Retrospettive a distanza facili e divertenti: Spunti dalla Giornata Mondiale della Retrospettiva 2020

Celebrare il potere delle retrospettive a distanza

Il World Retrospective Day 2020 è un’iniziativa coordinata a livello globale e basata sul volontariato, volta a condividere storie e approfondimenti per migliorare le retrospettive Agile. Tra gli eventi organizzati figurano i “Lightning talks” del World Retrospective Day a cura di Remote Forever e gli incontri mensili dell’Agile Club of Egypt. Poiché i team operano sempre più da remoto, l’organizzazione di riunioni online che valorizzino e promuovano il miglioramento continuo rappresenta un obiettivo fondamentale per gli Scrum Master. Sebbene ciò comporti una riduzione dei costi e dei tempi di viaggio, aumentano le sfide relative a come gestire al meglio le riunioni a distanza, in particolare le retrospettive, per garantire il coinvolgimento e un senso di connessione.

Jeremy Lu, amministratore delegato e cofondatore di TeamRetro, è intervenuto in entrambi gli eventi sul tema “Come ottenere il massimo dalle vostre retrospettive a distanza”. Di seguito condividiamo alcuni dei messaggi chiave, nonché gli insegnamenti e le riflessioni emersi da entrambi gli eventi.

I pro e i contro delle riunioni retrospettive in remoto

Il passaggio al digitale comporta certamente alcuni adeguamenti nel modo in cui si svolgono le riunioni di gruppo. Tuttavia, vi sono alcuni vantaggi significativi. L’eliminazione dei blocchi produttivi, la riduzione dei pregiudizi e la possibilità di svolgere sessioni di brainstorming indipendenti e di votare le azioni da intraprendere possono migliorare la qualità dei dati e contribuire a creare un clima di sicurezza psicologica. Il tempo che sarebbe stato dedicato alla redazione di rapporti, alla raccolta manuale dei dati e alla registrazione può ora essere impiegato per rafforzare i rapporti all’interno del team o per approfondire le discussioni che contano.

D’altra parte, il fatto di dover fare affidamento sulla configurazione Internet e sulla sicurezza dei singoli individui, unito alla mancanza di responsabilità, può influire negativamente sulla fiducia all’interno del team. L’aumento della dissonanza sociale, dovuto alla perdita dei segnali fisici, rende evidente il ruolo dello Scrum Master come direttore d’orchestra sociale. Costruire una cultura di squadra attraverso attività pianificate ed esplicite e stabilire regole di base per l’igiene delle riunioni sono buone pratiche che aiutano a superare questi svantaggi.

Allo stesso tempo, indipendentemente dal fatto che il team sia distribuito, co-localizzato, remoto o in una qualche forma ibrida mista, i singoli membri del team desiderano:

• per essere ascoltati
• da valutare
• essere guidato
• per sentirsi al sicuro
• da dotare di risorse
• da coltivare

In che modo, quindi, l’umile retrospettiva può contribuire a soddisfare tali esigenze del team? Ecco alcune idee.

1. Elaborare un contratto sociale di gruppo

Stabilire l’orientamento e il tono giusti prima di dare inizio alle vostre retrospettive contribuisce in modo significativo a creare uno spazio coinvolgente, sicuro e produttivo in cui i membri del team possano esprimersi liberamente. La cultura, le aspettative del gruppo e le regole di base concordate avranno maggiori possibilità di consolidarsi e di sortire un impatto se vengono definite insieme e rese visibili.

Abbiamo preso un paio di palloncini e abbiamo scritto tutti le cose che sentivamo dire ma che non ritenevamo utili per una riunione. Abbiamo poi “scoppiato” questi palloncini in modo udibile e significativo ogni volta che notavamo quei comportamenti e quelle parole durante una riunione. Abbiamo quindi stilato un elenco di comportamenti guida che il nostro team desiderava utilizzare nell’ambito delle nostre retrospettive e di qualsiasi riunione di gruppo, e lo abbiamo inserito come riferimento all’inizio delle nostre retrospettive a distanza. Infatti, compare nella nostra retrospettiva a distanza.

Se non volete spingervi così oltre, potete sempre fare affidamento sulla “Prime Directive” agile. Tuttavia, prestare attenzione alle regole di base delle riunioni, come accendere videocamera e microfono, i segnali per rallentare, accelerare o intervenire con commenti, e altri rituali simili, può contribuire a rendere le riunioni più efficaci. Se la responsabilità e la dissonanza sociale sono comuni nelle vostre riunioni, allora l’adozione di processi come le discussioni a turno, le conversazioni facilitate da interventi mirati o i formati di struttura liberatoria può aiutare a costruire il coinvolgimento del team.

Conclusione: Che si tratti di un rituale formale o più informale, comprendere e gestire il contratto sociale all’interno del proprio team contribuisce a creare fiducia, sicurezza psicologica e un chiaro galateo per le retrospettive delle riunioni online.

2. Scegliete il formato di retrospettiva più adatto al vostro scopo: divertente? semplice? mirato?

Data la grande varietà di formati e domande disponibili per le retrospettive, gli Scrum Master hanno l’imbarazzo della scelta. Tuttavia, per trarre il massimo beneficio dalla retrospettiva, è stato suggerito che la scelta del formato richieda intenzionalità, riflessione e ponderazione, affinché sia funzionale allo scopo dell’incontro.

Ciò significa che il formato cambierà di tanto in tanto, il che contribuirà di per sé a ridurre la stanchezza derivante dalla ripetitività. Significa inoltre che parteciperete alla riunione con un obiettivo preciso e potrete concentrare la conversazione.

Prenda in considerazione l’esempio riportato di seguito.

Questo team ha utilizzato l’approccio “Mad Sad Glad” per dare il via alla propria retrospettiva iniziale. Questo formato ha un carattere più personale e richiede ai partecipanti di riflettere sulle proprie reazioni emotive rispetto all’ultimo sprint. Aiuta a portare alla luce eventuali problemi e ad affrontare eventuali barriere emotive, per consentire ai team di superare le fasi iniziali di formazione del gruppo.

Le successive retrospettive si sono concentrate maggiormente sull’azione, incentrandosi in particolare sulla retrospettiva “Stop, Start, Continue” e sulla retrospettiva StarFish. Questi formati si prestano a un brainstorming più orientato all’azione e consentono ai team di valutare i compromessi in termini di tempo tra le diverse attività.

Man mano che i team passavano al lavoro da casa, si sono poi concentrati sui cambiamenti nei processi e sulle modalità di lavoro da remoto per discutere di ciò che era necessario fare in un ambiente di lavoro a distanza, per poi concludere l’anno con una retrospettiva agile standard.

L’utilizzo della retrospettiva 4L ha poi permesso loro di riflettere sulle attività svolte fino a quel momento, per condividere gli insegnamenti tratti, nonché ciò che hanno apprezzato e ciò che avrebbero voluto. Infine, il metodo FLAP (Considerazioni sul futuro, lezioni apprese, risultati raggiunti e aree problematiche) ha costituito un processo di “futurospettiva” volto ad aiutare il team a decidere quali obiettivi perseguire in futuro.

Naturalmente, potete sempre creare una vostra selezione personale oppure scegliere argomenti legati alle stagioni o ai vostri interessi. È inoltre possibile creare retrospettive basate su interessi specifici, festività, serie TV famose o passioni condivise.

Conclusione: sebbene la varietà di formati di retrospettiva sia ottima per spezzare i cicli di stanchezza da riunioni, scegliere quello più in linea con lo stato attuale del vostro team e del vostro prodotto può migliorare la concentrazione, l’obiettivo e i risultati delle vostre riunioni di retrospettiva.

3. Date una marcia in più al vostro stile retrò.

Oltre a suddividere i gruppi in sale di discussione più piccole, esistono altri modi per migliorare ulteriormente le riunioni del vostro team.

All’inizio di ogni retrospettiva, proponete un’attività breve, incisiva ma amichevole che permetta ai partecipanti di condividere le proprie impressioni. Condividere una parola o un’espressione facciale che esprima come vi siete sentiti riguardo all’ultimo sprint, o anche semplicemente qual è stata l’ultima cosa che vi ha fatto sorridere, è un ottimo modo per dare il via alla riunione. Ricordi loro la direttiva principale, il contratto sociale e il motivo per cui sono qui.

È possibile assegnare dei ruoli in modo che tutti possano dare il proprio contributo. Il Copilota può aiutare a gestire gli aspetti tecnici e a raggiungere gli obiettivi. Il responsabile del tempo mantiene il ritmo della riunione e ricorda ai partecipanti l’orario quando si inizia a sforare i tempi. Il responsabile dell’energia potrebbe effettuare un rapido controllo durante la riunione o chiedere ai partecipanti un parere su come sta andando la riunione, mentre il responsabile delle azioni può segnalare se ci sono azioni che non vengono discusse o registrate.

L’utilizzo di una serie di metodi di facilitazione che consentono alle persone di partecipare attivamente durante l’intero processo mantiene vivo il loro coinvolgimento e permette di cogliere l’atmosfera che si respira nella sala. Ad esempio, l’uso delle reazioni ai commenti aiuta a cogliere il sentiment, mentre il modello del “passaggio del testimone” consente a un partecipante di scegliere il relatore successivo.

Infine, se le vostre riunioni durano più di un’ora, prevedete una pausa programmata. Questo permette semplicemente ai partecipanti di prendere fiato e ricaricare le energie. Concedetevi una pausa lontano dallo schermo o organizzate un’attività con il team che sia divertente e in grado di risollevare il morale. Chiediamo di spegnere le luci, il che significa lasciare microfoni e telecamere accesi (e la musica, se lo desiderano) per un breve momento di concentrazione prima di ricongiungersi.

Conclusione: Le strategie volte a coinvolgere il team, ottimizzando il flusso del processo sin dall’inizio e per tutta la durata della riunione, possono aumentare l’entusiasmo e il senso di responsabilità.

4. Sperimentate diverse strategie di gestione dei tempi.

Un modo per assicurarsi che le riunioni non si protraggano oltre l’orario previsto è quello di ricorrere al time-boxing. In TeamRetro è presente un timer per il conto alla rovescia per ogni fase, che può essere utilizzato, ad esempio, per dare ai partecipanti un’idea del tempo rimanente, oltre al pulsante “Ho finito”, che consente di avvisare quando i partecipanti sono pronti a passare alla fase successiva.

Supponendo che stiate organizzando una riunione asincrona della durata di 60 minuti, ecco la nostra formula per la gestione del tempo che sembra funzionare.

Potrebbe tuttavia essere preferibile considerare questo approccio come una ricetta di base piuttosto che come una guida formale. Proprio come per l’impasto della pizza, il sapore finale della pizza dipende dalla combinazione e dalla quantità degli ingredienti che si decide di aggiungere. Se ritenete che vi sia una maggiore necessità di rafforzare lo spirito di squadra, allora i momenti di condivisione iniziale, di riconoscimento e di chiusura potrebbero rivelarsi importanti. I dati possono essere raccolti prima della riunione in modo asincrono. Il raggruppamento di idee simili può essere effettuato prima della riunione e poi le idee vengono votate quando vengono lette per la discussione. In alternativa, se c’è meno bisogno di costruire un rapporto, allora questo potrebbe essere utilizzato maggiormente per costruire un consenso sulle azioni da intraprendere. Per i team auto-organizzati, conceda loro più tempo per raggruppare le idee emerse. Se ci sono molti commenti, li faccia lavorare in gruppi più piccoli suddivisi in sezioni specifiche. Sebbene questo possa andare bene per una riunione di 60 minuti, può semplicemente modificare le proporzioni per una sessione più lunga.

Conclusione: L’orario di fine riunione rappresenta il principale vincolo per i team che desiderano concludere puntualmente con risultati chiari. Sperimentare nuove modalità di gestione dei tempi può aiutare a mantenere le riunioni in linea con gli obiettivi e costituire un valido punto di riferimento per orientare le discussioni.

5. Rendete le vostre retrospettive semplici, divertenti e a misura d’uomo!

Ricordate la giornata dedicata agli animali domestici? La giornata delle magliette o dei cappellini stravaganti? La giornata del pranzo in compagnia? Chi dice che non possiamo farlo online? Aggiungere un po’ di divertimento e attività di team building può essere un ottimo modo per alleviare lo stress, conoscere meglio il proprio team e ottenere informazioni che non si trovano in una retrospettiva standard. Ecco alcune cose che abbiamo sentito dire che i team hanno fatto mentre lavoravano da remoto. (Alcuni dei nostri team lo fanno effettivamente alla fine come ricompensa per una buona retrospettiva.)

• Utilizzate gli strumenti per valutare l’umore.
• Giocate – in modo agile o semplicemente per divertirvi.
• Guardate un film insieme su Discord.
• Organizzate un’attività di team building: ad esempio, immaginate di trovarvi su un aereo precipitato nel deserto; quali sono i 10 oggetti che vorreste avere con voi per sopravvivere?
• Racconti o immagini: provi a chiedere a tutti di raccontare una storia su qualcosa, anche su un oggetto piccolo come una tazza o un paio di scarpe! Oppure di scattare una foto a qualcosa che hanno vicino per condividerla
• Indovinate la canzone: mettete alla prova le doti canore dei vostri Scrum Master chiedendo loro di cantare delle canzoni che il team dovrà indovinare!
• Risolva un problema casuale che riguarda un altro membro del team.
• Condividete una ricetta che tutti provano a preparare a casa e che tutti apprezzano.

Conclusione: Incoraggiate la compassione. Non è facile passare a un lavoro di squadra interamente online, in modalità retrospettiva o da remoto. Dopotutto, noi esseri umani siamo creature sociali. Organizzare attività divertenti e sociali può facilitare la creazione di legami e di empatia, rendendo le vostre retrospettive più significative ed efficaci.

Non vede l’ora di migliorare la sua retrospettiva a distanza?

Speriamo che queste riflessioni possano essere fonte di ispirazione. Se avete altri spunti che desiderate condividere o volete semplicemente scambiare opinioni, chiedere consigli o saperne di più, non esitate a contattarci! Saremo lieti di ricevere vostre notizie. TeamRetro.