Retrospettive a distanza semplici e divertenti: spunti dal World Retrospective Day 2020

Celebrare il potere delle retrospettive a distanza

Il World Retrospective Day 2020 è un’iniziativa coordinata a livello globale e basata sul volontariato, volta a condividere storie e spunti per migliorare le retrospettive agile. Tra gli eventi organizzati figurano i “Lightning talks” del World Retrospective Day a cura di Remote Forever e gli incontri mensili dell’Agile Club of Egypt. Poiché i team operano sempre più da remoto, l’organizzazione di riunioni online in grado di responsabilizzare i membri e promuovere il miglioramento continuo rappresenta un obiettivo fondamentale per gli Scrum Master. Sebbene ciò comporti una riduzione dei costi e dei tempi di viaggio, aumentano le sfide relative alle modalità ottimali di gestione delle riunioni a distanza, in particolare delle retrospettive, al fine di garantire il coinvolgimento e un senso di connessione.

Jeremy Lu, amministratore delegato e cofondatore di TeamRetro, è intervenuto in entrambi gli eventi sul tema “Come trarre il massimo dalle vostre retrospettive a distanza”. Di seguito condividiamo alcuni dei messaggi chiave, nonché gli insegnamenti e le riflessioni emersi da entrambi gli eventi.

I pro e i contro dello svolgimento di riunioni retrospettive a distanza

Il passaggio al digitale comporta certamente alcuni adeguamenti nel modo in cui si svolgono le riunioni di gruppo. Tuttavia, vi sono alcuni vantaggi significativi. L’eliminazione dei colli di bottiglia, la riduzione dei pregiudizi e la possibilità di svolgere sessioni di brainstorming indipendenti e di votare le azioni da intraprendere possono migliorare la qualità dei dati, oltre a favorire la sicurezza psicologica. Il tempo che sarebbe stato dedicato alla redazione di rapporti, alla raccolta manuale dei dati e alla registrazione può ora essere impiegato per rafforzare i rapporti all’interno del team o per approfondire le discussioni che contano davvero.

D’altra parte, il fatto di dover fare affidamento sulla configurazione Internet e sulla sicurezza di ciascun individuo, unito alla mancanza di responsabilità, può influire negativamente sulla fiducia all’interno del team. L’aumento della dissonanza sociale, dovuto alla perdita dei segnali fisici, rende evidente il ruolo dello Scrum Master come direttore d’orchestra sociale. La creazione di una cultura di squadra, che spazia da attività pianificate ed esplicite alla definizione di regole di base per lo svolgimento delle riunioni, rappresenta una buona pratica per iniziare a superare questi svantaggi.

Allo stesso tempo, indipendentemente dal fatto che il team sia distribuito, operi in sede, da remoto o in una modalità ibrida mista, i singoli membri del team desiderano:

• per essere ascoltati
• da valutare
• essere guidato
• per sentirsi al sicuro
• da dotare di risorse
• da coltivare

In che modo, quindi, l’umile retrospettiva può contribuire a soddisfare tali esigenze del team? Ecco alcune idee.

1. Elaborare un contratto sociale di gruppo

Stabilire l’orientamento e il tono giusti prima di dare inizio alle vostre retrospettive contribuisce in modo significativo a creare uno spazio coinvolgente, sicuro e produttivo in cui i membri del team possano esprimersi liberamente. La cultura, le aspettative del gruppo e le regole di base concordate hanno maggiori probabilità di radicarsi e di sortire un impatto se vengono definite insieme e rese visibili.

Abbiamo preso un paio di palloncini e abbiamo scritto tutti le cose che sentivamo dire ma che non ritenevamo utili per una riunione. Abbiamo poi “scoppiato” questi palloncini in modo udibile e significativo ogni volta che notavamo quei comportamenti e quelle parole durante una riunione. Abbiamo quindi stilato un elenco di comportamenti guida che il nostro team desiderava adottare nell’ambito delle nostre retrospettive e di qualsiasi riunione di gruppo, e lo abbiamo inserito come punto di riferimento all’inizio delle nostre retrospettive a distanza. Infatti, tale elenco compare nelle nostre retrospettive a distanza.

Se non volete spingervi così lontano, potete sempre fare affidamento sulla “Direttiva Primaria Agile”. Tuttavia, prestare attenzione alle regole di base delle riunioni – come accendere le videocamere e l’audio, i segnali per rallentare, accelerare o intervenire con commenti, e altri rituali – può contribuire a rendere le riunioni più efficaci. Se nelle vostre riunioni sono frequenti la mancanza di responsabilità e la dissonanza sociale, l’adozione di processi quali discussioni a turno, conversazioni facilitate con interventi mirati o formati basati sulla «struttura liberatoria» può contribuire a rafforzare il coinvolgimento del team.

Conclusione: Che si tratti di un rituale formale o piuttosto informale, comprendere e gestire il contratto sociale all’interno del proprio team contribuisce a creare fiducia, sicurezza psicologica e chiare regole di comportamento per le retrospettive delle riunioni online.

2. Scegliete il formato di retrospettiva più adatto al vostro scopo: divertente? semplice? mirato?

Data la grande varietà di formati e domande disponibili per le retrospettive, gli Scrum Master hanno l’imbarazzo della scelta. Tuttavia, per trarre il massimo beneficio dalla retrospettiva, è stato suggerito che la scelta del formato richieda intenzionalità, riflessione e attenzione, affinché sia funzionale allo scopo dell’incontro.

Ciò significa che il formato cambierà di tanto in tanto, il che di per sé contribuirà a ridurre la stanchezza derivante dalla ripetitività. Significherà inoltre che parteciperete alla riunione con un obiettivo ben preciso e potrete concentrare la conversazione.

Prenda in considerazione l’esempio riportato di seguito.

Questo team ha utilizzato l’approccio “Mad Sad Glad” per dare il via alla propria retrospettiva iniziale. Questo formato ha un carattere più personale e richiede ai partecipanti di riflettere sulle proprie reazioni emotive relative all’ultimo sprint. Aiuta a portare alla luce eventuali problemi e ad affrontare eventuali barriere emotive, per consentire ai team di superare le fasi conflittuali della formazione del gruppo.

Le successive retrospettive si sono concentrate maggiormente sull’azione, incentrandosi in particolare sulla retrospettiva “Stop, Start, Continue” e sulla retrospettiva StarFish. Questi formati si prestano a un brainstorming più orientato all’azione e consentono ai team di valutare i compromessi in termini di tempo tra le diverse attività.

Man mano che i team passavano al lavoro da casa, si sono poi concentrati sui cambiamenti nei processi e sulle modalità di lavoro da remoto per discutere di ciò che era necessario fare in un ambiente di lavoro a distanza, per poi concludere l’anno con una retrospettiva agile standard.

L’utilizzo della retrospettiva 4L ha poi permesso loro di riflettere sulle attività svolte fino a quel momento, per condividere quanto appreso, nonché ciò che hanno apprezzato e ciò che avrebbero desiderato. Infine, il metodo FLAP (Considerazioni sul futuro, lezioni apprese, risultati raggiunti e aree problematiche) ha costituito un processo di “futurospettiva” volto ad aiutare il team a decidere quali obiettivi perseguire in futuro.

Naturalmente, potete sempre creare una vostra selezione personale oppure scegliere argomenti legati alle stagioni o ai vostri interessi. È inoltre possibile creare retrospettive basate su interessi specifici, festività, serie TV famose o una passione condivisa.

Conclusione: Sebbene la varietà di formati di retrospettiva sia ottima per spezzare i cicli di stanchezza da riunioni, la scelta di un formato in linea con lo stato attuale del vostro team e del vostro prodotto può migliorare la concentrazione, l’obiettivo e i risultati delle vostre riunioni di retrospettiva.

3. Date una marcia in più al vostro stile retrò.

Oltre a suddividere i gruppi in sale di discussione più piccole, esistono altri modi per migliorare ulteriormente le riunioni del vostro team.

All’inizio di ogni retrospettiva, organizzate un’attività breve, incisiva ma cordiale che consenta ai partecipanti di condividere le proprie impressioni. Condividere una parola o un’espressione facciale che esprima come vi siete sentiti riguardo all’ultimo sprint, o anche semplicemente qual è stata l’ultima cosa che vi ha fatto sorridere, è un ottimo modo per dare il via alla riunione. Ricordate loro la direttiva principale, il contratto sociale e il motivo per cui sono qui.

È possibile assegnare dei ruoli in modo che tutti possano dare il proprio contributo. Il “Copilota” può aiutare a gestire gli aspetti tecnici e a raggiungere gli obiettivi. Il «responsabile del tempo» garantisce il regolare svolgimento della riunione e ricorda ai partecipanti di rispettare i tempi qualora la riunione inizi a protrarsi oltre il previsto. Il «monitor dell’energia» potrebbe effettuare un rapido controllo durante la riunione o raccogliere le impressioni dei partecipanti sull’andamento della stessa, mentre l’«Action Avenger» può segnalare eventuali azioni che non vengono discusse o registrate.

L’utilizzo di una serie di metodi di facilitazione che consentono alle persone di contribuire durante l’intero processo mantiene vivo il loro coinvolgimento e permette di cogliere l’atmosfera che si respira nella sala. Ad esempio, l’uso delle reazioni ai commenti aiuta a cogliere il sentiment, mentre la dinamica del “passaggio del testimone” consente a un partecipante di scegliere il relatore successivo.

Infine, se le vostre riunioni durano più di un’ora, prevedete una pausa programmata. Questo permette semplicemente ai partecipanti di prendere fiato e ricaricare le energie. Concedetevi una pausa lontano dallo schermo oppure organizzate un’attività con il team che sia divertente e in grado di risollevare il morale. Noi proponiamo di spegnere le luci, il che significa lasciare microfoni e videocamere accesi (con la musica, se lo desiderano) per un breve momento di concentrazione prima di riunirsi nuovamente.

Conclusione: Le strategie volte a favorire il coinvolgimento del team, attraverso l’ottimizzazione del flusso del processo sin dall’inizio e per tutta la durata della riunione, possono aumentare l’entusiasmo e il senso di responsabilità.

4. Sperimentate diverse strategie relative ai time-box.

Un modo per assicurarsi che le riunioni non si protraggano oltre l’orario previsto è quello di ricorrere al time-boxing. In TeamRetro è presente un timer per il conto alla rovescia per ogni fase, che può essere utilizzato, ad esempio, per dare ai partecipanti un’idea del tempo rimanente, oltre al pulsante «Ho finito», che consente di avvisare quando i partecipanti sono pronti a passare alla fase successiva.

Supponendo che stiate conducendo una riunione asincrona della durata di 60 minuti, ecco la nostra formula per la gestione del tempo che sembra funzionare.

Potrebbe tuttavia essere preferibile considerare questa guida come una ricetta di base piuttosto che come un manuale formale. Proprio come per l’impasto della pizza, il sapore finale della pizza dipende dalla combinazione e dalla quantità degli ingredienti che si decide di aggiungere. Se ritenete che vi sia una maggiore necessità di rafforzare lo spirito di squadra, allora i momenti di aggiornamento iniziale, di riconoscimento e di chiusura potrebbero rivelarsi importanti. I dati possono essere raccolti in modo asincrono prima della riunione. È possibile raggruppare le idee simili prima della riunione e poi sottoporre le idee a votazione quando vengono lette per la discussione. In alternativa, se c’è meno necessità di rafforzare il rapporto tra i membri, questo approccio potrebbe essere utilizzato maggiormente per raggiungere un consenso sulle azioni da intraprendere. Per i team auto-organizzati, concedete loro più tempo per raggruppare le idee emerse. Se i commenti sono numerosi, fate in modo che lavorino in gruppi più ristretti, suddivisi per sezioni specifiche. Sebbene questo approccio possa essere adeguato per una riunione di 60 minuti, è possibile modificare semplicemente le proporzioni per una sessione più lunga.

Conclusione: L’orario di conclusione della riunione rappresenta il principale vincolo per i team che desiderano terminare puntualmente con risultati chiari. Sperimentare nuove modalità di gestione dei tempi può aiutare a mantenere le riunioni in linea con gli obiettivi e costituire un valido punto di riferimento per orientare le discussioni.

5. Rendete le vostre retrospettive semplici, divertenti e a misura d’uomo!

Ricordate la giornata “Porta con te il tuo animale domestico”? La giornata delle magliette o dei cappellini stravaganti? La giornata del pranzo in compagnia? Chi dice che non si possa fare anche online? Aggiungere un po’ di divertimento e attività di team building può essere un ottimo modo per alleviare lo stress, conoscere meglio il proprio team e ottenere spunti che non si trovano in una retrospettiva standard. Ecco alcune iniziative che, a quanto ci è stato riferito, i team hanno intrapreso durante il lavoro da remoto. (Alcuni dei nostri team lo fanno effettivamente alla fine come ricompensa per una buona retrospettiva.)

• Utilizzate gli strumenti per valutare l’umore.
• Giocate a un gioco – in modo agile o semplicemente per divertirvi.
• Guardate un film insieme su Discord.
• Organizzate un’attività di team building — ad esempio, immaginate di trovarvi su un aereo precipitato nel deserto: quali sono i 10 oggetti che vorreste avere con voi per sopravvivere?
• Racconti o foto: provate a chiedere a tutti di raccontare una storia su qualcosa, anche su un oggetto piccolo come una tazza o un paio di scarpe! Oppure di scattare una foto a qualcosa che si trova vicino a loro per condividerla
• Indovinate la canzone: mettete alla prova le doti canore dei vostri Scrum Master chiedendo loro di cantare delle canzoni che il team dovrà indovinare!
• Risolva un problema a caso che riguarda un altro membro del team.
• Condivida una ricetta che tutti provino a preparare a casa e assaggino.

Conclusione: Incoraggiate la compassione. Non è facile passare a un lavoro di squadra interamente online, sia che si tratti di retrospettive o di lavoro a distanza. Dopotutto, noi esseri umani siamo creature sociali. Organizzare attività divertenti e sociali può facilitare la creazione di legami e di empatia, rendendo le vostre retrospettive più significative ed efficaci.

Non vedete l’ora di migliorare la vostra retrospettiva a distanza?

Ci auguriamo che queste riflessioni possano essere fonte di ispirazione. Se avete altre idee che desiderate condividere o volete semplicemente scambiare opinioni, chiedere consigli o saperne di più, non esitate a contattarci! Saremo lieti di ricevere vostre notizie. TeamRetro.