Retrospectivas a distancia sencillas y divertidas: conclusiones del Día Mundial de la Retrospectiva 2020

Celebrando el potencial de las retrospectivas a distancia

El Día Mundial de la Retrospectiva 2020 es una iniciativa coordinada a nivel mundial y basada en el voluntariado, cuyo objetivo es compartir historias y reflexiones para mejorar las retrospectivas ágiles. Entre los eventos celebrados destacan las charlas relámpago del Día Mundial de la Retrospectiva organizadas por Remote Forever y las reuniones mensuales del Agile Club of Egypt. A medida que los equipos trabajan cada vez más a distancia, la organización de reuniones de equipo en línea que potencien y fomenten la mejora continua constituye un aspecto clave para los Scrum Masters. Si bien es posible que se reduzcan los costes y el tiempo de desplazamiento, surgen mayores retos a la hora de determinar cómo llevar a cabo de la mejor manera posible las reuniones a distancia —especialmente las retrospectivas— para garantizar la participación y la sensación de conexión.

Jeremy Lu, director ejecutivo y cofundador de TeamRetro, intervino en ambos eventos para hablar sobre el tema «Cómo sacar el máximo partido a sus retrospectivas a distancia». A continuación, compartimos algunos de los mensajes clave, así como las conclusiones y reflexiones extraídas de ambos eventos.

Ventajas e inconvenientes de celebrar reuniones retrospectivas a distancia

La transición al formato digital implica, sin duda, algunos ajustes en el funcionamiento de las reuniones de equipo. No obstante, ofrece algunas ventajas interesantes. Eliminar los obstáculos a la producción, reducir los sesgos y permitir la generación de ideas de forma independiente, así como la votación de las medidas a adoptar, puede mejorar la calidad de los datos y, al mismo tiempo, fomentar la seguridad psicológica. El tiempo que antes se dedicaba a redactar informes, recopilar datos manualmente y llevar a cabo registros puede destinarse ahora a fortalecer las relaciones dentro del equipo o a profundizar en los debates que realmente importan.

Por otra parte, el hecho de depender de la configuración de Internet de cada persona, de su seguridad y de la falta de responsabilidad puede afectar negativamente a la confianza del equipo. El aumento de la disonancia social, al perder las señales físicas, pone de manifiesto el papel del scrum master como director de la orquesta social. Crear una cultura de equipo a partir de actividades planificadas y explícitas, así como establecer normas básicas para el buen desarrollo de las reuniones, son buenas prácticas que ayudan a empezar a superar estos inconvenientes.

Al mismo tiempo, independientemente de si el equipo está distribuido, trabaja en una misma sede, a distancia o en algún modelo híbrido mixto, los miembros del equipo desean:

• ser escuchado
• que se evalúe
• que se le oriente
• sentirse seguro
• que se dote de recursos
• que se cultiven

Entonces, ¿cómo puede la humilde retrospectiva contribuir a satisfacer esas necesidades del equipo? A continuación, se ofrecen algunas ideas.

1. Elaborar un contrato social para el equipo

Establecer el enfoque y el tono adecuados antes de comenzar sus retrospectivas contribuye en gran medida a crear un espacio atractivo, seguro y productivo en el que los miembros del equipo se sientan libres de expresar sus opiniones. Es más probable que la cultura, las expectativas del grupo y las normas básicas acordadas se mantengan y tengan un impacto si se crean de forma conjunta y se hacen visibles.

Cogimos un par de globos y todos anotamos cosas que habíamos oído pero que no nos parecían útiles para una reunión. A continuación, «reventábamos» esos globos de forma audible y significativa cada vez que detectábamos esos comportamientos y expresiones en una reunión. A continuación, elaboramos una lista de comportamientos orientativos que nuestro equipo deseaba utilizar como parte de nuestras retrospectivas, así como en cualquier reunión de equipo, y la exponemos al dar inicio a nuestras retrospectivas a distancia. De hecho, aparece en nuestra retrospectiva a distancia.

Si no desea llegar tan lejos, siempre puede recurrir a la «Directiva Principal Ágil». No obstante, tener en cuenta las normas básicas de comportamiento en las reuniones —como encender las cámaras y el micrófono, las señales para ralentizar, acelerar o realizar comentarios, y otros rituales— puede contribuir a que las reuniones sean más productivas. Si la rendición de cuentas y la disonancia social son habituales en sus reuniones, entonces contar con procesos como los debates por turnos, las conversaciones facilitadas mediante intervenciones o los formatos de «estructura liberadora» puede ayudar a fomentar el compromiso del equipo.

Conclusión: Tanto si lo hace de manera formal como si se trata más bien de un ritual informal, comprender y gestionar el contrato social de su equipo fomenta la confianza, la seguridad psicológica y unas normas claras para las retrospectivas de las reuniones en línea.

2. Elija el formato de retrospectiva más adecuado para su objetivo: ¿divertido? ¿sencillo? ¿centrado?

Dada la gran variedad de formatos y preguntas que existen para las retrospectivas, los Scrum Masters tienen mucho donde elegir. Sin embargo, para sacar el máximo partido a la retrospectiva, se sugirió que la elección del formato debe realizarse de forma deliberada, meditada y con cuidado, de modo que se ajuste al objetivo de la reunión.

Esto significa que el formato variará de vez en cuando, lo que, por sí mismo, contribuirá a reducir la fatiga derivada de la repetición. Además, implicará que acuda a la reunión con un objetivo claro y pueda centrar la conversación.

Fíjese en el siguiente ejemplo.

Este equipo utilizó el método «Mad Sad Glad» para poner en marcha su primera retrospectiva. Este formato tiene un toque más personal y requiere que los participantes reflexionen sobre sus reacciones emocionales respecto al último sprint. Ayuda a sacar a la luz cualquier posible problema y a abordar las barreras emocionales, con el fin de que los equipos superen las fases conflictivas de la formación del equipo.

Las siguientes retrospectivas se centraron más en la acción, concretamente en la retrospectiva «Stop, Start, Continue» y en la retrospectiva «StarFish». Estos formatos se prestan a una lluvia de ideas más orientada a la acción y permiten a los equipos valorar las compensaciones de tiempo entre las distintas tareas.

A medida que los equipos iban pasando a trabajar desde casa, se centraron en los cambios en los procesos y en cómo trabajar desde casa para analizar lo que debían hacer en un entorno remoto, a lo que siguió una retrospectiva ágil estándar a finales de año.

A continuación, el uso del método retrospectivo 4L les permitió reflexionar sobre las actividades realizadas hasta la fecha para compartir lo aprendido, así como lo que les había gustado y lo que echaban en falta. Por último, el método FLAP (Consideraciones de futuro, lecciones aprendidas, logros y áreas problemáticas) constituyó un proceso prospectivo destinado a ayudar al equipo a decidir qué deseaban ver en el futuro.

Por supuesto, siempre puede crear su propia selección o elegir temas de temporada o relacionados con sus intereses. También existe la opción de crear retrospectivas basadas en sus intereses, épocas festivas, series de televisión famosas o una pasión compartida.

Conclusión: Aunque disponer de diversos formatos de retrospectiva es ideal para romper los ciclos de fatiga en las reuniones, elegir uno que se adapte a la situación actual de su equipo y de su producto puede mejorar la concentración, la orientación y los resultados de sus reuniones de retrospectiva.

3. Potencia su estilo retro.

Además de dividir a los grupos en salas de trabajo más pequeñas, existen otras formas de mejorar aún más sus reuniones de equipo.

Al comienzo de cada reunión retrospectiva, realice una actividad breve, concisa pero cordial que permita a los participantes ponerse al día. Compartir una palabra o una expresión facial que refleje cómo se sintió respecto al último sprint, o incluso qué fue lo último que le hizo sonreír, es una forma estupenda de dar inicio a la reunión. Recuérdeles cuál es la directriz principal y el contrato social, y recuérdeles por qué están aquí y qué han venido a hacer.

Puede asignar funciones para que todos puedan contribuir. El «copiloto» puede ayudar a gestionar los aspectos técnicos y a cumplir los objetivos. El «guardián del tiempo» se encarga de que la reunión fluya y avisa a los asistentes cuando se empieza a sobrepasar el tiempo previsto. El «monitor de energía» puede realizar una breve ronda de opiniones durante la reunión o recabar la impresión de los asistentes sobre cómo está transcurriendo la misma, y el «defensor de las acciones» puede señalar si hay acciones que no se están debatiendo o que no se han registrado.

El uso de diversos métodos de facilitación que permiten a los participantes aportar ideas a lo largo de todo el proceso mantiene su interés y le permite percibir el ambiente que se respira en la sala. Por ejemplo, el uso de reacciones en los comentarios ayuda a captar el estado de ánimo, y el patrón de «paso del testigo» permite que un participante elija al siguiente orador.

Por último, si sus reuniones duran más de una hora, incluya un descanso programado. Esto simplemente permite a los participantes tomarse un respiro y recargar energías. Aléjese de la pantalla durante un rato o organice una actividad con el equipo que resulte divertida y sirva para levantar el ánimo. Sugerimos «apagar las luces», lo que significa dejar los micrófonos y las cámaras encendidos (con música si así lo desean) para dedicar un rato a concentrarse antes de volver a reunirnos.

Conclusión: Las estrategias para fomentar la participación del equipo, basadas en optimizar el flujo del proceso desde el principio y a lo largo de toda la reunión, pueden aumentar el dinamismo y el sentido de la responsabilidad.

4. Pruebe diferentes fórmulas de «time-box».

Una forma de asegurarnos de que las reuniones no se alarguen más de lo previsto es utilizar el método de «time-boxing». En TeamRetro hay un temporizador de cuenta atrás para cada fase que puede utilizarse, por ejemplo, para que los participantes tengan una idea del tiempo que queda, así como el botón «He terminado», que le avisa cuando los participantes están listos para pasar a la siguiente fase.

Suponiendo que esté organizando una reunión asíncrona de 60 minutos, esta es nuestra fórmula para gestionar el tiempo que parece funcionar.

No obstante, quizá sea mejor considerar esto como una receta básica más que como una guía formal. Al igual que ocurre con la masa de pizza, el sabor final de la pizza depende de la combinación y la cantidad de ingredientes que decida añadir. Si considera que existe una mayor necesidad de fomentar la cohesión del equipo, entonces las sesiones de «check-in», los mensajes de agradecimiento y las sesiones de «check-out» podrían resultar importantes. Los datos pueden recopilarse de forma asíncrona antes de la reunión. Las ideas similares pueden agruparse antes de la reunión y, posteriormente, someterse a votación cuando se lean para su debate. Por otra parte, si la necesidad de fomentar la cohesión es menor, este enfoque podría utilizarse más para alcanzar un consenso sobre las medidas a adoptar. En el caso de los equipos autoorganizados, concédales más tiempo para que agrupen las ideas que hayan surgido. Si hay muchos comentarios, pídales que trabajen en grupos más reducidos, organizados por secciones específicas. Aunque esto puede ser adecuado para una reunión de 60 minutos, puede modificar simplemente las proporciones para una sesión más larga.

Conclusión: La hora de finalización de la reunión es la principal limitación para los equipos a los que les gusta terminar a tiempo y con resultados claros. Probar nuevas fórmulas de duración fija puede ayudar a mantener las reuniones por el buen camino y servir de referencia para orientar las conversaciones.

5. ¡Haga que sus retrospectivas sean sencillas, divertidas y humanas!

¿Recuerda el «día de traer una mascota»? ¿El «día de la camiseta o la gorra extravagante»? ¿El «día de compartir una comida»? ¿Quién dice que no podamos hacerlo en línea? Añadir un poco de diversión y actividades de cohesión de equipo puede ser una buena forma de aliviar el estrés, conocer un poco mejor a su equipo y obtener información que no encontrará en una retrospectiva estándar. A continuación, le presentamos algunas ideas que hemos oído que los equipos han estado llevando a cabo mientras trabajan a distancia. (De hecho, algunos de nuestros equipos lo hacen al final como recompensa por una buena retrospectiva.)

• Utilice herramientas para evaluar el estado de ánimo.
• Participe en un juego, ya sea ágil o simplemente por diversión.
• Vean una película juntos en Discord.
• Organice una actividad de trabajo en equipo; por ejemplo, si se encontrara en un avión que se ha estrellado en un desierto, ¿qué 10 objetos querría tener consigo para sobrevivir?
• Contar historias o mostrar fotos: ¡pruebe a pedir a todos que cuenten una historia sobre cualquier cosa, aunque sea algo tan sencillo como una taza o un par de zapatos! O que hagan una foto de algo que tengan cerca para compartirla
• Adivine la canción: ¡ponga a prueba las habilidades musicales de sus scrum masters pidiéndoles que canten canciones para que el equipo las adivine!
• Resuelva un problema cualquiera que tenga otro miembro del equipo.
• Comparta una receta que todos preparen en casa y prueben.

Conclusión: Fomente la compasión. No resulta fácil pasar a un equipo que trabaja íntegramente en línea, ya sea en retrospectivas o de forma remota. Al fin y al cabo, los seres humanos somos seres sociales. Organizar actividades sociales y divertidas puede facilitar la creación de vínculos y la empatía, lo que hará que sus retrospectivas sean más significativas y eficaces.

¿Le entusiasma mejorar su retrospectiva a distancia?

Esperamos que estas ideas le sirvan de inspiración. Si tiene otras que le gustaría compartir o simplemente desea intercambiar opiniones, pedir consejo u obtener más información, ¡no dude en ponerse en contacto con nosotros! Estaremos encantados de saber de usted. TeamRetro.