Einfache und unterhaltsame Retrospektiven aus der Ferne: Erkenntnisse vom World Retrospective Day 2020

Die Vorteile von Retrospektiven im Homeoffice feiern

Der World Retrospective Day 2020 ist eine auf ehrenamtlicher Basis organisierte, weltweit koordinierte Initiative zum Austausch von Erfahrungsberichten und Erkenntnissen zur Verbesserung agiler Retrospektiven. Zu den beiden Veranstaltungen zählten die „Lightning Talks“ zum World Retrospective Day von „Remote Forever“ sowie die monatlichen Treffen des Agile Club of Egypt. Da Teams zunehmend remote arbeiten, ist die Durchführung von Online-Teambesprechungen, die die Teammitglieder befähigen und eine kontinuierliche Verbesserung vorantreiben, ein zentraler Schwerpunkt für Scrum-Master. Zwar lassen sich dadurch Reisekosten und Zeitaufwand reduzieren, doch ergeben sich gleichzeitig größere Herausforderungen hinsichtlich der Frage, wie Remote-Besprechungen – insbesondere Retrospektiven – am besten durchgeführt werden können, um das Engagement und das Gefühl der Verbundenheit sicherzustellen.

Jeremy Lu, CEO und Mitbegründer von TeamRetro, hielt auf beiden Veranstaltungen einen Vortrag zum Thema „Das Beste aus Ihren Remote-Retrospektiven herausholen“. Hier möchten wir Ihnen einige der wichtigsten Botschaften sowie Erkenntnisse und Einblicke aus beiden Veranstaltungen vorstellen.

Die Vor- und Nachteile der Durchführung von Retrospektiven im Homeoffice

Die Umstellung auf digitale Formate erfordert zwar Anpassungen bei der Durchführung von Teambesprechungen. Doch es gibt einige bemerkenswerte Vorteile. Das Beseitigen von Produktionsengpässen, das Verringern von Voreingenommenheit sowie die Ermöglichung unabhängiger Brainstormings und Abstimmungen über Maßnahmen können sowohl die Datenqualität verbessern als auch psychologische Sicherheit schaffen. Zeit, die zuvor für das Verfassen von Berichten, die manuelle Zusammenstellung und die Protokollierung aufgewendet worden wäre, kann nun für den Aufbau von Teambeziehungen genutzt werden oder dafür, sich eingehender mit wichtigen Themen auseinanderzusetzen.

Andererseits können die Abhängigkeit von der individuellen Internetverbindung und den Sicherheitsvorkehrungen jedes Einzelnen sowie die fehlende Rechenschaftspflicht das Vertrauen innerhalb des Teams negativ beeinflussen. Die Zunahme sozialer Dissonanzen, die durch den Verlust nonverbaler Signale entsteht, macht deutlich, welche Rolle der Scrum-Master als Dirigent des sozialen Orchesters einnimmt. Der Aufbau einer Teamkultur durch geplante und explizite Aktivitäten bis hin zur Festlegung von Grundregeln für einen reibungslosen Ablauf von Besprechungen sind bewährte Methoden, um diese Nachteile schrittweise zu überwinden.

Gleichzeitig wünschen sich die einzelnen Teammitglieder – unabhängig davon, ob das Team verteilt, an einem Standort, im Homeoffice oder in einer gemischten Hybridform arbeitet – Folgendes:

• gehört zu werden
• zu bewerten
• sich leiten zu lassen
• sich sicher zu fühlen
• mit Ressourcen ausgestattet werden
• angebaut werden soll

Wie kann also die bescheidene Retrospektive dazu beitragen, diese Bedürfnisse des Teams zu erfüllen? Hier sind einige Ideen.

1. Erstellen Sie einen sozialen Vertrag für das Team

Wenn Sie vor Beginn Ihrer Retrospektiven den richtigen Schwerpunkt und Ton festlegen, tragen Sie wesentlich dazu bei, einen anregenden, sicheren und produktiven Raum zu schaffen, in dem sich die Teammitglieder frei äußern können. Die Kultur, die Erwartungen an die Gruppe und die vereinbarten Grundregeln werden sich eher durchsetzen und Wirkung zeigen, wenn sie gemeinsam erarbeitet und sichtbar gemacht werden.

Wir nahmen uns ein paar Luftballons und schrieben alle Dinge auf, die wir gehört hatten, die wir jedoch für ein Meeting nicht als sinnvoll empfanden. Diese Luftballons „ließen wir dann“ auf hörbare und deutliche Weise platzen, wenn wir diese Verhaltensweisen und Äußerungen in einem Meeting bemerkten. Anschließend erstellten wir eine Liste mit Leitlinien für das Verhalten, die unser Team im Rahmen unserer Retrospektiven sowie bei allen Teambesprechungen anwenden wollte, und rahmten diese ein, wenn wir unsere Remote-Retrospektiven begannen. Tatsächlich ist sie bei unseren Remote-Retrospektiven zu sehen.

Wenn Sie nicht so weit gehen möchten, können Sie sich jederzeit auf die „agile Prime Directive“ verlassen. Allerdings kann die Beachtung grundlegender Besprechungsregeln – wie das Einschalten von Kamera und Mikrofon, Signale zum Verlangsamen, Beschleunigen oder für Kommentare sowie andere Rituale – dazu beitragen, Besprechungen erfolgreicher zu gestalten. Sollten Verantwortungsbewusstsein und soziale Dissonanz in Ihren Besprechungen häufig vorkommen, können Prozesse wie Round-Robin-Diskussionen, moderierte Gespräche mit Einwürfen oder Formate der „befreienden Struktur“ dazu beitragen, das Engagement des Teams zu stärken.

Fazit: Ganz gleich, ob Sie dies formell oder eher als informelles Ritual gestalten – das Verständnis und die Umsetzung des sozialen Vertrags für Ihr Team schaffen Vertrauen, psychologische Sicherheit und klare Verhaltensregeln für die Retrospektive von Online-Meetings.

2. Wählen Sie das für Ihren Zweck geeignete Format der Retrospektive aus – unterhaltsam? unkompliziert? zielgerichtet?

Angesichts der Vielzahl unterschiedlicher Retrospektivenformate und -fragen haben Scrum-Master die Qual der Wahl, was die Vielfalt betrifft. Um jedoch den größtmöglichen Nutzen aus der Retrospektive zu ziehen, wurde empfohlen, dass die Wahl des Retrospektivenformats bewusst, durchdacht und wohlüberlegt erfolgen sollte, damit es dem Zweck des Treffens dient.

Dies bedeutet, dass sich das Format von Zeit zu Zeit ändern wird, was an sich schon dazu beiträgt, die Ermüdung durch Wiederholungen zu verringern. Es bedeutet auch, dass Sie zielgerichtet in die Besprechung gehen und das Gespräch fokussieren können.

Betrachten Sie das folgende Beispiel.

Dieses Team nutzte den „Mad Sad Glad“-Ansatz, um seine erste Retrospektive einzuleiten. Dieses Format hat einen persönlicheren Charakter und fordert die Teilnehmer dazu auf, ihre emotionalen Reaktionen auf den letzten Sprint zu reflektieren. Es trägt dazu bei, mögliche Probleme anzusprechen und emotionale Hindernisse zu überwinden, damit Teams die „Storming“-Phase der Teambildung hinter sich lassen können.

Die folgenden Retrospektiven waren stärker handlungsorientiert und konzentrierten sich auf eine „Stop, Start, Continue“-Retrospektive sowie die StarFish-Retrospektive. Diese Formate eignen sich besonders für handlungsorientiertes Brainstorming und ermöglichen es den Teams, zeitliche Abwägungen zwischen verschiedenen Aufgaben zu treffen.

Als die Teams auf die Arbeit im Homeoffice umstellten, konzentrierten sie sich zunächst auf die Änderungen im Prozess und die Arbeitsweise im Homeoffice, um zu erörtern, was in einer Remote-Umgebung zu tun war; anschließend fand zum Jahresende eine standardmäßige agile Retrospektive statt.

Anschließend nutzten sie die 4L-Retrospektive, um über die bisherigen Aktivitäten zu reflektieren, Erkenntnisse auszutauschen und darzulegen, was ihnen gefallen hat und was sie sich gewünscht hätten. Schließlich diente ein FLAP-Prozess (Zukunftsperspektiven, gewonnene Erkenntnisse, Erfolge und Problembereiche) als zukunftsorientierter Ansatz, um dem Team dabei zu helfen, zu entscheiden, was es sich für die Zukunft wünscht.

Selbstverständlich können Sie jederzeit Ihr eigenes Set zusammenstellen oder Themen auswählen, die saisonal oder interessensbezogen sind. Es besteht auch die Möglichkeit, Retrospektiven zu erstellen, die auf Interessen, Festtagen, berühmten Fernsehsendungen oder einer gemeinsamen Leidenschaft basieren.

Fazit: Zwar sind vielfältige Formate für Retrospektiven hervorragend geeignet, um den Kreislauf der Besprechungsmüdigkeit zu durchbrechen, doch die Wahl eines Formats, das auf den aktuellen Stand Ihres Teams und Ihres Produkts abgestimmt ist, kann den Fokus, die Zielgerichtetheit und die Ergebnisse Ihrer Retrospektiven verbessern.

3. Bringen Sie Ihren Retro-Flow auf Hochtouren.

Abgesehen davon, dass Sie Gruppen in kleinere Breakout-Räume aufteilen, gibt es noch weitere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Teambesprechungen optimieren können.

Führen Sie zu Beginn jeder Retrospektive eine kurze, prägnante, aber freundliche Aktivität durch, die es den Teilnehmern ermöglicht, sich kurz zu melden. Ein Wort oder ein Gesichtsausdruck, der Ihre Stimmung bezüglich des letzten Sprints widerspiegelt – oder auch das Letzte, was Sie zum Lächeln gebracht hat –, ist eine hervorragende Möglichkeit, das Treffen in Gang zu bringen. Erinnern Sie die Teilnehmer an die oberste Richtlinie und den Sozialvertrag und verdeutlichen Sie ihnen, warum sie hier sind und was sie zu tun haben.

Sie können Rollen zuweisen, damit alle Teilnehmer einen Beitrag leisten können. Der „Co-Pilot“ kann bei der technischen Organisation helfen und zur Erreichung der Ziele beitragen. Der Zeitwächter sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Besprechung und erinnert die Teilnehmer an die Zeit, sobald die Besprechung zu lange dauert. Der Energiebeobachter kann während der Besprechung kurz nachfragen oder bei den Teilnehmern ein Gefühl dafür einholen, wie die Besprechung verläuft, und der Aktionswächter kann darauf hinweisen, wenn Maßnahmen nicht besprochen oder festgehalten werden.

Der Einsatz verschiedener Moderationsmethoden, die es den Teilnehmern ermöglichen, sich während des gesamten Prozesses einzubringen, sorgt dafür, dass die Teilnehmer engagiert bleiben, und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Stimmung im Raum einzufangen. So hilft beispielsweise die Verwendung von Reaktionen auf Kommentare dabei, die Stimmung einzufangen, und das „Stabübergabe“-Muster bedeutet, dass ein Teilnehmer den nächsten Redner auswählen kann.

Sollten Ihre Besprechungen länger als eine Stunde dauern, planen Sie bitte eine Pause ein. Das gibt den Teilnehmern einfach Zeit zum Durchatmen und zur Neuorientierung. Machen Sie eine Pause vom Bildschirm oder führen Sie mit dem Team eine Aktivität durch, die Spaß macht und die Stimmung hebt. Wir rufen dazu auf, die Lichter auszuschalten – das bedeutet, Mikrofone und Kameras eingeschaltet zu lassen (Musik darf gerne laufen, wenn gewünscht) –, um sich kurz zu konzentrieren, bevor wir wieder zusammenkommen.

Fazit: Strategien zur Förderung des Teamengagements, die darauf abzielen, den Ablauf gleich zu Beginn und während der gesamten Besprechung zu optimieren, können die Motivation und das Verantwortungsbewusstsein steigern.

4. Probieren Sie verschiedene Time-Box-Ansätze aus.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Besprechungen nicht über die geplante Zeit hinausgehen, ist der Einsatz von Zeitbegrenzungen. In TeamRetro gibt es für jede Phase einen Countdown-Timer, der beispielsweise dazu dient, den Teilnehmern ein Gefühl dafür zu vermitteln, wie viel Zeit noch verbleibt, sowie die Schaltfläche „Ich bin fertig“, die Sie darauf hinweist, wenn die Teilnehmer bereit sind, zum nächsten Schritt überzugehen.

Angenommen, Sie führen eine asynchrone 60-minütige Besprechung durch – hier ist unser Zeitrahmen-Konzept, das sich bewährt hat.

Es ist jedoch vielleicht besser, dies eher als Grundrezept denn als formelle Anleitung zu betrachten. Ähnlich wie beim Pizzateig hängt der endgültige Geschmack der Pizza von der Kombination und der Menge der Zutaten ab, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Teamzusammenhalt gestärkt werden muss, könnten „Check-ins“, „Anerkennungen“ und „Check-outs“ wichtig sein. Daten können vor der Besprechung asynchron gesammelt werden. Ähnliche Ideen können vor der Besprechung gruppiert werden, und anschließend wird über die Ideen abgestimmt, wenn sie zur Diskussion vorgelegt werden. Alternativ, wenn der Bedarf an Teambildung geringer ist, könnte dieses Verfahren eher dazu genutzt werden, einen Konsens über Aktionspunkte zu erzielen. Geben Sie selbstorganisierten Teams mehr Zeit, um die vorgebrachten Ideen zu bündeln. Wenn es viele Kommentare gibt, lassen Sie sie in kleineren Gruppen zu bestimmten Themenbereichen arbeiten. Während dies für ein 60-minütiges Meeting gut geeignet sein mag, können Sie die Verhältnisse für eine längere Sitzung einfach anpassen.

Fazit: Das Ende der Besprechungszeit stellt die größte Herausforderung für Teams dar, die pünktlich zum Abschluss kommen und klare Ergebnisse erzielen möchten. Das Ausprobieren neuer Zeitrahmenkonzepte kann dabei helfen, Besprechungen im Zeitplan zu halten, und dient als guter Anhaltspunkt für die Steuerung der Gespräche.

5. Gestalten Sie Ihre Retrospektiven unkompliziert, unterhaltsam und menschlich!

Erinnern Sie sich noch an den „Bring-ein-Haustier-Tag“, den „Verrückte-Shirts-und-Hüte-Tag“ oder den „Gemeinsames-Essen-Tag“? Wer sagt, dass wir das nicht auch online machen können? Ein wenig Spaß und Teambildungsaktivitäten können eine gute Möglichkeit sein, Stress abzubauen, Ihr Team besser kennenzulernen und Einblicke zu gewinnen, die Sie in einer gewöhnlichen Retrospektive nicht finden würden. Hier sind einige Beispiele dafür, was Teams unserer Erfahrung nach im Homeoffice unternommen haben. (Einige unserer Teams machen das tatsächlich am Ende als Belohnung für eine gelungene Retrospektive.)

• Nutzen Sie Stimmungsanzeigen.
• Spielen Sie ein Spiel – ob agil oder einfach nur zum Spaß.
• Sehen Sie sich gemeinsam einen Film auf Discord an.
• Führen Sie eine Teambildungsübung durch – stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie befänden sich in einem Flugzeug, das in einer Wüste abgestürzt ist: Welche 10 Gegenstände würden Sie mitnehmen, um zu überleben?
• Geschichtenerzählen oder Fotografieren: Bitten Sie doch alle, eine Geschichte über etwas zu erzählen – selbst über etwas so Unbedeutendes wie eine Tasse oder ein Paar Schuhe! Oder bitten Sie sie, ein Foto von etwas in ihrer Nähe zu machen und es mit den anderen zu teilen.
• Erraten Sie den Song: Testen Sie die Gesangskünste Ihrer Scrum-Master, indem Sie sie bitten, Lieder vorzusingen, die das Team dann erraten soll!
• Lösen Sie ein beliebiges Problem, mit dem ein anderer Teammitglied zu kämpfen hat.
• Teilen Sie ein Rezept, das jeder zu Hause ausprobiert und probiert.

Fazit: Fördern Sie Mitgefühl. Der Übergang zu einer vollständig online stattfindenden Team-Retrospektive oder zur Remote-Arbeit ist nicht einfach. Schließlich sind wir Menschen soziale Wesen. Unterhaltsame, gesellige Aktivitäten können den Aufbau von Beziehungen und Empathie erleichtern, wodurch Ihre Retrospektiven sinnvoller und effektiver werden.

Möchten Sie Ihre Remote-Retrospektive auf ein neues Niveau heben?

Wir hoffen, dass diese Einblicke Ihnen ein wenig Inspiration bieten. Falls Sie weitere Ideen haben, die Sie gerne teilen möchten, oder sich einfach nur austauschen, um Rat fragen oder mehr erfahren möchten, melden Sie sich einfach bei uns! Wir freuen uns, von Ihnen zu hören. TeamRetro.