Lista di controllo per la retrospettiva agile

Una buona lista di controllo per una retrospettiva agile comprende tre fasi: prima della riunione si preparano l’invito, i dati e il modello; durante la riunione si facilitano il brainstorming, le votazioni, la discussione e la definizione di azioni chiare; dopo la riunione si condividono i risultati e si dà seguito alle azioni. La lista di controllo riportata di seguito illustra ciascuna di queste fasi.

Come si presenta e come si percepisce lo stile retrò “perfetto”?

Se lo chiedeste a un team agile, la retrospettiva perfetta è quella in cui ogni membro del team ne esce con la sensazione che:

• Coinvolti – nel processo e nei risultati
• Autonomo – in grado di adottare misure volte al miglioramento
• Pieni di energia – e impazienti di affrontare il prossimo sprint

Il team ha avuto modo di riflettere approfonditamente sulla propria esperienza, ha avuto l’opportunità e il sostegno necessari per esprimere le proprie opinioni in modo sincero e senza essere giudicato, e ha elaborato soluzioni in un ambiente favorevole.

I fattori legati a una scarsa organizzazione, tuttavia, sono numerosi e possono compromettere il perfetto “retro”. Dalla mancanza di concentrazione e dalla scarsa puntualità fino all’indifferenza e alla ripetitività, lasciano il segno su quella che potrebbe essere la cerimonia agile perfetta. L’esperienza per il team diventa invece inefficace, affrettata, noiosa e una perdita di tempo.

Ecco una lista di controllo per assicurarsi che la vostra retrospettiva si svolga senza intoppi.

Prima della retrospettiva

• Si prega di verificare che l’invito del calendario sia stato inviato ai membri del team interessati.
• Raccolga eventuali dati o sintesi tratti dagli incontri individuali, dai grafici di velocità, dai dati relativi agli health check o da altri rapporti.
• Stabilisca il tema o l’argomento centrale della Sua retrospettiva, quindi scelga il formato, l’attività e il metodo di votazione. A questo punto, crei la Sua retrospettiva.
• Se si organizza una riunione asincrona, inviate il link in anticipo.
• Verifichi attentamente la sala riunioni, il link per la videoconferenza e qualsiasi altro aspetto logistico che potrebbe altrimenti influire sulla sua retrospettiva.

Nel corso della retrospettiva

• Se desidera rispettare i tempi previsti, chieda a un volontario di fungere da cronometrista durante la riunione oppure utilizzi il timer integrato.
• Esamini l’ordine del giorno o il contesto della vostra retrospettiva.
• È opportuno ricordare al team eventuali accordi presi in precedenza, le azioni da intraprendere o la Direttiva fondamentale agile per contribuire a definire il tono della riunione.
• Segua le fasi fondamentali del processo di brainstorming, quindi discuta le idee emerse. È possibile raggruppare alcune idee se sono simili tra loro. Si assicuri che tutti possano contribuire e contribuiscano effettivamente al tema della retrospettiva.
• Votate ciò di cui le persone desiderano discutere maggiormente. Le votazioni devono essere effettuate in modo indipendente. Il numero di voti può essere modificato in base al numero di idee, di persone o al tempo rimanente.
• Discutete tutti i punti sottoposti a votazione e invitate i partecipanti a proporre azioni concrete da sottoporre all’attenzione del gruppo.
• Annoti tutte le azioni da intraprendere, gli accordi e qualsiasi altro commento. Se utilizza una lavagna bianca, sarà necessario scattare delle fotografie. Idealmente, a ogni azione da intraprendere dovrebbe essere assegnata una persona responsabile e una data di scadenza: le azioni che presentano entrambi questi elementi vengono portate a termine circa il 90% delle volte, mentre solo circa un decimo delle azioni riceve effettivamente una data di scadenza.
• Assicuratevi che la riunione proceda senza intoppi, rispettando i tempi previsti e facendo in modo che la retrospettiva non venga utilizzata come occasione per attribuire colpe o risolvere problemi.
• Una volta portate a termine tutte le attività previste, si prenda un po’ di tempo per festeggiare il successo e esprimere il proprio apprezzamento.
• Al termine della riunione, effettui una valutazione ROTI (Return on Time Invested) per ottenere un riscontro sull’efficacia della riunione. Si tratta di un’operazione facoltativa.
• Dica grazie.

Dopo la retrospettiva

• Condivida le azioni da intraprendere e i resoconti delle riunioni con le parti interessate.
• Si prega di rivedere gli appunti per assicurarsi che siano stati riportati tutti i punti importanti.
• Utilizzi un elenco delle azioni in corso per ricordare a se stesso e al team le attività da svolgere e per darvi seguito, se necessario.
• Rifletta sulla Sua pratica e sulla Sua efficacia in qualità di Scrum Master e su come potrebbe modificare il Suo approccio in vista della prossima retrospettiva.

Domande frequenti

Cosa dovrebbe contenere una lista di controllo retrospettiva?

Una buona checklist per la retrospettiva copre tre fasi. Prima della sessione, scegliete un tema centrale e un modello, invitate il team e esaminate le azioni concordate nell’ultima retrospettiva. Durante la sessione, preparate il terreno, raccogliete dati, individuate spunti di riflessione e concordate azioni chiare con i responsabili. Dopo la sessione, condividete il riepilogo, monitorate le azioni concordate e effettuate un follow-up prima della prossima retrospettiva, affinché i miglioramenti vengano effettivamente realizzati.

Come ci si prepara per una retrospettiva di sprint?

La preparazione consiste principalmente nel concentrarsi e nel portare a termine il lavoro. Scegliete un tema e un modello che rispecchino l’andamento dell’ultimo sprint, assicuratevi che le azioni della retrospettiva precedente siano ben visibili e verificate in anticipo il corretto funzionamento degli strumenti. Presentarsi con una struttura chiara consente al team di dedicare il proprio tempo alla riflessione e alle decisioni, anziché a capire come condurre la riunione.

Cosa determina il successo di una retrospettiva?

Una retrospettiva di successo si conclude con un breve elenco di azioni specifiche e di propria responsabilità, non solo con una discussione. Ciò dipende dalla sicurezza psicologica (le persone parlano con sincerità), da una buona facilitazione (tutti contribuiscono) e dal follow-up (le azioni vengono monitorate e riesaminate). Una retrospettiva che non produce alcuna azione, o le cui azioni non vengono mai seguite, rappresenta il modo più comune in cui questa cerimonia perde di valore.