Dagelijkse Standups in TeamRetro: plaats uw bericht vóór de vergadering en houd alle knelpunten in het oog

Dagelijkse Standups in TeamRetro zijn nu beschikbaar in elk abonnement en staan naast uw retrospectives en statuscontroles. Iedereen plaatst een update aan het begin van de dag, zodat de tijd die u samen doorbrengt volledig aan het oplossen van problemen wordt besteed. Elke belemmering wordt een actie op de lijst waarmee uw team al werkt. Op de Standup-pagina ziet u hoe het werkt, en u kunt uw eerste Standup al tijdens een gratis proefperiode houden.

Vraag trAI om de samenvatting die bij u past

Niet iedereen wil hetzelfde overzicht van de updates van het team. Een producteigenaar is wellicht geïnteresseerd in één project, een manager in de hele week en een ontwikkelaar in wat hem of haar tegenhoudt. Stel uw vraag aan trAI in uw eigen woorden en het haalt de samenvatting uit de Standups van uw team in een vorm die voor u logisch is. Bijvoorbeeld:

• “Kunt u mij op de hoogte brengen van de stand van zaken met betrekking tot Project X?”
• “Geef een samenvatting van de activiteiten van deze week uit onze Standups.”
• “Wat is er nog steeds geblokkeerd, en van wie is het?”
• “Waar heeft Maya zich sinds maandag mee beziggehouden?”

Waarom de dagelijkse synchronisatie thuishoort naast de retro

De standup is de vergadering die de meeste teams het vaakst houden, en waarvan de resultaten het snelst in de vergetelheid raken. Een knelpunt dat om 9.15 uur aan de orde wordt gesteld, is tegen lunchtijd meestal alweer vergeten. Twee mensen spreken terloops af wie wat overneemt, en op donderdag komt elk van hen erachter dat de ander al sinds maandag zit te wachten.

Retrospectieven en gezondheidscontroles kampen met het tegenovergestelde probleem. Ze leiden weliswaar tot belangrijke maatregelen en afspraken, maar slechts om de paar weken, terwijl de dagelijkse wrijvingen die hieraan ten grondslag zouden moeten liggen, verloren gaan in een chatgesprek of een telefoongesprek dat door niemand is vastgelegd.

Standups overbruggen die kloof. Ze vormen samen met retrospectives, statuscontroles en schattingen onderdeel van TeamRetro, en alle vier delen zij één actielijst, één reeks afspraken en één overzicht van de ontwikkelingen binnen het team. Een blokker die op dinsdagochtend wordt gemeld, is hetzelfde punt dat tijdens de retro op vrijdag wordt besproken, met dezelfde verantwoordelijke en dezelfde deadline. Met andere woorden: het helpt u herinneren, zodat u dat zelf niet hoeft te doen.

Wat u direct uit de verpakking ontvangt

Standaard asynchroon, live wanneer u het nodig hebt

Elke dag krijgt een eigen stand-upruimte die open blijft. Medewerkers geven aan wanneer hun dag begint, en teamgenoten reageren met opmerkingen, reacties en @vermeldingen. Wanneer er iets moet worden besproken, neemt een facilitator de stand-up live over in de ‘present’-modus, waarbij hij of zij elke update doorneemt met live reacties, en kan hij of zij een timer toevoegen of de bijeenkomst openen met een ijsbreker.

Een sjabloon voor elk type check-in

Begin met de dagelijkse Standup, asynchrone check-in, wekelijkse synchronisatie of dagelijkse stand-down, of stel uw eigen vragen op en sla deze op als teamsjabloon. Elke vraag wordt gemarkeerd als ‘voltooid’, ‘in uitvoering’ of ‘geblokkeerd’, zodat TeamRetro weet wat er moet worden overgedragen en wat als een blokkering moet worden beschouwd. U kunt ook het sprintdoel toevoegen, zodat elke update hieraan wordt getoetst.

Stel het één keer in

Kies de dagen en het tijdstip, en TeamRetro verstuurt de uitnodigingen en een herinnering naar iedereen die nog niet heeft gepost, via e-mail, Slack of Microsoft Teams. Updates worden in TeamRetro bijgewerkt, en de herinnering bevat een knop waarmee de Standup kan worden geopend.

Het plan van gisteren komt weer bij u terecht

De volgende ochtend staat uw vorige update bovenaan de nieuwe lijst. Geef bij elke regel aan of deze is afgerond, wordt voortgezet of nog steeds geblokkeerd is; bij een blokkering die nog steeds openstaat, wordt aangegeven hoeveel dagen deze al openstaat.

Belemmeringen worden acties

Wijs een blokker een verantwoordelijke en een uiterste datum toe via het deelvenster ‘Acties’ van de stand-up, of vraag trAI, de AI-assistent van TeamRetro, om acties aan te maken voor de blokkers van die dag. Deze worden toegevoegd aan dezelfde lijst als uw acties uit de retrospective en de health check, en blijven zichtbaar totdat iemand ze afvinkt.

Een samenvatting bij afsluiting

Elke Standup wordt afgesloten met een overzicht van belemmeringen, taken en deelname, aangevuld met een door AI gegenereerde samenvatting die u kunt bewerken voordat u deze deelt. Het team ontvangt deze per e-mail of als bericht in uw Slack- of Microsoft Teams-kanaal, en u kunt het downloaden voor personen buiten het team. Binnen de standup kan trAI dezelfde updates indelen op basis van sprintdoel, persoon, project of de afgelopen week.

Asynchroon, live of een combinatie daarvan

De meeste gedistribueerde teams kiezen voor een combinatie: standaard schriftelijke updates, aangevuld met een kort live-gedeelte voor de twee of drie zaken die een gesprek vereisen. De vorm moet een keuze zijn die uw team zelf maakt, en een dagelijkse videogesprek dat uit gewoonte plaatsvindt, is ook een keuze. In onze gids over asynchrone en Standups op afstand wordt besproken wanneer de schriftelijke vorm beter werkt en hoe u ervoor kunt zorgen dat mensen hieraan blijven bijdragen.

Hoe u een effectieve dagelijkse Standup-vergadering kunt houden

Open in uw team het tabblad ‘Standups’, kies ‘Een reeks Standups aanmaken’, selecteer een sjabloon en maak de Standup aan. Standups zijn inbegrepen bij elk TeamRetro-abonnement, inclusief de gratis proefperiode. Als TeamRetro nieuw voor u is, probeer dan gratis een proefperiode te starten en houd deze week uw eerste Standup. Wat betreft het faciliteren – van de drie vragen tot de anti-patronen die ervoor zorgen dat mensen tegen de vergadering opzien – leest u de volledige gids voor dagelijkse Standups.

Veelgestelde vragen

Kunnen wij de standup houden zonder vergadering?

Ja. Asynchroon is de standaardinstelling. Iedereen plaatst zijn of haar update in de stand-upruimte zodra de werkdag begint, en teamgenoten reageren hierop met opmerkingen, reacties en vermeldingen. Een facilitator kan het gesprek nog steeds live maken wanneer er een discussie nodig is.

Werkt het met Slack of Microsoft Teams?

Ja. Sluit een van beide aan en TeamRetro plaatst de uitnodigingen en herinneringen in uw kanaal, samen met een knop waarmee de Standup wordt geopend. Updates worden in TeamRetro bijgewerkt en wanneer de Standup wordt afgesloten, kan de samenvatting weer in het kanaal worden geplaatst.

Wat gebeurt er met een blokkering die tijdens een Standup wordt opgeworpen?

Het verschijnt bovenaan de volgende update van de verantwoordelijke totdat het is afgehandeld, met een telling van het aantal dagen dat het openstaat. Wijs er een verantwoordelijke aan toe en stel een uiterste datum vast, waarna het wordt toegevoegd aan dezelfde actielijst als uw acties voor de retrospectieve en de statuscontrole.

In welke abonnementen zijn Standups inbegrepen?

Elk TeamRetro-abonnement, inclusief de gratis proefperiode.

Waar kan ik meer tips vinden om dagelijkse Standups beter te laten verlopen?

Onze gids voor dagelijkse Standups behandelt de vragen die u moet stellen, hoe u de vergadering kort kunt houden en de valkuilen die u moet vermijden. Als uw team verspreid is, lees dan het hoofdstuk over asynchrone en Standups op afstand.