Pre-Mortem-Retrospektive

Pre-Mortem-Retrospektive: Ablauf

Es ist gescheitert. Warum?

Sechs Monate später: Das Projekt ist gescheitert. Warum?

Diese Spalte ist der Kern des Pre-Mortems. Beschreibe die Ausgangslage klar: Das Projekt ist vorbei, es ist gescheitert, und alle wissen es. Bitte die Teilnehmenden, in der Vergangenheitsform zu schreiben („Wir haben den Launch verpasst, weil …“), denn diese Formulierung bringt konkretere Ursachen hervor als Spekulationen darüber, was schiefgehen könnte. Halte die Ideen anonym, damit sich nicht alle an den Stimmen der Erfahrensten orientieren. Gib 8–10 Minuten Zeit zum stillen Schreiben, ermutige zu einem Grund pro Idee, gruppiere dann ähnliche Ideen und lass abstimmen, um die Top-Risiken für die nächsten Schritte zu finden.

Frühwarnzeichen

Woran würden wir zuerst merken, dass das passiert?

Frühwarnzeichen machen aus vagen Befürchtungen etwas, das das Team beobachten kann. Frag bei jedem Top-Risiko aus der ersten Spalte, was das erste beobachtbare Signal wäre: eine Kennzahl, ein verpasster Meilenstein, ein Muster in den Daily Standups. Dränge auf Signale, die konkret und messbar sind. „Die Stimmung sinkt“ lässt sich schwer verfolgen. „Zwei Sprints in Folge mit mehr als 30 % übertragener Arbeit“ fällt sofort auf. Diese Signale werden zu den Auslösern, die die Risikoverantwortlichen im Blick behalten.

So verhindern wir es

Was können wir jetzt tun, damit das nicht passiert?

Hier kommt das Team von der Sorge ins Handeln. Konzentriere dich nur auf die Risiken mit den meisten Stimmen, meist drei bis fünf. Frag bei jedem, was das Team diese Woche oder diesen Monat tun kann, um die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen zu verringern. Bevorzuge kleine, konkrete Schritte gegenüber großen Prozessänderungen. Wenn eine Präventionsidee eine Freigabe oder Budget braucht, notiere, wer gefragt werden muss. Bleib praktisch: Ziel ist eine kürzere Liste von Maßnahmen, die die Leute auch wirklich umsetzen.

Verantwortliche und nächste Schritte

Wer ist für welches Top-Risiko verantwortlich, und bis wann?

Um diese Spalte geht es in der ganzen Sitzung. Jedes Top-Risiko braucht eine namentlich genannte verantwortliche Person und ein Datum, sonst sind die heute gesammelten Befürchtungen verblasst, bevor die erste Woche um ist. Die Verantwortlichen müssen das Risiko nicht allein beheben. Sie sind dafür zuständig, die Frühwarnzeichen im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass der Präventionsschritt umgesetzt wird. Erfasse jeden Punkt als Maßnahme in TeamRetro, damit er in künftige Retrospektiven mitgenommen wird, und plane beim ersten Meilenstein einen kurzen Check-in, um den Fortschritt zu prüfen.

Wann sollte diese Retrospektive durchgeführt werden?

• Zum Start eines neuen Projekts, Produktlaunches oder größeren Vorhabens, bevor Umfang, Termine und Budget endgültig feststehen.
• Vor einem kritischen Meilenstein wie einer Migration, einem Go-live oder einer Vertragsunterzeichnung, bei dem eine späte Überraschung teuer würde.
• Wenn ein Team ungewöhnlich optimistisch auf einen Plan blickt und stillere Teammitglieder ihre Zweifel womöglich zurückhalten.
• Zu Beginn der Zusammenarbeit mit einem neuen Dienstleister, Partner oder bereichsübergreifenden Team, dessen Abhängigkeiten noch nicht gut verstanden sind.
• Zu Beginn eines neuen Quartals oder Program Increments, um den Plan auf die Probe zu stellen, bevor sich das Team darauf festlegt.

Vorschläge für Fragen zum Icebreaker

• Welcher Plan, der schiefgegangen ist, ist dir am meisten in Erinnerung geblieben, ob im Job oder privat, und was war das erste Warnzeichen?
• Wenn dieses Projekt ein Film wäre, welches Genre hätte die Version, in der es scheitert?

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Ideen und Tipps für Ihre Retrospektive

• Führt das Pre-Mortem zum Projektstart durch, bevor Zusagen feststehen. Niemals mitten in einer Krise: Dann muss das Team Probleme lösen, und sich das Scheitern vorzustellen, macht nur zusätzlich Angst.
• Haltet die Ideen anonym. Sind Namen sichtbar, prägen die Befürchtungen der ranghöchsten Person die Runde, und alle anderen schreiben nur noch dünne Zustimmung.
• Besteht in der ersten Spalte auf der Vergangenheitsform. „Warum ist es gescheitert?“ liefert konkretere, realistischere Risiken als „Was könnte schiefgehen?“. Formuliert Ideen, die wieder ins Hypothetische rutschen, also behutsam um.
• Grenzt die Liste per Abstimmung auf drei bis fünf Top-Risiken ein, bevor ihr über Prävention sprecht. Wer jede Idee angehen will, verzettelt sich, und am Ende passiert nichts.
• Beendet die Sitzung erst, wenn jedes Top-Risiko eine verantwortliche Person und ein Datum hat. Ohne diese sind die gesammelten Risiken vor Ende der ersten Woche vergessen.
• Verteilte Teams arbeiten am besten asynchron: Sammelt die Ideen über einen Tag hinweg in allen Zeitzonen und trefft euch dann nur 30 Minuten, um zu gruppieren, abzustimmen und Verantwortliche festzulegen.

Häufig gestellte Fragen