Retrospectiva pre-mortem

Formato de retrospectiva pre-mortem

Fracasó. ¿Por qué?

Han pasado seis meses y el proyecto fracasó. Escribe cada razón como si ya hubiera ocurrido.

Esta columna es el núcleo del pre-mortem. Plantea bien la escena: el proyecto ha terminado, ha fracasado y todo el mundo lo sabe. Pide a las personas que escriban en pasado ("No llegamos al lanzamiento porque..."), ya que este enfoque genera causas más concretas que especular sobre lo que podría salir mal. Mantén las ideas anónimas para que las voces con más jerarquía no condicionen al resto. Dedica 8–10 minutos a escribir en silencio, anima a poner una sola razón por idea y, después, agrupa las ideas similares y votad para identificar los riesgos principales que pasarán a las siguientes columnas.

Señales de alerta temprana

¿Qué notaríamos primero si esto empezara a ocurrir?

Las señales de alerta temprana convierten miedos difusos en cosas que el equipo puede vigilar. Para cada riesgo principal de la primera columna, pregunta cuál sería la primera señal observable: una métrica, un hito incumplido, un patrón en las reuniones diarias. Insiste en señales específicas y medibles. "Baja la moral" es difícil de seguir. "Dos sprints seguidos con más de un 30% de trabajo arrastrado" es fácil de detectar. Estas señales serán los indicadores que vigilarán los responsables de cada riesgo.

Cómo lo evitamos

¿Qué podemos hacer ahora para evitar que esto ocurra?

Aquí el equipo pasa de la preocupación a la acción. Céntrate solo en los riesgos más votados, normalmente entre tres y cinco. Para cada uno, pregunta qué puede hacer el equipo esta semana o este mes para reducir la probabilidad o el impacto. Da prioridad a pasos pequeños y concretos frente a grandes cambios de proceso. Si una idea de prevención necesita aprobación o presupuesto, anota a quién hay que pedírselo. Mantén un tono práctico: el objetivo es una lista más corta de acciones que la gente vaya a hacer de verdad.

Responsables y próximos pasos

¿Quién se encarga de cada riesgo principal y para cuándo?

Esta columna es la razón de ser de toda la sesión. Cada riesgo principal necesita un responsable con nombre y una fecha; si no, los miedos recogidos hoy se diluyen antes de que acabe la primera semana. Los responsables no tienen que resolver el riesgo solos: se encargan de vigilar las señales de alerta y de asegurarse de que la medida de prevención se lleve a cabo. Registra cada uno como acción en TeamRetro para que se arrastre a futuras retrospectivas y programa una revisión breve en el primer hito para ver cómo avanza.

Cuándo utilizar este estudio retrospectivo

• Al arrancar un nuevo proyecto, lanzamiento de producto o iniciativa importante, antes de cerrar el alcance, las fechas y el presupuesto.
• Antes de un hito crítico, como una migración, una puesta en producción o la firma de un contrato, en el que una sorpresa de última hora saldría cara.
• Cuando un equipo se muestra especialmente optimista con un plan y las personas más calladas pueden estar guardándose sus dudas.
• Al empezar a trabajar con un nuevo proveedor, socio o grupo multifuncional cuyas dependencias todavía no se conocen bien.
• Al inicio de un nuevo trimestre o program increment, para poner a prueba el plan antes de que el equipo se comprometa con él.

Preguntas sugeridas para romper el hielo

• ¿Cuál es el plan que más recuerdas que saliera mal, en el trabajo o en la vida, y cuál fue la primera señal de alerta?
• Si este proyecto fuera una película, ¿de qué género sería la versión en la que fracasa?

¿Le gustaría que su equipo realizara un ejercicio de calentamiento, en lugar de limitarse a responder en voz alta? Eche un vistazo a los rompehielos gratuitos →

Ideas y consejos para su reunión retrospectiva

• Haz el pre-mortem al arrancar el proyecto, antes de cerrar compromisos. Nunca lo hagas en plena crisis, cuando el equipo necesita resolver problemas e imaginar el fracaso solo añade ansiedad.
• Mantén las ideas anónimas. Si los nombres son visibles, los miedos de la persona con más jerarquía condicionan la sala y los demás se limitan a darle la razón.
• Insiste en escribir en pasado en la primera columna. "¿Por qué fracasó?" genera riesgos más específicos y realistas que "¿Qué podría salir mal?", así que reformula con tacto las ideas que vuelvan a plantearse como hipótesis.
• Votad para reducir la lista a entre tres y cinco riesgos principales antes de hablar de prevención. Intentar abordar todas las ideas dispersa al equipo y al final no se hace nada.
• No termines la sesión hasta que cada riesgo principal tenga un responsable y una fecha. Sin ellos, los riesgos recogidos se olvidan antes de que acabe la primera semana.
• En equipos distribuidos, trabaja de forma asíncrona: recoge las ideas durante un día en distintas zonas horarias y reuníos 30 minutos solo para agrupar, votar y asignar responsables.

Preguntas frecuentes