Organize uma retrospectiva que promova a segurança psicológica

Para criar uma retrospectiva psicologicamente segura, o Scrum Master dá o exemplo de abertura, promove a coesão da equipe, estabelece acordos coletivos, baseia-se na Diretriz Principal e utiliza ferramentas que permitem contribuições anônimas. O resultado é um espaço onde as pessoas dão feedback honesto sem medo de serem culpadas.

O que é segurança psicológica?

O termo “segurança psicológica” é atribuído à professora Amy C. Edmondson, da Universidade de Harvard. Ele é usado para descrever um ambiente de trabalho livre de medo interpessoal.

Isso significa que as pessoas se sentem seguras para assumir riscos e experimentar soluções diferentes. Segundo Edmondson, isso se deve ao fato de haver uma crença compartilhada e tácita entre os membros da equipe “de que ninguém será punido ou humilhado por se manifestar com ideias, perguntas, preocupações ou erros”.

Edmondson observou que, quando as pessoas experimentavam baixos níveis de segurança psicológica, temiam ser vistas como:

• ignorante
• incompetente
• intrusivo e
• negativo

Por que a segurança psicológica é importante?

O autor Anthony Hood apresenta duas razões:

• Sem segurança psicológica, as pessoas têm medo de se manifestar. Esse medo afeta o raciocínio e a tomada de decisões. Quando o medo determina nosso comportamento, nosso foco passa a ser a autopreservação. Isso significa que elas podem deixar de participar da retrospectiva ou não compartilhar uma ideia que poderia levar a mudanças positivas na equipe.
• Um ambiente psicologicamente seguro contribui para os resultados financeiros. Ele está relacionado a diversos resultados no ambiente de trabalho, incluindo inovação, compartilhamento de conhecimento e pensamento divergente, os quais agregam valor às organizações e às equipes.

O Projeto Aristóteles, do Google, constatou que a segurança psicológica é o componente mais importante das equipes de alto desempenho. Na verdade, o projeto observou que ela é a base para os outros quatro componentes (confiabilidade, estrutura e clareza, sentido do trabalho e impacto do trabalho).

Como a segurança psicológica influencia a retrospectiva da sua equipe?

A segurança psicológica pode aumentar a eficácia e a produtividade das retrospectivas. Como? Quando uma equipe se sente segura e não se deixa distrair pelo medo da culpa ou da vergonha, isso pode levar a:

• Maior envolvimento – as pessoas se sentem mais à vontade para expressar suas ideias
• Maior variedade de ideias oferecidas
• Gastar menos energia tentando evitar ou amenizar possíveis acusações
• Reduzir o pensamento de grupo, que pode afetar a tomada de decisões
• Melhor avaliação das ideias

Em resumo, quando se trata de retrospectivas, a segurança psicológica dá aos membros da equipe a liberdade de se envolverem, explorarem e inovarem.

Como você pode saber se sua equipe se sente psicologicamente segura?

Observe os comportamentos na equipe. Equipes que se sentem psicologicamente seguras se comportam de maneira muito diferente daquelas que não se sentem assim. Equipes que se sentem seguras participam ativamente das reuniões, conseguem oferecer feedback construtivo e questionar ideias de maneira positiva, além de compartilharem o que aprenderam para ajudar os outros a evitar o mesmo erro. Por outro lado, se as pessoas não estiverem participando da retrospectiva ou se não estiverem se envolvendo no processo, é provável que não estejam se sentindo à vontade o suficiente para fazê-lo.

Faça uma avaliação da segurança psicológica. Uma avaliação da equipe é uma maneira eficaz de perceber o quanto sua equipe se sente segura. A natureza da segurança psicológica é tal que a maneira como as pessoas são questionadas pode afetar sua sensação de segurança e, portanto, a forma como respondem. Isso significa que, se elas se sentirem inseguras, provavelmente não revelarão isso por medo de piorar a situação. As avaliações online ajudam a resolver isso de duas maneiras. Em primeiro lugar, as pessoas podem responder anonimamente. Isso elimina o medo de represálias e aumenta a probabilidade de que respondam com honestidade. Em segundo lugar, elas podem ser realizadas de forma assíncrona. Isso permite que as pessoas decidam quando responderão e levem o tempo que precisarem para fazê-lo. Além disso, há menos pressão de tempo e influência indevida do que se fossem feitas pessoalmente.

Pergunte diretamente a cada pessoa. Nas condições certas, as pessoas dirão se estão ou não se sentindo seguras. Isso significa que pode ser possível simplesmente perguntar a uma equipe como ela se sente. Isso pode ser feito de maneira formal, em uma reunião individual anual, ou de forma mais informal, durante um café.

Como um Scrum Master pode criar uma retrospectiva psicologicamente segura?

Dê o exemplo e incentive comportamentos seguros. É importante que um Scrum Master demonstre vulnerabilidade durante as retrospectivas. Alguns exemplos incluem:

1. Compartilhar os erros cometidos e o que foi aprendido com eles
2. Solicitando feedback
3. Ser inclusivo e deliberado na tomada de decisões
4. Reconhecer os limites do conhecimento especializado
5. Pedir ajuda
6. Fazer perguntas para confirmar a compreensão

Essa forma de agir reforça a linguagem e o comportamento adequados para a retrospectiva, sem que seja necessário expressá-los explicitamente. Os próprios comportamentos deixam as pessoas à vontade e promovem um ambiente de confiança e compreensão. Os Scrum Masters também podem reforçar comportamentos positivos quando estes são demonstrados por outras pessoas. Eles podem agradecer às pessoas por compartilharem abertamente seus contratempos. Podem elogiar aqueles que fazem perguntas. Podem reconhecer aqueles que se ofereceram para ajudar.

Promova o senso de conexão da equipe. Dada a relação direta entre o senso de conexão da equipe e altos níveis de segurança psicológica, fortalecer um contribui para o outro. Quando os Scrum Masters criam oportunidades e espaço para que as conexões entre os membros da equipe se formem e cresçam, eles também promovem o desenvolvimento da segurança. Embora eventos de integração sejam uma opção eficaz para construir conexões, a própria retrospectiva também pode ser usada para aumentar a segurança. Incluir uma atividade de quebra-gelo no início da reunião pode ajudar as equipes a aprender algo divertido e novo sobre o próprio grupo, além de direcionar a atenção das pessoas para o que está acontecendo na sala. Encerrar a reunião com um exercício de ROTI (retorno sobre o tempo investido) é um mecanismo pelo qual os membros da equipe podem dar feedback e se sentirem ouvidos.

Lembre a equipe sobre a Diretriz Principal da Retrospectiva. A Diretriz Principal ajuda a estabelecer a cultura necessária para uma retrospectiva ágil. Ela alinha a equipe à mentalidade necessária para garantir que a reunião seja positiva e orientada para resultados. Seu objetivo é sustentar a eficácia da reunião para garantir que a equipe aprenda, encontre soluções e melhore. A declaração usa um tom genuinamente respeitoso. Ela inclui uma referência à compreensão e à verdadeira crença nas boas intenções dos outros. Ajuda a criar um ambiente de confiança e empatia para a retrospectiva. Esses ambientes são aqueles em que as pessoas se sentem seguras.

Crie acordos de equipe. Os acordos de equipe estabelecem regras básicas. São os comportamentos que a equipe se compromete a adotar ao trabalhar em conjunto. Eles podem abranger diversos contextos no ambiente de trabalho, desde a forma como a equipe tomará decisões e como os conflitos serão resolvidos, até a maneira como os membros da equipe se apoiarão mutuamente. Eles tornam as expectativas visíveis e articulam suposições. Portanto, proporcionam clareza e um entendimento compartilhado ao ambiente da equipe, tornando-o um espaço psicologicamente seguro para a participação.

Utilize ferramentas online de retrospectiva que promovam a segurança. Boas ferramentas de retrospectiva incluem recursos projetados para apoiar a segurança psicológica ao mesmo tempo em que proporcionam retrospectivas eficazes. Elas ajudam a criar espaços equitativos e inclusivos nos quais a equipe possa se envolver. Elas também ajudam a promover processos transparentes que estimulam a divergência e incentivam a abertura. Podem facilitar contribuições anônimas, reuniões síncronas e assíncronas, além de processos transparentes de tomada de decisão. Oferecem a todos os membros da equipe oportunidades para dar feedback. Podem apoiar a prestação de contas por meio do acompanhamento das ações. Podem ser personalizadas para promover a diversidade nas equipes.

Realize verificações de segurança regulares e acompanhe o progresso. Conforme mencionado acima, realizar uma avaliação do estado da equipe periodicamente permite que você faça uma verificação rápida do estado da equipe, bem como de quaisquer tendências e progressos. Às vezes, não se trata apenas de um determinado momento, mas de como as coisas estão mudando ao longo do tempo. Descobrir quais dimensões apresentam níveis consistentemente baixos para que você possa corrigi-las, ou quais apresentam tendência de alta para que você possa replicar o sucesso, tudo isso faz parte de manter uma cadência regular. Um Scrum Master pode usar os dados gerados pela avaliação de saúde para orientar ações que apoiem a segurança psicológica da equipe. Esses dados também podem ser usados para monitorar esses níveis ao longo do tempo.

À medida que o tempo passa e os membros da equipe vão e vêm, é importante rever a avaliação de bem-estar. Afinal, o que faz as pessoas se sentirem seguras muda com o tempo.

Perguntas frequentes

O que é segurança psicológica em uma equipe?

A segurança psicológica é a crença compartilhada de que a equipe é um ambiente seguro para assumir riscos interpessoais: fazer uma pergunta, admitir um erro ou levantar uma preocupação sem medo de ser culpado ou passar vergonha. O termo é associado à professora da Universidade de Harvard Amy Edmondson e constitui a base que permite que uma retrospectiva gere feedback honesto.

Por que a segurança psicológica é importante em uma retrospectiva?

Uma retrospectiva só funciona se as pessoas falarem com sinceridade, e as pessoas só falam com sinceridade quando se sentem seguras. Sem segurança psicológica, o que se tem é silêncio e a resposta “está tudo bem”; com ela, os problemas reais são colocados à tona e há uma melhoria genuína. Esse é o fator mais importante para determinar se uma retrospectiva gera valor ou se é apenas uma formalidade.

Como um Scrum Master pode promover a segurança psicológica?

Um Scrum Master promove um ambiente seguro ao dar o exemplo de abertura (compartilhando seus próprios erros e solicitando feedback), apoiando a coesão da equipe, estabelecendo acordos coletivos, baseando-se na Diretriz Principal da Retrospectiva e utilizando ferramentas que permitem contribuições anônimas. Realizar avaliações regulares do bem-estar da equipe ajuda a acompanhar se o ambiente seguro está melhorando ao longo do tempo.