Proste i przyjemne retrospektywy zdalne: wnioski z Światowego Dnia Retrospektyw 2020

Docenianie zalet retrospektyw zdalnych

Światowy Dzień Retrospektywy 2020 to oparta na wolontariacie, koordynowana na skalę globalną inicjatywa mająca na celu dzielenie się historiami i spostrzeżeniami w celu udoskonalenia retrospektyw w metodologii agile. Odbyły się dwa wydarzenia: krótkie prezentacje w ramach Światowego Dnia Retrospektywy zorganizowane przez Remote Forever oraz comiesięczne spotkania Agile Club of Egypt. W miarę jak zespoły coraz częściej pracują zdalnie, organizowanie spotkań zespołowych online, które wzmacniają zaangażowanie i sprzyjają ciągłemu doskonaleniu, staje się kluczowym priorytetem dla Scrum Masterów. Chociaż koszty podróży i czas poświęcany na dojazdy mogą ulec zmniejszeniu, pojawiają się coraz większe wyzwania związane z tym, jak najlepiej prowadzić spotkania zdalne – zwłaszcza retrospektywy – aby zapewnić zaangażowanie i poczucie więzi.

Jeremy Lu, dyrektor generalny i współzałożyciel TeamRetro, wygłosił przemówienie podczas obu wydarzeń na temat „Jak najlepiej wykorzystać retrospektywy zdalne”. Poniżej przedstawiamy niektóre z kluczowych przesłań, a także wnioski i spostrzeżenia z obu wydarzeń.

Zalety i wady prowadzenia zdalnych spotkań retrospektywnych

Przejście na tryb cyfrowy wiąże się wprawdzie z koniecznością dostosowania sposobu prowadzenia spotkań zespołowych, jednak niesie ze sobą szereg istotnych korzyści. Wyeliminowanie przeszkód w pracy, ograniczenie stronniczości oraz umożliwienie niezależnej burzy mózgów i głosowania nad działaniami może poprawić jakość danych, a także wzmocnić poczucie bezpieczeństwa psychicznego. Czas, który wcześniej poświęcano na sporządzanie raportów, ręczne zestawianie danych i rejestrowanie wyników, można teraz przeznaczyć na budowanie relacji w zespole lub na pogłębione dyskusje dotyczące istotnych kwestii.

Z drugiej strony poleganie na indywidualnej konfiguracji internetowej poszczególnych osób, kwestiach bezpieczeństwa oraz brak odpowiedzialności mogą negatywnie wpływać na zaufanie w zespole. Wzrost dysonansu społecznego wynikający z utraty sygnałów niewerbalnych sprawia, że rola scrum mastera jako dyrygenta społecznej orkiestry staje się oczywista. Budowanie kultury zespołowej poprzez zaplanowane i jasno określone działania, a także ustalanie podstawowych zasad dotyczących przebiegu spotkań, to dobre praktyki, które pomagają zacząć przezwyciężać te wady.

Jednocześnie, niezależnie od tego, czy zespół pracuje w trybie rozproszonym, stacjonarnym, zdalnym, czy też w formie hybrydowej, poszczególni członkowie zespołu oczekują:

• aby zostać wysłuchanym
• podlegać wycenie
• aby kierować się
• czuć się bezpiecznie
• które należy sfinansować
• do uprawy

W jaki więc sposób skromna retrospektywa może przyczynić się do zaspokojenia tych potrzeb zespołu? Oto kilka pomysłów.

1. Opracowanie umowy społecznej zespołu

Właściwe ukierunkowanie i nadanie odpowiedniego tonu przed rozpoczęciem retrospektyw w znacznym stopniu przyczynia się do stworzenia angażującej, bezpiecznej i produktywnej przestrzeni, w której członkowie zespołu będą mogli swobodnie zabierać głos. Kultura organizacyjna, oczekiwania grupy oraz uzgodnione zasady postępowania mają większe szanse na utrwalenie się i wywarcie wpływu, jeśli zostaną stworzone wspólnie i jasno przedstawione.

Wzięliśmy kilka balonów i wszyscy zapisaliśmy rzeczy, które słyszeliśmy, ale nie uważaliśmy za przydatne podczas spotkania. Następnie „przebijaliśmy” te balony w sposób słyszalny i wyraźny, gdy tylko zauważaliśmy te zachowania i słowa podczas spotkania. Następnie sporządziliśmy listę wzorcowych zachowań, które nasz zespół chciałby stosować zarówno podczas retrospektyw, jak i wszelkich spotkań zespołowych, i umieszczamy ją w widocznym miejscu na początku naszych zdalnych retrospektyw. W rzeczywistości pojawia się ona podczas naszych zdalnych retrospektyw.

Jeśli nie chcą Państwo posuwać się tak daleko, zawsze mogą Państwo polegać na „Agile Prime Directive”. Jednak przestrzeganie podstawowych zasad etykiety spotkań, takich jak włączanie kamer i mikrofonów, sygnały służące do zwolnienia tempa, przyspieszenia lub zgłaszania uwag, a także inne rytuały, może przyczynić się do większego sukcesu spotkań. Jeśli podczas Państwa spotkań często pojawiają się kwestie odpowiedzialności i dysonansu społecznego, wówczas stosowanie takich procesów, jak dyskusje metodą „round-robin”, rozmowy moderowane z wyznaczaniem uczestników lub formaty oparte na „struktury wyzwalającej”, może pomóc w budowaniu zaangażowania zespołu.

Wniosek: Niezależnie od tego, czy potraktują Państwo to jako formalną procedurę, czy raczej nieformalny rytuał, zrozumienie i odpowiednie zarządzanie „umową społeczną” w zespole przyczynia się do budowania zaufania, poczucia bezpieczeństwa psychicznego oraz jasnych zasad postępowania podczas retrospektyw spotkań online.

2. Wybierz format retrospektywy odpowiedni do Państwa celu – zabawny? prosty? ukierunkowany?

Biorąc pod uwagę tak dużą różnorodność formatów retrospektyw i pytań, Scrum Masterzy mają ogromny wybór. Jednak aby w pełni wykorzystać potencjał retrospektywy, zasugerowano, że wybór jej formatu powinien być przemyślany i świadomy, tak aby służył on celowi spotkania.

Oznacza to, że format spotkań będzie się od czasu do czasu zmieniał, co samo w sobie przyczyni się do zmniejszenia zmęczenia wynikającego z powtarzalności. Oznacza to również, że przystępują Państwo do spotkania z konkretnym zamiarem i mogą Państwo ukierunkować rozmowę.

Proszę zapoznać się z poniższym przykładem.

Zespół ten wykorzystał metodę „Mad Sad Glad” do rozpoczęcia swojej pierwszej retrospektywy. Format ten ma bardziej osobisty charakter i wymaga od uczestników zastanowienia się nad swoimi emocjonalnymi reakcjami na ostatni sprint. Pomaga on ujawnić ewentualne problemy oraz przełamać bariery emocjonalne, co pozwala zespołom przejść przez burzliwe etapy formowania się zespołu.

Kolejne retrospektywy skupiały się w większym stopniu na działaniach konkretnych, a w szczególności na retrospektywie typu „Stop, Start, Continue” oraz retrospektywie StarFish. Formaty te sprzyjają burzy mózgów ukierunkowanej na konkretne działania i umożliwiają zespołom rozważenie kompromisów czasowych między poszczególnymi zadaniami.

W miarę jak zespoły przechodziły na pracę zdalną, skupiły się następnie na zmianach w procesach oraz na sposobach pracy z domu, aby omówić, co należy robić w środowisku zdalnym, a na koniec roku przeprowadzono standardową retrospektywę agile.

Następnie zastosowanie metody retrospektywnej 4L pozwoliło im podsumować dotychczasowe działania, podzielić się wnioskami, a także omówić to, co im się podobało i czego im brakowało. Na koniec zastosowano metodę FLAP (kwestie dotyczące przyszłości, wyciągnięte wnioski, osiągnięcia i obszary problemowe) – proces o charakterze prospektywnym, który pomógł zespołowi zdecydować, jakie kierunki rozwoju chcieliby obrać w przyszłości.

Oczywiście zawsze mogą Państwo stworzyć własny zestaw lub wybrać tematy związane z porą roku lub Państwa zainteresowaniami. Istnieje również możliwość tworzenia retrospektyw opartych na zainteresowaniach, okresach świątecznych, znanych serialach telewizyjnych lub wspólnej pasji.

Wniosek: Chociaż różnorodność formatów retrospektyw stanowi doskonały sposób na przełamanie cyklu zmęczenia spotkaniami, wybór formatu dostosowanego do aktualnej sytuacji Państwa zespołu i produktu może poprawić koncentrację, celowość oraz wyniki spotkań retrospektywnych.

3. Wzmocnij swój styl retro.

Oprócz podziału uczestników na mniejsze grupy w osobnych pokojach, istnieje kilka dodatkowych sposobów, dzięki którym mogą Państwo podnieść jakość spotkań zespołowych.

Na początku każdego spotkania podsumowującego (retro) przeprowadź krótkie, zwięzłe, ale przyjazne ćwiczenie, które pozwoli uczestnikom podzielić się swoimi odczuciami. Podzielenie się jednym słowem lub miną, które odzwierciedlają Państwa odczucia dotyczące ostatniego sprintu, a nawet opowiedzenie o ostatniej rzeczy, która wywołała u Państwa uśmiech, to świetny sposób na rozpoczęcie spotkania. Przypomnij im o głównej zasadzie, umowie społecznej oraz o tym, dlaczego się tu zebrali.

Można przydzielić role, aby wszyscy mogli wnieść swój wkład. „Drugi pilot” może pomagać w zarządzaniu kwestiami technicznymi i realizacji celów. Osoba odpowiedzialna za pilnowanie czasu dba o płynny przebieg spotkania i przypomina uczestnikom o czasie, gdy spotkanie zaczyna się przedłużać. Osoba monitorująca atmosferę może przeprowadzić krótką ankietę w trakcie spotkania lub zasięgnąć opinii uczestników na temat jego przebiegu, a „Mściciel Działań” może zwrócić uwagę, jeśli istnieją działania, które nie zostały omówione lub odnotowane.

Wykorzystanie szeregu metod facylitacyjnych, które umożliwiają uczestnikom aktywny udział w całym procesie, pozwala utrzymać ich zaangażowanie oraz wyczuć atmosferę panującą w sali. Na przykład korzystanie z reakcji na komentarze pomaga uchwycić nastroje, a schemat „przekazywania pałeczki” oznacza, że jeden z uczestników może wybrać kolejnego mówcę.

Na koniec, jeśli Państwa spotkania trwają dłużej niż godzinę, proszę zaplanować przerwę. Dzięki temu uczestnicy będą mieli chwilę, by odetchnąć i zregenerować siły. Zróbcie sobie przerwę od ekranu lub zorganizujcie z zespołem zabawę, która podniesie poziom energii. Proponujemy „wyłączenie świateł”, co oznacza, że mikrofony i kamery pozostają włączone (można włączyć muzykę, jeśli ktoś ma na to ochotę), aby zapewnić chwilę na skupienie się przed ponownym zebraniem się razem.

Wniosek: Strategie zwiększające zaangażowanie zespołu poprzez usprawnienie przebiegu spotkania od samego początku i w trakcie jego trwania mogą podnieść poziom energii i poczucie odpowiedzialności.

4. Wypróbuj różne sposoby wykorzystania przedziałów czasowych.

Jednym ze sposobów, dzięki którym możemy zadbać o to, by spotkania nie przedłużały się, jest stosowanie metody time-boxingu. W aplikacji TeamRetro dla każdego etapu dostępny jest licznik czasu, który można wykorzystać na przykład do pokazania uczestnikom, ile czasu pozostało, a także przycisk „Skończyłem”, który pozwala z wyprzedzeniem poinformować o tym, że uczestnicy są gotowi do przejścia do kolejnego etapu.

Zakładając, że prowadzą Państwo 60-minutowe spotkanie w trybie asynchronicznym, oto nasz sprawdzony schemat podziału czasu, który wydaje się być skuteczny.

Być może jednak lepiej potraktować to jako podstawowy przepis, a nie formalny przewodnik. Podobnie jak w przypadku ciasta na pizzę, ostateczny smak pizzy zależy od kombinacji i ilości składników, które zdecydują się Państwo dodać. Jeśli uznają Państwo, że istnieje większa potrzeba zacieśnienia więzi w zespole, wówczas ważne mogą okazać się rozmowy na początku i na końcu spotkania oraz wyrażanie uznania. Dane można gromadzić przed spotkaniem w trybie asynchronicznym. Podział podobnych pomysłów na grupy można przeprowadzić przed spotkaniem, a następnie poddać je pod głosowanie, gdy zostaną przedstawione do dyskusji. Z drugiej strony, jeśli potrzeba budowania relacji jest mniejsza, można wykorzystać ten proces w większym stopniu do osiągania konsensusu w sprawie działań do realizacji. W przypadku zespołów samoorganizujących się należy zapewnić im więcej czasu na pogrupowanie zgłoszonych pomysłów. Jeśli pojawi się wiele uwag, warto podzielić uczestników na mniejsze grupy zajmujące się konkretnymi sekcjami. Chociaż takie podejście może sprawdzić się podczas 60-minutowego spotkania, w przypadku dłuższej sesji można po prostu zmienić proporcje.

Wniosek: Czas zakończenia spotkania stanowi główne ograniczenie dla zespołów, które chcą kończyć spotkania punktualnie, osiągając jasno określone wyniki. Wypróbowanie nowych sposobów wyznaczania ram czasowych może pomóc w utrzymaniu spotkania na właściwym torze i stanowić dobry punkt odniesienia dla kierowania dyskusją.

5. Niech Państwa retrospektywy będą proste, przyjemne i mają ludzki wymiar!

Pamiętacie dzień, w którym można było przyprowadzić zwierzaka? Dzień szalonych koszulek i czapek? Dzień wspólnego posiłku? Kto powiedział, że nie możemy tego zorganizować online? Dodanie odrobiny zabawy i ćwiczeń integracyjnych może być dobrym sposobem na rozładowanie stresu, lepsze poznanie swojego zespołu oraz uzyskanie spostrzeżeń, których nie znajdziecie podczas standardowej retrospektywy. Oto kilka pomysłów, o których słyszeliśmy, że zespoły realizują je podczas pracy zdalnej. (Niektóre z naszych zespołów faktycznie organizują to na zakończenie jako nagrodę za udaną retrospektywę.)

• Proszę korzystać z narzędzi do sprawdzania nastroju.
• Zagraj w grę – czy to w ramach metodyki agile, czy po prostu dla zabawy.
• Obejrzyjcie razem film na Discordzie.
• Zorganizujcie ćwiczenie integracyjne — na przykład: gdyby Państwo znaleźli się w samolocie, który rozbił się na pustyni, jakie 10 przedmiotów chcieliby Państwo mieć przy sobie, aby przetrwać.
• Opowiadanie historii lub pokazywanie zdjęć: proszę poprosić wszystkich, aby opowiedzieli historię o czymś – nawet o czymś tak nieznaczącym jak filiżanka czy para butów! Albo aby zrobili zdjęcie czegoś, co znajduje się w ich pobliżu, i podzielili się nim
• Zgadnij, co to za piosenka: sprawdźcie umiejętności wokalne swoich scrum masterów, prosząc ich, by zaśpiewali piosenki, które zespół będzie musiał odgadnąć!
• Proszę rozwiązać losowy problem, z którym boryka się inny członek zespołu.
• Podzielcie się przepisem, który każdy wypróbowuje w domu i degustuje.

Wniosek: Proszę zachęcać do okazywania empatii. Przejście na retrospektywy zespołowe odbywające się wyłącznie online lub na pracę zdalną nie jest łatwe. W końcu my, ludzie, jesteśmy istotami społecznymi. Organizowanie zabawnych, integracyjnych zajęć może ułatwić budowanie więzi i empatii, dzięki czemu Państwa retrospektywy staną się bardziej znaczące i skuteczne.

Czy są Państwo gotowi, aby przenieść swoje zdalne retrospektywy na wyższy poziom?

Mamy nadzieję, że te spostrzeżenia będą dla Państwa źródłem inspiracji. Jeśli mają Państwo inne pomysły, którymi chcieliby się Państwo podzielić, lub po prostu chcieliby Państwo wymienić się spostrzeżeniami, poprosić o radę lub dowiedzieć się więcej, prosimy o kontakt! Z przyjemnością poznamy Państwa opinie. TeamRetro.