dobrze monitorowany sprint nadal nie osiąga zamierzonego celu.

Gdzie sprawdza się Jira

Jira zarządza listą zadań do wykonania oraz tablicą sprintową dla znacznej większości zespołów programistycznych, a hasło „planowanie sprintu w Jira” jest jednym z najszybciej zyskujących na popularności zapytań w tej dziedzinie (wzrost o około 84% w ujęciu rok do roku), ponieważ coraz więcej zespołów formalizuje sposób prowadzenia spotkań w ramach tej platformy. Wzrost ten dobrze odzwierciedla mocne strony platformy Jira: usystematyzowany rejestr zadań z ustalonymi priorytetami, tablicę sprintową, pola dotyczące wydajności oraz raportowanie śledzące postęp prac w trakcie sprintu.

Słabym punktem Jiry jest ludzki aspekt planowania. Szacowanie w tym narzędziu sprowadza się do wpisania liczby w polu, a nie do rozmowy. Nie zapobiega to w żaden sposób sytuacji, w której przypuszczenie starszego inżyniera staje się szacunkiem całego zespołu. Narzędzie nie oferuje rzeczywistego wsparcia w prowadzeniu spotkań, a funkcja retrospektywy jest jedynie dodatkiem. Nie jest to jednak krytyka Jiry; jest to narzędzie do śledzenia zgłoszeń i to dobre. Po prostu nie stanowi ono kompletnego zestawu narzędzi.

Gdzie sprawdza się TeamRetro

TeamRetro celowo nie stara się pełnić roli narzędzia do śledzenia zgłoszeń. Obejmuje ono te elementy cyklu planowania, które są w narzędziach do śledzenia zgłoszeń zaniedbane, i łączy się z nimi, zamiast z nimi konkurować:

• **Planning poker** służy do wspólnego ustalania szacunków przez cały zespół: prywatne głosy są ujawniane jednocześnie, dzięki czemu dyskusja toczy się w przypadku rozbieżności między wynikami, a nie polega na tym, że wszyscy zgadzają się z pierwszym szacunkiem.
• Codzienne Standupy, których celem jest utrwalenie w świadomości zespołu celu sprintu oraz wykrycie przeszkód, gdy jest jeszcze czas na podjęcie odpowiednich działań.
• **Kontrole stanu** mające na celu wykrycie problemów na poziomie zespołu (niejasne priorytety, chroniczne przeładowanie obowiązkami), które po cichu zakłócają proces planowania, zanim pojawią się one na wykresie prędkości.
• Retrospektywy, dzięki którym stwierdzenie „znowu wzięliśmy na siebie zbyt wiele” stanie się punktem wyjścia do wprowadzenia zmian w sposobie planowania, sprint po sprincie.

Co najważniejsze, rozwiązanie to integruje się z Jira (a także ze Slackiem i Microsoft Teams), dzięki czemu szacunki i wyniki trafiają z powrotem na tablicę, a nie pozostają w oddzielnej bazie danych. Dla zespołów wdrażających to rozwiązanie w wielu grupach roboczych właśnie ta warstwa łącząca (wraz z certyfikatem SOC 2 typu 2 oraz raportowaniem międzyzespołowym) sprawia, że decyzja o wdrożeniu jest oczywista. Strona poświęcona rozwiązaniu Scrum Master omawia ten przykład wdrożenia na większą skalę bardziej szczegółowo.

Na co należy zwrócić uwagę, a co można pominąć

Porównując narzędzia, proszę oceniać je pod kątem powyższych zadań, a nie liczby funkcji:

• Czy rozwiązanie to zmniejsza rzeczywiste trudności, z jakimi się Państwo borykają? Zespoły pracujące zdalnie wymagają, aby wszyscy edytowali dokument jednocześnie; w przypadku czteroosobowego zespołu pracującego w jednym miejscu może to nie być konieczne. Proszę dokonać zakupu z myślą o rzeczywistym problemie.
• Czy narzędzie to integruje dane, czy też je powiela? Narzędzie, które wymaga ponownego wprowadzania danych już zapisanych w Państwa narzędziu do śledzenia, powoduje dodatkową pracę. Natomiast narzędzie, które synchronizuje dane, eliminuje tę pracę.
• Czy sprawia to, że szacowanie staje się rozmową? Jeśli określanie wielkości projektu sprowadza się jedynie do wypełnienia pola, w rezultacie zawsze będzie Pan/Pani otrzymywać liczbę podaną przez osobę, która najgłośniej się wypowiada.
• Czy spotkanie jest moderowane, czy tylko nagrywane? Ograniczenie czasowe, jasno określony cel oraz uporządkowany przebieg spotkania mają większą wartość niż kolejny pulpit nawigacyjny.

Proszę zignorować długie listy funkcji i wszelkie rozwiązania „oparte na sztucznej inteligencji”. Najlepszym narzędziem do planowania jest najmniejszy zestaw funkcji, który pozwala wykonać te trzy zadania i nie przeszkadza w pracy. Proszę zacząć od szablonu; proszę dodać narzędzie w momencie, gdy ręczne synchronizowanie danych stanie się uciążliwe.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie narzędzie najlepiej nadaje się do planowania sprintu?

Nie ma jednego najlepszego narzędzia. Planowanie wymaga uwzględnienia trzech elementów: rejestru zadań i tablicy (narzędzia do śledzenia zgłoszeń, takiego jak Jira), sposobu wspólnego szacowania (pokera planistycznego) oraz sposobu sprawnego prowadzenia spotkania i związanych z nim czynności. Proszę wybrać system śledzenia zadań, z którego Państwa zespół już korzysta, dodać do niego funkcje szacowania i moderacji oraz zadbać o to, by elementy te były zintegrowane, a nie powielały się.

Czy w Jira można planować sprinты?

Tak. Jira zarządza listą zadań, tablicą sprintową oraz monitorowaniem wydajności, dlatego też hasło „planowanie sprintu w Jira” jest jednym z najszybciej zyskujących na popularności zapytań w tej dziedzinie. Jednak Jira nie radzi sobie zbyt dobrze z aspektami międzyludzkimi: wspólnym szacowaniem nakładu pracy, prowadzeniem spotkań oraz retrospektywą, która usprawnia proces planowania. Warto uzupełnić te elementy, a narzędzie TeamRetro integruje się z Jirą właśnie w tym celu.

Czy potrzebują Państwo specjalistycznego narzędzia do planowania sprintów?

Nie po to, by zacząć. W przypadku niewielkiego zespołu pracującego w tej samej lokalizacji wystarczy wspólny szablon w dokumencie. Narzędzia stają się niezbędne, gdy ręczne szacowanie, ocena dostępności i stan tablicy przestają być zsynchronizowane lub gdy planowanie odbywa się zdalnie i wszyscy muszą edytować dokument jednocześnie. Należy stosować narzędzia po to, by wyeliminować rzeczywiste utrudnienia, a nie po to, by sprawiać wrażenie zorganizowanych.

W jaki sposób TeamRetro pomaga w planowaniu sprintów?

TeamRetro obejmuje te elementy cyklu planowania, które system śledzenia zgłoszeń traktuje po macoszemu: poker planistyczny służący wspólnemu szacowaniu nakładu pracy, codzienne Standupy mające na celu utrzymanie kursu na cel sprintu, kontrole stanu zespołu pozwalające wcześnie wykrywać problemy oraz retrospektywy służące usprawnieniu procesu planowania. Aplikacja integruje się z Jira, dzięki czemu szacunki i wyniki trafiają z powrotem na Państwa tablicę, a nie pozostają w oddzielnej bazie danych.