Des rétrospectives à distance simples et ludiques : les enseignements tirés de la Journée mondiale de la rétrospective 2020

Célébrer l’efficacité des rétrospectives à distance

La Journée mondiale de la rétrospective 2020 est une initiative coordonnée à l’échelle mondiale et portée par des bénévoles, visant à partager des témoignages et des réflexions afin d’améliorer les rétrospectives agiles. Parmi les événements organisés figuraient les « Lightning talks » de la Journée mondiale de la rétrospective, animés par Remote Forever, ainsi que les rencontres mensuelles de l’Agile Club of Egypt. Alors que les équipes travaillent de plus en plus à distance, l’organisation de réunions d’équipe en ligne qui favorisent l’autonomisation et stimulent l’amélioration continue constitue une priorité pour les Scrum Masters. Si cela permet de réduire les frais et le temps de déplacement, cela pose toutefois des défis accrus quant à la manière d’organiser au mieux les réunions à distance, en particulier les rétrospectives, afin de garantir l’engagement et un sentiment de connexion.

Jeremy Lu, PDG et cofondateur de TeamRetro, est intervenu lors de ces deux événements sur le thème « Tirer le meilleur parti de vos rétrospectives à distance ». Nous partageons ici certains des messages clés ainsi que les enseignements et les réflexions issus de ces deux événements.

Les avantages et les inconvénients de l’organisation de réunions de rétrospective à distance

Le passage au numérique implique certes des adaptations dans le déroulement des réunions d’équipe. Mais il présente également des avantages non négligeables. En supprimant les obstacles à la production, en réduisant les biais et en permettant un brainstorming indépendant ainsi que le vote sur les actions à mener, ce changement peut améliorer la qualité des données tout en renforçant le sentiment de sécurité psychologique. Le temps qui aurait été consacré à la rédaction de rapports, au recoupement manuel des informations et à la saisie des données peut désormais être consacré aux relations au sein de l’équipe ou permettre de se pencher plus en profondeur sur les discussions qui comptent.

D’autre part, le fait de dépendre de la configuration Internet et de la sécurité de chacun, ainsi que l’absence de responsabilité, peuvent avoir un impact négatif sur la confiance au sein de l’équipe. L’augmentation de la dissonance sociale, due à la perte des indices non verbaux, met en évidence le rôle du Scrum Master en tant que chef d’orchestre de la dynamique sociale. La mise en place d’une culture d’équipe, qu’il s’agisse d’activités planifiées et explicites ou de l’établissement de règles de base pour le bon déroulement des réunions, constitue une bonne pratique permettant de commencer à surmonter ces inconvénients.

Par ailleurs, que l’équipe soit dispersée, regroupée au même endroit, à distance ou qu’elle adopte un modèle hybride, les membres d’une équipe souhaitent :

• pour être entendu
• à évaluer
• être guidé
• pour se sentir en sécurité
• être doté de ressources
• à cultiver

Comment donc cette modeste rétrospective peut-elle contribuer à répondre aux besoins de l’équipe ? Voici quelques idées.

1. Élaborer un contrat social au sein de l’équipe

Définir clairement l’objectif et le ton à adopter avant de commencer vos rétrospectives contribue grandement à créer un espace engageant, sécurisant et productif, dans lequel les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour s’exprimer. La culture, les attentes du groupe et les règles de base convenues ont plus de chances de s’ancrer et d’avoir un impact si elles sont élaborées ensemble et clairement affichées.

Nous avons pris quelques ballons et chacun a noté des éléments que nous avions entendus mais qui, selon nous, n’avaient pas leur place dans une réunion. Nous avons ensuite « fait éclater » ces ballons de manière audible et significative chaque fois que nous repérions ces comportements ou ces propos lors d’une réunion. Nous avons ensuite dressé une liste des comportements à adopter que notre équipe souhaitait mettre en œuvre dans le cadre de nos rétrospectives ainsi que de toutes nos réunions d’équipe, et nous l’affichons dès le début de nos rétrospectives à distance. En effet, elle figure sur notre rétrospective à distance.

Si vous ne souhaitez pas aller aussi loin, vous pouvez toujours vous appuyer sur la « Directive première » agile. Cependant, le respect des règles élémentaires de conduite en réunion, telles que l’activation des caméras et du micro, l’utilisation de signaux pour ralentir, accélérer ou faire des commentaires, ainsi que d’autres rituels, peut contribuer à améliorer l’efficacité des réunions. Si la responsabilisation et la dissonance sociale sont courantes lors de vos réunions, le recours à des processus tels que les discussions en tour de table, les conversations animées par des interventions spontanées ou les formats de « structure libératrice » peut contribuer à renforcer l’engagement de l’équipe.

À retenir : Que vous le fassiez de manière formelle ou dans le cadre d’un rituel plus informel, comprendre et gérer le contrat social au sein de votre équipe permet d’instaurer la confiance, la sécurité psychologique et d’établir des règles claires concernant les rétrospectives des réunions en ligne.

2. Choisissez le format de rétrospective le mieux adapté à votre objectif : ludique ? simple ? ciblé ?

Avec une telle diversité de formats et de questions pour les rétrospectives, les Scrum Masters n’ont que l’embarras du choix. Cependant, pour tirer le meilleur parti de la rétrospective, il a été suggéré que le choix du format de rétrospective doive être mûrement réfléchi et motivé, afin qu’il réponde à l’objectif de la réunion.

Cela signifie que le format changera de temps à autre, ce qui, en soi, contribuera à réduire la lassitude liée à la répétition. Cela signifie également que vous aborderez la réunion avec un objectif précis et que vous pourrez orienter la conversation.

Prenez l’exemple ci-dessous.

Cette équipe a utilisé l’approche « Mad Sad Glad » pour lancer sa première rétrospective. Ce format revêt un caractère plus personnel et invite les participants à réfléchir à leurs réactions émotionnelles face au dernier sprint. Il permet de mettre en lumière d’éventuels problèmes et de surmonter les barrières émotionnelles afin d’aider les équipes à dépasser les phases de conflit inhérentes à la constitution d’une équipe.

Les rétrospectives suivantes ont davantage mis l’accent sur l’action, en s’articulant autour d’une rétrospective « Stop, Start, Continue » et d’une rétrospective « StarFish ». Ces formats se prêtent à un brainstorming davantage axé sur l’action et permettent aux équipes d’évaluer les compromis en termes de temps entre les différentes tâches.

À mesure que les équipes passaient au télétravail, elles se sont ensuite concentrées sur les changements à apporter aux processus et sur les modalités du télétravail afin de discuter de ce qu’elles devaient faire dans un environnement à distance, puis ont organisé une rétrospective agile classique à la fin de l’année.

L’utilisation de l’exercice rétrospectif « 4L » leur a ensuite permis de réfléchir aux activités menées jusqu’à présent afin de partager les enseignements tirés, ainsi que ce qu’ils avaient apprécié et ce qu’ils auraient souhaité. Enfin, l’exercice FLAP (Considérations pour l’avenir, leçons apprises, réalisations et points à améliorer) a constitué un processus prospectif destiné à aider l’équipe à définir ce qu’elle souhaitait voir se concrétiser à l’avenir.

Bien sûr, vous pouvez toujours créer votre propre sélection ou choisir des thèmes liés aux saisons ou à vos centres d’intérêt. Vous avez également la possibilité de créer des rétrospectives en fonction de vos centres d’intérêt, des fêtes de fin d’année, de séries télévisées célèbres ou d’une passion commune.

À retenir : Bien qu’il soit très utile de varier les formats de rétrospective pour rompre avec la routine des réunions, le fait d’en choisir un qui soit adapté à votre équipe et à la situation actuelle de votre produit peut améliorer la concentration, l’objectif et les résultats de vos réunions de rétrospective.

3. Donnez un coup de fouet à votre style rétro.

Au-delà de la répartition des groupes dans des salles de discussion plus petites, il existe d’autres moyens d’améliorer encore davantage vos réunions d’équipe.

Au début de chaque rétrospective, organisez une activité brève, percutante mais conviviale qui permette à chacun de faire le point. Partager un mot ou une expression faciale illustrant ce que vous avez ressenti lors du dernier sprint, ou même la dernière chose qui vous a fait sourire, est un excellent moyen de lancer la réunion. Rappelez-leur la directive principale, le contrat social et la raison pour laquelle ils sont ici.

Vous pouvez attribuer des rôles afin que chacun puisse apporter sa contribution. Le « copilote » peut aider à gérer les aspects techniques et à atteindre les objectifs. Le « garde-temps » veille au bon déroulement de la réunion et rappelle aux participants l’heure lorsqu’ils commencent à dépasser le temps imparti. Le « moniteur d’énergie » peut effectuer un bref tour de table pendant la réunion ou sonder les participants pour savoir comment celle-ci se déroule, tandis que le « justicier des actions » peut signaler les actions qui ne sont pas abordées ou consignées.

Le recours à diverses méthodes d’animation permettant à chacun de s’exprimer tout au long du processus favorise l’engagement des participants et vous permet de percevoir l’ambiance qui règne dans la salle. Par exemple, l’utilisation des réactions aux commentaires aide à cerner le sentiment général, et le principe du « passage de relais » permet à un participant de désigner le prochain intervenant.

Enfin, si vos réunions durent plus d’une heure, prévoyez une pause. Cela permet simplement aux participants de souffler un peu et de se recentrer. Faites une pause loin de l’écran ou organisez une activité avec l’équipe qui soit ludique et permette de redynamiser l’ambiance. Nous proposons un « lights out », c’est-à-dire de laisser les micros et les caméras allumés (avec de la musique si les participants le souhaitent) pour un petit moment de concentration avant de se retrouver tous ensemble.

À retenir : Les stratégies visant à renforcer l’engagement de l’équipe, en optimisant le déroulement de la réunion dès le début et tout au long de celle-ci, peuvent stimuler l’enthousiasme et renforcer le sens des responsabilités.

4. Testez différentes formules de « time-box ».

Une façon de s’assurer que les réunions ne dépassent pas le temps imparti consiste à recourir au « time-boxing ». TeamRetro propose un compte à rebours pour chaque étape, qui permet notamment de donner aux participants une idée du temps restant, ainsi qu’un bouton « J’ai terminé » pour vous avertir lorsque les participants sont prêts à passer à l’étape suivante.

En supposant que vous organisiez une réunion asynchrone de 60 minutes, voici notre méthode de gestion du temps qui semble donner de bons résultats.

Il vaut toutefois mieux considérer cela comme une recette de base plutôt que comme un guide formel. Tout comme pour la pâte à pizza, la saveur finale de la pizza dépend de la combinaison et de la quantité d’ingrédients que vous décidez d’y ajouter. Si vous estimez qu’il est particulièrement important de renforcer la cohésion de l’équipe, les moments de prise de contact, les marques de reconnaissance et les moments de clôture pourraient s’avérer essentiels. Les données peuvent être recueillies de manière asynchrone avant la réunion. Le regroupement des idées similaires peut être effectué avant la réunion, puis les idées font l’objet d’un vote lorsqu’elles sont présentées pour discussion. À l’inverse, si le besoin de renforcer la cohésion de l’équipe est moindre, cette méthode pourrait être davantage utilisée pour parvenir à un consensus sur les actions à mener. Pour les équipes auto-organisées, accordez-leur davantage de temps pour regrouper les idées qui ont été soulevées. S’il y a beaucoup de commentaires, demandez-leur de travailler en petits groupes sur des sections spécifiques. Bien que cette approche puisse convenir à une réunion de 60 minutes, vous pouvez simplement modifier les proportions pour une session plus longue.

À retenir : L’heure de fin de la réunion constitue la principale contrainte pour les équipes qui souhaitent terminer à l’heure et obtenir des résultats clairs. Tester de nouvelles formules de limitation de la durée peut aider à maintenir les réunions dans les temps et constituer un bon repère pour orienter les discussions.

5. Faites en sorte que vos rétrospectives soient simples, ludiques et humaines !

Vous vous souvenez de la journée « Amenez votre animal de compagnie » ? De la journée « T-shirt ou casquette farfelue » ? De la journée « Repas en commun » ? Qui a dit qu’on ne pouvait pas faire ça en ligne ? Ajouter une touche de divertissement et une activité de cohésion d’équipe peut être un bon moyen de soulager le stress, d’en apprendre un peu plus sur votre équipe et d’obtenir des informations que vous ne trouverez pas lors d’une rétrospective classique. Voici quelques idées d’activités que les équipes ont mises en place pendant le télétravail. (Certaines de nos équipes organisent d’ailleurs ces activités à la fin d’une rétrospective, en guise de récompense pour une rétrospective réussie.)

• Utilisez des outils d’évaluation de l’humeur.
• Jouez à un jeu – que ce soit dans une démarche agile ou simplement pour le plaisir.
• Regardez un film ensemble sur Discord.
• Organisez une activité de cohésion d’équipe — par exemple, si vous vous retrouviez dans un avion qui s’est écrasé dans le désert, quels seraient les 10 objets que vous souhaiteriez avoir avec vous pour survivre ?
• Récit ou description d’une image : essayez de demander à chacun de raconter une histoire sur un objet, même aussi insignifiant qu’une tasse ou une paire de chaussures ! Ou bien de prendre une photo de quelque chose qui se trouve près d’eux pour la partager
• Devinez la chanson : mettez à l’épreuve les talents de chanteur de vos Scrum Masters en leur demandant d’interpréter des chansons que l’équipe devra deviner !
• Résolvez un problème aléatoire rencontré par un autre membre de l’équipe.
• Partagez une recette que tout le monde essaie chez soi et goûte.

Point à retenir : Encouragez la bienveillance. Il n’est pas facile de passer à des rétrospectives d’équipe entièrement en ligne ou au télétravail. Après tout, nous sommes, en tant qu’êtres humains, des êtres sociaux. Organiser des activités ludiques et conviviales peut faciliter la création de liens et d’empathie, ce qui rendra vos rétrospectives plus enrichissantes et plus efficaces.

Vous avez hâte d’améliorer vos rétrospectives à distance ?

Nous espérons que ces réflexions vous apporteront un peu d’inspiration. Si vous souhaitez partager d’autres idées, échanger vos points de vue, demander des conseils ou en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter ! Nous serions ravis d’avoir de vos nouvelles. TeamRetro.