Des rétrospectives à distance faciles et amusantes : Les enseignements de la journée mondiale de la rétrospective 2020.

Célébrons l’intérêt des rétrospectives à distance

La Journée mondiale de la rétrospective 2020 est une initiative coordonnée à l’échelle mondiale et portée par des bénévoles, qui vise à partager des témoignages et des idées afin d’améliorer les rétrospectives agiles. Parmi les événements organisés, on peut citer les « Lightning talks » de la Journée mondiale de la rétrospective par Remote Forever et les rencontres mensuelles de l’Agile Club of Egypt. À mesure que les équipes travaillent de plus en plus à distance, l’organisation de réunions d’équipe en ligne qui favorisent l’autonomisation et stimulent l’amélioration continue constitue une priorité pour les Scrum Masters. Si les frais et le temps de déplacement sont réduits, il existe toutefois des défis accrus quant à la manière dont les réunions à distance, en particulier les rétrospectives, peuvent être menées au mieux pour garantir l’engagement et un sentiment de connexion.

Jeremy Lu, PDG et cofondateur de TeamRetro, est intervenu lors de ces deux événements sur le thème « Tirer le meilleur parti de vos rétrospectives à distance ». Nous vous présentons ici quelques-uns des messages clés ainsi que les enseignements et les réflexions issus de ces deux événements.

Les avantages et les inconvénients de l’organisation de réunions de rétrospective à distance

Le passage au numérique implique certes de modifier le déroulement des réunions d’équipe. Mais il présente aussi des avantages non négligeables. En supprimant les obstacles à la production, en réduisant les biais et en permettant un brainstorming indépendant ainsi que le vote sur les mesures à prendre, on peut améliorer la qualité des données et renforcer le sentiment de sécurité psychologique. Le temps qui aurait été consacré à la rédaction de rapports, au tri manuel et à la saisie des données peut désormais être consacré aux relations au sein de l’équipe ou permettre de se plonger davantage dans les discussions qui comptent.

D’un autre côté, le fait de dépendre de la configuration Internet et de la sécurité de chaque individu, ainsi que l’absence de responsabilité, peuvent nuire à la confiance au sein de l’équipe. L’augmentation de la dissonance sociale due à la perte des indices non verbaux rend d’autant plus évident le rôle du Scrum Master en tant que chef d’orchestre de la dynamique sociale. La mise en place d’une culture d’équipe, qu’il s’agisse d’activités planifiées et explicites ou de l’établissement de règles de base pour le bon déroulement des réunions, constitue une bonne pratique pour commencer à surmonter ces inconvénients.

Par ailleurs, que l’équipe soit dispersée, regroupée au même endroit, à distance ou qu’elle adopte un modèle hybride, les membres de l’équipe souhaitent :

• pour être entendu
• à évaluer
• être guidé
• se sentir en sécurité
• être doté de ressources
• à cultiver

Comment donc cette modeste rétrospective peut-elle contribuer à répondre aux besoins de l’équipe ? Voici quelques idées.

1. Élaborer un contrat social d’équipe

Définir clairement l’objectif et le ton à adopter avant de commencer vos rétrospectives contribue grandement à créer un espace propice à l’expression, où les membres de l’équipe se sentent à l’aise et en confiance. La culture, les attentes du groupe et les règles de base convenues ont plus de chances de s’ancrer et d’avoir un impact si elles sont élaborées ensemble et clairement affichées.

Nous avons pris quelques ballons et avons tous noté des choses que nous avions entendues mais qui, selon nous, n’avaient pas leur place dans une réunion. Nous avons ensuite « fait éclater » ces ballons de manière audible et significative chaque fois que nous remarquions ces comportements ou ces propos lors d’une réunion. Nous avons ensuite dressé une liste de comportements à adopter que notre équipe souhaitait utiliser dans le cadre de nos rétrospectives ainsi que de toutes les réunions d’équipe, et nous l’avons encadrée pour l’afficher lorsque nous lançons nos rétrospectives à distance. En fait, elle figure sur notre rétrospective à distance.

Si vous ne souhaitez pas aller aussi loin, vous pouvez toujours vous en tenir à la « directive première » agile. Cependant, le respect des règles élémentaires de conduite en réunion, telles que l’activation des caméras et du micro, l’utilisation de signaux pour ralentir, accélérer ou faire des commentaires, ainsi que d’autres rituels, peut contribuer à améliorer l’efficacité des réunions. Si la responsabilisation et la dissonance sociale sont courantes lors de vos réunions, alors le recours à des processus tels que les discussions en tour de table, les conversations animées par des interventions spontanées ou les formats de structure libératrice peut contribuer à renforcer l’engagement de l’équipe.

À retenir : Que vous le fassiez de manière formelle ou dans le cadre d’un rituel plus informel, le fait de comprendre et de gérer le contrat social au sein de votre équipe permet d’instaurer la confiance, la sécurité psychologique et des règles claires concernant les rétrospectives des réunions en ligne.

2. Choisissez le format de rétrospective qui correspond le mieux à vos objectifs : ludique ? simple ? ciblé ?

Avec la multitude de formats et de questions de rétrospective qui existent, les Scrum Masters n’ont que l’embarras du choix en matière de diversité. Toutefois, pour tirer le meilleur parti de la rétrospective, il a été suggéré que le choix du format de rétrospective doive être mûrement réfléchi et motivé, afin qu’il serve l’objectif de la réunion.

Cela signifie que le format changera de temps à autre, ce qui contribuera en soi à réduire la lassitude liée à la répétition. Cela signifie également que vous aborderez la réunion avec un objectif précis et que vous pourrez ainsi orienter la conversation.

Prenez l’exemple ci-dessous.

Cette équipe a utilisé la méthode « Mad Sad Glad » pour lancer sa première rétrospective. Ce format revêt un caractère plus personnel et invite les participants à réfléchir à leurs réactions émotionnelles face au dernier sprint. Il permet de mettre en lumière les éventuels problèmes et de surmonter les barrières émotionnelles afin d’aider les équipes à dépasser les phases de confrontation inhérentes à la constitution d’une équipe.

Les rétrospectives suivantes ont davantage mis l’accent sur l’action, en s’articulant autour d’une rétrospective « Stop, Start, Continue » et d’une rétrospective StarFish. Ces formats se prêtent mieux à un brainstorming axé sur l’action et permettent aux équipes d’évaluer les compromis en termes de temps entre les différentes tâches.

À mesure que les équipes passaient au télétravail, elles se sont ensuite concentrées sur les changements à apporter aux processus et sur les modalités du télétravail afin de discuter de ce qu’il fallait faire dans un environnement à distance, avant de procéder à une rétrospective agile classique en fin d’année.

L’utilisation de la rétrospective 4L leur a ensuite permis de réfléchir aux activités menées jusqu’à présent afin de partager les enseignements tirés, ainsi que ce qu’ils avaient apprécié et ce qu’ils auraient souhaité. Enfin, le FLAP (Considérations pour l’avenir, leçons apprises, réalisations et points à améliorer) a constitué un processus prospectif destiné à aider l’équipe à définir ses priorités pour l’avenir.

Bien sûr, vous pouvez toujours créer votre propre sélection ou choisir des thèmes liés aux saisons ou à vos centres d’intérêt. Vous avez également la possibilité de créer des rétrospectives en fonction de vos centres d’intérêt, des fêtes de fin d’année, de séries télévisées célèbres ou d’une passion commune.

À retenir : Si la diversité des formats de rétrospective est idéale pour rompre avec la routine des réunions, le fait d’en choisir un qui corresponde à la situation actuelle de votre équipe et de votre produit peut améliorer la concentration, l’objectif et les résultats de vos réunions de rétrospective.

3. Donnez un coup de fouet à votre style rétro.

Au-delà de la répartition des groupes dans des salles de discussion plus petites, il existe d’autres moyens d’améliorer encore davantage vos réunions d’équipe.

Au début de chaque rétrospective, organisez une activité brève, percutante mais conviviale qui permette à chacun de faire le point. Partager un mot ou une expression faciale illustrant ce que vous avez ressenti lors du dernier sprint, ou même la dernière chose qui vous a fait sourire, est un excellent moyen de lancer la réunion. Rappelez-leur la directive principale, le contrat social et la raison pour laquelle ils sont ici.

Vous pouvez attribuer des rôles afin que tout le monde puisse apporter sa contribution. Le « copilote » peut aider à gérer les aspects techniques et à atteindre les objectifs. Le « gardien du temps » veille au bon déroulement de la réunion et rappelle aux participants l’heure lorsqu’ils commencent à dépasser le temps imparti. Le « moniteur d’énergie » peut effectuer un rapide tour de table pendant la réunion ou sonder les participants pour savoir comment se déroule la réunion, et le « justicier des actions » peut intervenir s’il constate que certaines actions ne sont pas discutées ou consignées.

Le recours à diverses méthodes d’animation qui permettent aux participants de s’impliquer tout au long du processus favorise leur engagement et vous permet de percevoir l’ambiance qui règne dans la salle. Par exemple, l’utilisation des réactions aux commentaires aide à cerner le sentiment général, et le principe du « passage de relais » permet à un participant de choisir le prochain intervenant.

Enfin, si vos réunions durent plus d’une heure, prévoyez une pause. Cela permet simplement aux participants de souffler un peu et de se recentrer. Éloignez-vous de l’écran ou organisez une activité avec l’équipe qui soit amusante et qui permette de remonter le moral. Nous proposons un moment « lumières éteintes », ce qui signifie que les micros et les caméras restent allumés (avec de la musique si les participants le souhaitent) pour un petit moment de concentration avant de se retrouver tous ensemble.

À retenir : Les stratégies visant à renforcer l’engagement de l’équipe, en optimisant le déroulement des opérations dès le début et tout au long de la réunion, peuvent stimuler la motivation et le sens des responsabilités.

4. Testez différentes formules de sessions chronométrées.

Une façon de s’assurer que les réunions ne dépassent pas le temps imparti consiste à utiliser le « time-boxing ». TeamRetro propose un compte à rebours pour chaque étape, qui permet par exemple de donner aux participants une idée du temps restant, ainsi qu’un bouton « J’ai terminé » pour vous avertir lorsque les participants sont prêts à passer à l’étape suivante.

Si vous organisez une réunion asynchrone de 60 minutes, voici notre modèle de gestion du temps qui semble faire ses preuves.

Il vaut toutefois mieux considérer cela comme une recette de base plutôt que comme un guide formel. Tout comme pour la pâte à pizza, la saveur finale de la pizza dépend de la combinaison et de la quantité d’ingrédients que vous décidez d’y ajouter. Si vous estimez qu’il est particulièrement important de renforcer la cohésion de l’équipe, les moments de prise de contact, les remerciements et les moments de clôture pourraient s’avérer essentiels. Les données peuvent être recueillies de manière asynchrone avant la réunion. Le regroupement d’idées similaires peut être effectué avant la réunion, puis les idées sont soumises au vote lorsqu’elles sont lues pour discussion. À l’inverse, si le besoin de renforcer les liens est moindre, cette méthode peut être davantage utilisée pour parvenir à un consensus sur les actions à mener. Pour les équipes auto-organisées, accordez-leur plus de temps pour regrouper les idées qui ont été soulevées. S’il y a beaucoup de commentaires, demandez-leur de travailler en petits groupes sur des sections spécifiques. Bien que cela puisse convenir à une réunion de 60 minutes, vous pouvez simplement modifier les proportions pour une session plus longue.

À retenir : L’heure de fin de la réunion constitue la principale contrainte pour les équipes qui souhaitent terminer à l’heure et obtenir des résultats concrets. Tester de nouvelles formules de gestion du temps peut aider à maintenir le cap pendant les réunions et servir de repère utile pour orienter les discussions.

5. Faites en sorte que vos rétrospectives soient simples, agréables et humaines !

Vous vous souvenez de la journée « Amenez votre animal de compagnie » ? De la journée « T-shirt/casquette farfelus » ? De la journée « Repas en commun » ? Qui a dit qu’on ne pouvait pas faire ça en ligne ? Organiser une petite activité ludique et de cohésion d’équipe peut être un excellent moyen de réduire le stress, d’en apprendre un peu plus sur votre équipe et d’obtenir des informations que vous ne trouverez pas lors d’une rétrospective classique. Voici quelques idées que des équipes nous ont rapportées pour leurs sessions à distance. (Certaines de nos équipes organisent d’ailleurs ces activités à la fin, en guise de récompense pour une bonne rétrospective.)

• Utilisez des outils d’évaluation de l’humeur.
• Jouez à un jeu – que ce soit dans un esprit agile ou simplement pour le plaisir.
• Regardez un film ensemble sur Discord.
• Organisez un exercice de cohésion d’équipe — par exemple, imaginez que vous vous retrouviez dans un avion qui s’est écrasé dans le désert : quels sont les 10 objets que vous emporteriez avec vous pour survivre ?
• Récit ou description d’une image : essayez de demander à chacun de raconter une histoire sur un objet, même quelque chose d’aussi simple qu’une tasse ou une paire de chaussures ! Ou bien de prendre une photo d’un objet qui se trouve près d’eux pour la partager
• Devinez la chanson : mettez à l’épreuve les talents de chanteur de vos Scrum Masters en leur demandant de chanter des chansons que l’équipe devra deviner !
• Résolvez un problème quelconque rencontré par un autre membre de l’équipe.
• Partagez une recette que tout le monde essaie et déguste chez soi.

À retenir : Encouragez la bienveillance. Il n’est pas facile de passer à des rétrospectives d’équipe entièrement en ligne ou au télétravail. Après tout, nous sommes des êtres sociaux. Organiser des activités ludiques et conviviales peut faciliter la création de liens et l’empathie, ce qui rendra vos rétrospectives plus enrichissantes et efficaces.

Vous avez hâte d’améliorer vos rétrospectives à distance ?

Nous espérons que ces idées vous inspireront un peu. Si vous en avez d’autres à partager, si vous souhaitez simplement échanger vos impressions, demander des conseils ou en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter ! Nous serions ravis d’avoir de vos nouvelles. TeamRetro.