Snelheids- en capaciteitsplanning

Snelheid en capaciteit zijn de twee cijfers die ervoor zorgen dat een sprint realistisch blijft, en teams die deze twee begrippen door elkaar halen, nemen sprint na sprint te veel hooi op hun vork. Snelheid geeft aan hoeveel werk u in het verleden per sprint hebt voltooid. Capaciteit geeft aan hoeveel tijd u daadwerkelijk beschikbaar heeft voor deze sprint. Ze geven antwoord op verschillende vragen, en wanneer ze niet met elkaar overeenkomen, is de lagere waarde doorgaans de juiste.

Het onderscheid dat vaak over het hoofd wordt gezien

Velocity is een terugblik: als u het gemiddelde neemt van de story points die uw team in de afgelopen paar sprints heeft voltooid, krijgt u een redelijke verwachting voor een normale sprint. Dit vlak de schommelingen van afzonderlijke sprints af tot een basis voor de planning. Die punten zijn het resultaat van schattingen; dus als uw cijfers schommelen, zorgt het aanscherpen van de manier waarop u als team schat ervoor dat het gemiddelde van de velocity – waarop de planning steunt – stabieler wordt.

Capaciteit is toekomstgericht en specifiek voor de sprint die voor u ligt. Twee ontwikkelaars met verlof, een feestdag, een drukke week met oproepdienst, de algemene bijeenkomst op donderdag: niets daarvan komt tot uiting in uw gemiddelde velocity, maar het heeft allemaal invloed op de sprint die u op het punt staat te plannen.

De velocity geeft dus aan hoe een typische sprint eruitziet. De capaciteit geeft aan of deze sprint typisch is. Als u uitsluitend op basis van de velocity plant, loopt elke sprint die door feestdagen wordt ingekort of waarin veel verlof is opgenomen, volledig in het honderd. Als u uitsluitend op capaciteit baseert, verliest u de afstemming die voorkomt dat u een normale sprint veel te zwaar of juist te licht belast. U hebt beide nodig, en wanneer ze met elkaar in conflict komen, vertrouw dan op capaciteit. Die weet iets wat het gemiddelde niet weet.

Capaciteitsberekeningen waarop u kunt vertrouwen

Capaciteit is eenvoudige rekenkunde waar teams zich regelmatig in vergissen doordat zij te optimistisch zijn. Begin met een hoog getal en trek daar eerlijk van af:

1. Werkdagen in de sprint × aantal personen. Uw bruto uitgangscijfer.
2. Trek de geplande vrije tijd af: verlof, feestdagen, deeltijdroosters.
3. Trek vaste afspraken af: de plechtigheden zelf, terugkerende vergaderingen, één-op-één-gesprekken.
4. Trek de belasting door ondersteuning en onderbrekingen af: bereikbaarheidsdiensten, productieproblemen, „snelle vragen” die nooit snel beantwoord kunnen worden. Als u een ondersteuningsrooster hanteert, is die persoon niet beschikbaar voor sprintwerk; tel hem of haar dus niet mee.
5. Houd een buffer aan voor onvoorziene omstandigheden. Er komt altijd wel iets tussen. Een team dat zijn resterende tijd voor 100% heeft ingepland, heeft in feite al gefaald zodra de realiteit zich ermee bemoeit.

Wat overblijft, is de capaciteit. De meest voorkomende fout is het overslaan van stap 4 en 5. De ‘onderbrekingslast’ is reëel, en een sprint die wordt gepland alsof deze niet zal plaatsvinden, is een sprint die wordt gepland voor een team dat niet bestaat.

Velocity is een hulpmiddel bij de planning, geen scorebord

Dit is het punt waarop de velocity zijn betekenis verliest. Velocity dient precies één doel: één enkel team helpen bij het voorspellen van zijn eigen toekomstige sprints. Op het moment dat het een doelstelling wordt om te verhogen, of een maatstaf om teams met elkaar te vergelijken, geeft het geen informatie meer, omdat de eenvoudigste manier om uw velocity te verhogen erin bestaat uw schattingen op te blazen – en dat doet iedereen stilletjes.

Storypoints zijn relatief aan het gezamenlijke begrip van omvang binnen één team. Ze zijn niet overdraagbaar. Een 8 van team A is niet hetzelfde als een 8 van team B; dus „team A heeft 60 punten behaald en team B 40” is een vergelijking tussen twee verschillende maatstaven. Velocity is een hulpmiddel bij de planning, geen scorebord. Respecteer die grens en het blijft nuttig.

Voor informatie over hoe de velocity daadwerkelijk wordt berekend, over het aantal sprints waarover het gemiddelde moet worden berekend en over hoe u moet omgaan met een gloednieuw team zonder historiek, raadpleegt u het hoofdstuk over velocity in de schattingsgids. Daarin wordt diep ingegaan op de mechanismen, zodat dit hoofdstuk zich kan concentreren op de planning. En mochten de schattingen waarop uw velocity is gebaseerd onzeker zijn, dan is dat een schattingsprobleem dat tijdens de verfijning moet worden opgelost, niet tijdens de planning.

Beide aspecten in de planning integreren

Tijdens de vergadering vervullen de twee getallen verschillende rollen. Capaciteit bepaalt het maximum: neem werk aan totdat het geschatte totaal uw berekende capaciteit voor deze sprint bereikt, en stop dan. Snelheid dient als controle: als uw op capaciteit gebaseerde selectie ver boven of onder uw normale snelheid ligt, klopt er iets niet (hetzij uw capaciteitsberekening, hetzij uw schattingen) en is het de moeite waard om dit nog eens goed te bekijken voordat u een toezegging doet.

In de praktijk: bereken eerst de capaciteit, gebruik deze als de harde limiet tijdens selectie, en kijk even naar de velocity om te controleren of het resultaat niet verrassend is. Wanneer de capaciteit en de velocity niet met elkaar overeenkomen omdat er tijdens de sprint te weinig personeel is of de sprint door vakanties is ingekort, neem dan het laagste getal en ga verder. Te weinig toezeggen kost u een beetje Slack; te veel toezeggen kost u het sprintdoel.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen snelheid en capaciteit?

Velocity geeft aan hoeveel werk een team in het verleden per sprint heeft voltooid, gemeten in story points: een terugblik op het gemiddelde. Capaciteit geeft aan hoeveel tijd het team daadwerkelijk beschikbaar heeft in deze sprint, na aftrek van verlof, vergaderingen en ondersteunende taken. Velocity geeft inzicht in een normale sprint; capaciteit geeft aan of deze sprint normaal is. U hebt beide nodig.

Hoe berekent u de teamcapaciteit voor een sprint?

Neem het aantal werkdagen in de sprint als uitgangspunt, vermenigvuldig dit met het aantal teamleden en trek daar vervolgens de reële aftrekposten van af: gepland verlof, feestdagen, vaste vergaderingen en plechtigheden, ondersteunings- of oproepdiensten, en een buffer voor onvoorziene omstandigheden. Wat overblijft, is de beschikbare capaciteit. De meeste teams overschatten deze capaciteit doordat zij geen rekening houden met de ‘onderbrekingslast’.

Moet u uw planning op volle kracht uitvoeren?

Nee. De velocity is een gemiddelde, dus als u zich daarop baseert, neemt u per definitie in de helft van de gevallen te veel hooi op uw vork. Stel uw planning op basis van uw capaciteit voor deze specifieke sprint op en toets deze aan de hand van de velocity. Wanneer deze twee niet met elkaar overeenkomen (bijvoorbeeld bij een sprint die door feestdagen is ingekort), vertrouw dan op uw capaciteit en ga uit van het lagere getal.

Is snelheid een maatstaf voor productiviteit?

Nee, en als men het als zodanig behandelt, gaat het mis. Velocity is een hulpmiddel bij de planning voor de eigen prognoses van één team. Zodra het een doelstelling wordt of als vergelijkingspunt tussen teams dient, gaan teams hun schattingen opblazen en zegt het getal niets meer. Punten zijn niet overdraagbaar tussen teams.