Organizzare una retrospettiva in un clima di sicurezza psicologica

Per creare una retrospettiva psicologicamente sicura, lo Scrum Master dà l’esempio in termini di apertura, favorisce la coesione del team, definisce le regole di comportamento del team, si basa sulla Direttiva Primaria e utilizza strumenti che consentono di fornire contributi in forma anonima. Il risultato è uno spazio in cui le persone esprimono un feedback sincero senza timore di essere biasimate.

Che cos’è la sicurezza psicologica?

Il termine “sicurezza psicologica” è stato coniato dalla professoressa Amy C. Edmondson dell’Università di Harvard. Viene utilizzato per descrivere un ambiente di lavoro privo di timori interpersonali.

Ciò significa che le persone si sentono libere di assumersi dei rischi e di sperimentare soluzioni diverse. Secondo Edmondson, ciò è dovuto al fatto che all’interno del team esiste una convinzione condivisa e tacita «secondo cui nessuno verrà punito o umiliato per aver espresso idee, domande, dubbi o per aver commesso errori».

Edmondson ha osservato che, quando le persone percepivano bassi livelli di sicurezza psicologica, temevano di essere considerate:

• ignorante
• incompetente
• invadente, e
• negativo

Perché la sicurezza psicologica è importante?

L’autore Anthony Hood adduce due ragioni:

• Senza sicurezza psicologica, le persone hanno paura di esprimersi. La paura influisce sul pensiero e sul processo decisionale. Quando la paura guida il nostro comportamento, la nostra attenzione è rivolta all’autoconservazione. Ciò significa che potrebbero non partecipare alla retrospettiva o non condividere un’idea che potrebbe portare a cambiamenti positivi all’interno del team.
• Un ambiente psicologicamente sicuro favorisce i risultati economici. È correlato a una serie di esiti sul posto di lavoro, tra cui l’innovazione, la condivisione delle conoscenze e il pensiero divergente, tutti elementi che apportano valore alle organizzazioni e ai team.

Il Progetto Aristotele di Google ha rilevato che la sicurezza psicologica è la componente più importante dei team ad alte prestazioni. Il progetto ha infatti evidenziato che essa costituisce il fondamento delle altre quattro componenti (affidabilità, struttura e chiarezza, significato del lavoro e impatto del lavoro).

In che modo la sicurezza psicologica influisce sulla retrospettiva del Suo team?

La sicurezza psicologica può aumentare l’efficacia e la produttività delle retrospettive. In che modo? Quando un team si sente al sicuro e non è distratto dal timore di essere biasimato o di provare vergogna, ciò può portare a:

• Maggiore coinvolgimento: le persone si sentono più a proprio agio nell’esprimere le proprie idee
• Una gamma più ampia di idee proposte
• Meno energie spese nel tentativo di evitare o attenuare eventuali accuse
• Riduzione del fenomeno del “pensiero di gruppo”, che può influire sul processo decisionale
• Una migliore valutazione delle idee

In sintesi, quando si tratta di retrospettive, la sicurezza psicologica offre ai membri del team la libertà di partecipare, approfondire e innovare.

Come si può capire se il proprio team si sente psicologicamente al sicuro?

Osservare i comportamenti all’interno del team — I team che si sentono psicologicamente al sicuro si comportano in modo molto diverso da quelli che non lo sono. I team che si sentono al sicuro partecipano attivamente alle riunioni, sono in grado di fornire feedback costruttivi e di mettere in discussione le idee in modo positivo, oltre a condividere le lezioni apprese per aiutare gli altri a evitare lo stesso errore. D’altra parte, se i membri non partecipano alla retrospettiva o non si impegnano nel processo, è probabile che non si sentano abbastanza a proprio agio per farlo.

Effettuare una valutazione dello stato di sicurezza psicologica — Una valutazione dello stato di sicurezza psicologica del team rappresenta un modo efficace per comprendere il grado di sicurezza percepito dai membri del team. La natura stessa della sicurezza psicologica è tale che il modo in cui le persone vengono interpellate può influire sul loro senso di sicurezza e, di conseguenza, sul modo in cui rispondono. Ciò significa che, se si sentono insicure, è improbabile che lo rivelino per paura di peggiorare la situazione. Le valutazioni online aiutano ad affrontare questo problema in due modi. In primo luogo, le persone possono rispondere in forma anonima. Ciò elimina il timore di ritorsioni e aumenta la probabilità che le persone rispondano con sincerità. In secondo luogo, possono essere condotti in modo asincrono. Ciò consente alle persone di decidere quando rispondere e di prendersi tutto il tempo necessario per farlo. Inoltre, vi è minore pressione temporale e minore rischio di influenze indebite rispetto a quanto accadrebbe in un contesto faccia a faccia.

Chiedete direttamente a ciascuno — Nelle giuste condizioni, le persone diranno se si sentono al sicuro o meno. Ciò significa che potrebbe essere sufficiente chiedere semplicemente ai membri del team come si sentono. Ciò potrebbe avvenire in modo formale durante un colloquio individuale annuale, oppure in modo più informale davanti a una tazza di caffè.

In che modo uno Scrum Master può creare una retrospettiva che garantisca un clima di sicurezza psicologica?

Dare l’esempio e incoraggiare comportamenti sicuri — È importante che uno Scrum Master dia prova di vulnerabilità durante le retrospettive. Alcuni esempi includono:

1. Condivisione degli errori commessi e di ciò che si è imparato da essi
2. Chiedere un riscontro
3. Adottare un approccio inclusivo e consapevole nel processo decisionale
4. Riconoscere i limiti delle proprie competenze
5. Chiedere aiuto
6. Porre domande per verificare la comprensione

Tale esempio rafforza il linguaggio e i comportamenti accettabili per la retrospettiva senza doverli dichiarare esplicitamente. I comportamenti stessi mettono le persone a proprio agio e favoriscono un clima di fiducia e comprensione. Gli Scrum Master possono inoltre rafforzare i comportamenti positivi quando questi vengono messi in atto da altri. Possono ringraziare le persone per aver condiviso apertamente i propri errori. Possono elogiare coloro che pongono domande. Possono rendere omaggio a coloro che si sono offerti di dare una mano.

Promuovere la coesione del team — Dato il legame diretto tra la coesione del team e livelli elevati di sicurezza psicologica, sostenere l’una favorirà l’altra. Quando gli Scrum Master creano opportunità e spazi affinché si formino e si rafforzino i legami all’interno del team, favoriscono anche lo sviluppo della sicurezza. Sebbene gli eventi di team building rappresentino uno strumento efficace per instaurare legami, anche la retrospettiva stessa può essere utilizzata per aumentare il senso di sicurezza. Inserire un’attività rompighiaccio all’inizio della riunione può aiutare i team a scoprire qualcosa di divertente e nuovo sui propri colleghi, oltre a focalizzare l’attenzione dei partecipanti sulla riunione. Concludere con un esercizio ROTI (return on time invested) è un meccanismo grazie al quale i membri del team possono fornire feedback e sentirsi ascoltati.

Ricordare al team la “Direttiva Primaria” della retrospettiva — La Direttiva Primaria contribuisce a creare la cultura necessaria per una retrospettiva agile. Aiuta il team ad assumere la mentalità necessaria per garantire che l’incontro sia positivo e orientato ai risultati. Il suo scopo è quello di sostenere l’efficacia della riunione per garantire che il team apprenda, trovi soluzioni e migliori. La dichiarazione utilizza un tono genuinamente rispettoso. Include un riferimento alla comprensione e alla sincera fiducia nelle buone intenzioni degli altri. Contribuisce a creare un ambiente in cui la retrospettiva si svolgerà all’insegna della fiducia e dell’empatia. Tali ambienti sono quelli in cui le persone si sentono al sicuro.

Creare accordi di gruppo — Gli accordi di gruppo stabiliscono le regole di base. Si tratta dei comportamenti che un gruppo si impegna ad adottare quando i suoi membri lavorano insieme. Possono riguardare una serie di contesti lavorativi — dal modo in cui il gruppo prenderà le decisioni e come saranno affrontati i conflitti, fino al modo in cui i membri del gruppo si sosterranno a vicenda. Rendono visibili le aspettative e articolano i presupposti. Forniscono quindi chiarezza e una comprensione condivisa all’interno del team, rendendolo un luogo psicologicamente sicuro in cui partecipare.

Utilizzate strumenti di retrospettiva online che favoriscano la sicurezza — I migliori strumenti di retrospettiva includono funzionalità progettate per sostenere la sicurezza psicologica, garantendo al contempo retrospettive efficaci. Contribuiscono a creare spazi equi e inclusivi in cui il team possa interagire. Contribuiscono inoltre a sostenere processi trasparenti che favoriscono la divergenza di opinioni e incoraggiano l’apertura. Possono facilitare il contributo anonimo, le riunioni sia sincrone che asincrone e processi decisionali trasparenti. Offrono a tutti i membri del team l’opportunità di fornire feedback. Possono favorire la responsabilità attraverso il monitoraggio delle azioni intraprese. Possono essere personalizzati per sostenere la diversità all’interno dei team.

Effettuare controlli periodici sullo stato del team e monitorarne i progressi — Come accennato in precedenza, effettuare periodicamente un controllo dello stato del team consente di valutare rapidamente la sua situazione, nonché eventuali tendenze e progressi. Talvolta, non si tratta solo di un singolo momento nel tempo, ma di come le cose cambiano nel corso del tempo. Individuare quali aspetti presentano valori costantemente bassi, in modo da poterli affrontare, o quali mostrano un andamento in crescita, per poter replicare il successo, fa tutto parte di un ritmo regolare. Uno Scrum Master può utilizzare i dati generati dal controllo dello stato di salute per definire azioni volte a sostenere la sicurezza psicologica del team. Tali dati possono inoltre essere utilizzati per monitorare tali livelli nel corso del tempo.

Con il passare del tempo e il susseguirsi dei membri del team, è importante riesaminare lo stato di salute dell’organizzazione. Dopotutto, ciò che fa sentire le persone al sicuro è destinato a cambiare nel corso del tempo.

Domande frequenti

Che cos’è la sicurezza psicologica all’interno di un team?

La sicurezza psicologica è la convinzione condivisa che il team rappresenti un ambiente sicuro in cui assumersi dei rischi interpersonali — porre una domanda, ammettere un errore o sollevare una preoccupazione senza timore di essere biasimati o di trovarsi in imbarazzo. Il termine è associato alla professoressa di Harvard Amy Edmondson e costituisce il fondamento che consente a una retrospettiva di generare un feedback sincero.

Perché la sicurezza psicologica è importante in una retrospettiva?

Una retrospettiva funziona solo se le persone parlano con sincerità, e le persone parlano con sincerità solo quando si sentono al sicuro. Senza sicurezza psicologica si ottiene solo silenzio e frasi del tipo «va tutto bene»; con essa, invece, si mettono sul tavolo i veri problemi e si ottengono miglioramenti concreti. È il fattore più importante che determina se una retrospettiva crea valore o se si limita a essere una mera formalità.

In che modo uno Scrum Master può creare un clima di sicurezza psicologica?

Uno Scrum Master crea un clima di sicurezza dando l’esempio in termini di apertura (condividendo i propri errori e chiedendo feedback), favorendo la coesione del team, definendo accordi di gruppo, attenendosi alla “Direttiva Primaria della retrospettiva” e utilizzando strumenti che consentono di fornire contributi in forma anonima. Effettuare controlli periodici sullo stato di salute del team aiuta a verificare se il clima di sicurezza sta migliorando nel tempo.