Sjabloon voor sprintplanning (kopiëren en plakken)

Een sjabloon voor sprintplanning is een eenvoudige, herhaalbare structuur om de resultaten van de planning vast te leggen: het sprintdoel, de capaciteit van het team, de geselecteerde werkzaamheden en de vraag of het team denkt dat het deze kan afronden. Het doel ervan is ervoor te zorgen dat bij elke sprint dezelfde vier zaken worden vastgesteld — en dat er niets belangrijks onuitgesproken blijft.

Kopieer het onderstaande sjabloon naar het document waarin u uw planning vastlegt — een Word-document, een wikipagina, uw issue-tracker of TeamRetro. Vul het tijdens de vergadering in, van boven naar beneden, in de volgorde waarin u de punten afhandelt.

Het sjabloon

Kopieer dit naar uw document, wiki of tracker en vul het gaandeweg in:

# Sprint planning — Sprint #___
Dates: ___ to ___   ·   Team: ___

## Sprint goal
One sentence. What is meaningfully different or shippable when this sprint ends?
> ___

## Capacity this sprint
- Working days available: ___
- Known time off / holidays: ___
- Standing meetings & ceremonies: ___
- Support / on-call load: ___
- Realistic capacity: ___   (in the unit you plan in — points or days)

## Selected backlog items
| # | Item | Estimate | Serves the goal? | Owner (first) | Notes / risks |
|---|------|----------|------------------|---------------|---------------|
| 1 |      |          |                  |               |               |
| 2 |      |          |                  |               |               |
| 3 |      |          |                  |               |               |
|   | Total| ___      |                  |               |               |

Dependencies & risks: ___
Parking lot (raised, not solved here): ___

## Commitment check
Does the whole team believe we can finish the selected work and meet the goal?
[ ] Yes   [ ] Not yet — cut scope

Dat is het hele punt. Vermijd het toevoegen van velden. Elk veld dat geen invloed heeft op een beslissing, wordt door iemand uit gewoonte ingevuld en door niemand gelezen.

Gebruiksaanwijzing

De volgorde van de velden komt overeen met de volgorde van de vergadering, en dit is bewust zo gekozen.

1. Capaciteit gaat voor omvang. Vul eerst de capaciteit in, zodat de selectie aan een vaste limiet gebonden is. Teams die de capaciteit tot het laatste moment leeg laten, nemen altijd te veel hooi op hun vork — de stapel tickets bepaalt dan het aantal in plaats van de agenda. Bepaal het realistische cijfer aan de hand van velocity en capaciteitsplanning.
2. Het doel gaat voor de taken. Schrijf het sprintdoel op voordat u taken selecteert, en gebruik dit vervolgens als toetssteen voor elke mogelijke taak. De kolom „Draagt dit bij aan het doel?“ is geen loze versiering — een taak die een „nee“ krijgt, komt in aanmerking om te worden geschrapt wanneer het totaal te hoog uitvalt.
3. Blijf items toevoegen totdat het totaal de capaciteit bereikt, en stop dan. Houd het geschatte totaal in de gaten en vergelijk dit met uw capaciteitscijfer. Zodra deze twee gelijke waarden bereiken, is de selectie voltooid. Als u twijfelt over de omvang van items, dan is dat schatting, en hoort dit thuis in de verfijningsfase — planning poker is een snelle manier om tot een gezamenlijk cijfer te komen.
4. Zorg ervoor dat de toezeggingscontrole daadwerkelijk plaatsvindt. Het laatste punt is het punt dat mensen vaak overslaan, en het is juist het meest waardevolle. Een halfslachtig „ja” nu betekent een gemiste sprint later. Als de groep aarzelt, beperk dan de omvang van het project totdat zij het serieus menen.

Vul het direct in, niet achteraf

Een sjabloon dat na de vergadering wordt ingevuld, is een verslag. Een sjabloon dat tijdens de vergadering wordt ingevuld, is een plan — het zorgt ervoor dat beslissingen hardop worden genomen, in het bijzijn van degenen die deze moeten uitvoeren. Als het vakje ‘capaciteit’ bij de selectie van de agendapunten nog leeg is, weet de vergadergroep dat er een stap is overgeslagen.

Dit is ook de reden waarom een gedeeld, bewerkbaar document de voorkeur verdient boven een privé-document voor teams die op afstand werken: iedereen ziet in realtime hoe de totale belasting toeneemt ten opzichte van de capaciteit, zodat overbelasting direct zichtbaar is op het moment dat deze zich voordoet, in plaats van pas te worden ontdekt wanneer het plan wordt doorgenomen.

Wanneer een sjabloon een hulpmiddel wordt

Een document is het juiste uitgangspunt, en voor een klein team dat op één locatie werkt, is dat wellicht alles wat u ooit nodig zult hebben. Op een voorspelbaar moment ontgroeit u dit: wanneer het handmatig synchroniseren van het sjabloon, de schattingen, de capaciteit en het bord een hele klus op zich wordt. Op dat moment is een speciaal daarvoor ontwikkelde tool geen extra last meer, maar begint deze tijd te besparen — schattingen vloeien vanuit planning poker door naar het plan, de capaciteit wordt per persoon bijgehouden en de sprintbacklog is het bord zelf, niet een kopie ervan. In het hoofdstuk sprintplanningstools wordt besproken waar u op moet letten en wat de reële beperkingen zijn.

Wat u ook gebruikt, de vier onderdelen blijven altijd hetzelfde: doel, capaciteit, selectie en inzet. Noteer deze bij elke sprint, en de meeste planningsproblemen zullen zich nooit voordoen.

Veelgestelde vragen

Wat moet er in een sjabloon voor sprintplanning staan?

Ten minste vier zaken: het sprintdoel in één zin, de werkelijke capaciteit van het team voor de sprint, de geselecteerde backlog-items met hun schattingen, en een toezeggingscontrole. Al het overige — deelnemers, data, risico’s, ‘parking lot’ — is nuttig maar optioneel. Als een veld geen invloed heeft op een besluit, laat het dan weg.

Hoe vult u een sjabloon voor sprintplanning in?

Werk van boven naar beneden in de volgorde waarin u de vergadering leidt: eerst de capaciteit, zodat de omvang beperkt blijft, vervolgens het doel, daarna selecteert u taken totdat het totale geschatte aantal de capaciteit bereikt, en ten slotte bevestigt u dat het team hierachter staat. Vul het tijdens de planning live in, niet achteraf — een sjabloon dat na de vergadering wordt ingevuld, is een verslag, geen plan.

Heeft u een hulpmiddel nodig voor sprintplanning, of volstaat een sjabloon?

Een gedeeld document is voldoende om mee te beginnen en is altijd nog beter dan helemaal geen structuur. Een tool bewijst zijn nut zodra u wilt dat ramingen, capaciteit en het overzicht automatisch op elkaar worden afgestemd, of wanneer er op afstand wordt gepland en iedereen tegelijkertijd moet kunnen bewerken. Begin met het sjabloon; schakel pas over op een tool wanneer het heen-en-weer kopiëren te vervelend wordt.