Código de Conduta da Equipe: Como Criar um (com um modelo gratuito e exemplos)

A maioria das equipes nunca coloca por escrito como trabalha. Elas herdam hábitos, absorvem algumas regras tácitas e descobrem o resto por meio de atritos — uma transferência de tarefas que deu errado, uma decisão que alguém achou que cabia a si tomar, uma discordância silenciosa sobre o que significa “concluído”. Um regulamento de equipe substitui essas suposições por um acordo compartilhado que toda a equipe realmente estabeleceu em conjunto.

Este guia explica o que é um regulamento de equipe, como ele difere dos acordos de trabalho e das normas da equipe, e como criá-lo passo a passo. Há um modelo gratuito que você pode copiar, exemplos práticos para diferentes tipos de equipe e uma maneira mais rápida de elaborá-lo: por meio de uma sessão ao vivo em que todos contribuem ao mesmo tempo, em vez de um documento redigido sozinho por uma única pessoa.

O que é um regulamento de equipe?

Um regulamento de equipe é um documento breve e dinâmico que a equipe elabora em conjunto para definir como irá funcionar: seu propósito, quem faz o quê, os valores que defende, a forma como trabalha e o que significa o sucesso. Pense nele como a Estrela Polar da equipe — um ponto de referência compartilhado ao qual você recorre quando uma decisão não está clara ou quando uma nova pessoa se junta à equipe, e não um formulário que você preenche uma vez e esquece.

A palavra viva é importante. Um regulamento é mais útil quando acompanha o ritmo da equipe: reavaliado quando o trabalho muda, aprimorado quando um acordo deixa de ser adequado e consultado quando as pessoas discordam. Um regulamento que é redigido uma vez e arquivado descreve a equipe que vocês costumavam ser, não a que vocês são agora.

O que está incluído no regulamento de uma equipe

Os estatutos variam, mas os mais úteis abrangem as mesmas seções principais:

• Objetivo e missão — a razão de ser da equipe e o resultado pelo qual ela é responsável.
• Escopo e metas — o que está e o que não está dentro das atribuições da equipe, bem como seus objetivos de curto prazo.
• Funções e responsabilidades — quem é responsável por quê e onde as decisões são tomadas.
• Valores — os poucos princípios que a equipe concorda em seguir.
• Acordos e normas de trabalho — os compromissos explícitos sobre “como trabalhamos juntos”.
• Comunicação e tomada de decisões — canais, expectativas de resposta e como as decisões são tomadas.
• Indicadores de sucesso — como a equipe saberá que está indo bem.
• Frequência de revisão — quando e como você irá revisar o regulamento.

Mantenha cada seção curta. Um regulamento que as pessoas realmente utilizam tem uma ou duas páginas — longo o suficiente para ser claro, curto o suficiente para que todos realmente o leiam.

Por que o regulamento de uma equipe é importante

Um regulamento não é burocracia; é a maneira mais econômica de evitar os problemas mais caros. Quase todo atrito recorrente em uma equipe — trabalho duplicado, decisões reexaminadas, o mesmo mal-entendido se repetindo — tem origem em uma suposição que nunca foi explicitada. Colocá-la por escrito uma vez é muito mais econômico do que entrar em conflito por causa disso repetidamente.

Um bom regulamento traz benefícios de quatro maneiras concretas. Ele alinha a equipe em torno de um único objetivo, de modo que os esforços sejam direcionados para a mesma direção. Ele agiliza a integração, pois um novo colaborador pode ler em dez minutos o que, de outra forma, levaria meses para assimilar. Ele reduz conflitos, pois as expectativas são acordadas com calma antes de um prazo, em vez de serem discutidas no calor do momento. E ele promove a segurança psicológica: quando uma equipe concorda abertamente sobre como dá feedback e toma decisões, as pessoas sabem em que pé estão e ficam mais dispostas a se manifestar.

Código de conduta da equipe x acordos de trabalho x normas da equipe

Esses três termos são usados de forma intercambiável, e até mesmo a Visão Geral da IA do Google os confunde. Eles estão relacionados, mas não são a mesma coisa, e observar como se relacionam entre si torna cada um deles mais claro:

• Um regimento da equipe é o documento fundamental que reúne — em conjunto — o propósito, as funções, os valores, os acordos e os indicadores de sucesso.
• Acordos de trabalho são os compromissos explícitos contidos no regulamento sobre como vocês trabalham em conjunto: horários das reuniões, expectativas de resposta, como as decisões são tomadas e como vocês lidam com divergências.
• As normas da equipe são os comportamentos esperados que esses acordos tornam visíveis. Toda equipe já tem normas — só que, geralmente, elas não são expressas. Colocá-las por escrito transforma “a maneira como as coisas são feitas aqui” em algo que todos podem ver, questionar e concordar.

A maneira mais simples de entender isso: as normas fazem parte dos seus acordos de trabalho, e os seus acordos de trabalho fazem parte do regulamento. Não é necessário ter os três como documentos separados. Para a maioria das equipes, basta um único regulamento com uma seção robusta dedicada aos acordos de trabalho.

Como criar um regulamento de equipe (passo a passo)

Crie o regulamento com a equipe, não para ela. Um regulamento imposto por um gerente é apenas mais uma política; aquele que a equipe ajuda a criar se torna um acordo pelo qual as pessoas se sentem responsáveis. Siga estas seis etapas na ordem — cada uma se baseia na anterior.

Etapa 1 — Definir o objetivo e o escopo

Comece explicando, em uma ou duas frases, por que a equipe existe e qual é o resultado pelo qual ela é responsável. Em seguida, defina os limites: o que está dentro do escopo da equipe e, igualmente importante, o que não está. Um escopo ambíguo é uma das fontes mais comuns de atrito; portanto, deixe isso claro desde o início.

Etapa 2 — Definir funções e responsabilidades

Identifique quem é responsável por quê e onde as decisões são tomadas. O objetivo é que cada área importante tenha um responsável claro e que nenhuma responsabilidade crítica seja assumida sem ter sido atribuída. É também nesse momento que você traz à tona a questão que fica no ar: quem decide o quê — é muito melhor esclarecer isso agora do que no meio de uma discussão.

Etapa 3 — Definir valores e acordos de trabalho

Chegue a um acordo sobre os princípios básicos aos quais a equipe se comprometerá e, em seguida, transforme-os em acordos de trabalho concretos: horário de atendimento, regras de conduta nas reuniões, como responder a solicitações, o que significa “concluído”, e como dar e receber feedback. É aqui que as normas da sua equipe se tornam explícitas. Mantenha a lista curta e focada no comportamento — acordos aos quais você possa realmente se referir mais tarde.

Etapa 4 — Decida como vocês vão se comunicar e tomar decisões

Defina os nomes dos seus canais e a finalidade de cada um, suas expectativas em relação ao tempo de resposta em diferentes fusos horários e como as decisões são tomadas — por quem e como as divergências são resolvidas. Para equipes distribuídas, essa seção é a mais importante, pois nada disso pode ser percebido apenas por se estar na mesma sala.

Etapa 5 — Definir o que é sucesso e a frequência das revisões

Cheguem a um acordo sobre como a equipe saberá que está indo bem — um pequeno conjunto de indicadores ou sinais, e não um painel de controle. Em seguida, decidam quando irão revisar o termo de referência: uma breve avaliação a cada trimestre e uma revisão completa sempre que a equipe passar por mudanças.

Etapa 6 — Obter adesão e mantê-la viva

Encerre o processo confirmando que todos concordam de verdade — e não apenas acenam com a cabeça. Faça com que o regulamento seja fácil de encontrar e traga-o à tona regularmente para que continue refletindo como a equipe realmente funciona. Um regulamento que ninguém revisa acaba se tornando, silenciosamente, uma ficção.

Realize isso como uma sessão ao vivo em equipe

Aqui está o segredo para que um regulamento seja efetivamente cumprido: elabore-o como um workshop, não como um documento. Quando uma única pessoa redige um regulamento e o distribui, o máximo que se consegue é que ele seja cumprido por obrigação. Quando toda a equipe dá sugestões, discute o assunto e vota no que será incluído, obtém-se um acordo genuíno com o qual as pessoas se identificam.

Uma sessão ao vivo se encaixa perfeitamente nas etapas acima. Abra um quadro com uma coluna ou seção para cada parte do regulamento — propósito, funções, valores, acordos de trabalho, indicadores de sucesso. Dê a todos alguns minutos para que, primeiro, acrescentem suas próprias ideias em silêncio, de modo que as vozes mais discretas sejam ouvidas ao lado das mais expressivas. Agrupe os temas, discuta os pontos de divergência e faça uma votação por pontos para chegar a um consenso sobre cada seção. Para uma equipe distribuída, o mesmo quadro funciona de forma assíncrona: as pessoas contribuem ao longo de um ou dois dias e, em seguida, vocês se reúnem brevemente para resolver as questões em aberto.

É exatamente para isso que o TeamRetro foi criado — brainstorming silencioso, contribuições anônimas e votação em tempo real em um quadro compartilhado. Você pode criar um quadro personalizado de carta de compromisso da equipe e conduzir toda a sessão com sua equipe de uma só vez, ou navegar pelos modelos de retrospectiva para encontrar um formato colaborativo que possa ser adaptado.

Modelo de regulamento de equipe

Copie a estrutura abaixo como ponto de partida — preencham cada seção em equipe e eliminem tudo o que não tiver seu lugar justificado.

• Nome e objetivo da equipe — Uma ou duas frases: por que existimos e qual é o resultado pelo qual somos responsáveis.
• Âmbito — Dentro de nossa competência / Fora de nossa competência.
• Metas — Nossos dois ou três objetivos de curto prazo.
• Funções e responsabilidades — Cada função, seu responsável e as decisões a que se refere.
• Nossos valores — Os três a cinco princípios pelos quais nos regemos.
• Acordos de trabalho — Como trabalhamos juntos (horário de atendimento, reuniões, prazos de resposta, o que significa “concluído”).
• Comunicação — Qual canal usar para cada situação e nossas expectativas em relação à resposta.
• Tomada de decisões — Como tomamos decisões e resolvemos divergências.
• Indicadores de sucesso — Como saberemos se estamos indo bem.
• Frequência de revisão — Quando e como revisaremos este regulamento.

Exemplos de regulamentos de equipe

A estrutura permanece a mesma; a ênfase muda de acordo com o tipo de equipe. Quatro exemplos breves:

• Equipe ágil de software. O objetivo gira em torno do resultado do produto; as funções correspondem às do Scrum; os acordos de trabalho abrangem a definição de “concluído”, o prazo para revisão de código e os horários das cerimônias; o sucesso é medido pelo fluxo de entrega e pelo bem-estar da equipe, e não apenas pela produção.
• Equipe de projeto multifuncional. Pessoas provenientes de diversas áreas, reunidas em torno de um objetivo específico; por isso, o termo de referência dá grande ênfase ao escopo, aos poderes de decisão e à comunicação — quem representa cada área, e como as contradições entre elas são resolvidas.
• Equipe de liderança. Ênfase nos valores, na tomada de decisões e na maneira como o grupo discute divergências de forma construtiva em privado e apresenta uma frente unida em público; o sucesso é medido pela saúde da organização como um todo, e não pelo próprio desempenho da equipe.
• Equipe remota/distribuída. As seções sobre acordos de trabalho e comunicação são as de maior importância — horário de sobreposição essencial, expectativas de priorizar a comunicação assíncrona, tempos de resposta entre fusos horários e como a equipe se mantém conectada sem um espaço físico compartilhado.

Exemplos de acordos de trabalho e normas de equipe

Acordos concretos que você pode retomar e adaptar. Os melhores são específicos e se referem a comportamentos — algo que você possa realmente citar mais tarde:

• Reuniões — Começamos e terminamos no horário; toda reunião tem uma pauta e um responsável.
• Comunicação — Respondemos às mensagens diretas em até um dia útil; mantemos as decisões no canal aberto, e não nas mensagens diretas.
• Disponibilidade — Compartilhamos horários de sobreposição e reservamos períodos para concentração; não esperamos respostas fora do horário de trabalho.
• Decisões — Discordamos, mas nos comprometemos; uma vez tomada uma decisão, a apoiamos.
• Feedback — Damos feedback de forma direta e gentil, em particular; partimos do princípio de que há boa intenção.
• Qualidade — Só consideramos o trabalho concluído quando ele atende à nossa definição comum.
• Conflito — Abordamos as questões logo no início e diretamente com a pessoa envolvida, e não pelas costas dela.

Isso também serve como normas da equipe: anote os comportamentos que sua equipe já espera, mas que nunca foi expressos em voz alta, e você transformará suposições em acordos.

Mantendo seu estatuto em vigor

Um regulamento só vale a pena se a equipe continuar se baseando nele. A maneira mais fácil é incorporá-lo aos ritmos que vocês já têm. Revisem seus acordos de trabalho em uma retrospectiva “começar, parar, continuar” — o que a equipe deve começar a fazer, parar de fazer ou continuar fazendo? Use uma retrospectiva da cultura da empresa quando a seção de valores precisar ser atualizada e uma avaliação regular da saúde da equipe para perceber se a equipe está vivendo de acordo com seu regulamento ou se está se afastando dele discretamente.

Se um acordo da equipe continua sendo quebrado, isso é um sinal — não para impô-lo com mais rigor, mas para revisitar o acordo em conjunto. Nosso guia sobre como conduzir retrospectivas eficazes aborda como transformar esse tipo de sinal em uma mudança concreta, e nosso artigo anterior sobre contratos sociais e acordos de equipe aprofunda-se na criação de acordos que realmente transformem a cultura.

Quando estiver pronto para colocar seu regulamento em prática, consulte os modelos de avaliação de desempenho para acompanhar de perto o desempenho da equipe em relação a ele.

Perguntas frequentes

O que é um regulamento de equipe?

Um regulamento de equipe é um documento breve e dinâmico, elaborado em conjunto pela equipe para definir como ela funcionará: seu objetivo, escopo, funções, valores, acordos de trabalho e o que constitui o sucesso. Ele funciona como um ponto de referência comum — uma Estrela Polar à qual se volta à medida que a equipe evolui, em vez de um formulário único que se arquiva.

Qual é a diferença entre um regulamento da equipe, acordos de trabalho e normas da equipe?

O regulamento é o documento fundamental como um todo. Os acordos de trabalho são os compromissos explícitos contidos nele sobre como vocês trabalham juntos — horários das reuniões, expectativas de resposta, como as decisões são tomadas. As normas da equipe são os comportamentos esperados que esses acordos tornam visíveis, para que todos tenham a mesma visão, em vez de ficarem adivinhando. As normas estão contidas nos acordos de trabalho, e os acordos de trabalho estão contidos no regulamento.

Como se elabora um regulamento de equipe?

Crie isso em equipe, não para a equipe. Cheguem a um acordo sobre o objetivo e o escopo, depois sobre as funções e responsabilidades, em seguida sobre os valores e os acordos de trabalho, como vocês vão se comunicar e tomar decisões e, por fim, como será definido o sucesso e quando vocês vão avaliá-lo. Realizar isso em uma sessão ao vivo, na qual todos contribuem e votam, gera muito mais adesão do que uma única pessoa elaborando o documento sozinha.

Quem deve elaborar o regulamento da equipe?

Toda a equipe, em conjunto. Um regulamento redigido por um gerente e imposto de cima para baixo é apenas mais uma política; aquele que a equipe ajuda a criar se torna um acordo genuíno pelo qual as pessoas se sentem responsáveis. A função do facilitador é estimular a participação de todos e ajudar o grupo a chegar a um consenso, e não ditar o conteúdo.

O que deve constar no regulamento de uma equipe?

Um regulamento útil abrange o propósito e a missão, o escopo e as metas, as funções e responsabilidades, os valores compartilhados, os acordos e normas de trabalho, como vocês se comunicam e tomam decisões, o que constitui sucesso e a frequência das revisões. Mantenha cada seção curta — um regulamento que as pessoas realmente usam tem uma ou duas páginas, não uma dúzia.

Com que frequência se deve revisar o regulamento de uma equipe?

Trate-o como um documento dinâmico. Revise-o sempre que a equipe passar por mudanças — novos membros, um novo projeto, uma reorganização — e faça uma breve avaliação a cada trimestre ou durante uma retrospectiva. Um regulamento que nunca é revisado acaba, aos poucos, deixando de descrever como a equipe realmente funciona, e é aí que ele perde seu valor.