Tablicy online dla retrospektyw: sprawdzone szablony i techniki

Większość zespołów korzysta z tablicy online w ten sam sposób. Ktoś otwiera puste pole robocze, uczestnicy umieszczają na nim karteczki samoprzylepne, a następnie wszyscy wpatrują się w ścianę niepowiązanych ze sobą pomysłów, próbując ustalić, co z nimi zrobić. To lepsze niż nic, ale daleko temu do tego, co może zaoferować ustrukturyzowana sesja wizualna.

Zespoły, które rozwijają się najszybciej, to nie te, które dysponują największą liczbą narzędzi. Są to zespoły, które prowadzą sesje o jasnym przebiegu: najpierw zastanawiają się indywidualnie, następnie dzielą się na grupy tematyczne, głosują nad tym, co jest istotne, dogłębnie analizują przyczyny i kończą sesję, wyznaczając konkretne działania, za które ktoś jest odpowiedzialny. To metoda, a nie funkcja narzędzia. Zamiast więc kierować zespoły do oddzielnej tablicy i liczyć na to, że metoda przetrwa zmianę narzędzia, wbudowaliśmy tablicę w sam przebieg sesji. Niniejszy przewodnik opisuje, gdzie wizualna płaszczyzna znajduje swoje zastosowanie podczas retrospektyw, ocen stanu i szacowania nakładu pracy, a także przedstawia szablony, dzięki którym staje się ona użyteczna.

Dlaczego puste płótno nie wystarczy podczas sesji zespołowej

Puste płótno stanowi punkt wyjścia, a nie metodę. W przypadku retrospektywy, oceny stanu lub rozmowy dotyczącej planowania zespół faktycznie potrzebuje przebiegu, który zapewnia możliwość szczerego wyrażania opinii i prowadzi do konkretnych wyników. Bez takiej struktury na zwykłej tablicy pojawiają się trzy problemy:

• Pomysły pozostają od siebie odizolowane. Karteczki samoprzylepne gromadzą się, a nie ma możliwości ujawnienia powiązań między nimi. Zespół omawia poszczególne kwestie zamiast dostrzegać leżący u ich podstaw wzór, zajmując się raczej objawami niż przyczynami.
• Najgłośniejszy głos wciąż ma przewagę. W przypadku braku niezależnych wypowiedzi, gdzie każdy dzieli się swoimi przemyśleniami, zanim cokolwiek stanie się widoczne dla innych, pierwsze kilka wypowiedzi nadaje ton rozmowie. Osoby mniej wyraziste cenzurują swoje wypowiedzi, zanim jeszcze zdążą wpisać choćby jedną notatkę.
• Działania nie są zachowywane po zakończeniu sesji. Gdy tablica jest jedynym artefaktem, działania są realizowane na obszarze roboczym, który zostaje zamknięty po zakończeniu rozmowy. Nie ma możliwości przeniesienia działań na przyszłość, nie ma właściciela ani odpowiedzialności.

To właśnie tutaj spotykają się bezpieczeństwo psychologiczne i struktura. Sesja, która sprzyja prywatnym wypowiedziom, prowadzi uczestników krok po kroku i pozwala na widoczne rejestrowanie działań, nie tylko przebiega płynniej. Tworzy ona warunki, w których ludzie mówią to, co naprawdę myślą, a to jest jedyna wersja retrospektywy, którą warto przeprowadzić. Profesor Amy Edmondson z Uniwersytetu Harvarda, której badania nad bezpieczeństwem psychologicznym stanowią podstawę funkcjonowania zespołów osiągających wysokie wyniki, odkryła, że ludzie wypowiadają się bardziej szczerze, gdy są chronieni przed natychmiastową oceną. Niezależna burza mózgów, której wyniki pozostają prywatne do momentu ujawnienia tablicy przez moderatora, stanowi domyślny sposób wbudowania tej ochrony w przebieg sesji.

Luka, na którą zwrócił uwagę moderator

Doświadczona specjalistka ds. metodologii agile, pracująca w dużym, rozproszonym zespole, precyzyjnie opisała tę lukę. Jej zespół stosuje standardowy przebieg pracy obejmujący burzę mózgów, grupowanie pomysłów i głosowanie. Trudności pojawiły się tuż po tym, jak zespół uzgodnił temat, który najbardziej chciał omówić.

Rzeczywista opinia moderatora z zespołu rozproszonego oraz jedna z sugestii, która wpłynęła na sposób, w jaki wdrożyliśmy tablice do aplikacji TeamRetro (dane osobowe zostały usunięte).

Zanim przeszła do rozwiązań, chciała przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych, aby upewnić się, że zespół rozwiązuje rzeczywisty problem, a nie jedynie jego objaw. Korzystając z osobnego narzędzia do tworzenia tablic, tworzyła szybką przestrzeń roboczą i stosowała techniki takie jak diagram rybiej ości czy metoda „5 dlaczego”. W ramach retrospektywy nie było na to odpowiedniego miejsca. Jak sama powiedziała:

„Chciałbym, aby po zakończeniu głosowania wprowadzono dodatkowy, opcjonalny etap procesu, który zapewniłby dedykowaną przestrzeń do wspólnej pracy nad analizą przyczyn źródłowych. Zasadniczo chodzi o rozwiązanie, które pomogłoby zespołom zbadać i udokumentować przyczyny leżące u podstaw danego problemu, zanim przystąpią do planowania działań”.

Starszy specjalista ds. metodologii agile, zespół programistów pracujący w modelu rozproszonym

Właśnie do tego rodzaju informacji zwrotnych została stworzona ta tablica. Zamiast kierować zespoły do osobnego narzędzia, umieściliśmy dedykowaną przestrzeń do współpracy w zakresie analizy przyczyn źródłowych dokładnie tam, gdzie sobie tego życzyła: po głosowaniu, przed podjęciem działań, bez konieczności opuszczania retrospektywy.

Oto, jak to wygląda w praktyce. Załóżmy, że zespół zagłosuje za stwierdzeniem: „mobilna kasowa została wprowadzona z trzytygodniowym opóźnieniem”. Oczywistą reakcją jest stwierdzenie: „Następnym razem proszę lepiej oszacować”. Zamiast tego należy utworzyć analizę typu „Fishbone” w odniesieniu do tej kwestii, a wówczas ujawni się rzeczywisty obraz sytuacji: środowisko testowe było niedostępne przez cztery dni, zakres projektu został rozszerzony w trakcie sprintu, a właściciel produktu był niedostępny podczas podejmowania dwóch kluczowych decyzji. Wynikające z tego rozwiązanie jest konkretne, a cały zespół może zrozumieć uzasadnienie tej decyzji, a nie opierać się jedynie na przeczuciu jednej osoby.

Tablice, wbudowane w sesję

Tablica do współpracy TeamRetro to wspólne wizualne płótno dostępne bezpośrednio w ramach spotkania. Każdy może jednocześnie szkicować, tworzyć schematy i rysować wspólnie z innymi, przy czym kursor każdej osoby jest widoczny na bieżąco, a wszystko to bez konieczności opuszczania retrospektywy.

Tablę można dodać w dowolnym miejscu, w którym jest ona potrzebna do prowadzenia dyskusji:

• W odniesieniu do pomysłu – aby dogłębnie przeanalizować konkretny element, za którym opowiedział się zespół (jest to etap analizy przyczyn źródłowych, którego pominął wspomniany powyżej moderator).
• W odpowiedzi na komentarz, pragnę rozwinąć jedną kwestię.
• Na poziomie spotkania – jako samodzielny obszar roboczy, z którego może korzystać cały zespół.

Kilka elementów sprawia, że platforma ta funkcjonuje jako narzędzie do prowadzenia spotkań, a nie jako przestrzeń, w której panuje całkowita swoboda. Moderator lub twórca może zablokować tablicę, tak aby tylko on mógł wprowadzać zmiany podczas prezentacji lub po jej zakończeniu. Funkcja prezentacji udostępnia tablicę wszystkim uczestnikom, dzięki czemu nikt nie przewija jej samodzielnie. Każda tablica może zostać wyeksportowana w formacie PNG lub SVG i jest dołączana do raportu z sesji, dzięki czemu przebieg dyskusji zostaje utrwalony, a nie utracony po zakończeniu rozmowy. Działa to w ten sam sposób podczas retrospektyw, kontroli stanu, szacowania nakładu pracy oraz ocen dojrzałości.

Szablony oraz kiedy należy sięgać po poszczególne z nich

Puste płótno jest nadal dostępne, gdy tylko tego Państwo potrzebują. Jednak w większości przypadków potrzebna jest struktura, w ramach której można pracować, dzięki czemu zespół poświęca swoją energię na przemyślenia, a nie na rysowanie ramek. TeamRetro udostępnia dziewięć szablonów, które dzielą się na trzy kategorie zadań.

Aby dotrzeć do pierwotnej przyczyny:

• Metoda „5 dlaczego”. Zadawaj pytanie „dlaczego” kolejno, aż dotrzesz do przyczyny leżącej u podstaw problemu, a nie do pierwszego widocznego objawu. Skorzystaj z tej metody, gdy ten sam problem ciągle się powtarza i podejrzewasz, że zespół zajmuje się niewłaściwym poziomem.

• Diagram „Fishbone” (Ishikawa). Proszę pogrupować możliwe przyczyny problemu w kategorie, tak aby zespół mógł na pierwszy rzut oka dostrzec zależności przyczynowo-skutkowe. Warto z niego skorzystać, gdy problem ma kilka czynników przyczyniających się do jego powstania i chcą Państwo je uporządkować przed omówieniem rozwiązań. Aby zorganizować całą sesję wokół tego rodzaju analizy przyczyn źródłowych, dostępny jest również kompletny szablon retrospektywy oparty na diagramie „Fishbone” (Ishikawa).

W celu podjęcia decyzji i ustalenia priorytetów:

• Macierz wpływu i nakładu pracy. Przedstawcie opcje w zależności od wartości, jaką wnoszą, w zestawieniu z nakładem pracy, jaki wymagają, tak aby łatwo dostrzec działania przynoszące szybkie korzyści oraz te, które pochłaniają zbyt dużo czasu. Skorzystajcie z niej, gdy zespół ma więcej pomysłów niż jest w stanie zrealizować.

• SWOT. Proszę przedstawić mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia. Proszę wykorzystać tę metodę podczas rozmowy dotyczącej planowania lub przeglądu kwartalnego albo skorzystać z gotowego szablonu analizy SWOT.
• Gwiazda Północna. Skoncentruj zespół wokół jednego kluczowego wskaźnika, który ma znaczenie. Kierujcie się nim, gdy priorytety są rozproszone.
• Złoty krąg. Proszę przechodzić kolejno od „dlaczego” przez „jak” do „co”. Proszę sięgnąć po tę metodę, gdy zespół musi ponownie powiązać dane zadanie z jego celem.

W odniesieniu do przyporządkowywania osób i czasu:

• Mapa interesariuszy. Proszę umieścić osoby zaangażowane w proces decyzyjny zgodnie z ich wpływem i interesami. Należy z niej skorzystać przed wprowadzeniem zmiany, która dotyczy zespołów spoza sali obrad.
• RACI. Należy określić, kto jest odpowiedzialny, kto ponosi odpowiedzialność, z kim należy się konsultować oraz kogo należy informować. Należy sięgnąć po ten model, gdy nie jest jasne, kto jest odpowiedzialny za podjęcie dalszych działań.
• Oś czasu. Proszę przedstawić wydarzenia w kolejności chronologicznej. Proszę z niej skorzystać, gdy zespół rekonstruuje przebieg wydarzeń w trakcie sprintu lub incydentu.

Wykorzystanie tablic suchościeralnych podczas retrospektyw

Retrospektywa TeamRetro przebiega etapowo: każdy samodzielnie przeprowadza burzę mózgów, pomysły są grupowane, zespół głosuje, a najważniejsze kwestie są omawiane i przekształcane w działania. Tablice pojawiają się po głosowaniu, a przed podjęciem działań – w momencie, gdy zespół uzgodnił, co jest istotne i co należy zrozumieć przed wprowadzeniem zmian. Otwórzcie wpis dotyczący pomysłu, który uzyskał najwięcej głosów, wybierzcie szablon i wspólnie zagłębcie się w temat.

Proszę skorzystać z tablicy suchościeralnej, gdy:

• Problem ciągle się powtarza. Proszę zastosować metodę „5 dlaczego” lub schemat „ryby” w odniesieniu do zgłoszenia, które uzyskało najwięcej głosów, aby ustalić przyczynę źródłową, a nie polegać na pierwszym rozwiązaniu, jakie przychodzi na myśl.
• Sprint mija jak mgnienie oka, a ludzie pamiętają go po różnie. Oś czasu pozwala odtworzyć rzeczywisty przebieg wydarzeń, krok po kroku, zanim zespół wyciągnie wnioski.
• Dyskusja kręci się w kółko. Naszkicowanie procesu lub systemu na wspólnym arkuszu pozwala wszystkim skupić się na tym samym.
• Każde działanie wymaga wyznaczenia konkretnego odpowiedzialnego za nie. Szybkie ustalenie zasad RACI pozwala określić, kto jest odpowiedzialny, rozliczalny, konsultowany i informowany, zanim sesja dobiegnie końca.

Proszę to sobie wyobrazić. Prowadzi Pan/Pani retrospektywę sprintu. Zespół wskazuje problem: „ciągle nie osiągamy celu sprintu”, a pierwszą reakcją zgromadzonych jest: „następnym razem weźmy na siebie mniej zadań”. Zamiast przyjąć to za dobrą monetę, otwiera Pan/Pani tablicę na ten temat i umieszcza na niej szablon „5 dlaczego”. Po kilku pytaniach „dlaczego” okazuje się, że prawdziwą przyczyną wcale nie jest nadmierne obciążenie: zadania są dodawane bez jasnych kryteriów akceptacji, przez co praca wraca do ponownego opracowania pod koniec sprintu. Działanie nasuwa się samo, a cały zespół obserwował, w jaki sposób doszedł Pan do tego wniosku, zamiast po prostu wierzyć Panu na słowo.

Wykorzystanie tablic suchościeralnych podczas kontroli stanu technicznego

Analiza kondycji zespołu dostarcza Państwu danych liczbowych; tablica suchościeralna pozwala przekształcić je w rozmowę. Uczestnicy oceniają każdy wymiar analizy kondycji zespołu anonimowo, wyniki są przedstawiane w formie wykresu radarowego lub słupkowego, a dopiero wtedy rozpoczyna się prawdziwa praca, ponieważ sama ocena nie wyjaśnia wszystkiego.

Proszę skorzystać z tablicy suchościeralnej, gdy:

• Wynik w danym wymiarze jest niski, a przyczyny tego stanu rzeczy są złożone. Proszę przedstawić przyczyny na schemacie „kości ryby”, aby zespół mógł omówić przyczyny, a nie sam wynik.
• Oceny są zróżnicowane. Gdy niektórzy oceniają „komunikację” na 2, a inni na 5, proszę zestawić uzasadnienia obok siebie i ustalić, dlaczego ten sam zespół postrzega tę kwestię w tak odmienny sposób.
• Motyw ten przewija się we wszystkich wymiarach. Proszę naszkicować, w jaki sposób „realizacja”, „proces” i „radość” wzajemnie się uzupełniają, zamiast traktować każdy wynik osobno.

Ponieważ dane dotyczące kontroli stanu zdrowia są gromadzone w czasie, wszelkie ustalenia zespołu można ponownie przeanalizować podczas kolejnej sesji, więc trudno przeoczyć wskaźnik, który niepostrzeżenie się pogarsza.

Wykorzystanie tablic suchościeralnych podczas szacowania

Gdy zespół wspólnie dokonuje oszacowania, a uzyskane wyniki znacznie się od siebie różnią, ta rozbieżność stanowi cenną informację: ktoś dostrzega złożoność, zależność lub skrajny przypadek, których inni nie zauważają. Tablica pozwala ujawnić ten ukryty obraz, dzięki czemu ponowne oszacowanie opiera się na wspólnym zrozumieniu, a nie na tym, kto najgłośniej się kłócił.

Proszę skorzystać z tablicy suchościeralnej, gdy:

• Szacunki znacznie się od siebie różnią. Proszę podzielić tę historię na poszczególne części na płótnie, aż ujawni się przyczyna tej rozbieżności.
• Praca ta jest uzależniona od innych zespołów lub systemów. Proszę sporządzić wykaz zależności i niewiadomych, zanim ktokolwiek poda konkretną liczbę.
• Zakres jest niejasny. Proszę naszkicować schemat przebiegu lub kryteria akceptacji, tak aby zespół mógł oszacować ten sam zakres.
• Zadań jest więcej, niż pozwalają na to nasze możliwości. Macierz wpływu i nakładu pozwala porównać, co warto zrobić, z tym, ile to będzie kosztować.

We wszystkich trzech rodzajach spotkań przebieg jest taki sam: gdy rozmowa utknęła w martwym punkcie, tablica przekształca ją w wspólny obraz, a ponieważ znajduje się ona w ramach sesji, wszystko, co narysuje zespół, zostaje ujęte w raporcie, a nie ginie na oddzielnym obszarze roboczym.

Uroczystość	W jakich sytuacjach przydaje się tablica suchościeralna	Co zabiera ze sobą zespół
Retrospektywa	Szczegółowa analiza kwestii, która uzyskała najwięcej głosów, z wykorzystaniem metody „5 dlaczego” lub diagramu rybiej ości	Wskazanie rzeczywistej przyczyny, a nie tylko objawu, oraz przejęcie odpowiedzialności za swoje działania
Badanie stanu zdrowia	Analiza przyczyn niskiej lub niejednoznacznej oceny	Wspólne zrozumienie przyczyn, dla których dany wymiar uzyskał taki wynik
Szacowanie	Podział zadania w sytuacji, gdy otrzymane szacunki znacznie się od siebie różnią	Nowa ocena oparta na tym samym spojrzeniu na dzieło

Dlaczego wbudowane rozwiązanie przewyższa osobne narzędzie do tworzenia tablic

Wiele zespołów łączy poszczególne elementy sesji, korzystając z różnych narzędzi: tablicy do burzy mózgów, oddzielnej tablicy do głosowania w ramach retrospektywy oraz zgłoszenia w systemie Jira lub wiadomości w Slacku dotyczących działań do wykonania. Jest to powszechna praktyka, w której jednak realizacja postanowień po cichu się kończy.

Każda zmiana narzędzia w trakcie sesji kosztuje utratę koncentracji. Uczestnicy otwierają niewłaściwy link, gubią wątek lub przestają być obecni umysłowo podczas przechodzenia między narzędziami, a moderator poświęca energię na kwestie logistyczne zamiast na samą rozmowę. Karteczki samoprzylepne na zwykłej tablicy same w sobie nie stają się działaniami, które można śledzić. Ktoś musi po zakończeniu rozmowy przejrzeć tablicę, przełożyć pomysły na zadania i je przydzielić, a właśnie na tym etapie gubi się większość działań wynikających z retrospektywy.

Włączenie tablicy do sesji eliminuje konieczność przełączania się między narzędziami. Obszar roboczy, głosowanie, analiza przyczyn źródłowych oraz działania znajdują się w jednym miejscu, a działania są automatycznie przenoszone do etapu „Otwarte działania” kolejnej sesji. Oceny stanu zespołu, tematy retrospektyw oraz działania następcze gromadzą się z biegiem czasu w tym samym miejscu, dzięki czemu można obserwować rzeczywisty rozwój zespołu, a nie tylko to, czy jedno spotkanie przebiegło pomyślnie.

Proszę wypróbować to podczas następnej retrospektywy

Puste płótno nigdy nie stanowiło problemu. Brakującym elementem była odpowiednia struktura oraz możliwość dogłębnej analizy prawdziwej przyczyny, zanim zespół podejmie decyzję o wprowadzeniu poprawki. Przeprowadźcie Państwo kolejną retrospektywę w TeamRetro, dodajcie tablicę w miejscach, gdzie dyskusja tego wymaga, i zobaczcie, co się wyłoni.

Wypróbuj TeamRetro za darmo – nie jest wymagana karta kredytowa

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest tablica do współpracy w TeamRetro?

Wspólne płótno do rysowania dostępne w ramach spotkania. Kilka osób może jednocześnie szkicować, tworzyć schematy i rysować w czasie rzeczywistym, przy czym kursor każdej osoby jest widoczny, bez konieczności opuszczania sesji. Funkcja ta stanowi uzupełnienie prywatnych sesji burzy mózgów, tworzenia grup, głosowania oraz śledzenia działań, a nie jest odrębnym narzędziem.

Gdzie można korzystać z tablicy suchościeralnej?

W ramach retrospektyw, przeglądów stanu, szacunków oraz spotkań dotyczących modelu dojrzałości. Mogą Państwo utworzyć tablicę w odniesieniu do konkretnego pomysłu, komentarza, w czacie lub jako samodzielną tablicę na poziomie spotkania.

Jakie szablony zawiera tablica?

Dziewięć narzędzi oraz czyste płótno: metoda „5 dlaczego” i schemat „rybia ość” do analizy przyczyn źródłowych; macierz wpływu i nakładu, analiza SWOT, „gwiazda polarna” oraz „złoty krąg” do podejmowania decyzji i ustalania priorytetów; a także mapa interesariuszy, model RACI oraz oś czasu do mapowania osób i wydarzeń.

Czy podczas retrospektywy mogę przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych, np. metodą „5 dlaczego” lub diagramem rybiej ości?

Tak. Gdy zespół zagłosuje w sprawie, która ma największe znaczenie, proszę utworzyć stronę na tablicy poświęconą temu pomysłowi, wybrać szablon „5 dlaczego” lub „szkielet ryby” i wspólnie przeanalizować ten temat, zanim przystąpią Państwo do planowania działań.

Czy mogę wyświetlić, zablokować i wyeksportować tablicę?

Tak. Moderator może wyświetlić tablicę, aby wszyscy mieli ten sam widok, oraz zablokować ją, tak aby tylko on mógł wprowadzać zmiany podczas prezentacji lub po jej zakończeniu. Tablice można eksportować w formacie PNG lub SVG i są one dołączane do raportu z sesji, dzięki czemu proces myślowy zostaje utrwalony, a nie zapomina się o nim.