Eenvoudige en leuke retrospectieven op afstand: inzichten van World Retrospective Day 2020

Een ode aan de kracht van retrospectieven op afstand

World Retrospective Day 2020 is een door vrijwilligers gedragen, wereldwijd gecoördineerd initiatief om verhalen en inzichten uit te wisselen met het oog op het verbeteren van agile retrospectives. Twee evenementen die plaatsvonden, waren de World Retrospective Day Lightning Talks van Remote Forever en de maandelijkse bijeenkomsten van de Agile Club of Egypt. Naarmate teams steeds vaker op afstand werken, is het organiseren van online teamvergaderingen die teamleden stimuleren en continue verbetering bevorderen een belangrijk aandachtspunt voor Scrum Masters. Hoewel dit wellicht leidt tot lagere reiskosten en tijdwinst, ontstaan er grotere uitdagingen met betrekking tot de vraag hoe vergaderingen op afstand – en met name retrospectives – het best kunnen worden geleid om betrokkenheid en een gevoel van verbondenheid te waarborgen.

Jeremy Lu, CEO en medeoprichter van TeamRetro, sprak op beide evenementen over het onderwerp „Het maximale halen uit uw retrospectieven op afstand.” Hier delen wij enkele van de belangrijkste boodschappen, evenals de lessen en inzichten die uit beide evenementen naar voren zijn gekomen.

De voor- en nadelen van het houden van retrospectieve vergaderingen op afstand

De overstap naar digitaal werken brengt weliswaar aanpassingen met zich mee in de manier waarop teamvergaderingen verlopen. Maar er zijn ook een aantal mooie voordelen. Het wegnemen van productieknelpunten, het verminderen van vooringenomenheid en het mogelijk maken van onafhankelijk brainstormen en stemmen over actiepunten kunnen zowel de kwaliteit van de gegevens verbeteren als de psychologische veiligheid vergroten. De tijd die voorheen zou zijn besteed aan het opstellen van rapporten, het handmatig verzamelen en vastleggen van gegevens, kan nu worden besteed aan het versterken van teamrelaties of aan het verdiepen van discussies die er echt toe doen.

Anderzijds kunnen de afhankelijkheid van de individuele internetverbinding en beveiliging, evenals het gebrek aan verantwoordingsplicht, het vertrouwen binnen het team negatief beïnvloeden. De toename van sociale dissonantie naarmate we de fysieke signalen verliezen, maakt duidelijk dat de rol van de scrummaster als dirigent van het sociale orkest steeds belangrijker wordt. Het opbouwen van een teamcultuur door middel van geplande en expliciete activiteiten en het vaststellen van basisregels voor het verloop van vergaderingen zijn goede praktijken die helpen om deze nadelen te overwinnen.

Tegelijkertijd, ongeacht of het team verspreid is, op één locatie werkt, op afstand werkt of een combinatie daarvan vormt, willen de teamleden:

• om gehoord te worden
• te worden gewaardeerd
• zich te laten leiden
• zich veilig te voelen
• waarvoor middelen moeten worden vrijgemaakt
• te worden geteeld

Hoe kan de bescheiden retrospective dan een bijdrage leveren aan het aanpakken van die teambehoeften? Hier volgen enkele ideeën.

1. Stel een sociaal contract voor het team op

Door voorafgaand aan uw retrospectives de juiste focus en toon te bepalen, draagt u in hoge mate bij aan het creëren van een boeiende, veilige en productieve omgeving waarin teamleden zich vrijelijk kunnen uitspreken. De cultuur, de verwachtingen binnen de groep en de overeengekomen basisregels zullen eerder standhouden en effect sorteren als ze gezamenlijk worden vastgesteld en duidelijk worden gemaakt.

We pakten een paar ballonnen en schreven allemaal dingen op die we wel hoorden, maar die we niet nuttig vonden voor een vergadering. Vervolgens „laten we deze ballonnen op een hoorbare en opvallende manier knappen“ wanneer we dit gedrag of deze woorden tijdens een vergadering opmerkten. Vervolgens stelden we een lijst op met richtlijnen voor gedrag die ons team wilde hanteren tijdens onze retrospectieven en alle teamvergaderingen, en deze lijst wordt ingelijst wanneer we onze retrospectieven op afstand starten. Deze lijst is zelfs zichtbaar tijdens onze retrospectieven op afstand.

Als u niet zo ver wilt gaan, kunt u altijd terugvallen op de agile Prime Directive. Het hanteren van basisregels voor vergaderingen, zoals het inschakelen van camera’s en audio, signalen om het tempo te vertragen of te versnellen, of om opmerkingen te maken, en andere rituelen, kan er echter toe bijdragen dat vergaderingen succesvoller verlopen. Als verantwoordingsplicht en sociale dissonantie veel voorkomen in uw vergaderingen, dan kunnen processen zoals round-robin-discussies, door een facilitator gestuurde gesprekken of ‘liberating structure’-formats helpen om die teambetrokkenheid op te bouwen.

Conclusie: Of u het nu op formele wijze aanpakt of als een eerder informeel ritueel, het begrijpen en beheren van het sociale contract binnen uw team zorgt voor vertrouwen, psychologische veiligheid en duidelijke omgangsvormen bij de retrospective van online vergaderingen.

2. Kies de juiste vorm voor uw retrospective, afgestemd op uw doel – leuk? eenvoudig? doelgericht?

Gezien het grote aantal verschillende formats en vragen voor retrospectives dat er bestaat, hebben Scrum Masters keuze te over wat betreft variatie. Om echter het maximale uit de retrospective te halen, werd gesuggereerd dat de keuze voor een bepaald format weloverwogen, doordacht en zorgvuldig moet zijn, zodat deze het doel van de bijeenkomst ten goede komt.

Dit betekent wel dat de opzet van tijd tot tijd zal veranderen, wat op zich al bijdraagt aan het verminderen van de vermoeidheid door herhaling. Het betekent ook dat u doelgericht aan de vergadering begint en het gesprek kunt sturen.

Neem het onderstaande voorbeeld eens.

Dit team maakte gebruik van de ‘Mad Sad Glad’-aanpak om hun eerste retrospective te starten. Deze werkwijze heeft een persoonlijker karakter en vraagt van de deelnemers dat zij stilstaan bij hun emotionele reacties op de afgelopen sprint. Het helpt om eventuele problemen aan de orde te stellen en emotionele barrières weg te nemen, zodat teams de ‘storming’-fase van de teamvorming achter zich kunnen laten.

De volgende retrospectieven waren meer gericht op concrete acties, met de nadruk op een ‘Stop, Start, Continue’-retrospective en het StarFish-retrospectief. Deze formats lenen zich voor meer op actie gerichte brainstormsessies en stellen teams in staat om afwegingen te maken tussen verschillende taken wat betreft de benodigde tijd.

Toen de teams overstapten op thuiswerken, richtten zij zich vervolgens op aanpassingen in het proces en op de manier van thuiswerken om te bespreken wat er in een omgeving op afstand moest gebeuren, waarna aan het einde van het jaar een standaard agile retrospective plaatsvond.

Vervolgens konden zij aan de hand van de 4L-retrospective terugblikken op de activiteiten tot nu toe om lessen te delen en aan te geven wat zij waarderen en waar zij naar verlangen. Ten slotte vormde een FLAP (toekomstoverwegingen, geleerde lessen, resultaten en probleemgebieden) een toekomstgericht proces om het team te helpen bepalen wat zij in de toekomst graag zouden willen zien.

Uiteraard kunt u altijd uw eigen verzameling samenstellen, of onderwerpen kiezen die seizoensgebonden zijn of aansluiten bij uw interesses. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om retrospectives samen te stellen op basis van interesses, feestdagen, bekende tv-programma’s of een gedeelde passie.

Conclusie: Hoewel een verscheidenheid aan retrospective formats een uitstekende manier is om de vicieuze cirkel van vergadermoeheid te doorbreken, kan het kiezen van een format dat aansluit bij de huidige situatie van uw team en uw product de focus, de doelgerichtheid en de resultaten van uw retrospective vergaderingen verbeteren.

3. Geef uw retro-stijl een boost.

Naast het opsplitsen van groepen in kleinere breakoutrooms zijn er nog enkele andere manieren waarop u uw teamvergaderingen naar een hoger niveau kunt tillen.

Begin elke retro met een korte, krachtige maar vriendelijke activiteit waarmee de deelnemers even kunnen aangeven hoe het met hen gaat. Het delen van een woord of een gezichtsuitdrukking die weergeeft hoe u zich voelde over de afgelopen sprint, of zelfs wat het laatste was dat u aan het lachen bracht, is een uitstekende manier om de vergadering op gang te brengen. Herinner hen aan de hoofdregel en het sociale contract, en benadruk nogmaals waarom zij hier zijn en wat zij moeten doen.

U kunt rollen toewijzen, zodat iedereen een bijdrage kan leveren. De Co-piloot kan helpen bij het beheer van de techniek en het behalen van de doelstellingen. De tijdbewaker zorgt ervoor dat de vergadering soepel verloopt en herinnert de deelnemers aan de tijd wanneer de vergadering uitloopt. De energiemonitor kan tijdens de vergadering kort de stemming peilen of bij de deelnemers navragen hoe de vergadering verloopt, en de Actie-Avenger kan erop wijzen als er actiepunten zijn die niet worden besproken of vastgelegd.

Door gebruik te maken van verschillende faciliteringsmethoden waarmee mensen gedurende het hele proces een bijdrage kunnen leveren, blijft de betrokkenheid van de deelnemers behouden en kunt u de sfeer in de zaal goed aanvoelen. Zo helpt het gebruik van reacties op opmerkingen bijvoorbeeld om de stemming te peilen, en zorgt het ‘pass the baton’-patroon ervoor dat een deelnemer de volgende spreker kan aanwijzen.

Tot slot: als uw vergaderingen langer dan een uur duren, zorg dan voor een geplande pauze. Dit geeft mensen gewoon de tijd om even op adem te komen en zich weer te herpakken. Neem even afstand van het scherm of organiseer een leuke activiteit met het team die de energie een boost kan geven. Wij roepen op tot ‘lights out’, wat betekent dat microfoons en camera’s aan blijven staan (met muziek indien gewenst) voor een kort moment van concentratie voordat we weer bij elkaar komen.

Conclusie: Strategieën om de betrokkenheid van het team te vergroten door de processtroom vanaf het allereerste begin en gedurende de gehele vergadering te optimaliseren, kunnen de energie en de verantwoordelijkheid vergroten.

4. Experimenteer met verschillende recepten voor time-boxes.

Een manier om ervoor te zorgen dat vergaderingen niet uitlopen, is het gebruik van time-boxing. In TeamRetro is er voor elke fase een afteltimer die bijvoorbeeld kan worden gebruikt om deelnemers een idee te geven van hoeveel tijd er nog resteert, evenals de knop ‘Ik ben klaar’ om u te laten weten wanneer deelnemers klaar zijn om verder te gaan.

Ervan uitgaande dat u een asynchrone vergadering van 60 minuten organiseert, volgt hier ons recept voor het indelen van de tijd, dat goed lijkt te werken.

Het is wellicht echter beter om dit te beschouwen als een basisrecept in plaats van als een formele handleiding. Net als bij het pizzadeeg wordt de uiteindelijke smaak van de pizza bepaald door de combinatie en de hoeveelheid ingrediënten die u besluit toe te voegen. Als u van mening bent dat er meer behoefte is aan teambinding, dan kunnen ‘check-ins’, waardering en ‘check-outs’ van belang zijn. Gegevens kunnen voorafgaand aan de vergadering asynchroon worden verzameld. Soortgelijke ideeën kunnen vóór de vergadering worden gegroepeerd, waarna er over de ideeën wordt gestemd wanneer ze ter bespreking worden voorgelezen. Als er daarentegen minder behoefte is aan het opbouwen van een band, kan deze aanpak meer worden ingezet om consensus te bereiken over actiepunten. Geef zelforganiserende teams meer tijd om de naar voren gekomen ideeën te groeperen. Als er veel opmerkingen zijn, laat hen dan in kleinere groepen werken aan specifieke onderdelen. Hoewel dit wellicht geschikt is voor een vergadering van 60 minuten, kunt u de verhoudingen eenvoudig aanpassen voor een langere sessie.

Conclusie: Het einde van de vergadertijd vormt de belangrijkste beperking voor teams die graag op tijd afronden met duidelijke resultaten. Het uitproberen van nieuwe tijdskaderformules kan helpen om vergaderingen op koers te houden en kan een goed houvast bieden om gesprekken in goede banen te leiden.

5. Zorg ervoor dat uw retrospectieven eenvoudig, leuk en menselijk zijn!

Herinnert u zich nog de ‘Neem uw huisdier mee’-dag? De ‘Gekke T-shirt/pet’-dag? De ‘Gedeelde maaltijd’-dag? Wie zegt dat we dat niet online kunnen doen? Het toevoegen van een beetje plezier en teambuildingactiviteiten kan een goede manier zijn om stress te verlichten, uw team wat beter te leren kennen en inzichten te verkrijgen die u niet zult vinden in uw standaard retrospectieve. Hier volgen enkele voorbeelden van wat teams volgens ons hebben gedaan tijdens het werken op afstand. (Sommige van onze teams doen dit zelfs aan het einde als beloning voor een geslaagde retrospective.)

• Maak gebruik van stemmingsmeters.
• Speel een spel – of het nu om agile gaat of gewoon voor de lol.
• Kijk samen naar een film op Discord.
• Organiseer een teambuildingactiviteit — stel bijvoorbeeld dat u zich in een vliegtuig bevindt dat in een woestijn is neergestort: welke tien voorwerpen zou u bij u willen hebben om te overleven?
• Verhalen of foto’s delen: vraag iedereen eens om een verhaal te vertellen over iets, al is het maar iets kleins zoals een kopje of een paar schoenen! Of om een foto te maken van iets in hun omgeving en die te delen
• Raad het liedje: test de zangkwaliteiten van uw scrummasters door hen te vragen liedjes te zingen die het team vervolgens moet raden!
• Los een willekeurig probleem op waarmee een ander teamlid te maken heeft.
• Deel een recept dat iedereen thuis uitprobeert en proeft.

Conclusie: Stimuleer medeleven. De overstap naar een volledig online retrospective of werken op afstand is niet eenvoudig. Wij mensen zijn immers sociale wezens. Door leuke, sociale activiteiten te organiseren, kunt u gemakkelijker banden smeden en empathie opbouwen, waardoor uw retrospectieven zinvoller en effectiever worden.

Kunt u niet wachten om uw retrospective op afstand naar een hoger niveau te tillen?

We hopen dat deze inzichten u enigszins kunnen inspireren. Mocht u nog andere ideeën hebben die u wilt delen, of wilt u gewoon van gedachten wisselen, advies vragen of meer informatie ontvangen, neem dan gerust contact met ons op! We horen graag van u. TeamRetro.