Tablicy internetowe do retrospektyw: sprawdzone szablony i techniki

Większość zespołów korzysta z tablicy online w ten sam sposób. Ktoś otwiera puste pole robocze, inni umieszczają na nim karteczki samoprzylepne, a potem wszyscy wpatrują się w ścianę niepowiązanych ze sobą pomysłów, próbując ustalić, co z nimi zrobić. To lepsze niż nic, ale daleko temu do tego, co może osiągnąć dobrze zorganizowana sesja wizualna.

Zespoły, które rozwijają się najszybciej, to nie te, które dysponują największą liczbą narzędzi. Są to zespoły, które prowadzą sesje o jasnym przebiegu: najpierw zastanawiają się indywidualnie, następnie dzielą się na grupy tematyczne, głosują nad tym, co jest istotne, zgłębiają przyczyny i na koniec ustalają konkretne działania, za które ktoś jest odpowiedzialny. To metoda, a nie funkcja narzędzia. Zamiast więc kierować zespoły do oddzielnej tablicy i liczyć na to, że metoda przetrwa zmianę narzędzia, wbudowaliśmy tablicę w sam przebieg sesji. Niniejszy przewodnik opisuje, gdzie wizualne płótno znajduje swoje zastosowanie podczas retrospektyw, kontroli stanu i szacunków, a także przedstawia szablony, które sprawiają, że jest ono użyteczne.

Dlaczego puste płótno nie wystarczy podczas sesji zespołowej

Puste płótno stanowi punkt wyjścia, a nie metodę. W przypadku retrospektywy, oceny stanu lub rozmowy dotyczącej planowania zespół faktycznie potrzebuje schematu, który zapewni możliwość szczerego wyrażania opinii i doprowadzi do konkretnych wyników. Bez takiej struktury na zwykłej tablicy pojawiają się trzy problemy:

• Pomysły pozostają odizolowane. Karteczki samoprzylepne gromadzą się, a nie ma możliwości uwidocznienia powiązań między nimi. Zespół omawia poszczególne kwestie zamiast dostrzegać leżący u ich podstaw wzorzec, zajmując się raczej objawami niż przyczynami.
• Najgłośniejszy głos wciąż ma przewagę. W przypadku braku niezależnych wypowiedzi, gdzie każdy dzieli się swoimi przemyśleniami, zanim cokolwiek stanie się widoczne dla innych, pierwsze kilka wypowiedzi nadaje ton rozmowie. Osoby mniej wyraziste cenzurują swoje wypowiedzi, zanim jeszcze zdążą wpisać choćby jedną notatkę.
• Działania nie są zachowywane po zakończeniu sesji. Gdy tablica jest jedynym artefaktem, działania są realizowane na obszarze roboczym, który zostaje zamknięty po zakończeniu rozmowy. Nie ma możliwości przeniesienia działań na przyszłość, nie ma właściciela ani odpowiedzialności.

To właśnie w tym miejscu spotykają się bezpieczeństwo psychologiczne i struktura. Sesja, która wspiera prywatne wypowiedzi, ukierunkowane kroki oraz widoczne rejestrowanie działań, nie tylko przebiega płynniej. Tworzy ona warunki, w których ludzie mówią to, co naprawdę myślą, a tylko taka retrospektywa jest warta przeprowadzenia. Profesor Amy Edmondson z Uniwersytetu Harvarda, której badania nad bezpieczeństwem psychologicznym stanowią podstawę funkcjonowania zespołów osiągających najwyższą wydajność, odkryła, że ludzie wypowiadają się bardziej szczerze, gdy są chronieni przed natychmiastową oceną. Niezależna burza mózgów, pozostająca prywatna do momentu ujawnienia tablicy przez moderatora, stanowi domyślny sposób wbudowania tej ochrony w przebieg sesji.

Luka, na którą zwrócił uwagę moderator

Doświadczona specjalistka ds. metodologii agile, pracująca w dużym, rozproszonym zespole, precyzyjnie opisała tę lukę. Jej zespół stosuje standardowy przebieg pracy obejmujący burzę mózgów, grupowanie pomysłów i głosowanie. Problem pojawił się tuż po tym, jak zespół uzgodnił temat, który najbardziej chciał omówić.

Rzeczywista opinia facylitatora pracującego w zespole rozproszonym oraz jedna z sugestii, która wpłynęła na sposób, w jaki wdrożyliśmy tablice w aplikacji TeamRetro (dane osobowe zostały usunięte).

Zanim przeszła do rozwiązań, chciała przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych, aby upewnić się, że zespół rozwiązuje rzeczywisty problem, a nie jedynie jego objaw. Korzystając z oddzielnego narzędzia do tworzenia tablic, tworzyła szybką przestrzeń roboczą i stosowała takie techniki jak diagram rybiej ości lub metoda „5 dlaczego”. W ramach retrospektywy nie było na to odpowiedniego miejsca. Jak sama stwierdziła:

„Chciałbym, aby po zakończeniu głosowania wprowadzono dodatkowy, opcjonalny etap procesu, który zapewniłby dedykowaną przestrzeń do współpracy w zakresie analizy przyczyn źródłowych. Zasadniczo chodzi o rozwiązanie, które pomogłoby zespołom zbadać i udokumentować przyczyny leżące u podstaw danego problemu, zanim przystąpią do planowania działań”.

Starszy specjalista ds. metodologii agile, zespół programistów pracujący w modelu rozproszonym

Właśnie do tego rodzaju informacji zwrotnych służy ta tablica. Zamiast kierować zespoły do osobnego narzędzia, umieściliśmy dedykowaną przestrzeń do współpracy w zakresie analizy przyczyn źródłowych dokładnie tam, gdzie pani sobie tego życzyła: po głosowaniu, przed podjęciem działań, bez konieczności opuszczania retrospektywy.

Oto, jak to wygląda w praktyce. Załóżmy, że zespół wskazuje problem: „mobilna kasa została wprowadzona z trzytygodniowym opóźnieniem”. Oczywistą reakcją jest stwierdzenie: „Następnym razem lepiej oszacujcie czas realizacji”. Zamiast tego należy utworzyć diagram typu „fishbone” w odniesieniu do tej kwestii, a wówczas ujawni się rzeczywisty obraz sytuacji: środowisko testowe było niedostępne przez cztery dni, zakres projektu został rozszerzony w trakcie sprintu, a właściciel produktu był nieosiągalny podczas podejmowania dwóch kluczowych decyzji. Wynikające z tego rozwiązanie jest konkretne, a cały zespół może zrozumieć uzasadnienie tej decyzji, a nie opierać się na przeczuciu jednej osoby.

Tablice, wbudowane w sesję

Tablica do współpracy TeamRetro to wspólne wizualne płótno dostępne bezpośrednio w ramach spotkania. Każdy może jednocześnie szkicować, tworzyć schematy i rysować razem z innymi, przy czym kursor każdej osoby jest widoczny na bieżąco, a wszystko to bez konieczności opuszczania retrospektywy.

Tablę można dodać wszędzie tam, gdzie jest ona potrzebna do prowadzenia dyskusji:

• W odniesieniu do pomysłu – aby dogłębnie przeanalizować konkretną kwestię, za którą zespół zagłosował (jest to etap analizy przyczyn źródłowych, którego pominął wspomniany powyżej moderator).
• W odpowiedzi na komentarz, pragnę rozwinąć jedną kwestię.
• Na poziomie spotkania – jako samodzielny obszar roboczy, który może przeglądać cały zespół.

Kilka elementów sprawia, że narzędzie to funkcjonuje jako platforma do prowadzenia spotkań, a nie jako przestrzeń, w której panuje całkowita swoboda. Facylitator lub twórca może zablokować tablicę, dzięki czemu tylko on będzie mógł wprowadzać zmiany podczas prezentacji lub po jej zakończeniu. Funkcja prezentacji udostępnia tablicę wszystkim uczestnikom, dzięki czemu nikt nie przewija jej samodzielnie. Każda tablica może zostać wyeksportowana w formacie PNG lub SVG i jest dołączana do raportu z sesji, dzięki czemu tok rozumowania zostaje utrwalony, a nie utracony po zakończeniu rozmowy. Działa to w ten sam sposób podczas retrospektyw, przeglądów stanu, szacowań oraz ocen dojrzałości.

Szablony oraz kiedy należy z nich korzystać

Puste płótno jest nadal dostępne, gdy tylko tego Państwo potrzebują. Jednak w większości przypadków potrzebna jest struktura, w ramach której można pracować, dzięki czemu zespół poświęca swoją energię na myślenie, a nie na rysowanie ramek. TeamRetro udostępnia dziewięć szablonów, które dzielą się na trzy kategorie zadań.

Aby dotrzeć do pierwotnej przyczyny:

• Metoda „5 dlaczego”. Zadawaj pytanie „dlaczego” kolejno, aż dotrzesz do przyczyny leżącej u podstaw problemu, a nie do pierwszego widocznego objawu. Skorzystaj z tej metody, gdy ten sam problem ciągle się powtarza i podejrzewasz, że zespół zajmuje się niewłaściwym poziomem problemu.

• Diagram „Fishbone” (Ishikawa). Proszę podzielić możliwe przyczyny problemu na kategorie, aby zespół mógł od razu dostrzec związki przyczynowo-skutkowe. Warto z niego skorzystać, gdy problem ma kilka czynników przyczyniających się do jego powstania i chcą Państwo je uporządkować przed omówieniem rozwiązań. Aby zorganizować całą sesję wokół tego rodzaju analizy przyczyn źródłowych, dostępny jest również kompletny szablon retrospektywy typu „Fishbone” (Ishikawa).

W celu podjęcia decyzji i ustalenia priorytetów:

• Macierz wpływu i nakładu pracy. Proszę przedstawić opcje na wykresie, zestawiając ich wartość z nakładem pracy, jaki wymagają, tak aby łatwo dostrzec rozwiązania przynoszące szybkie korzyści oraz te, które pochłaniają dużo czasu. Proszę z niej skorzystać, gdy zespół ma więcej pomysłów niż jest w stanie zrealizować.

• SWOT. Proszę przedstawić mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia. Proszę wykorzystać tę metodę podczas rozmowy dotyczącej planowania lub przeglądu kwartalnego albo skorzystać z gotowego szablonu analizy SWOT.
• Gwiazda Północna. Skierujcie zespół na jeden kluczowy wskaźnik, który ma znaczenie. Kierujcie się nim, gdy priorytety są rozproszone.
• Złoty krąg. Proszę przechodzić kolejno od „dlaczego” przez „jak” do „co”. Proszę sięgnąć po tę metodę, gdy zespół musi ponownie powiązać dane zadanie z jego celem.

W odniesieniu do mapowania osób i czasu:

• Mapa interesariuszy. Proszę umieścić osoby zaangażowane w proces decyzyjny zgodnie z ich wpływem i interesami. Należy z niej skorzystać przed wprowadzeniem zmiany, która dotyczy zespołów spoza sali obrad.
• RACI. Należy określić, kto jest odpowiedzialny, kto ponosi odpowiedzialność, z kim należy się konsultować oraz kogo należy informować. Należy sięgnąć po tę metodę, gdy nie jest jasne, kto jest odpowiedzialny za podjęcie dalszych działań.
• Oś czasu. Proszę przedstawić wydarzenia w kolejności chronologicznej. Proszę z niej skorzystać, gdy zespół rekonstruuje przebieg wydarzeń w trakcie sprintu lub incydentu.

Wykorzystanie tablic suchościeralnych podczas retrospektyw

Retrospektywa TeamRetro przebiega etapowo: każdy z zespołu samodzielnie przeprowadza burzę mózgów, pomysły są grupowane, zespół głosuje, a najważniejsze kwestie są omawiane i przekształcane w konkretne działania. Tablica pojawia się po głosowaniu i przed podjęciem działań, w momencie, gdy zespół uzgodnił już, co jest istotne i co należy zrozumieć przed wprowadzeniem zmian. Otwórz wpis dotyczący pomysłu, który uzyskał najwięcej głosów, wybierz szablon i wspólnie przeanalizujcie go.

Proszę skorzystać z tablicy suchościeralnej, gdy:

• Problem ciągle się powtarza. Proszę zastosować metodę „5 dlaczego” lub schemat „kości rybiej” w odniesieniu do zgłoszenia, które uzyskało najwięcej głosów, aby znaleźć pierwotną przyczynę, a nie po prostu pierwsze rozwiązanie, jakie przychodzi na myśl.
• Sprint mija jak mgnienie oka, a ludzie pamiętają go na różne sposoby. Oś czasu pozwala odtworzyć rzeczywisty przebieg wydarzeń, krok po kroku, zanim zespół wyciągnie wnioski.
• Dyskusja kręci się w kółko. Naszkicowanie procesu lub systemu na wspólnym obszarze roboczym pozwala wszystkim skupić się na tym samym.
• Każde działanie wymaga wyznaczenia konkretnej osoby odpowiedzialnej. Szybkie ustalenie podziału ról (RACI) pozwala określić, kto jest odpowiedzialny, rozliczalny, konsultowany i informowany, zanim sesja dobiegnie końca.

Proszę to sobie wyobrazić. Prowadzi Pan/Pani retrospektywę sprintu. Zespół wskazuje problem: „ciągle nie osiągamy celu sprintu”, a pierwszą reakcją zgromadzonych jest: „następnym razem weźmy na siebie mniej zadań”. Zamiast przyjąć to za dobrą monetę, otwiera Pan/Pani tablicę na ten temat i umieszcza na niej szablon „5 dlaczego”. Po kilku pytaniach „dlaczego” okazuje się, że prawdziwą przyczyną wcale nie jest nadmierne zobowiązanie: zadania są dodawane bez jasnych kryteriów akceptacji, przez co praca wraca do ponownego opracowania pod koniec sprintu. Działanie nasuwa się samo, a cały zespół obserwował, w jaki sposób doszedł Pan do tego wniosku, zamiast po prostu wierzyć Panu na słowo.

Wykorzystanie tablic suchościeralnych podczas kontroli stanu technicznego

Analiza kondycji zespołu dostarcza Państwu danych liczbowych; tablica suchościeralna pozwala przekształcić je w rozmowę. Uczestnicy oceniają każdy wymiar analizy kondycji zespołu anonimowo, wyniki są przedstawiane w formie wykresu radarowego lub słupkowego, a dopiero wtedy zaczyna się prawdziwa praca, ponieważ sama ocena nie wyjaśnia wszystkiego.

Proszę skorzystać z tablicy suchościeralnej, gdy:

• Wynik w danym wymiarze jest niski, a przyczyny są złożone. Proszę przedstawić przyczyny na schemacie „fishbone”, aby zespół mógł omówić przyczyny, a nie sam wynik.
• Oceny są zróżnicowane. Gdy niektórzy oceniają „komunikację” na 2, a inni na 5, proszę zestawić uzasadnienia obok siebie i ustalić, dlaczego ten sam zespół postrzega tę kwestię w tak odmienny sposób.
• Motyw ten przewija się we wszystkich wymiarach. Proszę naszkicować, w jaki sposób „realizacja”, „proces” i „przyjemność” wzajemnie się uzupełniają, zamiast rozpatrywać każdy wynik osobno.

Ponieważ dane z kontroli stanu zdrowia są gromadzone w czasie, wszelkie ustalenia zespołu można ponownie przeanalizować podczas kolejnej sesji, dzięki czemu trudno przeoczyć wskaźnik, który niepostrzeżenie się pogarsza.

Wykorzystanie tablic suchościeralnych podczas szacowania

Gdy zespół wspólnie dokonuje oszacowania, a uzyskane wyniki znacznie się od siebie różnią, ta rozbieżność stanowi cenną informację: ktoś dostrzega złożoność, zależność lub przypadek skrajny, których inni nie zauważają. Tablica pozwala ujawnić ten ukryty obraz, dzięki czemu ponowne oszacowanie opiera się na wspólnym zrozumieniu, a nie na tym, kto najgłośniej się kłócił.

Proszę skorzystać z tablicy suchościeralnej, gdy:

• Szacunki znacznie się od siebie różnią. Proszę podzielić tę historię na poszczególne części na płótnie, aż ujawni się przyczyna tej rozbieżności.
• Praca ta jest uzależniona od innych zespołów lub systemów. Proszę sporządzić wykaz zależności i niewiadomych, zanim ktokolwiek określi konkretną liczbę.
• Zakres jest niejasny. Proszę naszkicować schemat przebiegu prac lub kryteria akceptacji, aby zespół mógł oszacować ten sam zakres.
• Zadań jest więcej, niż pozwalają na to dostępne zasoby. Macierz wpływu i nakładu pozwala porównać, które zadania warto zrealizować, biorąc pod uwagę związane z tym koszty.

We wszystkich trzech rodzajach spotkań schemat działania jest taki sam: gdy rozmowa utknęła w martwym punkcie, tablica przekształca ją w wspólny obraz, a ponieważ znajduje się ona w ramach sesji, wszystko, co narysuje zespół, zostaje ujęte w raporcie, a nie ginie na oddzielnym obszarze roboczym.

Uroczystość	W jakich sytuacjach przydaje się tablica suchościeralna	Co zabiera ze sobą zespół
Retrospektywa	Szczegółowa analiza kwestii, która uzyskała najwięcej głosów, z wykorzystaniem metody „5 dlaczego” lub schematu „rybi ogon”	Wskazanie rzeczywistej przyczyny, a nie tylko objawu, oraz przejęcie odpowiedzialności za swoje działania
Badanie kontrolne	Analiza przyczyn niskiej lub zróżnicowanej oceny	Wspólne zrozumienie przyczyn, dla których dany wymiar uzyskał taki wynik
Szacowanie	Podział zadania w sytuacji, gdy uzyskane szacunki znacznie się od siebie różnią	Nowa ocena oparta na tym samym ujęciu dzieła

Dlaczego wbudowane rozwiązanie przewyższa oddzielne narzędzie do tworzenia tablic

Wiele zespołów łączy poszczególne elementy sesji, korzystając z różnych narzędzi: tablicy do burzy mózgów, oddzielnej tablicy do podsumowań i głosowań, zgłoszenia w systemie Jira lub wiadomości w Slacku dotyczących działań. Jest to powszechna praktyka, w której jednak realizacja ustaleń po cichu się kończy.

Każda zmiana narzędzia w trakcie sesji powoduje utratę koncentracji. Uczestnicy otwierają niewłaściwy link, gubią wątek lub przestają się angażować podczas tej zmiany, a moderator poświęca energię na kwestie logistyczne zamiast na samą rozmowę. Karteczki samoprzylepne na zwykłej tablicy nie przekształcają się same w działania podlegające śledzeniu. Ktoś musi po zakończeniu rozmowy wrócić do tablicy, zapoznać się z jej treścią, przełożyć pomysły na zadania i je przydzielić – i właśnie na tym etapie gubi się większość działań wynikających z retrospektywy.

Włączenie tablicy do sesji eliminuje konieczność przełączania się między narzędziami. Obszar roboczy, głosowanie, analiza przyczyn źródłowych oraz działania znajdują się w jednym miejscu, a działania są automatycznie przenoszone do etapu „Otwarte działania” kolejnej sesji. Oceny stanu zespołu, tematy retrospektyw oraz działania następcze gromadzą się z biegiem czasu w tym samym miejscu, dzięki czemu można zaobserwować, w jaki sposób zespół faktycznie się rozwija, a nie tylko ocenić, czy jedno spotkanie przebiegło pomyślnie.

Proszę wypróbować to podczas następnej retrospektywy

Puste płótno nigdy nie stanowiło problemu. Brakującym elementem była odpowiednia struktura oraz miejsce, w którym można by dogłębnie zbadać prawdziwą przyczynę, zanim zespół podejmie decyzję o wprowadzeniu poprawki. Przeprowadź Państwo kolejną retrospektywę w TeamRetro, dodaj tablicę w miejscach, gdzie dyskusja tego wymaga, i zobacz, co się wyłoni.

Wypróbuj TeamRetro za darmo – nie jest wymagana karta kredytowa

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest tablica do współpracy w TeamRetro?

Wspólne płótno do rysowania dostępne w ramach spotkania. Kilka osób może jednocześnie szkicować, tworzyć schematy i rysować w czasie rzeczywistym, przy czym kursor każdej osoby jest widoczny, bez konieczności opuszczania sesji. Funkcja ta stanowi uzupełnienie prywatnych sesji burzy mózgów, tworzenia grup, głosowania i śledzenia działań, a nie oddzielne narzędzie.

Gdzie można korzystać z tablicy suchościeralnej?

W ramach retrospektyw, przeglądów stanu, szacunków oraz spotkań dotyczących modelu dojrzałości. Można utworzyć taką tablicę w odniesieniu do konkretnego pomysłu, komentarza, na czacie lub jako samodzielną tablicę na poziomie spotkania.

Jakie szablony zawiera tablica?

Dziewięć narzędzi oraz czyste płótno: metoda „5 dlaczego” i schemat „rybia kość” do analizy przyczyn źródłowych; macierz wpływu i nakładu, analiza SWOT, „gwiazda północna” oraz „złoty krąg” do podejmowania decyzji i ustalania priorytetów; a także mapa interesariuszy, macierz RACI oraz oś czasu do mapowania osób i wydarzeń.

Czy podczas retrospektywy mogę przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych, np. metodą „5 dlaczego” lub „ryby z ościami”?

Tak. Gdy zespół zagłosuje już w sprawie, która ma największe znaczenie, proszę utworzyć tablicę poświęconą temu pomysłowi, wybrać szablon „5 dlaczego” lub „kość rybia” i wspólnie przeanalizować go, zanim przejdziecie do planowania działań.

Czy mogę wyświetlić, zablokować i wyeksportować tablicę?

Tak. Moderator może wyświetlić tablicę, aby wszyscy mieli ten sam widok, oraz zablokować ją, tak aby tylko on mógł wprowadzać zmiany podczas prezentacji lub po jej zakończeniu. Tabele można eksportować w formacie PNG lub SVG i są one dołączane do raportu z sesji, dzięki czemu przebieg dyskusji zostaje utrwalony i nie ulega utracie.