Retrospectivas remotas fáceis e divertidas: Insights do Dia Mundial da Retrospectiva 2020

Celebrando o poder das retrospectivas remotas

O Dia Mundial da Retrospectiva 2020 é uma iniciativa voluntária e coordenada globalmente com o objetivo de compartilhar histórias e insights para aprimorar as retrospectivas ágeis. Dois eventos realizados foram as palestras relâmpago do Dia Mundial da Retrospectiva, organizadas pela Remote Forever, e os encontros mensais do Agile Club of Egypt. À medida que as equipes se tornam cada vez mais remotas, a realização de reuniões de equipe online que capacitem e impulsionem a melhoria contínua é um foco fundamental para os Scrum Masters. Embora possa haver redução nos custos e no tempo de viagem, há desafios crescentes em relação à melhor forma de conduzir reuniões remotas, especialmente retrospectivas, para garantir o engajamento e um senso de conexão.

O CEO e cofundador da TeamRetro, Jeremy Lu, palestrou nos dois eventos sobre o tema “Como tirar o máximo proveito de suas retrospectivas remotas.” Compartilhamos aqui algumas das principais mensagens, bem como os aprendizados e insights de ambos os eventos.

Os prós e contras da realização de reuniões retrospectivas remotas

A transição para o ambiente digital implica, de fato, ajustes na forma como as reuniões de equipe são conduzidas. Mas há algumas vantagens interessantes. Eliminar obstáculos à produção, reduzir preconceitos e permitir o brainstorming independente e a votação de ações pode melhorar a qualidade dos dados, além de promover a segurança psicológica. O tempo que seria gasto na elaboração de relatórios, na compilação manual e no registro de dados agora pode ser dedicado ao relacionamento entre os membros da equipe ou a aprofundar discussões que realmente importam.

Por outro lado, a dependência da configuração de internet e da segurança de cada indivíduo, aliada à falta de responsabilização, pode afetar negativamente a confiança da equipe. O aumento da dissonância social, à medida que perdemos as pistas físicas, torna evidente o papel do scrum master como maestro da orquestra social. Construir uma cultura de equipe a partir de atividades planejadas e explícitas, bem como estabelecer regras básicas para a boa condução das reuniões, são boas práticas que ajudam a começar a superar essas desvantagens.

Ao mesmo tempo, independentemente de a equipe ser distribuída, trabalhar no mesmo local, ser remota ou adotar algum modelo híbrido, os membros da equipe desejam:

• ser ouvido
• a ser avaliado
• ser orientado
• para se sentir seguro
• a ser dotado de recursos
• para ser cultivado

Então, como é que a humilde retrospectiva pode contribuir para ajudar a atender às necessidades da equipe? Aqui estão algumas ideias.

1. Elaborar um contrato social da equipe

Definir o foco e o tom certos antes de iniciar suas retrospectivas contribui significativamente para criar um ambiente envolvente, seguro e produtivo, no qual os membros da equipe se sintam à vontade para se expressar. É mais provável que a cultura, as expectativas do grupo e as regras básicas acordadas sejam adotadas e tenham impacto se forem criadas em conjunto e tornadas visíveis.

Pegamos alguns balões e todos escrevemos coisas que ouvimos, mas que não nos pareciam úteis para uma reunião. Depois, “estourávamos” esses balões de forma audível e significativa sempre que percebíamos esses comportamentos e palavras durante uma reunião. Em seguida, elaboramos uma lista de comportamentos orientadores que nossa equipe desejava utilizar como parte de nossas retrospectivas, bem como em quaisquer reuniões de equipe, e a colocamos em evidência quando iniciamos nossas retrospectivas remotas. Na verdade, ela aparece em nossa retrospectiva remota.

Se você não quiser ir tão longe, pode sempre recorrer à Diretriz Principal Ágil. No entanto, abordar questões básicas de etiqueta nas reuniões, como ligar as câmeras e o áudio, sinais para diminuir o ritmo, acelerar ou fazer comentários, além de outros rituais, pode ajudar a tornar as reuniões mais produtivas. Se a responsabilização e a dissonância social são comuns em suas reuniões, então ter processos como discussões em rodízio, conversas facilitadas por intervenções ou formatos de estrutura libertadora pode ajudar a construir esse engajamento da equipe.

Conclusão: Quer seja de forma formal ou mais como um ritual informal, compreender e gerenciar o contrato social da sua equipe promove a confiança, a segurança psicológica e estabelece regras claras para as retrospectivas das reuniões online.

2. Escolha o formato de retrospectiva mais adequado ao seu objetivo – divertido? simples? focado?

Com tantos formatos e perguntas diferentes para retrospectivas disponíveis, os Scrum Masters têm muitas opções à sua disposição. No entanto, para tirar o máximo proveito da retrospectiva, sugeriu-se que a escolha do formato deve ser feita com intencionalidade, reflexão e ponderação, de modo a que ela atenda ao objetivo da reunião.

Isso significa que o formato mudará de tempos em tempos, o que, por si só, ajudará a diminuir o cansaço causado pela repetição. Significa também que você estará entrando na reunião com um objetivo claro e poderá direcionar a conversa.

Veja o exemplo a seguir.

Essa equipe utilizou a abordagem “Mad Sad Glad” para dar início à sua primeira retrospectiva. Esse formato tem um toque mais pessoal e exige que as pessoas reflitam sobre suas reações emocionais em relação ao último sprint. Ele ajuda a trazer à tona possíveis problemas e a superar quaisquer barreiras emocionais, auxiliando as equipes a ultrapassar as fases de conflito na formação da equipe.

As retrospectivas seguintes se concentraram mais em ações concretas, com destaque para a retrospectiva “Parar, Começar, Continuar” e a retrospectiva StarFish. Esses formatos se prestam a um brainstorming mais voltado para a ação e permitem que as equipes avaliem as prioridades entre as tarefas.

À medida que as equipes passaram a trabalhar em casa, elas se concentraram nas mudanças nos processos e nas formas de trabalhar remotamente para discutir o que precisavam fazer nesse ambiente, seguido por uma retrospectiva ágil padrão no final do ano.

Em seguida, o uso da retrospectiva 4L permitiu que eles refletissem sobre as atividades realizadas até o momento, compartilhando o que aprenderam, bem como o que gostaram e o que sentiram falta. Por fim, o FLAP (Considerações futuras, lições aprendidas, realizações e áreas problemáticas) foi um processo prospectivo para ajudar a equipe a decidir o que desejava ver no futuro.

É claro que você sempre pode criar seu próprio conjunto ou escolher temas sazonais ou de interesse específico. Também existe a opção de criar retrospectivas com base em interesses, épocas festivas, programas de TV famosos ou uma paixão em comum.

Conclusão: Embora a variedade de formatos de retrospectiva seja excelente para quebrar o ciclo de cansaço das reuniões, escolher um que esteja alinhado com a situação atual da sua equipe e do produto pode melhorar o foco, a intenção e os resultados das suas reuniões de retrospectiva.

3. Dê um gás no seu estilo retrô.

Além de dividir os grupos em salas de discussão menores, existem outras maneiras de aprimorar suas reuniões de equipe.

No início de cada retrospectiva, realize uma atividade curta, direta, mas amigável, que permita que todos compartilhem como estão se sentindo. Compartilhar uma palavra ou uma expressão facial que demonstre como você se sentiu em relação ao último sprint, ou até mesmo qual foi a última coisa que te fez sorrir, é uma ótima maneira de dar início à reunião. Lembre-os da diretriz principal, do contrato social e do motivo pelo qual estão aqui.

Você pode atribuir funções para que todos possam contribuir. O Co-piloto pode ajudar a gerenciar a parte técnica e a cumprir as metas. O “guardião do tempo” mantém o andamento da reunião e lembra as pessoas sobre o horário quando a reunião começa a se prolongar. O “monitor de energia” pode fazer uma rápida verificação durante a reunião ou avaliar com as pessoas como a reunião está indo, e o “defensor da ação” pode alertar se houver ações que não estejam sendo discutidas ou registradas.

O uso de diversos métodos de facilitação que permitem que as pessoas contribuam ao longo do processo mantém o público envolvido e permite que você perceba o clima da sala. Por exemplo, usar reações nos comentários ajuda a captar o sentimento geral, e o padrão de “passar o bastão” significa que um participante pode escolher o próximo orador.

Por fim, se suas reuniões durarem mais de uma hora, inclua um intervalo programado. Isso dá às pessoas tempo para respirar e recarregar as energias. Faça uma pausa longe da tela ou organize uma atividade divertida com a equipe que possa elevar o ânimo. Pedimos para desligarem as luzes, o que significa deixar os microfones e as câmeras ligados (com música, se quiserem) para um momento de concentração antes de voltarmos a nos reunir.

Conclusão: Estratégias de engajamento da equipe, que consistem em dinamizar o fluxo do processo desde o início e ao longo de toda a reunião, podem aumentar o entusiasmo e o senso de responsabilidade.

4. Experimente diferentes fórmulas de intervalos de tempo.

Uma maneira de garantir que as reuniões não se prolonguem é usar o time-boxing. Há um temporizador de contagem regressiva no TeamRetro para cada etapa que pode ser usado, por exemplo, para dar às pessoas uma noção de quanto tempo resta, bem como o botão “Concluí”, para avisar quando as pessoas estiverem prontas para seguir em frente.

Supondo que você esteja conduzindo uma reunião assíncrona de 60 minutos, eis a nossa sugestão de divisão de tempo que parece funcionar.

No entanto, talvez seja melhor encarar isso como uma receita básica, em vez de um guia formal. Assim como a massa de pizza, o sabor final da pizza depende da combinação e da quantidade dos ingredientes que você decidir adicionar. Se você achar que há uma necessidade maior de integração da equipe, então as sessões de check-in, reconhecimento e check-out podem ser importantes. Os dados podem ser coletados antes da reunião de forma assíncrona. O agrupamento de ideias semelhantes pode ser feito antes da reunião e, em seguida, as ideias são votadas quando apresentadas para discussão. Alternativamente, se houver menos necessidade de construir rapport, isso pode ser usado mais para construir consenso sobre itens de ação. Para equipes auto-organizadas, reserve mais tempo para que elas agrupem as ideias que surgiram. Se houver muitos comentários, peça que trabalhem em grupos menores, divididos por seções específicas. Embora isso possa ser adequado para uma reunião de 60 minutos, você pode simplesmente alterar as proporções para uma sessão mais longa.

Conclusão: O horário de término da reunião é a principal restrição para equipes que gostam de encerrar a tempo e com resultados claros. Experimentar novas formas de definir limites de tempo pode ajudar a manter as reuniões dentro do planejado e servir como um bom parâmetro para orientar as conversas.

5. Faça com que suas retrospectivas sejam simples, divertidas e humanas!

Lembra-se do dia de trazer um animal de estimação? Do dia da camisa/boné maluco? Do dia de compartilhar uma refeição? Quem disse que não podemos fazer isso online? Adicionar um pouco de diversão e atividades de integração de equipe pode ser uma boa maneira de aliviar o estresse, conhecer um pouco mais sua equipe e obter insights que você não encontraria em uma retrospectiva padrão. Aqui estão algumas coisas que ouvimos dizer que as equipes têm feito enquanto trabalham remotamente. (Algumas de nossas equipes, na verdade, fazem isso no final como recompensa por uma boa retrospectiva.)

• Use ferramentas para avaliar o humor.
• Jogue um jogo – seja ágil ou apenas por diversão.
• Assistam a um filme juntos no Discord.
• Organize uma atividade de integração de equipe — por exemplo, se você estivesse em um avião que caiu no deserto, quais seriam os 10 itens que você gostaria de ter consigo para sobreviver?
• Contar histórias ou mostrar fotos: peça a todos que contem uma história sobre alguma coisa, mesmo que seja algo tão simples quanto uma xícara ou um par de sapatos! Ou que tirem uma foto de algo que esteja por perto para compartilhar
• Adivinhe a música: teste as habilidades vocais dos seus scrum masters pedindo que cantem músicas para a equipe adivinhar!
• Resolva um problema aleatório que outra pessoa da equipe esteja enfrentando.
• Compartilhe uma receita que todo mundo experimente em casa e prove.

Conclusão: Incentive a compaixão. Não é fácil passar para uma equipe totalmente online, seja em retrospectivas ou no trabalho remoto. Afinal, nós, seres humanos, somos seres sociais. Realizar algumas atividades sociais e divertidas pode facilitar a construção de laços e empatia, tornando suas retrospectivas mais significativas e eficazes.

Animado para melhorar sua retrospectiva remota?

Esperamos que essas ideias sirvam de inspiração. Se você tiver outras sugestões que gostaria de compartilhar, ou se simplesmente quiser trocar ideias, pedir conselhos ou saber mais, entre em contato conosco! Adoraríamos ouvir sua opinião. TeamRetro.