Snelheids- en capaciteitsplanning
Snelheid en capaciteit zijn niet hetzelfde getal. Het ene is wat u in het verleden hebt voltooid; het andere is de tijd die u daadwerkelijk voor deze sprint ter beschikking hebt. Houd bij uw planning rekening met beide, en het bescheidenere getal krijgt de voorkeur.
Snelheid en capaciteit zijn de twee cijfers die ervoor zorgen dat een sprint realistisch blijft, en teams die deze twee begrippen door elkaar halen, nemen sprint na sprint te veel hooi op hun vork. Snelheid geeft aan hoeveel werk u in het verleden per sprint hebt voltooid. Capaciteit geeft aan hoeveel tijd u daadwerkelijk beschikbaar heeft voor deze sprint. Ze geven antwoord op verschillende vragen, en wanneer ze niet met elkaar overeenkomen, is de lagere waarde doorgaans de juiste.
Het onderscheid dat vaak over het hoofd wordt gezien
Velocity is een terugblik: als u het gemiddelde neemt van de story points die uw team in de afgelopen paar sprints heeft voltooid, krijgt u een redelijke verwachting voor een normale sprint. Dit vlak de schommelingen van afzonderlijke sprints af tot een uitgangspunt voor de planning. Die punten zijn het resultaat van schattingen; als uw cijfers dus schommelen, kunt u door als team nauwkeuriger te schatten het gemiddelde van de velocity – waarop de planning is gebaseerd – stabiliseren.
Capaciteit is toekomstgericht en specifiek voor de sprint die voor u ligt. Twee ontwikkelaars met verlof, een feestdag, een week met veel oproepdiensten, de algemene vergadering op donderdag: niets daarvan komt tot uiting in uw gemiddelde velocity, maar het alles heeft wel invloed op de sprint die u op het punt staat te plannen.
De velocity geeft dus aan hoe een typische sprint eruitziet. De capaciteit geeft aan of deze sprint typisch is. Als u uitsluitend op basis van de velocity plant, loopt elke sprint die door feestdagen wordt ingekort of waarin veel verlof is opgenomen, volledig in het honderd. Als u uitsluitend op capaciteit baseert, verliest u de afstemming die voorkomt dat u een normale sprint veel te zwaar of juist te licht belast. U hebt beide nodig, en wanneer ze met elkaar in conflict komen, vertrouw dan op capaciteit. Die weet iets wat het gemiddelde niet weet.
Capaciteitsberekeningen waarop u kunt vertrouwen
Capaciteit is eenvoudige rekenkunde waar teams zich regelmatig in vergissen doordat ze te optimistisch zijn. Begin met een hoog getal en trek daar eerlijk van af:
- Werkdagen in de sprint × aantal personen. Uw bruto uitgangscijfer.
- Trek de geplande vrije tijd af: verlof, feestdagen, deeltijdroosters.
- Trek vaste afspraken af: de ceremonies zelf, terugkerende vergaderingen, één-op-één-gesprekken.
- Trek de belasting door ondersteuning en onderbrekingen af: oproepdienst, productieproblemen, „snelle vragen” die nooit snel beantwoord kunnen worden. Als u een ondersteuningsrooster hanteert, is die persoon niet beschikbaar voor sprintwerk; tel hem of haar dus niet mee.
- Houd een buffer aan voor onvoorziene omstandigheden. Er komt altijd wel iets tussen. Een team dat zijn resterende tijd voor 100% heeft ingepland, heeft in feite al gefaald zodra de realiteit zich ermee gaat bemoeien.
Wat overblijft, is de capaciteit. De meest voorkomende fout is het overslaan van stap 4 en 5. De ‘interrupt-last’ is reëel, en een sprint die wordt gepland alsof deze niet zal plaatsvinden, is een sprint die is gepland voor een team dat niet bestaat.
Velocity is een hulpmiddel bij de planning, geen scorebord
Dit is het punt waarop de velocity zijn betekenis verliest. Velocity dient precies één doel: één enkel team helpen bij het voorspellen van zijn eigen toekomstige sprints. Op het moment dat het een doel wordt om te verhogen, of een maatstaf om teams mee te vergelijken, geeft het geen enkele informatie meer, omdat de eenvoudigste manier om uw velocity te verhogen erin bestaat uw schattingen op te blazen – en dat doet iedereen stilletjes.
Storypoints zijn relatief aan het gedeelde begrip van omvang binnen één team. Ze zijn niet overdraagbaar. Een 8 van team A is niet hetzelfde als een 8 van team B; dus „team A heeft 60 punten behaald en team B 40” is een vergelijking tussen twee verschillende maatstaven. Velocity is een hulpmiddel bij de planning, geen scorebord. Respecteer die grens en het blijft nuttig.
Voor informatie over hoe de velocity daadwerkelijk wordt berekend, over het aantal sprints waarover het gemiddelde moet worden berekend en over hoe u moet omgaan met een gloednieuw team zonder historiek, raadpleegt u het hoofdstuk over velocity in de schattingsgids. Daarin wordt diep ingegaan op de mechanismen, zodat dit hoofdstuk zich kan concentreren op de planning. En mochten de schattingen waarop uw velocity is gebaseerd onzeker zijn, dan is dat een schattingsprobleem dat tijdens de verfijning moet worden opgelost, niet tijdens de planning.
Beide aspecten in de planning integreren
Tijdens de vergadering vervullen de twee getallen verschillende rollen. Capaciteit bepaalt het maximum: neem werk aan totdat het geschatte totaal uw berekende capaciteit voor deze sprint bereikt, en stop dan. Snelheid dient als controle: als uw op capaciteit gebaseerde selectie ver boven of onder uw normale snelheid ligt, klopt er iets niet (hetzij uw capaciteitsberekening, hetzij uw schattingen) en is het de moeite waard om dit nog eens goed te bekijken voordat u een toezegging doet.
Praktisch gezien: bereken eerst de capaciteit, gebruik deze als de strikte grens bij de selectie en kijk even naar de velocity om te controleren of het resultaat niet onverklaarbaar is. Wanneer de capaciteit en de velocity niet met elkaar overeenkomen omdat er tijdens de sprint te weinig personeel is of de sprint door vakanties is ingekort, neem dan het laagste getal en ga verder. Te weinig toezeggen kost u wat Slack; te veel toezeggen kost u het sprintdoel.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen snelheid en capaciteit?
Velocity geeft aan hoeveel werk een team in het verleden per sprint heeft voltooid, gemeten in story points: een terugblikgemiddelde. Capaciteit geeft aan hoeveel tijd het team deze sprint daadwerkelijk ter beschikking heeft, na aftrek van verlof, vergaderingen en ondersteunende taken. Velocity geeft een beeld van een normale sprint; capaciteit geeft aan of deze sprint normaal is. U hebt beide nodig.
Hoe berekent u de teamcapaciteit voor een sprint?
Neem het aantal werkdagen in de sprint als uitgangspunt, vermenigvuldig dit met het aantal teamleden en trek daar vervolgens de reële aftrekposten van af: gepland verlof, feestdagen, vaste vergaderingen en plechtigheden, ondersteunings- of oproepdiensten, en een buffer voor onvoorziene omstandigheden. Wat overblijft, is de beschikbare capaciteit. De meeste teams overschatten deze capaciteit doordat zij de ‘onderbrekingslast’ over het hoofd zien.
Moet u uw plannen op volle kracht uitvoeren?
Nee. Velocity is een gemiddelde, dus als u zich daarop baseert, neemt u per definitie in de helft van de gevallen te veel hooi op uw vork. Stel uw planning op basis van uw capaciteit voor deze specifieke sprint op, en toets deze aan de velocity. Wanneer deze twee niet met elkaar overeenkomen (bijvoorbeeld bij een sprint die door feestdagen is ingekort), vertrouw dan op uw capaciteit en neem het lagere getal.
Is snelheid een maatstaf voor productiviteit?
Nee, en als men het als zodanig behandelt, gaat het mis. Velocity is een hulpmiddel bij de planning voor de eigen prognoses van één team. Zodra het een doelstelling wordt of als vergelijkingspunt tussen teams dient, gaan teams hun schattingen opblazen en zegt het cijfer niets meer. Punten zijn niet overdraagbaar tussen teams.