Łatwe i przyjemne zdalne retrospektywy: Spostrzeżenia ze Światowego Dnia Retrospektywy 2020

Doceniamy zalety retrospektyw zdalnych

Światowy Dzień Retrospektywy 2020 to oparta na wolontariacie, koordynowana na skalę globalną inicjatywa mająca na celu dzielenie się historiami i spostrzeżeniami w celu udoskonalenia retrospektyw agile. Odbyły się dwa wydarzenia: krótkie prezentacje w ramach Światowego Dnia Retrospektywy zorganizowane przez Remote Forever oraz comiesięczne spotkania Agile Club of Egypt. W miarę jak zespoły coraz częściej pracują zdalnie, organizowanie spotkań online, które wzmacniają zaangażowanie i sprzyjają ciągłemu doskonaleniu, staje się kluczowym zadaniem dla Scrum Masterów. Chociaż koszty podróży i czas mogą ulec zmniejszeniu, pojawiają się większe wyzwania związane z tym, jak najlepiej prowadzić spotkania zdalne, zwłaszcza retrospektywy, aby zapewnić zaangażowanie i poczucie więzi.

Jeremy Lu, dyrektor generalny i współzałożyciel TeamRetro, wygłosił podczas obu wydarzeń przemówienie na temat „Jak najlepiej wykorzystać retrospektywy zdalne”. Poniżej przedstawiamy niektóre z kluczowych przesłań, a także wnioski i spostrzeżenia z obu wydarzeń.

Zalety i wady prowadzenia spotkań retrospektywnych w trybie zdalnym

Przejście na tryb cyfrowy wiąże się wprawdzie z koniecznością dostosowania sposobu prowadzenia spotkań zespołowych, ale niesie ze sobą również szereg istotnych korzyści. Wyeliminowanie przeszkód w pracy, ograniczenie stronniczości oraz umożliwienie niezależnej burzy mózgów i głosowania nad działaniami może poprawić jakość danych, a także wzmocnić poczucie bezpieczeństwa psychicznego. Czas, który wcześniej poświęcano na sporządzanie raportów, ręczne zestawianie danych i rejestrowanie wyników, można teraz przeznaczyć na budowanie relacji w zespole lub na pogłębione dyskusje dotyczące istotnych kwestii.

Z drugiej strony, poleganie na indywidualnych ustawieniach internetowych poszczególnych osób, kwestiach bezpieczeństwa oraz brak odpowiedzialności mogą negatywnie wpływać na zaufanie w zespole. Wzrost dysonansu społecznego wynikający z utraty sygnałów niewerbalnych sprawia, że rola scrum mastera jako dyrygenta społecznej orkiestry staje się oczywista. Budowanie kultury zespołowej poprzez zaplanowane i jasno określone działania oraz ustalanie podstawowych zasad dotyczących przebiegu spotkań to dobre praktyki, które pomagają przezwyciężyć te wady.

Jednocześnie, niezależnie od tego, czy zespół pracuje w trybie rozproszonym, stacjonarnym, zdalnym, czy też w formie hybrydowej, poszczególni członkowie zespołu oczekują:

• aby zostać wysłuchanym
• należy wycenić
• aby kierować się
• czuć się bezpiecznie
• które należy sfinansować
• do uprawy

W jaki sposób skromna retrospektywa może przyczynić się do zaspokojenia tych potrzeb zespołu? Oto kilka pomysłów.

1. Opracowanie umowy społecznej zespołu

Właściwe wytyczenie celów i nadanie odpowiedniego tonu przed rozpoczęciem retrospektyw w znacznym stopniu przyczynia się do stworzenia angażującej, bezpiecznej i produktywnej przestrzeni, w której członkowie zespołu będą mogli swobodnie zabierać głos. Kultura organizacyjna, oczekiwania grupy oraz uzgodnione zasady mają większe szanse na utrzymanie się i wywarcie wpływu, jeśli zostaną wspólnie opracowane i jasno przedstawione.

Wzięliśmy kilka balonów i wszyscy zapisaliśmy na nich rzeczy, które słyszeliśmy, ale nie uważaliśmy za przydatne podczas spotkania. Następnie „przebijaliśmy” te balony w wyraźny i odczuwalny sposób, gdy tylko zauważaliśmy te zachowania lub słowa podczas spotkania. Następnie sporządziliśmy listę wzorcowych zachowań, które nasz zespół chciałby stosować podczas retrospektyw oraz wszelkich spotkań zespołowych, i umieściliśmy ją w ramce na początku naszych zdalnych retrospektyw. W rzeczywistości pojawia się ona podczas naszych zdalnych retrospektyw.

Jeśli nie chcą Państwo posuwać się tak daleko, zawsze mogą Państwo polegać na „Agile Prime Directive”. Jednak przestrzeganie podstawowych zasad etykiety spotkań, takich jak włączanie kamer i mikrofonów, sygnały do zwolnienia tempa, przyspieszenia lub zgłaszania uwag, a także inne rytuały, może pomóc w zwiększeniu skuteczności spotkań. Jeśli podczas spotkań często pojawiają się kwestie odpowiedzialności i dysonansu społecznego, wówczas stosowanie takich procesów, jak dyskusje typu „round-robin”, rozmowy z wyznaczaniem uczestników lub formaty oparte na strukturze wyzwalającej, może pomóc w budowaniu zaangażowania zespołu.

Wniosek: Niezależnie od tego, czy potraktują Państwo to jako formalną procedurę, czy raczej nieformalny rytuał, zrozumienie i odpowiednie kształtowanie „umowy społecznej” w zespole pozwala budować zaufanie, poczucie bezpieczeństwa psychicznego oraz jasne zasady dotyczące retrospektyw spotkań online.

2. Wybierz format retrospektywy, który najlepiej odpowiada Państwa celom – zabawny? prosty? ukierunkowany?

Biorąc pod uwagę tak wiele różnych formatów retrospektyw i pytań, Scrum Masterzy mają ogromny wybór. Jednak aby w pełni wykorzystać potencjał retrospektywy, sugeruje się, by wybór jej formatu był przemyślany i świadomy, tak aby służył on celom spotkania.

Oznacza to, że format spotkań będzie się od czasu do czasu zmieniał, co samo w sobie pozwoli uniknąć zmęczenia wynikającego z powtarzalności. Będzie to również oznaczało, że przystępują Państwo do spotkania z konkretnym zamiarem i mogą skupić się na rozmowie.

Proszę spojrzeć na poniższy przykład.

Zespół ten wykorzystał metodę „Mad Sad Glad” do przeprowadzenia swojej pierwszej retrospektywy. Format ten ma bardziej osobisty charakter i wymaga od uczestników refleksji nad własnymi emocjami związanymi z ostatnim sprintem. Pomaga on ujawnić potencjalne problemy oraz przełamać bariery emocjonalne, co pozwala zespołom przejść przez burzliwe etapy budowania zespołu.

Kolejne retrospektywy skupiały się w większym stopniu na działaniach konkretnych, w szczególności na retrospektywie „Stop, Start, Continue” oraz retrospektywie StarFish. Formaty te sprzyjają burzy mózgów ukierunkowanej na konkretne działania i umożliwiają zespołom rozważenie kompromisów czasowych między zadaniami.

W miarę jak zespoły przechodziły na pracę zdalną, skupiły się na zmianach w procesach oraz na tym, jak pracować z domu, aby omówić, co należy robić w środowisku zdalnym, a na koniec roku przeprowadzono standardową retrospektywę agile.

Następnie wykorzystanie metody retrospektywnej 4L pozwoliło im podsumować dotychczasowe działania, podzielić się wnioskami oraz omówić to, co im się podobało i czego brakowało. Na koniec zastosowano metodę FLAP (Future considerations, lessons learned, Accomplishments and Problem areas) – proces perspektywiczny, który pomógł zespołowi zdecydować, jakie zmiany chcieliby wprowadzić w przyszłości.

Oczywiście zawsze mogą Państwo stworzyć własny zestaw lub wybrać tematy związane z porą roku lub Państwa zainteresowaniami. Istnieje również możliwość tworzenia retrospektyw opartych na zainteresowaniach, okresach świątecznych, popularnych serialach telewizyjnych lub wspólnych pasjach.

Wniosek: Chociaż różnorodność formatów retrospektyw stanowi doskonały sposób na przełamanie cyklu zmęczenia spotkaniami, to wybór formatu dostosowanego do aktualnej sytuacji Państwa zespołu i produktu może poprawić koncentrację, celowość oraz wyniki spotkań retrospektywnych.

3. Dodaj energii swojemu stylowi retro.

Oprócz podziału grup na mniejsze pokoje do dyskusji istnieje kilka innych sposobów na poprawę jakości spotkań zespołowych.

Na początku każdego spotkania podsumowującego warto przeprowadzić krótkie, zwięzłe, ale przyjazne ćwiczenie, które pozwoli uczestnikom podzielić się swoimi odczuciami. Świetnym sposobem na rozpoczęcie spotkania jest podzielenie się jednym słowem lub miną, które odzwierciedlają Państwa odczucia związane z ostatnim sprintem, a nawet opowiedzenie o ostatniej rzeczy, która wywołała u Państwa uśmiech. Przypomnij im o głównej dyrektywie, umowie społecznej oraz o tym, dlaczego tu są i co mają do zrobienia.

Można przydzielić role, aby wszyscy mogli wnieść swój wkład. Drugi pilot może pomagać w obsłudze sprzętu i realizacji celów. Osoba odpowiedzialna za pilnowanie czasu dba o płynny przebieg spotkania i przypomina uczestnikom o czasie, gdy zaczynają się przedłużać. Osoba monitorująca energię może przeprowadzić szybką ankietę w trakcie spotkania lub zapytać uczestników o ich odczucia dotyczące przebiegu spotkania, a „mściciel działań” może zwrócić uwagę, jeśli są jakieś działania, które nie zostały omówione lub zapisane.

Wykorzystanie szeregu metod facylitacyjnych, które umożliwiają uczestnikom aktywny udział w całym procesie, pozwala utrzymać ich zaangażowanie i wyczuć atmosferę panującą w sali. Na przykład korzystanie z reakcji na komentarze pomaga uchwycić nastroje, a schemat „przekazywania pałeczki” oznacza, że jeden z uczestników może wybrać kolejnego mówcę.

Na koniec, jeśli Państwa spotkania trwają dłużej niż godzinę, proszę zaplanować przerwę. Dzięki temu uczestnicy będą mieli chwilę, by złapać oddech i zregenerować siły. Zróbcie sobie przerwę od ekranu lub zorganizujcie z zespołem zabawę, która podniesie poziom energii. Proponujemy „wyłączenie świateł”, co oznacza włączenie mikrofonów i kamer (oraz muzyki, jeśli ktoś ma na to ochotę), aby poświęcić chwilę na skupienie się, zanim ponownie się zgromadzimy.

Wniosek: Strategie zwiększające zaangażowanie zespołu poprzez usprawnienie przebiegu spotkania od samego początku i w trakcie jego trwania mogą podnieść poziom energii i poczucie odpowiedzialności.

4. Wypróbuj różne sposoby na czasowe ograniczenia.

Jednym ze sposobów, dzięki którym możemy zapobiec przedłużaniu się spotkań, jest stosowanie limitów czasowych. W TeamRetro dla każdego etapu dostępny jest licznik czasu, który można wykorzystać na przykład do pokazania uczestnikom, ile czasu pozostało, a także przycisk „Skończyłem”, który pozwala z wyprzedzeniem poinformować o tym, że uczestnicy są gotowi do przejścia do kolejnego etapu.

Zakładając, że organizują Państwo 60-minutowe spotkanie w trybie asynchronicznym, oto nasz sprawdzony schemat podziału czasu.

Być może jednak lepiej potraktować to jako podstawowy przepis, a nie formalny przewodnik. Podobnie jak w przypadku ciasta na pizzę, o ostatecznym smaku pizzy decyduje kombinacja i ilość składników, które zdecydują się Państwo dodać. Jeśli uznają Państwo, że istnieje większa potrzeba budowania więzi w zespole, wówczas ważne mogą okazać się rozmowy na początku i na końcu spotkania oraz wyrażanie uznania. Dane można zebrać przed spotkaniem w trybie asynchronicznym. Grupowanie podobnych pomysłów można przeprowadzić przed spotkaniem, a następnie poddać je pod głosowanie, gdy będą gotowe do omówienia. Alternatywnie, jeśli potrzeba budowania relacji jest mniejsza, można to wykorzystać w większym stopniu do budowania konsensusu w sprawie działań do podjęcia. W przypadku zespołów samoorganizujących się należy przeznaczyć więcej czasu na pogrupowanie zgłoszonych pomysłów. Jeśli pojawi się wiele komentarzy, należy podzielić uczestników na mniejsze grupy zajmujące się konkretnymi sekcjami. Chociaż takie podejście może sprawdzić się podczas 60-minutowego spotkania, w przypadku dłuższej sesji można po prostu zmienić proporcje.

Wniosek: Koniec wyznaczonego czasu spotkania stanowi główne ograniczenie dla zespołów, które chcą kończyć spotkania punktualnie, osiągając jasno określone wyniki. Wypróbowanie nowych sposobów na wyznaczanie ram czasowych może pomóc w utrzymaniu spotkania na właściwym torze i stanowić dobry punkt odniesienia dla kierowania rozmową.

5. Niech Państwa retrospektywy będą proste, przyjemne i mają ludzki wymiar!

Pamiętacie dzień, w którym można było przyprowadzić zwierzaka? Dzień szalonych koszulek i czapek? Dzień wspólnego posiłku? Kto powiedział, że nie możemy tego zrobić online? Dodanie odrobiny zabawy i ćwiczeń integracyjnych może być dobrym sposobem na rozładowanie stresu, lepsze poznanie zespołu oraz uzyskanie spostrzeżeń, których nie znajdziecie podczas standardowej retrospektywy. Oto kilka pomysłów, które, jak słyszeliśmy, zespoły realizują podczas pracy zdalnej. (Niektóre z naszych zespołów faktycznie robią to na koniec jako nagrodę za udaną retrospektywę.)

• Proszę korzystać z narzędzi do sprawdzania nastroju.
• Zagraj w grę – czy to w ramach metodyki agile, czy po prostu dla zabawy.
• Obejrzyjcie razem film na Discordzie.
• Zorganizujcie ćwiczenie integracyjne — na przykład: gdyby Państwo znaleźli się w samolocie, który rozbił się na pustyni, jakie 10 przedmiotów chcieliby Państwo mieć przy sobie, aby przeżyć.
• Opowiadanie historii lub pokazywanie zdjęć: poproś wszystkich, aby opowiedzieli historię o czymś – nawet o czymś tak niepozornym jak filiżanka czy para butów! Albo niech zrobią zdjęcie czegoś, co znajduje się w ich pobliżu, i podzielą się nim
• Zgadnij, co to za piosenka: sprawdź, jak śpiewają Państwa scrum masterzy, prosząc ich, by zaśpiewali piosenki, a zespół miał je odgadnąć!
• Proszę rozwiązać dowolny problem, z którym boryka się któryś z członków zespołu.
• Podzielcie się przepisem, który każdy wypróbowuje w domu i degustuje.

Wniosek: Proszę wspierać okazywanie empatii. Przejście na retrospektywy zespołowe odbywające się wyłącznie online lub na pracę zdalną nie jest łatwe. W końcu my, ludzie, jesteśmy istotami społecznymi. Organizowanie zabawnych, integracyjnych zajęć może ułatwić budowanie więzi i empatii, dzięki czemu Państwa retrospektywy staną się bardziej znaczące i skuteczne.

Chcieliby Państwo podnieść poziom swoich zdalnych retrospektyw?

Mamy nadzieję, że te spostrzeżenia będą dla Państwa źródłem inspiracji. Jeśli mają Państwo inne pomysły, którymi chcieliby się Państwo podzielić, lub po prostu chcieliby Państwo wymienić się doświadczeniami, poprosić o radę lub dowiedzieć się więcej, prosimy o kontakt! Z przyjemnością odpowiemy na Państwa wiadomość. TeamRetro.