Retrospectivas remotas fáceis e divertidas: lições aprendidas no Dia Mundial da Retrospectiva de 2020

Celebrando o poder das retrospectivas remotas

O Dia Mundial da Retrospectiva 2020 é uma iniciativa coordenada globalmente e baseada no voluntariado, com o objetivo de compartilhar histórias e insights para aprimorar as retrospectivas ágeis. Dois eventos realizados foram as palestras relâmpago do Dia Mundial da Retrospectiva, organizadas pela Remote Forever, e os encontros mensais do Agile Club of Egypt. À medida que as equipes se tornam cada vez mais remotas, conduzir reuniões online que capacitem e impulsionem a melhoria contínua é um foco fundamental para os Scrum Masters. Embora haja redução nos custos e no tempo de deslocamento, aumentam os desafios em relação à melhor forma de conduzir reuniões remotas — especialmente as retrospectivas — para garantir o engajamento e um senso de conexão.

O CEO e cofundador da TeamRetro, Jeremy Lu, palestrou nos dois eventos sobre o tema “Como aproveitar ao máximo suas retrospectivas remotas.” Compartilhamos aqui algumas das principais mensagens, além das lições aprendidas e reflexões de ambos os eventos.

Os prós e contras da realização de reuniões retrospectivas remotas

A transição para o ambiente digital implica ajustes na forma como as reuniões de equipe são conduzidas. Mas há algumas vantagens interessantes. Eliminar obstáculos à produção, reduzir preconceitos e permitir o brainstorming independente e a votação de ações podem melhorar a qualidade dos dados, além de promover a segurança psicológica. O tempo que seria gasto na elaboração de relatórios, na compilação manual e no registro de informações agora pode ser dedicado ao fortalecimento das relações na equipe ou a aprofundar discussões que realmente importam.

Por outro lado, a dependência da configuração de internet de cada indivíduo, da segurança e da falta de responsabilização podem afetar negativamente a confiança da equipe. O aumento da dissonância social, à medida que perdemos as pistas físicas, significa que o papel do scrum master como maestro da orquestra social se torna evidente. Construir uma cultura de equipe a partir de atividades planejadas e explícitas, bem como estabelecer regras básicas para a boa conduta nas reuniões, são boas práticas que ajudam a começar a superar essas desvantagens.

Ao mesmo tempo, independentemente de a equipe ser distribuída, co-localizada, remota ou algum modelo híbrido misto, os membros da equipe desejam:

• ser ouvido
• a ser avaliado
• ser orientado
• para se sentir seguro
• a ser dotado de recursos
• a ser cultivado

Então, como é que a humilde retrospectiva pode desempenhar seu papel para ajudar a atender às necessidades da equipe? Aqui estão algumas ideias.

1. Elaborar um contrato social para a equipe

Definir o foco e o tom certos antes de iniciar suas retrospectivas contribui muito para criar um espaço envolvente, seguro e produtivo, no qual os membros da equipe se sintam à vontade para se expressar. É mais provável que a cultura, as expectativas do grupo e as regras básicas acordadas sejam mantidas e tenham impacto se forem criadas em conjunto e tornadas visíveis.

Pegamos alguns balões e todos escrevemos coisas que ouvimos, mas que não nos pareceram úteis para uma reunião. Em seguida, “estourávamos” esses balões de forma audível e significativa sempre que percebíamos esses comportamentos e palavras durante uma reunião. Em seguida, elaboramos uma lista de comportamentos orientadores que nossa equipe queria adotar como parte de nossas retrospectivas, bem como em quaisquer reuniões de equipe, e a colocamos em destaque quando damos início às nossas retrospectivas remotas. Na verdade, ela aparece em nossa retrospectiva remota.

Se você não quiser ir tão longe, pode sempre contar com a Diretriz Principal ágil. No entanto, abordar regras básicas de etiqueta nas reuniões — como ligar as câmeras e o áudio, sinais para diminuir o ritmo, acelerar ou fazer comentários, além de outros rituais — pode ajudar a tornar as reuniões mais bem-sucedidas. Se a responsabilização e a dissonância social são comuns em suas reuniões, então adotar processos como discussões em rodízio, conversas facilitadas por intervenções ou formatos de estrutura libertadora pode ajudar a construir esse engajamento da equipe.

Conclusão: Seja de forma formal ou como um ritual mais informal, compreender e administrar o contrato social da sua equipe gera confiança, segurança psicológica e estabelece regras claras de conduta para as retrospectivas em reuniões online.

2. Escolha o formato de retrospectiva mais adequado ao seu objetivo – divertido? simples? focado?

Com tantos formatos e perguntas diferentes para retrospectivas disponíveis, os Scrum Masters têm muitas opções à disposição. No entanto, para aproveitar ao máximo a retrospectiva, sugeriu-se que a escolha do formato exija intencionalidade, reflexão e ponderação, de modo que atenda ao objetivo da reunião.

Isso significa que o formato mudará de tempos em tempos, o que, por si só, ajudará a reduzir o cansaço causado pela repetição. Também significa que você estará entrando na reunião com um objetivo definido e poderá direcionar a conversa.

Veja o exemplo a seguir.

Essa equipe utilizou a abordagem “Mad Sad Glad” para dar início à sua retrospectiva inicial. Esse formato tem um toque mais pessoal e exige que as pessoas reflitam sobre suas reações emocionais em relação ao último sprint. Ele ajuda a trazer à tona possíveis problemas e a superar quaisquer barreiras emocionais, auxiliando as equipes a ultrapassar as fases de conflito na formação da equipe.

As retrospectivas seguintes se concentraram mais em ações concretas, com ênfase na retrospectiva “Parar, Começar, Continuar” e na retrospectiva StarFish. Esses formatos se prestam a um brainstorming mais voltado para ações e permitem que as equipes avaliem as compensações de tempo entre as tarefas.

À medida que as equipes passaram a trabalhar de casa, elas se concentraram nas mudanças nos processos e na forma de trabalhar remotamente para discutir o que precisavam fazer nesse ambiente, seguido por uma retrospectiva ágil padrão no final do ano.

Em seguida, o uso da retrospectiva 4L permitiu que eles refletissem sobre as atividades realizadas até o momento, compartilhando o que aprenderam, bem como o que gostaram e o que sentiram falta. Por fim, o FLAP (Considerações futuras, lições aprendidas, realizações e áreas problemáticas) foi um processo prospectivo para ajudar a equipe a decidir o que desejava ver daqui para frente.

É claro que você sempre pode criar seu próprio conjunto ou escolher temas sazonais ou de acordo com seus interesses. Também existe a opção de criar retrospectivas com base em interesses, épocas festivas, programas de TV famosos ou uma paixão em comum.

Conclusão: Embora a variedade de formatos de retrospectiva seja ótima para quebrar os ciclos de cansaço nas reuniões, escolher um que esteja alinhado com a sua equipe e com a situação atual do produto pode melhorar o foco, a intenção e os resultados das suas reuniões de retrospectiva.

3. Dê um gás no seu estilo retrô.

Além de dividir os grupos em salas de discussão menores, existem outras maneiras de aprimorar suas reuniões de equipe.

No início de cada retrospectiva, realize uma atividade curta, direta, mas amigável, que permita que as pessoas compartilhem como estão se sentindo. Compartilhar uma palavra ou uma expressão facial que demonstre como você se sentiu em relação ao último sprint, ou até mesmo qual foi a última coisa que te fez sorrir, é uma ótima maneira de dar início à reunião. Lembre-os da diretriz principal, do contrato social e do motivo pelo qual estão aqui.

Você pode atribuir funções para que todos possam contribuir. O Copiloto pode ajudar a gerenciar a parte técnica e cumprir as metas. O “Guardião do Tempo” mantém o andamento da reunião e lembra as pessoas sobre o horário quando a reunião começa a se prolongar. O “Monitor de Energia” pode fazer uma rápida verificação durante a reunião ou avaliar com as pessoas como ela está indo, e o “Defensor das Ações” pode alertar se houver ações que não estejam sendo discutidas ou registradas.

O uso de diversos métodos de facilitação que permitem que as pessoas contribuam ao longo do processo mantém o público envolvido e permite que você perceba a atmosfera da sala. Por exemplo, usar reações aos comentários ajuda a captar o sentimento do grupo, e o padrão de “passar o bastão” significa que um participante pode escolher o próximo orador.

Por fim, se suas reuniões durarem mais de uma hora, inclua um intervalo programado. Isso simplesmente dá às pessoas tempo para respirar e se recompor. Faça uma pausa longe da tela ou organize uma atividade divertida com a equipe que possa elevar o ânimo. Pedimos que desliguem as luzes, o que significa deixar os microfones e as câmeras ligados (com música, se quiserem) para um momento de concentração antes de voltarmos a nos reunir.

Conclusão: Estratégias de engajamento da equipe, por meio do aprimoramento do fluxo do processo desde o início e ao longo de toda a reunião, podem aumentar o entusiasmo e o senso de responsabilidade.

4. Experimente diferentes formas de definir intervalos de tempo.

Uma maneira de garantir que as reuniões não ultrapassem o tempo previsto é usar o time-boxing. No TeamRetro, há um temporizador de contagem regressiva para cada etapa, que pode ser usado, por exemplo, para dar às pessoas uma noção de quanto tempo ainda resta, além do botão “Concluí”, que avisa quando as pessoas estão prontas para seguir em frente.

Supondo que você esteja conduzindo uma reunião assíncrona de 60 minutos, eis nossa sugestão de divisão de tempo que parece funcionar.

No entanto, talvez seja melhor pensar nisso como uma receita básica, em vez de um guia formal. Assim como a massa de pizza, o sabor final da pizza depende da combinação e da quantidade dos ingredientes que você decidir adicionar. Se você achar que há uma necessidade maior de fortalecer o vínculo da equipe, então as sessões de check-in, reconhecimento e check-out podem ser importantes. Os dados podem ser coletados de forma assíncrona antes da reunião. O agrupamento de ideias semelhantes pode ser feito antes da reunião e, em seguida, as ideias são submetidas a votação quando apresentadas para discussão. Alternativamente, se houver menos necessidade de construir rapport, esse método pode ser usado mais para chegar a um consenso sobre itens de ação. Para equipes auto-organizadas, reserve mais tempo para que elas agrupem as ideias que surgiram. Se houver muitos comentários, peça que trabalhem em grupos menores, divididos por seções específicas. Embora isso possa ser adequado para uma reunião de 60 minutos, você pode simplesmente ajustar as proporções para uma sessão mais longa.

Conclusão: O horário de término da reunião é a principal restrição para equipes que gostam de encerrar a tempo e com resultados claros. Experimentar novas formas de definir limites de tempo pode ajudar a manter as reuniões dentro do planejado e servir como um bom parâmetro para orientar as conversas.

5. Faça com que suas retrospectivas sejam simples, divertidas e humanas!

Lembra do “Dia de Trazer um Animal de Estimação”? Do “Dia da Camisa/Boné Maluco”? Do “Dia de Compartilhar uma Refeição”? Quem disse que não podemos fazer isso online? Incluir um pouco de diversão e atividades de integração de equipe pode ser uma boa maneira de aliviar o estresse, conhecer um pouco melhor sua equipe e obter insights que você não encontraria em uma retrospectiva padrão. Aqui estão algumas coisas que soubemos que as equipes têm feito enquanto trabalham remotamente. (Algumas de nossas equipes, na verdade, fazem isso no final como recompensa por uma boa retrospectiva.)

• Use ferramentas para avaliar o humor.
• Jogue um jogo – seja ágil ou só por diversão.
• Assistam a um filme juntos no Discord.
• Organize uma atividade de integração de equipe — por exemplo, se vocês estivessem em um avião que caiu no deserto, quais seriam os 10 itens que vocês gostariam de ter consigo para sobreviver?
• Contar histórias ou mostrar fotos: tente pedir a todos que contem uma história sobre alguma coisa, mesmo que seja algo tão simples quanto um copo ou um par de sapatos! Ou que tirem uma foto de algo que esteja por perto para compartilhar
• Adivinhe a música: teste as habilidades vocais dos seus scrum masters pedindo que eles cantem músicas para a equipe adivinhar!
• Resolva um problema aleatório que outra pessoa da equipe esteja enfrentando.
• Compartilhe uma receita que todo mundo experimente em casa e prove.

Conclusão: Incentive a compaixão. Não é fácil fazer a transição para uma equipe que realiza retrospectivas totalmente online ou para o trabalho remoto. Afinal, nós, como seres humanos, somos seres sociais. Realizar algumas atividades sociais e divertidas pode facilitar a construção de laços e empatia, o que tornará suas retrospectivas mais significativas e eficazes.

Animado para aprimorar sua retrospectiva remota?

Esperamos que essas ideias sirvam de inspiração. Se você tiver outras que gostaria de compartilhar ou simplesmente quiser trocar ideias, pedir conselhos ou saber mais, entre em contato conosco! Adoraríamos ouvir de você. TeamRetro.