Retrospectivas a distancia fáciles y divertidas: Perspectivas del Día Mundial de la Retrospectiva 2020

Celebrando el potencial de las retrospectivas a distancia

El Día Mundial de la Retrospectiva 2020 es una iniciativa coordinada a nivel mundial y basada en el voluntariado cuyo objetivo es compartir historias y reflexiones para mejorar las retrospectivas ágiles. Entre los eventos celebrados destacan las charlas relámpago del Día Mundial de la Retrospectiva organizadas por Remote Forever y las reuniones mensuales del Agile Club of Egypt. A medida que los equipos trabajan cada vez más a distancia, la organización de reuniones de equipo en línea que potencien y fomenten la mejora continua es un aspecto clave para los Scrum Masters. Si bien es posible que se reduzcan los costes y el tiempo de desplazamiento, surgen mayores retos en cuanto a cómo llevar a cabo de la mejor manera posible las reuniones a distancia, especialmente las retrospectivas, para garantizar la participación y la sensación de conexión.

Jeremy Lu, director ejecutivo y cofundador de TeamRetro, intervino en ambos eventos para hablar sobre el tema «Cómo sacar el máximo partido a las retrospectivas a distancia». A continuación, compartimos algunos de los mensajes clave, así como las conclusiones y reflexiones extraídas de ambos eventos.

Ventajas e inconvenientes de celebrar reuniones retrospectivas a distancia

La transición al formato digital implica, sin duda, algunos ajustes en el funcionamiento de las reuniones de equipo. Sin embargo, ofrece algunas ventajas interesantes. La eliminación de los obstáculos a la producción, la reducción de los sesgos y la posibilidad de realizar sesiones de lluvia de ideas y votaciones de forma independiente pueden mejorar la calidad de los datos y fomentar la seguridad psicológica. El tiempo que se habría dedicado a redactar informes, recopilar datos manualmente y realizar registros puede destinarse ahora a fortalecer las relaciones dentro del equipo o a profundizar en los debates que realmente importan.

Por otra parte, el hecho de depender de la configuración de Internet y la seguridad de cada persona, así como la falta de responsabilidad, pueden afectar negativamente a la confianza del equipo. El aumento de la disonancia social, al perder las señales no verbales, pone de manifiesto el papel del scrum master como director de la orquesta social. Crear una cultura de equipo a partir de actividades planificadas y explícitas, así como establecer normas básicas para el buen desarrollo de las reuniones, son buenas prácticas que ayudan a empezar a superar estos inconvenientes.

Al mismo tiempo, independientemente de si el equipo está distribuido, trabaja en una misma sede, a distancia o en algún modelo híbrido mixto, los miembros del equipo desean:

• ser escuchado
• que se evalúe
• ser guiado
• sentirse seguro
• que se dote de recursos
• para su cultivo

Entonces, ¿cómo puede la humilde retrospectiva contribuir a satisfacer esas necesidades del equipo? A continuación, les ofrecemos algunas ideas.

1. Elaborar un contrato social del equipo

Establecer el enfoque y el tono adecuados antes de comenzar las retrospectivas contribuye en gran medida a crear un espacio atractivo, seguro y productivo en el que los miembros del equipo se sientan cómodos para expresar sus opiniones. Es más probable que la cultura, las expectativas del grupo y las normas básicas acordadas se mantengan y surtan efecto si se crean de forma conjunta y se hacen visibles.

Cogimos un par de globos y todos anotamos cosas que habíamos oído pero que no nos parecían útiles para una reunión. A continuación, «reventábamos» esos globos de forma audible y significativa cada vez que detectábamos esos comportamientos y expresiones en una reunión. A continuación, elaboramos una lista de comportamientos orientativos que nuestro equipo deseaba utilizar como parte de nuestras retrospectivas, así como en cualquier reunión de equipo, y la incluimos al iniciar nuestras retrospectivas a distancia. De hecho, aparece en nuestra retrospectiva a distancia.

Si no desea llegar tan lejos, siempre puede recurrir a la «Directiva Ágil». No obstante, tener en cuenta normas básicas de etiqueta en las reuniones —como encender las cámaras y el micrófono, utilizar señales para indicar que se reduzca o acelere el ritmo, o para hacer comentarios— y otros rituales puede contribuir a que las reuniones sean más productivas. Si la responsabilidad y la disonancia social son habituales en sus reuniones, entonces contar con procesos como debates por turnos, conversaciones facilitadas con intervenciones o formatos de estructura liberadora puede ayudar a fomentar el compromiso del equipo.

Conclusión: Tanto si lo hace de manera formal como si se trata más bien de un ritual informal, comprender y gestionar el «contrato social» de su equipo fomenta la confianza, la seguridad psicológica y unas normas claras para las sesiones retrospectivas tras las reuniones en línea.

2. Elija el formato de retrospectiva más adecuado para su objetivo: ¿divertido? ¿sencillo? ¿centrado?

Dada la gran variedad de formatos y preguntas que existen para las retrospectivas, los Scrum Masters tienen mucho donde elegir. Sin embargo, para sacar el máximo partido a la retrospectiva, se sugirió que la elección del formato debe hacerse con intención, reflexión y cuidado, de modo que se ajuste al objetivo de la reunión.

Esto significa que el formato cambiará de vez en cuando, lo que, por sí mismo, contribuirá a reducir la monotonía. También significa que acudirá a la reunión con un objetivo claro y podrá centrar la conversación.

Fíjese en el siguiente ejemplo.

Este equipo utilizó el método «Mad Sad Glad» para iniciar su primera retrospectiva. Este formato tiene un toque más personal y requiere que los participantes reflexionen sobre sus reacciones emocionales respecto al último sprint. Ayuda a sacar a la luz cualquier posible problema y a abordar las barreras emocionales, con el fin de ayudar a los equipos a superar las fases conflictivas de la formación del equipo.

Las siguientes retrospectivas se centraron más en la acción, concretamente en la retrospectiva «Stop, Start, Continue» y en la retrospectiva StarFish. Estos formatos se prestan a una lluvia de ideas más orientada a la acción y permiten a los equipos valorar las compensaciones de tiempo entre las distintas tareas.

A medida que los equipos fueron pasando al teletrabajo, se centraron en los cambios en los procesos y en cómo trabajar desde casa para analizar lo que debían hacer en un entorno remoto, a lo que siguió una retrospectiva ágil estándar a finales de año.

A continuación, el uso del método retrospectivo 4L les permitió reflexionar sobre las actividades realizadas hasta la fecha para compartir lo aprendido, así como lo que les había gustado y lo que echaban en falta. Por último, el método FLAP (consideraciones futuras, lecciones aprendidas, logros y áreas problemáticas) constituyó un proceso prospectivo destinado a ayudar al equipo a decidir qué deseaban ver en el futuro.

Por supuesto, siempre puede crear su propia selección o elegir temas de temporada o basados en sus intereses. También existe la opción de crear retrospectivas basadas en intereses, épocas festivas, series de televisión famosas o una pasión compartida.

Conclusión: Aunque la variedad de formatos de retrospectiva resulta muy útil para romper los ciclos de fatiga en las reuniones, elegir uno que se adapte a la situación actual de su equipo y de su producto puede mejorar la concentración, la orientación y los resultados de sus reuniones de retrospectiva.

3. Potencia su estilo retro.

Además de dividir a los grupos en salas de trabajo más pequeñas, existen otras formas de mejorar la calidad de sus reuniones de equipo.

Al comienzo de cada reunión retrospectiva, realice una actividad breve, concisa pero cordial que permita a los participantes ponerse al día. Compartir una palabra o una expresión facial que refleje cómo se sintió respecto al último sprint, o incluso qué fue lo último que le hizo sonreír, es una forma estupenda de dar inicio a la reunión. Recuérdeles la directiva principal, el contrato social y el motivo por el que están aquí.

Puede asignar funciones para que todos puedan contribuir. El copiloto puede ayudar a gestionar los aspectos técnicos y a alcanzar los objetivos. El «guardián del tiempo» se encarga de que la reunión fluya y avisa a los participantes cuando se está excediendo el tiempo. El «monitor de energía» puede realizar una breve ronda de opiniones durante la reunión o recabar la impresión de los participantes sobre cómo está transcurriendo la misma, y el «defensor de las acciones» puede señalar si hay acciones que no se están debatiendo o registrando.

El uso de diversos métodos de facilitación que permiten a los participantes contribuir a lo largo de todo el proceso mantiene su interés y le permite captar el ambiente de la sala. Por ejemplo, el uso de reacciones en los comentarios ayuda a captar el estado de ánimo, y el patrón de «paso del testigo» permite que un participante elija al siguiente orador.

Por último, si sus reuniones duran más de una hora, incluya un descanso programado. Esto simplemente da a los participantes tiempo para tomarse un respiro y recargar energías. Aléjese de la pantalla durante un rato o organice una actividad con el equipo que sea divertida y que anime el ambiente. Pedimos que se apaguen las luces, lo que significa que deben dejar los micrófonos y las cámaras encendidos (y la música, si lo desean) para dedicar un rato a concentrarse antes de volver a reunirnos.

Conclusión: Las estrategias para fomentar la participación del equipo, basadas en optimizar el desarrollo del proceso desde el principio y a lo largo de toda la reunión, pueden aumentar el dinamismo y el sentido de la responsabilidad.

4. Pruebe diferentes fórmulas de intervalos de tiempo.

Una forma de asegurarnos de que las reuniones no se alarguen más de lo previsto es utilizar el método de «time-boxing». En TeamRetro hay un temporizador de cuenta atrás para cada fase que puede utilizarse, por ejemplo, para que los participantes se hagan una idea del tiempo que queda, así como el botón «He terminado», que le avisa cuando los participantes están listos para pasar a la siguiente fase.

Suponiendo que esté organizando una reunión asíncrona de 60 minutos, esta es nuestra propuesta de distribución del tiempo que parece funcionar.

No obstante, tal vez sea mejor considerar esto como una receta básica más que como una guía formal. Al igual que ocurre con la masa de pizza, el sabor final de la pizza depende de la combinación y la cantidad de ingredientes que decida añadir. Si cree que existe una mayor necesidad de fomentar la cohesión del equipo, entonces las rondas de presentación, los mensajes de agradecimiento y las rondas de despedida podrían resultar importantes. Los datos se pueden recopilar de forma asincrónica antes de la reunión. Se pueden agrupar ideas similares antes de la reunión y, a continuación, someterlas a votación cuando se lean para su debate. Por otra parte, si hay menos necesidad de fomentar la cohesión, esto podría utilizarse más para alcanzar un consenso sobre las medidas a tomar. En el caso de los equipos autoorganizados, concédales más tiempo para agrupar las ideas que hayan surgido. Si hay muchos comentarios, pídales que trabajen en grupos más pequeños bajo secciones específicas. Aunque esto puede ser adecuado para una reunión de 60 minutos, puede simplemente modificar las proporciones para una sesión más larga.

Conclusión: La hora de finalización de la reunión es la principal limitación para los equipos a los que les gusta terminar a tiempo y con resultados claros. Probar nuevas fórmulas de duración fija puede ayudar a mantener las reuniones por el buen camino y servir de referencia para orientar las conversaciones.

5. ¡Haga que sus retrospectivas sean sencillas, divertidas y humanas!

¿Recuerdan el día de traer una mascota? ¿El día de las camisetas o gorras extravagantes? ¿El día de compartir una comida? ¿Quién dice que no podamos hacerlo en línea? Añadir un poco de diversión y actividades de cohesión de equipo puede ser una buena forma de aliviar el estrés, conocer un poco mejor a su equipo y obtener información que no encontrarán en una retrospectiva estándar. A continuación, les presentamos algunas ideas que hemos oído que los equipos han estado llevando a cabo mientras trabajan a distancia. (De hecho, algunos de nuestros equipos lo hacen al final como recompensa por una buena retrospectiva).

• Utilice herramientas para evaluar el estado de ánimo.
• Juegue a un juego, ya sea ágil o simplemente por diversión.
• Vean una película juntos en Discord.
• Organice una actividad de trabajo en equipo; por ejemplo, si se encontrara en un avión que se ha estrellado en el desierto, ¿qué 10 objetos querría tener consigo para sobrevivir?
• Contar historias o mostrar fotos: ¡pruebe a pedir a todos que cuenten una historia sobre cualquier cosa, aunque sea algo tan sencillo como una taza o un par de zapatos! O que hagan una foto de algo que tengan cerca para compartirla
• Adivina la canción: ¡pon a prueba las dotes de cantante de sus scrum masters pidiéndoles que interpreten canciones para que el equipo las adivine!
• Resuelva un problema cualquiera que tenga otro miembro del equipo.
• Comparta una receta que todos prueben en casa y les guste.

Conclusión: Fomente la compasión. No es fácil pasar a un equipo que trabaja totalmente en línea, ya sea en retrospectivas o de forma remota. Al fin y al cabo, los seres humanos somos seres sociales. Organizar actividades divertidas y sociales puede facilitar la creación de vínculos y la empatía, lo que hará que sus retrospectivas sean más significativas y eficaces.

¿Le apetece mejorar su retrospectiva a distancia?

Esperamos que estas ideas le sirvan de inspiración. Si tiene otras que le gustaría compartir o simplemente desea intercambiar opiniones, pedir consejo u obtener más información, ¡no dude en ponerse en contacto con nosotros! Estaremos encantados de atenderle. TeamRetro.