Gemakkelijke en leuke retrospectives op afstand: Inzichten van World Retrospective Day 2020

De kracht van retrospectieven op afstand vieren

World Retrospective Day 2020 is een wereldwijd gecoördineerd initiatief op basis van vrijwilligerswerk, bedoeld om verhalen en inzichten te delen ter verbetering van agile retrospectives. Twee evenementen die plaatsvonden, waren de World Retrospective Day Lightning Talks van Remote Forever en de maandelijkse bijeenkomsten van de Agile Club of Egypt. Naarmate teams steeds vaker op afstand werken, is het organiseren van online teamvergaderingen die empowerment bevorderen en continue verbetering stimuleren een belangrijk aandachtspunt voor Scrum Masters. Hoewel dit wellicht leidt tot lagere reiskosten en tijdwinst, zijn er ook grotere uitdagingen bij het optimaal organiseren van vergaderingen op afstand, met name retrospectives, om betrokkenheid en een gevoel van verbondenheid te waarborgen.

Jeremy Lu, CEO en medeoprichter van TeamRetro, sprak op beide evenementen over het onderwerp “Het maximale halen uit uw retrospectieven op afstand.” Hier delen wij enkele van de belangrijkste boodschappen, evenals de lessen en inzichten die uit beide evenementen naar voren zijn gekomen.

De voor- en nadelen van het houden van retrospectievevergaderingen op afstand

De overstap naar digitaal brengt weliswaar aanpassingen met zich mee in de manier waarop teamvergaderingen verlopen, maar er zijn ook een aantal mooie voordelen. Door productieknelpunten weg te nemen, vooringenomenheid te verminderen en ruimte te bieden voor onafhankelijke brainstormsessies en stemmingen over actiepunten, kan zowel de kwaliteit van de gegevens worden verbeterd als het gevoel van psychologische veiligheid worden versterkt. Tijd die anders zou zijn besteed aan het opstellen van rapporten, handmatig verzamelen en vastleggen, kan nu worden besteed aan teamrelaties of aan het verdiepen van belangrijke discussies.

Anderzijds kunnen de afhankelijkheid van de individuele internetverbinding en beveiliging, evenals het gebrek aan verantwoordingsplicht, het vertrouwen binnen het team negatief beïnvloeden. De toename van sociale dissonantie als gevolg van het ontbreken van fysieke signalen maakt duidelijk dat de scrummaster de rol van dirigent van het sociale orkest vervult. Het opbouwen van een teamcultuur door middel van geplande en expliciete activiteiten en het vaststellen van basisregels voor vergaderhygiëne zijn goede praktijken die helpen om deze nadelen te overwinnen.

Tegelijkertijd willen de teamleden, ongeacht of het team verspreid is, op één locatie werkt, op afstand werkt of een combinatie daarvan is, het volgende:

• gehoord worden
• te worden gewaardeerd
• zich laten leiden
• zich veilig voelen
• waarbij middelen moeten worden toegewezen
• te worden geteeld

Hoe kan de bescheiden retrospective dan een bijdrage leveren aan het aanpakken van die teambehoeften? Hier volgen enkele ideeën.

1. Stel een sociaal contract voor het team op

Door voorafgaand aan uw retrospectieven de juiste focus en toon te bepalen, draagt u in hoge mate bij aan het creëren van een uitnodigende, veilige en productieve omgeving waarin teamleden zich vrij kunnen uitspreken. De cultuur, de verwachtingen binnen de groep en de afgesproken basisregels zullen eerder standhouden en effect sorteren als ze gezamenlijk worden opgesteld en duidelijk worden gemaakt.

We pakten een paar ballonnen en schreven allemaal dingen op die we wel hoorden, maar die we niet nuttig vonden voor een vergadering. Vervolgens ‘laten we deze ballonnen op een hoorbare en opvallende manier knappen’ als we dit soort gedragingen en uitspraken tijdens een vergadering opmerkten. Vervolgens stelden we een lijst op met richtlijnen voor gedrag die ons team wilde gebruiken als onderdeel van onze retrospectieven en teamvergaderingen, en deze lijst wordt ingelijst wanneer we onze retrospectieven op afstand starten. Deze lijst is zelfs te zien tijdens onze retrospectieven op afstand.

Als u niet zo ver wilt gaan, kunt u altijd terugvallen op de agile prime directive. Het hanteren van basisregels voor vergaderingen, zoals het inschakelen van camera’s en audio, signalen om het tempo te vertragen of te versnellen, of om opmerkingen te maken, en andere rituelen kunnen echter helpen om vergaderingen succesvoller te maken. Als verantwoordelijkheid en sociale dissonantie veel voorkomen in uw vergaderingen, dan kunnen processen zoals round-robin-discussies, door een facilitator geleide gesprekken of liberating structure-formats helpen om die teambetrokkenheid op te bouwen.

Conclusie: Of u het nu op formele wijze aanpakt of als een meer informeel ritueel, het begrijpen en beheren van het sociale contract binnen uw team zorgt voor vertrouwen, psychologische veiligheid en duidelijke omgangsvormen bij de retrospective van online vergaderingen.

2. Kies de juiste vorm voor uw retrospective, afgestemd op uw doel – leuk? eenvoudig? doelgericht?

Gezien de grote verscheidenheid aan formats en vragen voor retrospectieven, hebben Scrum Masters keuze te over. Om echter het maximale uit de retrospective te halen, werd aangeraden dat de keuze voor een bepaald format weloverwogen en doordacht moet zijn, zodat deze het doel van de bijeenkomst ten goede komt.

Dit betekent wel dat de opzet van tijd tot tijd zal veranderen, wat op zich al helpt om de vermoeidheid door herhaling te verminderen. Het betekent ook dat u doelgericht aan de vergadering begint en het gesprek kunt sturen.

Neem het onderstaande voorbeeld.

Dit team maakte gebruik van de Mad Sad Glad-methode om hun eerste retrospective te starten. Deze aanpak heeft een persoonlijker karakter en vraagt van de deelnemers dat zij stilstaan bij hun emotionele reacties op de afgelopen sprint. Het helpt om eventuele problemen aan de orde te stellen en emotionele barrières weg te nemen, zodat teams de stormfase van de teamvorming achter zich kunnen laten.

De volgende retrospectieven waren meer gericht op concrete acties, met name de ‘Stop, Start, Continue’-retrospective en de StarFish-retrospective. Deze formats lenen zich voor meer actiegericht brainstormen en stellen teams in staat om afwegingen te maken tussen verschillende taken.

Toen de teams overstapten op thuiswerken, richtten ze zich vervolgens op de veranderingen in het proces en op de manier van thuiswerken om te bespreken wat er in een omgeving op afstand moest gebeuren, gevolgd door een standaard agile retrospective aan het einde van het jaar.

Door vervolgens de 4L-retrospective toe te passen, konden zij terugblikken op de activiteiten tot nu toe om lessen te delen, evenals wat hen beviel en waar zij naar verlangden. Ten slotte vormde een FLAP (toekomstige overwegingen, geleerde lessen, resultaten en knelpunten) een toekomstgericht proces om het team te helpen bepalen wat zij in de toekomst wilden zien.

U kunt natuurlijk altijd uw eigen set samenstellen, of onderwerpen kiezen die seizoensgebonden zijn of aansluiten bij uw interesses. Daarnaast kunt u ook retrospectives samenstellen op basis van interesses, feestdagen, populaire tv-programma’s of een gedeelde passie.

Conclusie: Hoewel een verscheidenheid aan retrospective formats een uitstekende manier is om de vicieuze cirkel van vergadermoeheid te doorbreken, kan het kiezen van een format dat aansluit bij de huidige situatie van uw team en uw product de focus, de doelgerichtheid en de resultaten van uw retrospective vergaderingen verbeteren.

3. Geef uw retro-look een boost.

Naast het opsplitsen van groepen in kleinere breakoutrooms zijn er nog enkele andere manieren waarop u uw teamvergaderingen naar een hoger niveau kunt tillen.

Begin elke retro met een korte, krachtige maar vriendelijke activiteit waarmee iedereen even kan aangeven hoe het met hem of haar gaat. Deel een woord of een gezichtsuitdrukking die weergeeft hoe u zich voelde over de afgelopen sprint, of vertel wat het laatste was dat u aan het lachen bracht: dat is een geweldige manier om de vergadering op gang te brengen. Herinner hen aan de hoofdregel, het sociale contract en waarom ze hier zijn.

U kunt rollen toewijzen zodat iedereen een bijdrage kan leveren. De Co-piloot kan helpen bij het beheer van de techniek en het behalen van de doelstellingen. De tijdbewaker zorgt ervoor dat de vergadering vlot verloopt en herinnert mensen eraan dat ze op tijd moeten beginnen als de vergadering uitloopt. De energiemonitor kan tijdens de vergadering even bij de deelnemers informeren of peilen hoe de vergadering verloopt, en de Actie-Avenger kan erop wijzen als er actiepunten zijn die niet worden besproken of vastgelegd.

Door gebruik te maken van verschillende faciliteringstechnieken waarmee mensen gedurende het hele proces een bijdrage kunnen leveren, blijft de betrokkenheid van de deelnemers behouden en kunt u de sfeer in de zaal goed aanvoelen. Zo helpt het gebruik van reacties op opmerkingen bijvoorbeeld om de stemming te peilen, en zorgt het ‘estafettepatroon’ ervoor dat een deelnemer de volgende spreker kan aanwijzen.

Tot slot: als uw vergaderingen langer dan een uur duren, zorg dan voor een geplande pauze. Dit geeft mensen de kans om even op adem te komen en zich weer te herpakken. Neem even afstand van het scherm of organiseer een leuke activiteit met het team die de energie kan opkrikken. Wij vragen om de lichten uit te doen, wat betekent dat microfoons en camera’s aan blijven staan (met muziek als men dat wil) voor een kort moment van concentratie voordat we weer bij elkaar komen.

Conclusie: Strategieën om de betrokkenheid van het team te vergroten door de processtroom vanaf het allereerste begin en gedurende de hele vergadering te stroomlijnen, kunnen de energie en het verantwoordelijkheidsgevoel versterken.

4. Experimenteer met verschillende recepten voor time-boxen.

Een manier om ervoor te zorgen dat vergaderingen niet uitlopen, is door gebruik te maken van time-boxing. In TeamRetro is er voor elke fase een afteltimer die bijvoorbeeld kan worden gebruikt om mensen een idee te geven van hoeveel tijd er nog over is, evenals de knop ‘Ik ben klaar’ om u te laten weten wanneer mensen klaar zijn om verder te gaan.

Ervan uitgaande dat u een asynchrone vergadering van 60 minuten organiseert, volgt hier ons tijdschema dat goed lijkt te werken.

Het is wellicht echter beter om dit te zien als een basisrecept in plaats van een formele handleiding. Net als bij pizzadeeg wordt de uiteindelijke smaak van de pizza bepaald door de combinatie en de hoeveelheid ingrediënten die u besluit toe te voegen. Als u van mening bent dat er meer behoefte is aan teambinding, dan kunnen check-ins, waardering en check-outs van belang zijn. Gegevens kunnen voorafgaand aan de vergadering asynchroon worden verzameld. Het groeperen van vergelijkbare ideeën kan vóór de vergadering plaatsvinden, waarna er over de ideeën wordt gestemd wanneer ze ter bespreking worden voorgelezen. Als er daarentegen minder behoefte is aan het opbouwen van een band, kan dit meer worden gebruikt voor het bereiken van consensus over actiepunten. Geef zelforganiserende teams meer tijd om de ideeën die naar voren zijn gekomen te groeperen. Als er veel opmerkingen zijn, laat ze dan in kleinere groepen werken onder specifieke rubrieken. Hoewel dit wellicht geschikt is voor een vergadering van 60 minuten, kunt u de verhoudingen eenvoudig aanpassen voor een langere sessie.

Conclusie: De eindtijd van de vergadering vormt de belangrijkste beperking voor teams die graag op tijd klaar zijn met duidelijke resultaten. Het uitproberen van nieuwe tijdskaderformules kan helpen om vergaderingen op schema te houden en kan een goed houvast bieden om gesprekken in goede banen te leiden.

5. Maak uw retrospectieven toegankelijk, leuk en menselijk!

Herinnert u zich nog de ‘Neem je huisdier mee’-dag? De ‘Gekke shirt/pet’-dag? De ‘Gezamenlijke maaltijd’-dag? Wie zegt dat we dat niet online kunnen doen? Het toevoegen van een beetje plezier en teambuildingactiviteiten kan een goede manier zijn om stress te verlichten, uw team wat beter te leren kennen en inzichten te verkrijgen die u niet zult vinden in uw standaard retrospectieve. Hier zijn een paar dingen die teams volgens ons hebben gedaan tijdens het werken op afstand. (Sommige van onze teams doen dit aan het einde zelfs als beloning voor een goede retrospective.)

• Gebruik stemmingsmeters.
• Speel een spel – of het nu om agile gaat of gewoon voor de lol.
• Kijk samen naar een film op Discord.
• Organiseer een teambuildingactiviteit — stel bijvoorbeeld dat u in een vliegtuig zit dat in een woestijn is neergestort: welke tien voorwerpen zou u bij u willen hebben om te overleven?
• Verhalen of foto’s delen: vraag iedereen eens om een verhaal te vertellen over iets, al is het maar iets kleins zoals een kopje of een paar schoenen! Of om een foto te maken van iets in hun omgeving om te delen
• Raad het liedje: test de zangkwaliteiten van uw scrummasters door hen te vragen liedjes te zingen die het team vervolgens moet raden!
• Los een willekeurig probleem op waarmee een ander teamlid te maken heeft.
• Deel een recept dat iedereen thuis maakt en proeft.

Conclusie: Stimuleer empathie. De overstap naar volledig online retrospective’s of werken op afstand is niet eenvoudig. Wij mensen zijn immers sociale wezens. Door leuke, sociale activiteiten te organiseren, kunt u gemakkelijker banden smeden en empathie kweken, waardoor uw retrospective’s zinvoller en effectiever worden.

Klaar om uw retrospectieve op afstand naar een hoger niveau te tillen?

We hopen dat deze inzichten u wat inspiratie bieden. Mocht u nog andere ideeën hebben die u wilt delen, of als u gewoon even van gedachten wilt wisselen, advies wilt vragen of meer wilt weten, neem dan gerust contact met ons op! We horen graag van u. TeamRetro.