Verder dan de oppervlakte: Ontdek waardevolle statistieken uit retrospective en gezondheidscontroles

Welkom bij de functie Insights van TeamRetro. Insights brengt metadata uit uw vergaderingen naar voren. Dit helpt u trends en hiaten te signaleren, geeft u inzicht in de stemming, de dynamiek en het sentiment binnen het team, en laat u zien in welk tempo er voortdurende verbeteringen plaatsvinden door middel van het bijhouden van acties.

Het doet iets wat de meeste andere tools voor retrospectives niet doen. Het toont u alles, van de frequentie van teamvergaderingen en de algemene thema’s tot de tevredenheid en het sentiment binnen het team in de loop van de tijd.

Wij stellen het zeer op prijs wanneer onze klanten hun ervaringen delen, dus leek het ons een goed idee om dat ook te doen. In plaats van weer een blogartikel over hoe belangrijk agile retrospectieven zijn, gaat dit bericht dus over hoe wij de uitkomsten van onze retrospectieven en health checks hebben gebruikt om ons team te ondersteunen.

We delen inzichten over ons eigen team en hoe dit ons heeft geholpen om ons te verbeteren. We hopen dat dit ook voor u van nut zal zijn.

—

Hallo allemaal,

Ik hoop dat alles naar wens verloopt. Zoals beloofd volgt hier een kort overzicht van onze eigen teams, gebaseerd op de nieuwe Insights-functie die we hebben gelanceerd. Het is altijd erg leerzaam om deze zaken vanuit ons eigen perspectief te bekijken, aangezien onze klanten dat ook doen.

Inzichten in onze vergaderactiviteiten

Het afgelopen jaar hebben onze vier teams 27 retrospectieven en 3 health checks gehouden, wat heeft geresulteerd in 102 actiepunten en 29 teamafspraken. Het is geweldig om te zien dat er een zekere regelmaat ontstaat naarmate we onze agile werkwijze en vergaderritme verbeteren.

Tijdens elk van onze retrospectieven zijn er 13 tot 47 ideeën aangedragen en zijn er 0 tot 6 actiepunten uit die bijeenkomsten voortgekomen, op basis van een deelnamepercentage van 89%.

Voor degenen die de bijeenkomsten hebben bijgewoond: we zien een groeiend en gezond rendement op de geïnvesteerde tijd, dat stabiel blijft. Een pluim voor de teams en de Scrum Masters die ervoor zorgen dat onze bijeenkomsten relevant en zinvol blijven voor de deelnemers.

Over het algemeen houden we één keer per maand een terugblik per team en een paar keer per jaar voor iedereen. Soms verplaatsen we deze naar een eerder tijdstip, bijvoorbeeld voorafgaand aan een weekend of vanwege feestdagen, en soms hebben we ze moeten uitstellen. Eén team is er echt in geslaagd om elke maand bijeen te komen.

We hanteren doorgaans een breed scala aan agile retrospectieveformats, die per vergadering kunnen verschillen, wat zorgt voor veel afwisseling en een breed scala aan perspectieven.  De sjabloon die wij het vaakst gebruiken is de standaard agile retrospective, evenals de 4L-retrospectieve. Uiteraard blijven wij teams ondersteunen die verschillende formats en stijlen uitproberen die voor hen werken, terwijl wij het format van onze algemene vergadering elke keer zeer consistent houden om het vergelijken te vergemakkelijken.

Op basis van de retrospectives volgt hier een woordwolk met de meest voorkomende thema’s binnen al onze teams. Team, Werken, Project, Geweldig, Bedankt, Nieuw en Feedback waren enkele positieve sentimenten van het afgelopen jaar. Wat betreft de negatieve sentimenten zien we dat zaken als Behoefte, Afspraken en Deadlines veelvuldig terugkwamen en waarover we hebben nagedacht.

• 
• 
• 

Dat gezegd hebbende, zijn de meningen binnen het team over het algemeen goed verdeeld en hanteren we een relatief evenwichtige benadering bij het evalueren van sprints, hoewel we de neiging hebben om de zaken vanuit een positiever perspectief te bekijken.  Het is belangrijk op te merken dat elk van onze retrospective formats vragen bevat die van nature een negatief sentiment hebben, bijvoorbeeld: wat ging er niet goed, wat moeten we verbeteren, of wat heeft ons vertraagd. Deze vragen blijven noodzakelijk als onderdeel van ons proces, dus het hebben van een negatief sentiment is op zich geen probleem.

Laten we het nu hebben over de gezondheid van ons team.

Aangezien we deze activiteiten slechts drie keer per jaar voor ons allemaal organiseren, lijkt de opkomst relatief hoog te zijn en zien de gezondheidsaspecten van ons team er over het algemeen zeer goed uit.

Als we naar de afzonderlijke aspecten van het welzijn kijken, is het heel bemoedigend om te zien dat we een aantal communicatieproblemen hebben aangepakt. Het lijkt erop dat het opsplitsen in kleinere teams en het opstellen van duidelijke richtlijnen over hoe, wanneer en in welke mate we communiceren, een waardevolle investering is geweest.

Ik ben wel benieuwd. Betekent dit dat er mogelijk andere gebieden zijn die we zouden moeten verkennen (misschien een ander soort gezondheidscontrole)? Of moeten we het gewoon hebben over wat we kunnen doen om dit soort positieve resultaten ook in de toekomst te behouden? Misschien meer van die lunchwedstrijden, hackathons of resultaatgerichte vergaderingen?

Wat onze acties betreft, hebben we zeker niet stilgezeten. Veel van onze acties uit onze retrospective van september vorig jaar waren omvangrijke en grootschalige acties, waardoor onze gemiddelde doorlooptijd opliep tot 77 dagen. Maar de laatste tijd zien we een behoorlijk goede doorstroming van het moment dat acties worden aangemaakt tot het moment dat ze worden gepubliceerd en voltooid. Dit betekent dat onze openstaande acties en de doorlooptijd van acties redelijk goed zijn.

Tot slot hebben we onze teamafspraken. Dit is het deel van het proces waarin we vastleggen „hoe we te werk gaan“.

Wat echt interessant was, was de manier waarop de afspraken over de verschillende teams waren verdeeld. Als we de filter gebruiken, blijkt dat de marketingafdeling zich vooral richtte op feedback, het gebruik van Linear, het beheer van projecttaken en de projectomvang, en het uitgroeien tot een agile marketingteam.

Het ontwikkelingsteam leek meer gericht te zijn op kennis, het uitwisselen van ideeën, documentatie en het uitdragen van ideeën onder de medewerkers.

Ons operationele team had slechts één teamovereenkomst, waardoor er onvoldoende gegevens waren voor de woordwolk. De afspraken die we tijdens onze algemene vergadering hebben gemaakt, gelden echter nog steeds voor ons.

Enkele afspraken die in alle teams zijn gemaakt en die wij het vermelden waard vonden, zijn:

• We delen onze zorgen met elkaar.
• Werk hard, heb plezier en waardeer elkaar.
• Als iemand op iets van u wacht, laat dan weten hoe het ervoor staat.
• De 10%-70%-20%-regel
• Alle feedback is constructief; het is geen aanval en houdt geen minachting voor een idee in
• Als u iets ziet dat moet gebeuren, of iets wat u graag zou willen doen (of leren, of ontdekken!), laat het dan aan het team weten!

Tot slot willen we graag onze waardering uitspreken voor het geweldige werk dat u allen verricht. Deze retrospectives zijn een uitstekende manier om die ideeën voor voortdurende verbetering een platform te bieden waar ze kunnen worden gedeeld en in de praktijk gebracht!