Verder kijken dan de oppervlakte: waardevolle statistieken aan het licht brengen aan de hand van retrospectieve analyses en gezondheidscontroles

Welkom bij de functie ‘Insights’ van TeamRetro. Insights brengt metadata uit uw vergaderingen naar voren. Dit helpt u bij het signaleren van trends en hiaten, geeft u inzicht in de stemming, de dynamiek en het sentiment binnen het team, en biedt inzicht in de mate van voortdurende verbeteringen door middel van het bijhouden van acties.

Het biedt iets wat de meeste andere tools voor retrospectives niet bieden. Het geeft u inzicht in alles, van de frequentie van teamvergaderingen en de algemene thema’s tot de tevredenheid en het sentiment binnen het team in de loop van de tijd.

Wij stellen het zeer op prijs wanneer onze klanten hun ervaringen delen, dus hebben wij besloten hetzelfde te doen. In plaats van weer een blogartikel over het belang van agile retrospectieven, gaat deze bijdrage dan ook over de manier waarop wij de uitkomsten van onze retrospectieven en health checks hebben ingezet om ons team te ondersteunen.

Wij delen inzichten over ons eigen team en hoe dit ons heeft geholpen om ons te verbeteren. Wij hopen dat dit ook voor u van nut zal zijn.

—

Hallo allemaal,

Ik hoop dat alles naar wens verloopt. Zoals beloofd volgt hier een kort overzicht van onze eigen teams op basis van de nieuwe Insights-functie die wij hebben gelanceerd. Het is altijd erg leerzaam om deze zaken vanuit ons eigen perspectief te bekijken, aangezien onze klanten dat ook doen.

Inzichten in onze vergaderactiviteiten

Het afgelopen jaar hebben onze vier teams 27 retrospectieven en 3 health checks gehouden, wat heeft geresulteerd in 102 actiepunten en 29 teamafspraken. Het is geweldig om te zien dat er een zekere regelmaat ontstaat naarmate wij onze agile werkwijze en vergaderfrequentie verbeteren. Voor dezelfde metingen die voor elk team met behulp van TeamRetro zijn uitgevoerd, zie de Follow-Through Index.

Tijdens elk van onze retrospectieven zijn er 13 tot 47 ideeën aangedragen en zijn er 0 tot 6 actiepunten uit die bijeenkomsten voortgekomen, op basis van een deelnamepercentage van 89%.

Voor degenen die de bijeenkomsten hebben bijgewoond, zien we een groeiend en gezond rendement op de geïnvesteerde tijd, dat stabiel blijft. Een pluim voor de teams en de Scrum Masters voor het feit dat zij onze bijeenkomsten relevant en zinvol hebben gehouden voor de deelnemers.

Over het algemeen houden wij per team één keer per maand een terugblikbijeenkomst en een paar keer per jaar een terugblikbijeenkomst voor iedereen. Soms verplaatsen wij deze naar een eerder tijdstip, bijvoorbeeld vóór een weekend of vanwege feestdagen, en soms hebben wij ze moeten uitstellen. Eén team is werkelijk elke maand trouw bijeengekomen.

We hanteren doorgaans een breed scala aan agile retrospectieveformaten, die per vergadering kunnen verschillen, wat zorgt voor veel afwisseling en het verzamelen van uiteenlopende perspectieven.  De sjabloon die wij het vaakst gebruiken, is de standaard agile retrospective, evenals de 4L-retrospectieve. Uiteraard blijven wij teams ondersteunen die verschillende formats en stijlen uitproberen die voor hen werken, terwijl wij de opzet van onze algemene vergaderingen elke keer zeer consistent houden om vergelijkingen te vergemakkelijken.

Op basis van de retrospectives volgt hier een woordwolk met de meest voorkomende thema’s binnen al onze teams. Team, Werken, project, Geweldig, Dank, Nieuw en Feedback waren enkele positieve sentimenten van het afgelopen jaar. Wat de negatieve sentimenten betreft, zien we termen als Behoefte, Afspraken en Deadlines als veelvoorkomende punten waarover wij hebben nagedacht.

• 
• 
• 

Dat gezegd hebbende, zijn de meningen binnen het team over het algemeen breed gespreid en hanteren we een relatief evenwichtige benadering bij het evalueren van sprints, hoewel we de neiging hebben om de zaken vanuit een positiever perspectief te bekijken.  Het is belangrijk op te merken dat elk van onze retrospective-formats vragen bevat die van nature een negatieve inslag hebben, bijvoorbeeld: wat ging er niet goed, wat moeten we verbeteren, of welke factoren hebben ons vertraagd. Deze vragen blijven noodzakelijk als onderdeel van ons proces, dus het feit dat er sprake is van een negatieve inslag vormt op zich geen probleem.

Laten we het nu hebben over de gezondheid van ons team.

Aangezien wij deze activiteiten slechts drie keer per jaar voor ons allemaal organiseren, lijkt de opkomst relatief hoog te zijn en zien de gezondheidsaspecten van ons team er over het algemeen zeer goed uit.

Als we kijken naar de afzonderlijke aspecten van het welzijn, is het echt geweldig om te zien dat we een aantal communicatieproblemen hebben aangepakt. Het lijkt erop dat het opsplitsen in kleinere teams en het opstellen van duidelijke richtlijnen over hoe, wanneer en in welke mate wij communiceren, een waardevolle investering is geweest.

Ik ben echter wel benieuwd. Betekent dit dat er mogelijk andere gebieden zijn die wij zouden moeten verkennen (misschien een ander soort gezondheidscontrole)? Of moeten wij het gewoon hebben over wat wij moeten doen om dit soort positieve resultaten ook in de toekomst te behouden? Misschien meer van die lunchwedstrijden, hackathons of resultaatgerichte bijeenkomsten?

Wat onze acties betreft, hebben we het zeker druk gehad. Veel van onze acties uit onze retrospective van september vorig jaar waren omvangrijke en grootschalige acties, waardoor onze gemiddelde doorlooptijd tot 77 dagen steeg. Maar de laatste tijd zien we een behoorlijk goede doorstroming, van het aanmaken van acties tot het publiceren en voltooien ervan. Dit betekent dat onze stand van openstaande acties en de doorlooptijd van acties redelijk goed is.

Tot slot hebben we onze teamafspraken. Dit is het onderdeel van het proces waarin wordt beschreven „hoe we te werk gaan”.

Wat echt interessant was, was de manier waarop de afspraken over de verschillende teams waren verdeeld. Als we het filter gebruiken, blijkt dat de marketingafdeling zich vooral heeft gericht op feedback, het gebruik van Linear, het beheer van projecttaken en de projectomvang, en de transformatie naar een agile marketingteam.

Het ontwikkelingsteam leek meer gericht te zijn op kennis, het uitwisselen van ideeën, documentatie en het overbrengen van ideeën tussen mensen.

Ons operationele team had slechts één teamovereenkomst, waardoor er onvoldoende gegevens beschikbaar waren voor de woordwolk. De afspraken die tijdens onze algemene vergadering zijn gemaakt, gelden echter nog steeds voor ons.

Enkele van de afspraken die in alle teams zijn gemaakt en die wij de moeite waard vonden om te benadrukken, zijn:

• Wij delen onze zorgen met elkaar.
• Werk hard, geniet ervan en waardeer elkaar.
• Als iemand op iets van u wacht, laat dan weten hoe de stand van zaken is.
• De 10%-70%-20%-feedbackregel
• Elke vorm van feedback is constructief; het is geen aanval en houdt geen minachting voor een idee in
• Mocht u iets opmerken dat moet worden gedaan, of iets dat u graag zou willen doen (of leren, of ontdekken!), laat het dan aan het team weten!

Tot slot willen wij u allen graag complimenteren met het uitstekende werk dat u verricht. Deze retrospectives zijn een uitstekende manier om te zien dat er ruimte is om ideeën voor voortdurende verbetering te delen en in de praktijk te brengen!