Organisez une rétrospective propice à la sécurité psychologique

Pour mettre en place une rétrospective offrant un climat de sécurité psychologique, le Scrum Master fait preuve d’ouverture, favorise la cohésion de l’équipe, définit des accords d’équipe, s’appuie sur la « Directive première » et utilise des outils permettant d’exprimer des commentaires de manière anonyme. Il en résulte un espace où chacun peut donner son avis en toute sincérité, sans craindre d’être blâmé.

Qu’est-ce que la sécurité psychologique ?

Le terme « sécurité psychologique » est attribué à la professeure Amy C. Edmondson de l’université de Harvard. Il est utilisé pour décrire un environnement de travail exempt de toute crainte interpersonnelle.

Cela signifie que les personnes se sentent en confiance pour prendre des risques et tester différentes solutions. Selon Edmondson, cela s’explique par le fait qu’il existe au sein de l’équipe une conviction commune, tacite, « selon laquelle personne ne sera sanctionné ni humilié pour avoir exprimé ses idées, ses questions, ses préoccupations ou ses erreurs ».

M. Edmondson a fait remarquer que lorsque les personnes se sentaient peu en sécurité sur le plan psychologique, elles craignaient d’être perçues comme :

• ignorant
• incompétent
• envahissant, et
• négatif

Pourquoi la sécurité psychologique est-elle importante ?

L’auteur Anthony Hood avance deux raisons :

• Sans sécurité psychologique, les personnes ont peur de s’exprimer. Cette peur affecte la réflexion et la prise de décision. Lorsque la peur dicte notre comportement, notre priorité est l’instinct de survie. Cela signifie qu’elles risquent de ne pas participer à la rétrospective ou de ne pas partager une idée susceptible d’apporter des changements positifs au sein de l’équipe.
• Un environnement psychologiquement sûr favorise les résultats financiers. Il est lié à un certain nombre de résultats sur le lieu de travail, notamment l’innovation, le partage des connaissances et la pensée divergente, qui apportent tous de la valeur aux organisations et aux équipes.

Le projet Aristote de Google a révélé que la sécurité psychologique était la composante la plus importante des équipes hautement performantes. En effet, le projet a souligné qu’elle constituait le fondement des quatre autres composantes (fiabilité, structure et clarté, sens du travail et impact du travail).

En quoi la sécurité psychologique influe-t-elle sur la rétrospective de votre équipe ?

La sécurité psychologique peut améliorer l’efficacité et la productivité des rétrospectives. Comment ? Lorsqu’une équipe se sent en sécurité et n’est pas perturbée par la crainte d’être blâmée ou d’éprouver de la honte, cela peut avoir pour effet :

• Une implication accrue : les personnes osent davantage exprimer leurs idées
• Une gamme d’idées plus variée
• Moins d’énergie consacrée à essayer d’éviter ou d’atténuer d’éventuelles critiques
• Réduire le phénomène de « pensée de groupe », susceptible d’influencer la prise de décision
• Une meilleure évaluation des idées

En résumé, dans le cadre des rétrospectives, la sécurité psychologique permet aux membres de l’équipe de s’impliquer, d’explorer et d’innover en toute liberté.

Comment savoir si votre équipe se sent en sécurité sur le plan psychologique ?

Observez les comportements au sein de l’équipe — Les équipes qui se sentent en sécurité sur le plan psychologique se comportent très différemment de celles qui ne le sont pas. Les équipes qui se sentent en sécurité participent activement aux réunions, sont capables de formuler des retours constructifs et de remettre en question les idées de manière positive, et peuvent partager les leçons qu’elles ont tirées afin d’aider les autres à éviter de commettre la même erreur. En revanche, si certains membres ne participent pas à la rétrospective ou ne s’impliquent pas dans le processus, c’est probablement parce qu’ils ne se sentent pas suffisamment à l’aise pour le faire.

Réalisez un bilan de la sécurité psychologique — Un bilan de l’équipe est un moyen efficace d’évaluer le sentiment de sécurité de vos collaborateurs. La sécurité psychologique est de nature telle que la manière dont les personnes sont interrogées peut influencer leur sentiment de sécurité et, par conséquent, la façon dont elles répondent. Cela signifie que si elles ne se sentent pas en sécurité, elles sont peu susceptibles de le révéler, par crainte d’aggraver la situation. Les bilans de santé en ligne permettent de remédier à cela de deux manières. Tout d’abord, les personnes peuvent répondre de manière anonyme. Cela élimine la crainte de représailles et augmente la probabilité qu’elles répondent en toute honnêteté. Ensuite, ces évaluations peuvent être réalisées de manière asynchrone. Cela permet aux personnes de décider du moment où elles répondront et de prendre tout le temps dont elles ont besoin pour le faire. La pression temporelle et les influences indésirables sont également moindres que lors d’un entretien en face à face.

Demandez-le directement à chaque personne — Dans de bonnes conditions, les gens vous diront s’ils se sentent en sécurité ou non. Cela signifie qu’il est parfois possible de simplement demander à une équipe comment elle se sent. Cela peut se faire de manière formelle lors d’un entretien individuel annuel, ou de manière plus informelle autour d’un café.

Comment un Scrum Master peut-il organiser une rétrospective offrant un climat de sécurité psychologique ?

Donner l’exemple et encourager les comportements sûrs — Il est important qu’un Scrum Master fasse preuve de vulnérabilité lors des rétrospectives. Voici quelques exemples :

1. Partager les erreurs commises et les enseignements qui en ont été tirés
2. Demander des commentaires
3. Faire preuve d’ouverture et de réflexion dans la prise de décision
4. Reconnaître les limites de son expertise
5. Demander de l’aide
6. Poser des questions pour vérifier que l’on a bien compris

Ce type d’exemple renforce les codes de langage et de comportement acceptables pour la rétrospective sans qu’il soit nécessaire de les énoncer explicitement. Ces comportements eux-mêmes mettent les participants à l’aise et favorisent un climat de confiance et de compréhension. Les Scrum Masters peuvent également encourager les comportements positifs lorsqu’ils sont adoptés par d’autres. Ils peuvent remercier les participants d’avoir partagé ouvertement leurs mésaventures. Ils peuvent féliciter ceux qui posent des questions. Ils peuvent saluer ceux qui ont proposé leur aide.

Favoriser la cohésion d’équipe — Étant donné le lien direct entre la cohésion d’équipe et un niveau élevé de sécurité psychologique, favoriser l’une contribue à renforcer l’autre. Lorsque les Scrum Masters créent des occasions et un espace permettant aux liens au sein de l’équipe de se nouer et de se développer, ils favorisent également le développement de la sécurité. Si les activités de cohésion d’équipe constituent un moyen efficace de tisser des liens, la rétrospective elle-même peut également être mise à profit pour renforcer ce sentiment de sécurité. Intégrer un exercice de brise-glace au début de la réunion peut aider les équipes à découvrir des aspects ludiques et inédits de leur groupe, tout en recentrant l’attention de chacun sur la réunion. Conclure la réunion par un exercice ROTI (retour sur le temps investi) est un mécanisme permettant aux membres de l’équipe de donner leur avis et de se sentir écoutés.

Rappelez à l’équipe la « directive fondamentale » de la rétrospective — La directive fondamentale contribue à instaurer la culture nécessaire à une rétrospective agile. Elle permet à l’équipe d’adopter l’état d’esprit requis pour que la réunion soit à la fois positive et axée sur les résultats. Son objectif est de renforcer l’efficacité de la réunion afin de garantir que l’équipe apprenne, trouve des solutions et s’améliore. Cette déclaration adopte un ton véritablement respectueux. Elle fait référence à la compréhension et à la conviction sincère des bonnes intentions d’autrui. Elle contribue à créer un espace de rétrospective empreint de confiance et d’empathie. De tels espaces sont ceux dans lesquels chacun se sent en sécurité.

Élaborer des accords d’équipe — Les accords d’équipe établissent des règles de base. Il s’agit des comportements qu’une équipe s’engage à adopter dans le cadre de sa collaboration. Ils peuvent couvrir divers aspects du milieu de travail — depuis la manière dont l’équipe prendra ses décisions et dont les conflits seront gérés, jusqu’à la façon dont les membres de l’équipe se soutiendront mutuellement. Ils rendent les attentes visibles et formulent clairement les hypothèses. Ils apportent ainsi clarté et compréhension commune au sein de l’équipe, en faisant de celle-ci un espace psychologiquement sûr où chacun peut s’épanouir.

Utilisez des outils de rétrospective en ligne qui favorisent la sécurité — Les bons outils de rétrospective intègrent des fonctionnalités conçues pour favoriser la sécurité psychologique tout en permettant de mener des rétrospectives efficaces. Ils contribuent à créer des espaces équitables et inclusifs dans lesquels une équipe peut s’impliquer. Ils contribuent également à mettre en place des processus transparents qui favorisent la divergence d’opinions et encouragent l’ouverture. Ils peuvent faciliter les contributions anonymes, les réunions synchrones et asynchrones, ainsi que des processus décisionnels transparents. Ils offrent à tous les membres de l’équipe la possibilité de donner leur avis. Ils peuvent favoriser la responsabilisation grâce au suivi des actions. Ils peuvent être adaptés pour soutenir la diversité au sein des équipes.

Effectuez des bilans de santé réguliers et suivez les progrès — Comme mentionné ci-dessus, réaliser périodiquement un bilan de santé de l’équipe vous permet d’évaluer rapidement son état, ainsi que les tendances et les progrès observés. Parfois, ce n’est pas tant une situation à un moment donné qui importe, mais plutôt la manière dont les choses évoluent au fil du temps. Identifier les dimensions qui affichent systématiquement des résultats faibles afin de pouvoir y remédier, ou celles qui affichent une tendance à la hausse afin de pouvoir reproduire ces succès, fait partie intégrante d’un rythme régulier. Un Scrum Master peut utiliser les données générées par ce bilan pour orienter les actions qui renforceront la sécurité psychologique de l’équipe. Ces données peuvent également servir à suivre l’évolution de ces niveaux au fil du temps.

Au fil du temps, à mesure que les membres de l’équipe vont et viennent, il est important de réexaminer ce bilan de santé. Après tout, ce qui procure un sentiment de sécurité aux personnes évolue avec le temps.

Foire aux questions

Qu’est-ce que la sécurité psychologique au sein d’une équipe ?

La sécurité psychologique est la conviction partagée que l’équipe offre un cadre sûr permettant de prendre des risques interpersonnels — poser une question, admettre une erreur ou faire part d’une préoccupation sans craindre d’être blâmé ou de se sentir gêné. Ce terme est associé à Amy Edmondson, professeure à Harvard, et constitue le fondement qui permet à une rétrospective de donner lieu à des retours d’expérience sincères.

Pourquoi la sécurité psychologique est-elle importante lors d’une rétrospective ?

Une rétrospective ne fonctionne que si les participants s’expriment en toute honnêteté, et ceux-ci ne s’expriment en toute honnêteté que lorsqu’ils se sentent en sécurité. Sans sécurité psychologique, on aboutit au silence et à des réponses du type « tout va bien » ; avec elle, on met les vrais problèmes sur la table et on obtient de réelles améliorations. C’est le facteur le plus déterminant pour savoir si une rétrospective apporte une réelle valeur ajoutée ou si elle se résume à une simple formalité.

Comment un Scrum Master peut-il instaurer un climat de sécurité psychologique ?

Un Scrum Master favorise un climat de confiance en donnant l’exemple en matière d’ouverture (en partageant ses propres erreurs et en sollicitant des retours), en renforçant la cohésion de l’équipe, en établissant des accords d’équipe, en s’appuyant sur la « directive première » de la rétrospective et en utilisant des outils permettant des contributions anonymes. La mise en place de bilans réguliers de la santé de l’équipe permet de vérifier si ce climat de confiance s’améliore au fil du temps.