Lista di controllo per la retrospettiva agile

Una buona lista di controllo per una retrospettiva agile comprende tre fasi: prima della riunione si preparano l’invito, i dati e il modello; durante la riunione si facilitano il brainstorming, le votazioni, la discussione e la definizione di azioni chiare; dopo la riunione si condividono i risultati e si dà seguito alle azioni. La lista di controllo riportata di seguito illustra ciascuna di queste fasi.

Come si presenta e come si percepisce lo stile retrò “perfetto”?

Se lo si chiede a un team agile, il retro perfetto è quello in cui ogni membro del team ne esce con la sensazione che:

• Coinvolti – nel processo e nei risultati
• In grado di agire – essere in grado di adottare misure volte al miglioramento
• Pieno di energia – e impaziente di affrontare il prossimo sprint

Il team ha avuto modo di riflettere approfonditamente sulla propria esperienza, ha avuto l’opportunità e il sostegno necessari per esprimere le proprie opinioni in modo sincero e senza essere giudicato, e ha elaborato soluzioni in un ambiente favorevole.

I fattori legati a una cattiva gestione, tuttavia, sono numerosi e possono compromettere il perfetto “retro”. Dalla mancanza di concentrazione e dal mancato rispetto dei tempi all’indifferenza e alla ripetitività, essi lasciano il segno su quella che potrebbe essere una cerimonia agile perfetta. L’esperienza per il team diventa invece inefficace, affrettata, noiosa e una perdita di tempo.

Ecco una lista di controllo per assicurarsi che la vostra retrospettiva si svolga senza intoppi.

Prima della retrospettiva

• Si prega di verificare che l’invito del calendario sia stato inviato ai membri del team interessati.
• Raccogliete tutti i dati o le sintesi provenienti dagli incontri individuali, dai grafici di velocità, dai dati relativi agli health check o da altri rapporti.
• Stabilisca il tema o l’argomento centrale della sua retrospettiva, quindi scelga il formato, l’attività e il metodo di votazione. Infine, crei la sua retrospettiva.
• Se si organizza una riunione asincrona, inviate il link in anticipo.
• Si raccomanda di verificare attentamente la sala riunioni, il link per la videoconferenza e qualsiasi altro aspetto logistico che potrebbe influire sul vostro retrospettiva.

Nel corso della retrospettiva

• Se desidera rispettare gli orari, chieda a un volontario di fungere da cronometrista durante la riunione oppure utilizzi il timer integrato.
• Esamini l’ordine del giorno o il contesto della vostra retrospettiva.
• È opportuno ricordare al team eventuali accordi presi in precedenza, le azioni intraprese in precedenza o la Direttiva fondamentale agile per contribuire a definire il tono della riunione.
• Seguite le fasi fondamentali del processo di brainstorming, quindi discutetele insieme. Potete raggruppare alcune idee se sono simili tra loro. Assicuratevi che tutti possano e vogliano contribuire al tema della retrospettiva.
• Votate ciò di cui le persone desiderano discutere maggiormente. Le votazioni devono essere effettuate in modo indipendente. Il numero di voti può essere modificato in base al numero di idee, di persone o al tempo rimanente.
• Discutere tutti i punti sottoposti a votazione e invitare i partecipanti a proporre azioni concrete da sottoporre all’attenzione del gruppo.
• Annoti tutti i punti da seguire, gli accordi e qualsiasi altro commento. Se utilizza una lavagna, sarà necessario scattare delle foto. Idealmente, a ogni punto da seguire dovrebbero essere assegnati un responsabile e una data di scadenza.
• Assicuratevi che la riunione proceda senza intoppi rispettando i tempi previsti e facendo in modo che la retrospettiva non si trasformi in un’occasione per attribuire colpe o risolvere problemi.
• Una volta portate a termine tutte le attività previste, si prenda un po’ di tempo per festeggiare il successo e esprimere il proprio apprezzamento.
• Al termine della riunione, conduca un ROTI (Return on Time Invested) per ottenere un riscontro sull’efficacia della riunione. Si tratta di un’operazione facoltativa.
• La prego di ringraziare.

Dopo la retrospettiva

• Condivida le azioni da intraprendere e i resoconti delle riunioni con le parti interessate.
• Si prega di rivedere gli appunti per assicurarsi che siano stati annotati tutti i punti salienti.
• Utilizzi un elenco delle azioni in corso per ricordare a se stesso e al team le attività da svolgere e per darvi seguito, se necessario.
• Rifletta sulla sua pratica e sulla sua efficacia in qualità di Scrum Master e su come potrebbe modificare il suo approccio in vista della prossima retrospettiva.

Domande frequenti

Cosa dovrebbe contenere una lista di controllo per una retrospettiva?

Una buona checklist per la retrospettiva copre tre fasi. Prima: scegliere un tema centrale e un modello, invitare il team e rivedere le azioni concordate nell’ultima retrospettiva. Durante: preparare il terreno, raccogliere dati, ricavarne spunti e concordare azioni chiare con i responsabili. Dopo: condividere il riepilogo, monitorare le azioni concordate e dare seguito alla questione prima della prossima retrospettiva, affinché i miglioramenti vengano effettivamente attuati.

Come ci si prepara per una retrospettiva di sprint?

La preparazione consiste principalmente nel concentrarsi sugli obiettivi e nel portare a termine il lavoro. Scegliete un tema e un modello che rispecchino l’andamento dell’ultimo sprint, assicuratevi che le azioni della retrospettiva precedente siano ben visibili e verificate in anticipo il funzionamento degli strumenti. Presentarsi con una struttura chiara permette al team di dedicare il proprio tempo alla riflessione e alle decisioni, anziché a capire come gestire la riunione.

Cosa rende una retrospettiva di successo?

Una retrospettiva di successo si conclude con un breve elenco di azioni concrete e ben definite, non solo con una discussione. Ciò dipende dalla sicurezza psicologica (le persone parlano con sincerità), da una buona conduzione (tutti contribuiscono) e dal follow-up (le azioni vengono monitorate e riesaminate). Una retrospettiva che non produce alcuna azione, o le cui azioni non vengono mai seguite, è il modo più comune in cui la cerimonia perde valore.