Comment animer une rétrospective : le guide complet

La plupart des équipes organisent des rétrospectives. Elles sont toutefois bien moins nombreuses à en organiser qui permettent de modifier le déroulement du prochain sprint, et la différence réside presque toujours dans l’animation, et non dans le format que vous choisissez. Ce guide vous explique pas à pas comment mener une rétrospective de A à Z : son objectif, les cinq phases d’une bonne session, un ordre du jour prêt à l’emploi que vous pouvez reproduire, comment choisir un format, ainsi que les anti-modèles qui sapent discrètement cette pratique.

Qu’est-ce qu’une rétrospective ?

Une rétrospective est le moment où une équipe prend le temps de se poser une question d’une simplicité trompeuse : comment travaillons-nous, et comment pourrions-nous mieux travailler ? Il s’agit d’un créneau régulier et réservé, généralement à la fin d’un sprint ou d’une tâche, au cours duquel les personnes ayant réalisé le travail font le point ensemble et se mettent d’accord sur les changements à apporter.

Son objectif est précis et concret : identifier le ou les deux éléments qui freinent l’équipe, puis convenir d’un changement. C’est tout. Une rétrospective n’est ni une réunion d’état d’avancement, ni une séance de recherche de coupables, ni un moment destiné à replanifier le backlog. Adoptez la bonne approche et la « culture de l’amélioration continue » dont tout le monde parle s’instaurera d’elle-même, car l’équipe peut constater que ses propres décisions se répercutent sur le déroulement du sprint suivant.

Les cinq étapes d’une rétrospective

La structure la plus résistante est celle proposée par Esther Derby et Diana Larsen dans leur ouvrage Rétrospectives agiles, qui présente chaque bonne séance comme se déroulant en cinq phases :

1. Préparez le terrain. Créez un climat d’ouverture, précisez l’objectif et faites en sorte que chacun se sente à l’aise pour s’exprimer.
2. Recueillez des informations. Mettez sur la table le point de vue de chacun sur ce qui s’est réellement passé, qu’il s’agisse de faits ou de sentiments.
3. Tirez des enseignements. Recherchez les tendances et les causes profondes qui se cachent derrière les données, et pas seulement les symptômes.
4. Décidez de la marche à suivre. Transformez la meilleure idée en une ou deux actions concrètes dont vous assumerez la responsabilité.
5. Conclusion. Confirmez les actions, remerciez l’équipe et faites le point sur le déroulement de la rétrospective elle-même.

Les étapes sont plus importantes que n’importe quel modèle. Quel que soit le format que vous utilisez, celui-ci doit permettre à l’équipe de suivre ces cinq étapes dans l’ordre. Passer directement de la phase « collecte de données » à celle de « prise de décision » conduit souvent les rétrospectives à résoudre le problème favori de la personne la plus bruyante au lieu du véritable problème.

Un ordre du jour rétrospectif de 60 minutes

Soixante minutes suffisent pour une rétrospective « sprint » ciblée. Voici un ordre du jour prêt à l’emploi qui correspond parfaitement aux cinq phases :

• De 0 h 00 à 0 h 05, mise en contexte (5 min). Reformulez l’objectif en une seule phrase, lisez la directive principale et posez une brève question pour prendre le pouls du groupe et créer une ambiance conviviale.
• De 0:05 à 0:20, collecte des données (15 min). Chacun commence par noter ses remarques en silence, puis vous dévoilez le tableau. Le fait d’écrire en silence évite que la discussion ne s’oriente vers la personne qui prend la parole en premier.
• De 0:20 à 0:35, Formuler des conclusions (15 min). Regroupez les notes connexes, procédez à un vote par points pour déterminer ce qui importe le plus, puis approfondissez la ou les deux priorités retenues. Continuez à vous demander « pourquoi » jusqu’à ce que vous parveniez à identifier un élément que l’équipe peut réellement modifier.
• De 0 h 35 à 0 h 50 : Décidez de la marche à suivre (15 min). Mettez-vous d’accord sur une ou deux actions. Chacune doit être attribuée à un responsable et assortie d’une date butoir.
• De 0 h 50 à 1 h 00, clôture (10 min). Relisez les actions, remerciez l’équipe et évaluez rapidement le déroulement de la séance.

Adaptez la répartition des phases à votre équipe : un sprint tendu peut nécessiter davantage de temps consacré à la « collecte de données », tandis qu’un sprint qui se déroule sans heurts peut consacrer ce temps à la « prise de décision ». L’important est de veiller à ce que chaque phase soit limitée dans le temps afin de toujours parvenir à des actions convenues avant la fin de l’heure.

Préparez votre rétrospective : une liste de contrôle avant la rétrospective

La réussite d’une bonne séance se joue en grande partie avant même que les participants ne rejoignent la visioconférence. Passez en revue cette liste de contrôle la veille de votre rétrospective. Elle sert également de transfert de tâches si quelqu’un d’autre anime la séance.

• Faites le point sur les actions de la dernière réunion rétrospective. Consultez les engagements pris lors de la session précédente et notez ceux qui ont été menés à bien. C’est le premier point que vous aborderez.
• Choisissez un format. Optez pour celui qui convient à ce sprint, et non à vos habitudes (voir la section suivante).
• Réservez le créneau horaire et les participants. Réservez un créneau complet dans l’agenda et veillez à ce que toute l’équipe, et uniquement l’équipe, soit invitée.
• Préparez le tableau et les questions. Configurez les colonnes ou le modèle à l’avance et rédigez votre question d’introduction afin de ne pas avoir à improviser au début.
• Déterminez comment recueillir les contributions. Prévoyez dans un premier temps des contributions écrites et discrètes, anonymes si le sujet est sensible.
• Préparez votre message clé. Déterminez comment vous allez commencer et donner le ton pour garantir la sécurité.
• Prévoyez les mesures à prendre. Déterminez où ces mesures seront consignées et qui se chargera de confirmer les responsables et les dates avant de clore le dossier.

Choisir un format

Le facteur déterminant réside dans le fait de commencer par une contribution écrite, en silence, avant toute discussion. Lorsque chacun ajoute d’abord ses notes, ce ne sont plus les voix les plus fortes qui dictent l’ordre du jour, et les observations plus discrètes et plus réfléchies sont réellement prises en compte.

Le format doit correspondre aux besoins de l’équipe cette semaine. Voici quelques pistes de départ fiables :

• Démarrer Arrêter Continuer est une méthode rapide et axée sur l’action. Elle convient particulièrement aux équipes bien rodées qui souhaitent simplement affiner leur processus.
• Mad Sad Glad met en lumière l’état émotionnel qui règne après un sprint difficile ou inhabituel, lorsque ce que ressentent les participants est au cœur de l’histoire.
• Starfish élargit le champ d’action à cinq signaux (« conserver », « augmenter », « diminuer », « commencer », « arrêter »), ce qui s’avère utile lorsque les termes « commencer » et « arrêter » semblent trop directs.
• Voilier présente les objectifs, les risques et les obstacles sous la forme d’une image unique, ce qui permet d’avoir une vision plus globale de ce qui favorise la progression de l’équipe et de ce qui la freine.

En cas de doute, variez les formats. Une équipe qui utilise toujours le même format à chaque sprint finit par ne plus voir de nouvelles choses. Parcourez l’ensemble des modèles de rétrospective afin d’ adapter le format à la situation.

Conseils d’animation

La manière dont la réunion est animée importe davantage que son format. Trois éléments sont particulièrement déterminants :

Commencez par rappeler la règle fondamentale. Rappelez à tout le monde que, quelles que soient nos découvertes, chacun a fait de son mieux avec les connaissances dont il disposait à l’époque. Ce n’est pas un cliché. C’est la phrase qui permet d’aborder le véritable problème en toute sécurité.

Veillez à ce que l’introduction soit brève. Moins de cinq minutes. L’objectif est d’instaurer un climat de sécurité psychologique, et non pas d’organiser une deuxième réunion d’état d’avancement. Si les participants se sentent en confiance, les informations sincères émergeront d’elles-mêmes.

Faites émerger les voix les plus discrètes. La personne qui s’exprime le plus fort est rarement celle qui a l’ observation la plus pertinente. L’écriture silencieuse avant la discussion, les contributions anonymes si nécessaire, et le vote par points permettent tous de faire évoluer la séance loin du principe « celui qui parle le plus gagne » pour se concentrer sur ce que l’équipe pense réellement. Organisez la séance de manière à ce que la personne la plus discrète de la salle puisse tout de même définir l’ ordre du jour.

Anti-modèles courants

Les rétrospectives échouent de manière prévisible. Les identifier, c’est déjà la moitié du chemin vers la solution.

Cela se transforme en reproches. Dès lors que la séance porte sur la question de savoir qui est à l’origine d’un problème, les contributions sincères se tarissent et ne reviennent plus. La directive principale et les contributions anonymes existent précisément pour maintenir l’attention sur le système, et non sur la personne.

Rien n’est suivi d’effets. C’est le point essentiel. Une rétrospective sans suivi fait comprendre à l’équipe que rien ne change, ce qui entraîne une baisse de la participation et de la franchise. Visez une ou deux actions, chacune avec un seul responsable et une date butoir, et faites-en le point au début de la prochaine rétrospective. Une responsabilité partagée n’est pas une responsabilité.

Toujours le même format. Si vous répétez « Démarrer, Arrêter, Continuer » à chaque sprint pendant un an, la rétrospective se transforme en un simple formulaire à remplir. Variez le format pour que l’équipe continue réellement à réfléchir.

Une rétrospective sans mise en œuvre enseigne à l’équipe que rien ne change. La mise en œuvre, c’est justement l’essentiel.

Rétrospectives à distance

Une équipe dispersée peut mener une rétrospective tout aussi bien qu’une équipe travaillant sur le même site, et souvent mieux, car un tableau en ligne partagé met tout le monde sur un pied d’égalité. Les modalités changent légèrement :

• Faites en sorte que la saisie écrite silencieuse devienne la norme. C’est déjà la solution la plus efficace en présentiel, et à distance, cela résout également le problème des « interventions qui se chevauchent lors des appels ».
• Utilisez un tableau partagé que tout le monde peut consulter et modifier. L’anonymat est plus facile à préserver en ligne, ce qui favorise la franchise.
• Veillez à bien gérer l’énergie. Les sessions à distance fatiguent plus vite les participants ; veillez donc à limiter leur durée et envisagez de commencer par un jeu léger. Consultez la page Jeux de rétrospective en ligne pour trouver des idées adaptées aux sessions vidéo, ainsi que le guide des jeux de rétrospective pour savoir comment les intégrer à une session.

Les cinq phases et l’ordre du jour ci-dessus s’appliquent tels quels en télétravail. C’est l’animation, et non le lieu, qui reste le facteur déterminant pour la réussite de la réunion.

Organisez votre prochaine rétrospective dans TeamRetro

TeamRetro gère l’ensemble du processus décrit ci-dessus dès son installation : brainstorming silencieux et autonome, regroupement anonyme et vote par points, ordre du jour chronométré, et suivi des actions d’une rétrospective à l’autre afin que les engagements de la dernière session soient la première chose que vous voyiez lors de la suivante. Choisissez un format, invitez l’équipe et organisez votre prochaine rétrospective avec un suivi intégré.

Foire aux questions

Quelles sont les cinq étapes d’une rétrospective ?

Ces cinq phases sont tirées de l’ouvrage « Agile Retrospectives » d’Esther Derby et Diana Larsen : préparer le terrain, collecter des données, dégager des enseignements, décider des actions à mener et conclure. La phase « Préparer le terrain » permet d’ instaurer un climat de confiance et de créer un espace où chacun peut s’exprimer en toute sécurité. La phase « Collecter des données » permet de mettre sur la table le point de vue de chacun sur ce qui s’est passé. La phase « Générer des enseignements » consiste à rechercher les tendances et les causes profondes qui se cachent derrière ces données. La phase « Décider des actions à mener » consiste à traduire les meilleurs enseignements en une ou deux actions concrètes attribuées à des responsables. La phase « Clôture » permet de valider les actions et d’évaluer le déroulement de la session elle-même. Presque tous les formats de rétrospective constituent une manière différente de guider une équipe à travers ces cinq mêmes étapes.

Quelle doit être la durée d’une rétrospective ?

Pour un sprint type de deux semaines, 60 minutes constituent une bonne durée par défaut et suffisent pour une session ciblée. Les équipes plus petites ou les sprints plus courts peuvent se contenter d’une durée serrée de 30 à 45 minutes ; une rétrospective plus approfondie portant sur un trimestre ou une version majeure peut justifier 90 minutes, voire plus. La durée importe moins que la discipline : respectez intégralement le créneau horaire, veillez à ce que chaque phase soit chronométrée, et terminez par des actions convenues plutôt que de vous égarer dans des discussions interminables. Une rétrospective qui dépasse régulièrement le temps imparti nécessite généralement un ordre du jour plus strict, et non davantage de temps.

Quel est l’objectif principal d’une rétrospective ?

La directive principale est une phrase, rédigée par Norm Kerth, que les animateurs lisent au début d’une rétrospective afin de donner le ton : quoi que nous découvrions, nous comprenons et croyons sincèrement que chacun a fait de son mieux avec les connaissances dont il disposait à ce moment-là, ses compétences et ses capacités, les ressources disponibles et la situation en question. Son objectif est d’orienter la séance non pas vers la recherche de responsables, mais vers l’amélioration du système dans lequel l’équipe évolue. Lorsque les participants ont la certitude que cette réunion ne vise pas à attribuer des responsabilités, ils soulèvent les véritables problèmes, ce qui est la seule façon pour une rétrospective de déboucher sur des actions utiles.

Quel serait un bon ordre du jour pour une première rétrospective ?

Veillez à ce que votre première rétrospective soit simple et sans risque. Prévoyez un créneau de 60 minutes : 5 minutes pour installer le cadre et à lire la directive principale, 15 minutes pour que chacun ajoute des notes en silence puis les partage, 15 minutes pour regrouper les points et voter par points sur ce qui importe le plus, 15 minutes pour se mettre d’accord sur une ou deux actions avec des responsables désignés et des dates, et 10 minutes pour clore la séance et faire le point sur la façon dont cela s’est déroulé. Choisissez un format accessible, tel que « Start Stop Continue » ou « Mad Sad Glad », afin que l’ équipe n’ait pas à apprendre un cadre complexe tout en menant sa réflexion. L’objectif d’une première rétrospective est d’instaurer une habitude sûre et utile, et non une rétrospective parfaite.

Comment organiser une rétrospective à distance ?

Organisez une rétrospective à distance sur un tableau en ligne partagé que tout le monde peut consulter et modifier, et privilégiez d’autant plus les contributions écrites et silencieuses dans un premier temps. Demandez à chaque participant d’ajouter ses notes de manière indépendante, de manière anonyme si le sujet est sensible, avant toute discussion, afin que la réunion ne se résume pas à celui qui réactive le son en premier. Regroupez ensuite les notes, procédez à un vote par points, puis approfondissez les points les plus importants ensemble, exactement comme vous le feriez en présentiel. Respectez une durée fixe, car les sessions à distance fatiguent plus vite les participants, et consignez les actions à mener avec leurs responsables et leurs dates au même endroit afin qu’elles soient reprises lors de la prochaine réunion. Les cinq phases et un ordre du jour standard de 60 minutes fonctionnent de la même manière en visioconférence.

Continuez

• Le guide de la rétrospective du Scrum Master : le guide complet, chapitre par chapitre, qui accompagne cette présentation générale.
• Parcourir les modèles de rétrospective : des formats prêts à l’emploi pour votre prochaine séance.
• Guide des jeux rétrospectifs : des activités légères qui permettent de lancer une séance et de maintenir l’engagement des équipes à distance.