Checkliste für die agile Retrospektive

Eine gute Checkliste für eine agile Retrospektive umfasst drei Phasen: Vor dem Meeting bereiten Sie die Einladung, die Daten und die Vorlage vor; während des Meetings moderieren Sie das Brainstorming, die Abstimmung, die Diskussion und legen klare Maßnahmen fest; und im Anschluss daran teilen Sie die Ergebnisse mit und leiten Folgemaßnahmen ein. Die nachstehende Checkliste führt Sie durch jede dieser Phasen.

Wie sieht der „perfekte“ Retro-Look aus und wie fühlt er sich an?

Wenn man ein agiles Team fragt, ist die perfekte Retrospektive eine, bei der jedes Teammitglied mit dem Gefühl nach Hause geht:

• Engagiert – im Prozess und bei den Ergebnissen
• Befähigt – in der Lage zu sein, Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen
• Voller Energie – und voller Vorfreude auf den nächsten Sprint

Das Team hatte die Gelegenheit, seine Erfahrungen gründlich zu reflektieren, erhielt die Möglichkeit und die Unterstützung, seine Gedanken ehrlich und ohne Vorurteile zu äußern, und erarbeitete in einem unterstützenden Umfeld Lösungsansätze.

Es gibt jedoch zahlreiche Faktoren, die die Qualität beeinträchtigen und das perfekte Retro zunichte machen können. Von mangelnder Konzentration und schlechter Zeiteinteilung bis hin zu Gleichgültigkeit und Wiederholungen – sie hinterlassen Spuren bei einer agilen Zeremonie, die eigentlich perfekt sein könnte. Stattdessen wird die Erfahrung für das Team ineffektiv, gehetzt, langwierig und zu einer Zeitverschwendung.

Hier finden Sie eine Checkliste, mit der Sie sicherstellen können, dass Ihre Retrospektive reibungslos verläuft.

Vor der Retrospektive

• Bitte überprüfen Sie, ob die Kalendereinladung an die betreffenden Teammitglieder versendet wurde.
• Sammeln Sie alle Daten oder Zusammenfassungen aus Einzelgesprächen, Velocity-Diagrammen, Health-Check-Daten oder anderen Berichten.
• Legen Sie das Thema oder den Schwerpunkt Ihrer Retrospektive fest und wählen Sie anschließend das Format, die Aktivität und die Abstimmungsmethode aus. Erstellen Sie dann Ihre Retrospektive.
• Wenn Sie eine asynchrone Besprechung durchführen, versenden Sie den Link bitte im Voraus.
• Bitte überprüfen Sie noch einmal den Besprechungsraum, den Link zur Webkonferenz sowie alle weiteren organisatorischen Aspekte, die sich andernfalls auf Ihre Retrospektive auswirken könnten.

Im Rahmen der Retrospektive

• Wenn Sie den Zeitplan einhalten möchten, bitten Sie einen Freiwilligen, die Zeit während der Besprechung zu messen, oder nutzen Sie den integrierten Timer.
• Gehen Sie die Tagesordnung oder den Kontext Ihrer Retrospektive durch.
• Es ist ratsam, das Team an etwaige Teamvereinbarungen, die zuvor zu ergreifenden Maßnahmen oder die agile Prime Directive zu erinnern, um den richtigen Ton für das Meeting zu setzen.
• Gehen Sie die wesentlichen Schritte des Brainstormings durch und besprechen Sie die Ideen anschließend. Sie können bestimmte Ideen zusammenfassen, wenn sie sich ähneln. Stellen Sie sicher, dass jeder einen Beitrag zum Thema der Retrospektive leisten kann und dies auch tut.
• Stimmen Sie darüber ab, welche Themen die Teilnehmer am liebsten weiter diskutieren möchten. Die Abstimmung sollte unabhängig erfolgen. Die Anzahl der Stimmen kann je nach Anzahl der Vorschläge, der Teilnehmer oder der verbleibenden Zeit angepasst werden.
• Besprechen Sie alle zur Abstimmung gestellten Punkte und bitten Sie die Teilnehmer, Maßnahmen vorzuschlagen, die der Gruppe zur weiteren Bearbeitung vorgelegt werden können.
• Halten Sie alle Maßnahmen, Vereinbarungen und sonstigen Anmerkungen fest. Wenn Sie ein Whiteboard verwenden, müssen Sie davon Fotos machen. Idealerweise sollten alle Maßnahmen mit einem Verantwortlichen und einem Fälligkeitstermin versehen sein.
• Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Besprechung, indem Sie sich an den Zeitplan halten und darauf achten, dass die Retrospektive nicht als Gelegenheit für Schuldzuweisungen oder Problemlösungen genutzt wird.
• Nehmen Sie sich nach Abschluss aller zu erledigenden Aufgaben etwas Zeit, um den Erfolg zu feiern und Ihre Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen.
• Führen Sie am Ende der Besprechung eine ROTI-Umfrage (Return on Time Invested) durch, um Feedback zur Effektivität der Besprechung zu erhalten. Dies ist optional.
• Sagen Sie „Danke“.

Nach der Retrospektive

• Leiten Sie die Aktionspunkte und Sitzungsprotokolle an die zuständigen Beteiligten weiter.
• Überprüfen Sie Ihre Notizen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte erfasst wurden.
• Verwenden Sie eine fortlaufende Aufgabenliste, um sich selbst und das Team an zu erledigende Aufgaben zu erinnern und diese bei Bedarf weiterzuverfolgen.
• Denken Sie über Ihre eigene Arbeitsweise und Ihre Effektivität als Scrum Master nach und darüber, wie Sie Ihr Vorgehen bei der nächsten Retrospektive ändern könnten.

Häufig gestellte Fragen

Was sollte auf einer Checkliste für eine Retrospektive stehen?

Eine gute Checkliste für Retrospektiven umfasst drei Phasen. Vorher – legen Sie einen Schwerpunkt und eine Vorlage fest, laden Sie das Team ein und gehen Sie die Maßnahmen der letzten Retrospektive durch. Währenddessen – schaffen Sie die Voraussetzungen, sammeln Sie Daten, gewinnen Sie Erkenntnisse und vereinbaren Sie klare Maßnahmen mit den Verantwortlichen. Danach – teilen Sie die Zusammenfassung mit, verfolgen Sie die vereinbarten Maßnahmen und führen Sie vor der nächsten Retrospektive eine Nachbereitung durch, damit die Verbesserungen auch tatsächlich umgesetzt werden.

Wie bereitet man sich auf eine Sprint-Retrospektive vor?

Bei der Vorbereitung geht es vor allem um Konzentration und konsequentes Durchziehen. Wählen Sie ein Thema und eine Vorlage, die zum Verlauf des letzten Sprints passen, stellen Sie sicher, dass die Maßnahmen aus der letzten Retrospektive sichtbar sind, und überprüfen Sie alle Tools im Voraus. Wenn Sie mit einer klaren Struktur in die Sitzung gehen, kann das Team seine Zeit mit Reflexion und Entscheidungsfindung verbringen, anstatt sich damit zu beschäftigen, wie die Sitzung ablaufen soll.

Was macht eine Retrospektive erfolgreich?

Eine erfolgreiche Retrospektive endet mit einer kurzen Liste konkreter, eigenverantwortlicher Maßnahmen – nicht nur mit einer Diskussion. Dies hängt von psychologischer Sicherheit (die Teilnehmer äußern sich ehrlich), guter Moderation (jeder bringt sich ein) und der Nachverfolgung (Maßnahmen werden verfolgt und erneut überprüft) ab. Eine Retrospektive, aus der keine Maßnahmen hervorgehen oder deren Maßnahmen nie weiterverfolgt werden, ist der häufigste Grund dafür, dass die Zeremonie an Wert verliert.