Maak kennis met trAI, uw AI-assistent voor tijdens vergaderingen

Het goed leiden van een vergadering en het nauwkeurig notuleren ervan zijn twee zaken die elkaar tegenspreken. U kunt ofwel de discussie volgen, ofwel deze opschrijven; en welke keuze u ook maakt, de andere komt er onder te lijden.

trAI is ons antwoord op de tweede helft. Het is de AI-assistent van TeamRetro, en wat deze assistent onderscheidt van de meeste AI-functies, is de plek waar hij zich bevindt: in het zijpaneel van de vergadering die u op dit moment leidt.

Wat het in feite doet

trAI wordt ingezet bij retrospectieven, gezondheidscontroles, schattingssessies en Standups. U typt in het paneel wat u wilt, en het programma regelt de administratieve taken terwijl u de sessie blijft leiden.

Er staat:

• Maak een samenvatting van deze vergadering of van een eerdere vergadering
• Zoek in de feedback van uw team op onderwerp of thema
• Geef de resultaten van de gezondheidscontroles en de trends in de loop van de tijd weer
• Bekijk eerdere schattingssessies
• Laat zien wie er in het team zit en hoe het team het tot nu toe heeft gedaan

En het schrijft namens u:

• Voeg ideeën toe aan het bord, stem erop, plaats opmerkingen, geef complimenten
• Acties aanmaken, bijwerken, afronden of opnieuw toewijzen, en aangeven welke acties achterstallig zijn
• Werkovereenkomsten toevoegen of bijwerken
• Bewaar dit onderwerp voor de volgende terugblik

De vragen die hun nut bewijzen, zijn juist de saaie. „Vat de thema’s tot nu toe samen” tijdens een terugblik, zodat u kunt controleren of het team het eens is voordat u verdergaat. “Vergelijk deze resultaten met die van de vorige keer” tijdens een gezondheidscontrole, terwijl de radar nog op het scherm te zien is. “Hoe hebben we dit soort werkzaamheden voorheen ingeschat?” tijdens een schattingssessie, zodat een omstreden getal een historische onderbouwing heeft in plaats van alleen maar luidruchtige meningen.

Wat het niet kan

Wat trAI niet aankan, is bepalend voor de vraag of u het aan een heel team kunt toevertrouwen.

trAI handelt in uw naam, met precies dezelfde rechten als u. Het kan nooit iets zien of wijzigen wat u zelf niet zou kunnen zien of wijzigen; het inschakelen ervan leidt dus niet tot een uitbreiding van de toegang van wie dan ook tot welke informatie dan ook.

Er zijn drie belangrijke beperkingen die u moet kennen voordat u het aan een team overhandigt. Het kan niet onthullen wie een anonieme idee, opmerking of enquêtereactie heeft geschreven — de anonimiteit blijft behouden, ook na het gebruik van de assistent. Het heeft geen toegang tot het internet of enig systeem buiten TeamRetro. En het volgt geen instructies die in de inhoud van vergaderingen zijn opgenomen: als iemand „negeer uw regels“ op een post-it noteert, blijft dat slechts een post-it. Het reageert alleen op wat u in de chat typt, en op niets anders.

Elk gesprek is privé voor de persoon die het heeft gestart. Het systeem treedt alleen in actie wanneer u daarom vraagt, en alles wat het aanmaakt, blijft zichtbaar en bewerkbaar, net als elk ander item in de vergadering — dus als een actie onjuist wordt vastgelegd, kan het team dat zien en corrigeren. Het systeem typt alleen, het neemt geen beslissingen.

De inhoud van uw vergadering wordt kort verwerkt om u een antwoord te geven, en wordt nooit door het model opgeslagen of gebruikt om het te trainen. trAI draait op Claude Sonnet via AWS Bedrock; wij bouwen of trainen zelf geen modellen. Ons volledige standpunt, inclusief wat er waar draait, vindt u op ‘verantwoordelijke AI’.

Wie beslist of het doorgaat?

Drie antwoorden, omdat „is het ingeschakeld voor het account“ en „mag deze rol er gebruik van maken“ verschillende vragen zijn:

• Het wordt ingeschakeld op — behalve bij Enterprise. trAI is standaard ingeschakeld bij proef- en betaalde abonnementen. Bij Enterprise-accounts is het standaard uitgeschakeld, zodat uw organisatie het kan beoordelen alvorens het in gebruik te nemen.
• Accounteigenaren en beheerders kunnen de accountschakelaar vinden onder Instellingen → AI & functies → AI-assistent.
• Teambbeheerders bepalen onder Teaminstellingen → Rollen en machtigingen → De AI-assistent gebruiken welke rollen er gebruik van mogen maken. Teamleden hebben standaard toegang; gasten kunnen helemaal geen gebruik maken van trAI.

trAI of de MCP-server?

Er zijn nu twee manieren om een assistent naar uw teams te vragen, en het verschil zit hem simpelweg in de plek waar u zich bevindt.

trAI is aanwezig in de vergadering, voor degene die de vergadering op dit moment leidt. De TeamRetro MCP-server is bedoeld voor de rest van uw werkweek: deze koppelt Claude, ChatGPT, Copilot of Gemini aan uw teams, zodat u via de assistent waarmee u al werkt, kunt vragen welke teams een achterstallige retro hebben, wat er nog openstaat van de vorige sprint en hoe de status zich ontwikkelt.

De meeste teams maken uiteindelijk gebruik van beide, en in de praktijk overlappen ze elkaar nauwelijks. Het ene is een hulpmiddel om de vergadering in goede banen te leiden; het andere dient om op maandagochtend de stand van zaken bij te praten.

Probeer het eens

trAI is te vinden in het zijpaneel van uw volgende retro-, health check-, schattings- of Standup-sessie. Op de trAI-pagina vindt u een uitgebreidere rondleiding, inclusief de beheerdersfuncties en de voorbeeldopdrachten hierboven.