Einfache und unterhaltsame Retrospektiven aus der Ferne: Einblicke vom Welttag der Retrospektive 2020

Die Vorteile von Retrospektiven im Homeoffice

Der World Retrospective Day 2020 ist eine auf Freiwilligenarbeit basierende, weltweit koordinierte Initiative zum Austausch von Geschichten und Erkenntnissen zur Verbesserung agiler Retrospektiven. Zu den Veranstaltungen zählten die „World Retrospective Day Lightning Talks“ von Remote Forever sowie die monatlichen Treffen des Agile Club of Egypt. Da Teams zunehmend remote arbeiten, ist die Durchführung von Online-Teambesprechungen, die die kontinuierliche Verbesserung fördern und vorantreiben, ein zentraler Schwerpunkt für Scrum-Master. Zwar können dadurch Reisekosten und Zeitaufwand reduziert werden, doch steigen die Herausforderungen hinsichtlich der Frage, wie Remote-Meetings – insbesondere Retrospektiven – am besten durchgeführt werden können, um Engagement und ein Gefühl der Verbundenheit zu gewährleisten.

Jeremy Lu, CEO und Mitbegründer von TeamRetro, hielt auf beiden Veranstaltungen einen Vortrag zum Thema „Das Beste aus Ihren Remote-Retrospektiven herausholen“. Hier möchten wir Ihnen einige der wichtigsten Botschaften sowie Erkenntnisse und Einblicke aus beiden Veranstaltungen vorstellen.

Die Vor- und Nachteile von Retrospektiven im Homeoffice

Die Umstellung auf digitale Formate erfordert zwar Anpassungen bei der Durchführung von Teambesprechungen, bietet jedoch einige klare Vorteile. Durch die Beseitigung von Produktionsengpässen, die Verringerung von Voreingenommenheit sowie die Ermöglichung unabhängiger Brainstormings und Abstimmungen über Maßnahmen lassen sich sowohl die Datenqualität verbessern als auch psychologische Sicherheit schaffen. Zeit, die zuvor für das Verfassen von Berichten, manuelles Zusammenstellen und Protokollieren aufgewendet wurde, kann nun für den Teamaufbau genutzt werden oder dafür, sich intensiver mit wichtigen Diskussionen zu befassen.

Andererseits können die Abhängigkeit von der individuellen Internetverbindung und -sicherheit sowie die fehlende Rechenschaftspflicht das Vertrauen innerhalb des Teams beeinträchtigen. Die zunehmende soziale Dissonanz, die durch den Verlust nonverbaler Signale entsteht, macht die Rolle des Scrum Masters als Dirigent des sozialen Orchesters deutlich. Der Aufbau einer Teamkultur durch geplante und explizite Aktivitäten bis hin zur Festlegung von Grundregeln für die Meeting-Hygiene sind bewährte Methoden, um diese Nachteile zu überwinden.

Gleichzeitig wünschen sich die einzelnen Teammitglieder – unabhängig davon, ob das Team verteilt, an einem Standort, im Homeoffice oder in einer gemischten Hybridform arbeitet – Folgendes:

• gehört zu werden
• zu bewerten
• sich leiten zu lassen
• sich sicher zu fühlen
• auszustatten
• angebaut werden

Wie kann also die bescheidene Retrospektive dazu beitragen, diese Bedürfnisse des Teams zu erfüllen? Hier sind einige Ideen.

1. Erstellen Sie einen sozialen Vertrag für das Team

Wenn Sie vor Beginn Ihrer Retrospektiven den richtigen Schwerpunkt und Ton festlegen, tragen Sie wesentlich dazu bei, einen anregenden, sicheren und produktiven Raum zu schaffen, in dem sich die Teammitglieder frei äußern können. Die Kultur, die Erwartungen an die Gruppe und die vereinbarten Grundregeln werden sich eher durchsetzen und Wirkung zeigen, wenn sie gemeinsam erarbeitet und sichtbar gemacht werden.

Wir besorgten uns ein paar Luftballons und schrieben alle Dinge auf, die wir gehört hatten, die uns aber für ein Meeting nicht sinnvoll erschienen. Diese Luftballons „ließen wir dann auf hörbare und deutliche Weise platzen“, wenn wir diese Verhaltensweisen und Äußerungen in einem Meeting bemerkten. Anschließend erstellten wir eine Liste mit Leitlinien für das Verhalten, die unser Team im Rahmen unserer Retrospektiven sowie bei allen Teambesprechungen anwenden wollte, und rahmten diese ein, wenn wir unsere Remote-Retrospektiven starteten. Tatsächlich ist sie bei unseren Remote-Retrospektiven zu sehen.

Wenn Sie nicht so weit gehen möchten, können Sie sich jederzeit auf die „agile Prime Directive“ verlassen. Die Beachtung grundlegender Besprechungsregeln wie das Einschalten von Kamera und Mikrofon, Signale zum Verlangsamen, Beschleunigen oder für Kommentare sowie andere Rituale können jedoch dazu beitragen, Besprechungen erfolgreicher zu gestalten. Wenn Verantwortlichkeit und soziale Dissonanz in Ihren Besprechungen häufig vorkommen, können Prozesse wie Round-Robin-Diskussionen, moderierte Gespräche mit Aufrufen oder Formate mit befreiender Struktur dazu beitragen, das Engagement des Teams zu stärken.

Fazit: Ganz gleich, ob Sie dies in einer formellen oder eher informellen Form tun – das Verständnis und die Pflege des sozialen Vertrags in Ihrem Team schaffen Vertrauen, psychologische Sicherheit und klare Regeln für die Retrospektive von Online-Meetings.

2. Wählen Sie das für Ihren Zweck passende Format für die Retrospektive – unterhaltsam? unkompliziert? zielgerichtet?

Angesichts der Vielzahl unterschiedlicher Retrospektivenformate und Fragen haben Scrum-Master die Qual der Wahl, was die Vielfalt angeht. Um jedoch den größtmöglichen Nutzen aus der Retrospektive zu ziehen, wurde empfohlen, die Wahl des Retrospektivenformats bewusst, durchdacht und wohlüberlegt zu treffen, damit es dem Zweck des Treffens gerecht wird.

Das bedeutet, dass sich das Format von Zeit zu Zeit ändern wird, was an sich schon dazu beiträgt, die Ermüdung durch Wiederholungen zu verringern. Es bedeutet auch, dass Sie mit einer klaren Absicht in die Besprechung gehen und das Gespräch zielgerichtet gestalten können.

Nehmen Sie das folgende Beispiel.

Dieses Team nutzte den „Mad Sad Glad“-Ansatz, um seine erste Retrospektive zu beginnen. Dieses Format hat einen persönlicheren Charakter und fordert die Teilnehmer dazu auf, über ihre emotionalen Reaktionen auf den letzten Sprint nachzudenken. Es hilft dabei, mögliche Probleme anzusprechen und emotionale Barrieren abzubauen, damit Teams die anfänglichen Schwierigkeiten der Teambildung überwinden können.

Die folgenden Retrospektiven waren stärker handlungsorientiert und konzentrierten sich auf die „Stop, Start, Continue“-Retrospektive sowie die StarFish-Retrospektive. Diese Formate eignen sich besonders für handlungsorientiertes Brainstorming und ermöglichen es den Teams, zeitliche Kompromisse zwischen verschiedenen Aufgaben abzuwägen.

Als die Teams auf Homeoffice umstellten, konzentrierten sie sich zunächst auf die Änderungen im Arbeitsablauf und die Arbeitsweise im Homeoffice, um zu erörtern, was in einer Remote-Umgebung zu tun war; am Ende des Jahres folgte dann eine standardmäßige agile Retrospektive.

Anschließend nutzten sie die 4L-Retrospektive, um über die bisherigen Aktivitäten zu reflektieren, Erkenntnisse auszutauschen und zu besprechen, was ihnen gefallen hat und was sie sich gewünscht hätten. Schließlich diente ein FLAP-Prozess (Future considerations, lessons learned, Accomplishments and Problem areas) als zukunftsorientierter Ansatz, um dem Team dabei zu helfen, zu entscheiden, was es sich für die Zukunft wünscht.

Selbstverständlich können Sie jederzeit Ihr eigenes Set zusammenstellen oder Themen wählen, die saisonal oder interessenbezogen sind. Es besteht auch die Möglichkeit, Retrospektiven zu erstellen, die sich an Interessen, Festtagen, bekannten Fernsehsendungen oder einer gemeinsamen Leidenschaft orientieren.

Fazit: Zwar sind vielfältige Formate für Retrospektiven ideal, um den Kreislauf der Meeting-Müdigkeit zu durchbrechen, doch die Wahl eines Formats, das auf den aktuellen Stand Ihres Teams und Ihres Produkts abgestimmt ist, kann den Fokus, die Zielsetzung und die Ergebnisse Ihrer Retrospektiven verbessern.

3. Bringen Sie Ihren Retro-Flow auf Hochtouren.

Abgesehen davon, dass Sie Gruppen in kleinere Breakout-Räume aufteilen können, gibt es noch weitere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Teambesprechungen optimieren können.

Führen Sie zu Beginn jeder Retrospektive eine kurze, prägnante, aber freundliche Übung durch, bei der sich die Teilnehmer kurz vorstellen können. Ein Wort oder ein Gesichtsausdruck, der Ihre Stimmung bezüglich des letzten Sprints widerspiegelt, oder auch die Frage, was Sie zuletzt zum Lächeln gebracht hat, ist eine hervorragende Möglichkeit, das Meeting in Gang zu bringen. Erinnern Sie die Teilnehmer an die oberste Richtlinie und den Sozialvertrag und halten Sie ihnen vor Augen, warum sie hier sind.

Sie können Rollen zuweisen, damit alle einen Beitrag leisten können. Der Co-Pilot kann bei der technischen Organisation helfen und die Ziele erreichen. Der Zeitwächter sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Besprechung und erinnert die Teilnehmer an die Zeit, wenn diese zu lange dauert. Der Energiebeobachter kann während der Besprechung kurz nachfragen oder bei den Teilnehmern ein Gefühl dafür einholen, wie die Besprechung verläuft, und der Aktionswächter kann darauf hinweisen, wenn Maßnahmen nicht besprochen oder festgehalten werden.

Der Einsatz verschiedener Moderationsmethoden, die es den Teilnehmern ermöglichen, sich während des gesamten Prozesses einzubringen, sorgt dafür, dass die Teilnehmer engagiert bleiben, und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Stimmung im Raum einzufangen. So hilft beispielsweise die Verwendung von Reaktionen auf Kommentare dabei, die Stimmung einzufangen, und das „Stabübergabe“-Muster bedeutet, dass ein Teilnehmer den nächsten Redner auswählen kann.

Wenn Ihre Besprechungen länger als eine Stunde dauern, planen Sie bitte eine Pause ein. Das gibt den Teilnehmern einfach Zeit zum Durchatmen und zur Neuorientierung. Machen Sie eine Pause vom Bildschirm oder führen Sie mit dem Team eine Aktivität durch, die Spaß macht und die Stimmung hebt. Wir rufen dazu auf, die Lichter auszuschalten, was bedeutet, dass Mikrofone und Kameras eingeschaltet bleiben (Musik kann auf Wunsch laufen), um sich kurz zu konzentrieren, bevor wir wieder zusammenkommen.

Fazit: Strategien zur Förderung des Teamengagements, die darauf abzielen, den Ablauf gleich zu Beginn und während der gesamten Besprechung zu optimieren, können die Motivation und das Verantwortungsbewusstsein steigern.

4. Probieren Sie verschiedene Zeitrahmen-Varianten aus.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Besprechungen nicht überziehen, ist der Einsatz von Zeitvorgaben. In TeamRetro gibt es für jede Phase einen Countdown-Timer, der beispielsweise dazu dient, den Teilnehmern ein Gefühl dafür zu vermitteln, wie viel Zeit noch verbleibt, sowie die Schaltfläche „Ich bin fertig“, die Sie darauf hinweist, wenn die Teilnehmer bereit sind, weiterzumachen.

Angenommen, Sie führen eine asynchrone 60-minütige Besprechung durch, dann finden Sie hier unser Zeitrahmen-Konzept, das sich bewährt hat.

Es ist jedoch vielleicht besser, dies eher als Grundrezept denn als formelle Anleitung zu betrachten. Ähnlich wie beim Pizzateig hängt der endgültige Geschmack der Pizza von der Kombination und der Menge der Zutaten ab, die Sie hinzufügen. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Teambildungsprozess mehr im Vordergrund stehen sollte, könnten Check-ins, Wertschätzungen und Check-outs wichtig sein. Daten können vor dem Meeting asynchron gesammelt werden. Ähnliche Ideen können vor dem Meeting gruppiert werden, und anschließend wird über die Ideen abgestimmt, wenn sie zur Diskussion vorgelegt werden. Alternativ kann dies, wenn weniger Bedarf an Teambildung besteht, eher dazu genutzt werden, einen Konsens für Aktionspunkte zu erzielen. Geben Sie selbstorganisierten Teams mehr Zeit, um die entstandenen Ideen zu gruppieren. Wenn es viele Kommentare gibt, lassen Sie sie in kleineren Gruppen zu bestimmten Themenbereichen arbeiten. Während dies für ein 60-minütiges Meeting gut geeignet sein mag, können Sie die Verhältnisse für eine längere Sitzung einfach anpassen.

Fazit: Das Ende der Besprechungszeit ist die größte Herausforderung für Teams, die pünktlich und mit klaren Ergebnissen abschließen möchten. Das Ausprobieren neuer Zeitrahmenkonzepte kann dabei helfen, Besprechungen im Zeitplan zu halten, und dient als guter Anhaltspunkt für die Steuerung der Gespräche.

5. Gestalten Sie Ihre Retrospektiven unkompliziert, unterhaltsam und menschlich!

Erinnern Sie sich an den „Bring-ein-Haustier-Tag“, den „Verrückte-Shirts-und-Hüte-Tag“ oder den „Gemeinsames-Essen-Tag“? Wer sagt, dass wir das nicht auch online machen können? Ein bisschen Spaß und Teambuilding-Aktivitäten können eine gute Möglichkeit sein, Stress abzubauen, Ihr Team besser kennenzulernen und Einblicke zu gewinnen, die Sie in einer gewöhnlichen Retrospektive nicht finden. Hier sind ein paar Dinge, von denen wir gehört haben, dass Teams sie im Homeoffice gemacht haben. (Einige unserer Teams machen das tatsächlich am Ende als Belohnung für eine gute Retrospektive.)

• Nutzen Sie Stimmungsbarometer.
• Spielen Sie ein Spiel – ob agil oder einfach nur zum Spaß.
• Schauen Sie sich gemeinsam einen Film auf Discord an.
• Führen Sie eine Teambildungsübung durch – stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie befänden sich in einem Flugzeug, das in der Wüste abgestürzt ist: Welche 10 Gegenstände würden Sie mitnehmen, um zu überleben?
• Geschichtenerzählen oder Fotografieren: Bitten Sie doch alle, eine Geschichte über etwas zu erzählen – selbst über etwas so Alltägliches wie eine Tasse oder ein Paar Schuhe! Oder bitten Sie sie, ein Foto von etwas in ihrer Nähe zu machen und es mit den anderen zu teilen
• Erraten Sie den Song: Testen Sie die Gesangskünste Ihrer Scrum-Master, indem Sie sie bitten, Lieder zu singen, die das Team dann erraten soll!
• Lösen Sie ein beliebiges Problem, mit dem ein anderer Teammitglied zu kämpfen hat.
• Teilen Sie ein Rezept, das jeder zu Hause ausprobiert und probiert.

Fazit: Fördern Sie Mitgefühl. Der Umstieg auf ein vollständig online arbeitendes Team oder auf Remote-Arbeit ist nicht einfach. Schließlich sind wir Menschen soziale Wesen. Unterhaltsame, gesellige Aktivitäten können dabei helfen, Bindungen und Empathie aufzubauen, wodurch Ihre Retrospektiven an Bedeutung und Wirksamkeit gewinnen.

Möchten Sie Ihre Remote-Retrospektive auf ein neues Niveau heben?

Wir hoffen, dass diese Einblicke Ihnen ein wenig Inspiration bieten. Wenn Sie weitere Ideen haben, die Sie gerne teilen möchten, oder einfach nur Erfahrungen austauschen, um Rat fragen oder mehr erfahren möchten, melden Sie sich einfach bei uns! Wir freuen uns, von Ihnen zu hören. TeamRetro.