Snelheids- en capaciteitsplanning

Snelheid en capaciteit zijn de twee cijfers die ervoor zorgen dat een sprint realistisch blijft — en teams die deze twee begrippen door elkaar halen, nemen sprint na sprint te veel hooi op hun vork. Snelheid geeft aan hoeveel werk u in het verleden per sprint hebt voltooid. Capaciteit geeft aan hoeveel tijd u daadwerkelijk beschikbaar heeft voor deze sprint. Ze geven antwoord op verschillende vragen, en wanneer ze niet met elkaar overeenkomen, is de lagere waarde doorgaans de juiste.

Het onderscheid dat vaak over het hoofd wordt gezien

De snelheid is een terugblik: als u het gemiddelde neemt van de story points die uw team in de afgelopen paar sprints heeft voltooid, krijgt u een redelijke inschatting van een normale sprint. Dit zorgt ervoor dat de schommelingen van afzonderlijke sprints worden afgevlakt tot een uitgangspunt voor de planning.

Capaciteit is toekomstgericht en specifiek voor de sprint die voor u ligt. Twee ontwikkelaars met verlof, een feestdag, een week met veel oproepdiensten, de algemene bijeenkomst op donderdag — niets daarvan komt tot uiting in uw gemiddelde velocity, maar het heeft allemaal invloed op de sprint die u op het punt staat te plannen.

De velocity geeft dus aan hoe een typische sprint eruitziet. De capaciteit geeft aan of deze sprint typisch is. Als u uitsluitend op basis van de velocity plant, loopt elke sprint die door feestdagen wordt ingekort of waarin veel verlof is opgenomen, volledig in het honderd. Als u uitsluitend op capaciteit baseert, verliest u de afstemming die voorkomt dat u een normale sprint veel te zwaar of juist te licht belast. U hebt beide nodig, en wanneer ze met elkaar in conflict komen, vertrouw dan op capaciteit — die weet iets wat het gemiddelde niet weet.

Capaciteitsberekeningen waarop u kunt vertrouwen

Capaciteit is eenvoudige rekenkunde waar teams zich regelmatig in vergissen doordat ze te optimistisch zijn. Begin met een hoog getal en trek daar eerlijk van af:

1. Werkdagen in de sprint × aantal personen. Uw bruto uitgangscijfer.
2. Trek de geplande vrije dagen af — verlof, feestdagen, deeltijdroosters.
3. Trek vaste afspraken af — de ceremonies zelf, terugkerende vergaderingen, één-op-één-gesprekken.
4. Houd rekening met de belasting door ondersteuning en onderbrekingen — oproepdienst, productieproblemen, „snelle vragen” die nooit snel beantwoord kunnen worden. Als u een ondersteuningsrooster hanteert, is die persoon niet beschikbaar voor sprintwerk; tel hem of haar dus niet mee.
5. Houd een buffer aan voor onvoorziene omstandigheden. Er gebeurt altijd wel iets. Een team dat zijn resterende tijd voor 100% heeft ingepland, heeft in feite al gefaald zodra de realiteit zich ermee gaat bemoeien.

Wat overblijft, is de capaciteit. De meest voorkomende fout is het overslaan van stap 4 en 5 — de ‘onderbrekingslast’ is reëel, en een sprint die wordt gepland alsof er geen onderbrekingen zullen plaatsvinden, is een sprint die wordt gepland voor een team dat niet bestaat.

Velocity is een hulpmiddel bij de planning, geen scorebord

Dit is het punt waarop velocity zijn betekenis verliest. Velocity dient precies één doel: één enkel team helpen bij het inschatten van zijn eigen toekomstige sprints. Zodra het een doel wordt om te verbeteren, of een maatstaf om teams met elkaar te vergelijken, geeft het geen enkele informatie meer — want de eenvoudigste manier om uw velocity te verhogen, is door uw schattingen op te blazen, en dat doet iedereen stilletjes.

Storypoints zijn relatief aan het gezamenlijke begrip van omvang binnen één team. Ze zijn niet overdraagbaar. De 8 van team A is niet dezelfde 8 als die van team B, dus „team A heeft 60 punten behaald en team B 40” is een vergelijking tussen twee verschillende maatstaven. Velocity is een hulpmiddel bij de planning, geen scorebord — respecteer die grens en het blijft nuttig.

Voor informatie over hoe de velocity daadwerkelijk wordt berekend, over het aantal sprints waarover het gemiddelde wordt berekend en over hoe u moet omgaan met een gloednieuw team zonder historiek, raadpleegt u het hoofdstuk over velocity in de schattingsgids — daarin wordt diep ingegaan op de mechanismen, zodat dit hoofdstuk zich kan blijven richten op de planning. En als de schattingen waarop uw velocity is gebaseerd onzeker zijn, is dat een schattings-probleem dat tijdens de verfijning moet worden opgelost, niet tijdens de planning.

Beide aspecten in de planning integreren

Tijdens de vergadering vervullen deze twee getallen verschillende rollen. Capaciteit bepaalt het maximum: neem werk aan totdat het geschatte totaal uw berekende capaciteit voor deze sprint bereikt, en stop dan. Velocity dient als controle: als uw op capaciteit gebaseerde selectie ver boven of onder uw normale velocity ligt, klopt er iets niet — ofwel uw capaciteitsberekening, ofwel uw schattingen — en is het de moeite waard om dit nog eens goed te bekijken voordat u een toezegging doet.

Praktisch gezien: bereken eerst de capaciteit, gebruik deze als de harde limiet tijdens selectie, en kijk even naar de velocity om te controleren of het resultaat niet onverwacht is. Wanneer de capaciteit en de velocity niet met elkaar overeenkomen omdat er tijdens de sprint te weinig personeel is of de sprint door vakanties is ingekort, neem dan het laagste getal en ga verder. Te weinig toezeggen kost u wat Slack; te veel toezeggen kost u het sprintdoel.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen snelheid en capaciteit?

Velocity geeft aan hoeveel werk een team in het verleden per sprint heeft voltooid, gemeten in story points — een gemiddelde over het verleden. Capaciteit geeft aan hoeveel tijd het team deze sprint daadwerkelijk ter beschikking heeft, na aftrek van verlof, vergaderingen en ondersteunende taken. Velocity geeft een beeld van een normale sprint; capaciteit geeft aan of deze sprint normaal is. U hebt beide nodig.

Hoe berekent u de teamcapaciteit voor een sprint?

Neem het aantal werkdagen in de sprint, vermenigvuldig dit met het aantal teamleden en trek daar vervolgens de reële aftrekposten van af: gepland verlof, feestdagen, vaste vergaderingen en plechtigheden, ondersteunings- of oproepdiensten, en een buffer voor onvoorziene omstandigheden. Wat overblijft, is de beschikbare capaciteit. De meeste teams overschatten deze capaciteit doordat zij de ‘onderbrekingslast’ over het hoofd zien.

Moet u op volle snelheid doorgaan?

Nee. Velocity is een gemiddelde, dus als u zich daarop baseert, neemt u per definitie in de helft van de gevallen te veel hooi op uw vork. Stel uw planning op basis van uw capaciteit voor deze specifieke sprint op, en toets deze vervolgens aan de velocity. Wanneer deze twee niet met elkaar overeenkomen — bijvoorbeeld bij een sprint die door feestdagen is ingekort — vertrouw dan op uw capaciteit en ga uit van het lagere getal.

Is snelheid een maatstaf voor productiviteit?

Nee, en als u het als zodanig behandelt, gaat het mis. Velocity is een hulpmiddel bij de planning voor de eigen prognoses van één team. Zodra het een doelstelling wordt of als vergelijkingspunt tussen teams dient, gaan teams hun schattingen opblazen en zegt het getal niets meer. Punten zijn niet overdraagbaar tussen teams.