Pre-mortem retrospective

Format van de pre-mortem retrospective

Het is mislukt. Waarom?

Het is zes maanden later en het project is mislukt. Schrijf elke reden op alsof het al gebeurd is.

Deze kolom is de kern van de pre-mortem. Schets de situatie duidelijk: het project is afgelopen, het is mislukt en iedereen weet het. Vraag mensen in de verleden tijd te schrijven ("We haalden de lancering niet omdat..."), want die framing levert concretere oorzaken op dan speculeren over wat er mis zou kunnen gaan. Houd ideeën anoniem, zodat senior stemmen de groep niet sturen. Geef 8–10 minuten om in stilte te schrijven, moedig één reden per idee aan, groepeer daarna vergelijkbare ideeën en stem om de toprisico's te bepalen die je meeneemt.

Vroege waarschuwingssignalen

Wat zouden we als eerste merken als dit begon te gebeuren?

Vroege waarschuwingssignalen maken van vage angsten iets waar het team op kan letten. Vraag voor elk toprisico uit de eerste kolom wat het eerste waarneembare signaal zou zijn: een metric, een gemist controlemoment, een patroon in de standups. Stuur aan op signalen die specifiek en meetbaar zijn. "Het moreel daalt" is lastig te volgen. "Twee sprints achter elkaar meer dan 30% doorgeschoven werk" valt makkelijk op. Dit worden de triggers die de risico-eigenaren in de gaten houden.

Hoe we het voorkomen

Wat kunnen we nu doen om te voorkomen dat dit gebeurt?

Hier gaat het team van zorgen naar actie. Richt je alleen op de risico's met de meeste stemmen, meestal drie tot vijf. Vraag bij elk risico wat het team deze week of deze maand kan doen om de kans of de impact te verkleinen. Geef de voorkeur aan kleine, concrete stappen boven grote procesveranderingen. Heeft een preventie-idee goedkeuring of budget nodig, noteer dan wie je dat moet vragen. Houd het praktisch; het doel is een kortere lijst acties die mensen ook echt uitvoeren.

Eigenaren en vervolgstappen

Wie is eigenaar van elk toprisico, en voor wanneer?

Om deze kolom draait de hele sessie. Elk toprisico heeft één eigenaar met naam en een datum nodig, anders vervagen de zorgen van vandaag voordat de eerste week voorbij is. Eigenaren hoeven het risico niet alleen op te lossen; ze zijn verantwoordelijk voor het in de gaten houden van de waarschuwingssignalen en zorgen dat de preventiestap wordt uitgevoerd. Leg elk risico vast als actie in TeamRetro, zodat het meegaat naar volgende retrospectives, en plan bij de eerste mijlpaal een korte check-in om de voortgang te bespreken.

Wanneer dient u deze retrospective te gebruiken?

• Bij de kick-off van een nieuw project, productlancering of groot initiatief, voordat scope, deadlines en budget definitief zijn.
• Voor een mijlpaal waarbij veel op het spel staat, zoals een migratie, go-live of contractondertekening, waarbij een late verrassing duur zou zijn.
• Als een team ongewoon optimistisch is over een plan en stillere teamleden hun twijfels misschien voor zich houden.
• Bij de start van een samenwerking met een nieuwe leverancier, partner of multidisciplinaire groep waarvan de afhankelijkheden nog niet goed bekend zijn.
• Aan het begin van een nieuw kwartaal of program increment, om het plan op de proef te stellen voordat het team zich eraan verbindt.

Voorstellen voor ijsbrekers

• Wat is het meest memorabele plan dat je ooit zag mislukken, op het werk of privé, en wat was het eerste waarschuwingssignaal?
• Als dit project een film was, welk genre zou de versie zijn waarin het mislukt?

Wilt u een opwarmoefening waarbij uw team daadwerkelijk meedoet, en niet alleen hardop antwoorden geeft? Bekijk gratis ijsbrekers →

Ideeën en tips voor uw retrospectievevergadering

• Houd de pre-mortem bij de kick-off van het project, voordat toezeggingen vastliggen. Doe het nooit midden in een crisis, als het team problemen moet oplossen en het voorstellen van een mislukking alleen maar extra spanning geeft.
• Houd ideeën anoniem. Als namen zichtbaar zijn, bepalen de zorgen van de meest senior persoon de toon en schrijven anderen alleen nog wat instemming op.
• Sta in de eerste kolom op de verleden tijd. "Waarom is het mislukt?" levert specifiekere, realistischere risico's op dan "Wat kan er misgaan?", dus herformuleer ideeën voorzichtig als ze terugvallen in hypotheses.
• Stem om de lijst terug te brengen tot drie tot vijf toprisico's voordat je preventie bespreekt. Wie elk idee wil aanpakken, versnippert de aandacht van het team en dan komt er niets van terecht.
• Sluit de sessie pas af als elk toprisico één eigenaar en een datum heeft. Zonder die twee zijn de verzamelde risico's vergeten voordat de eerste week om is.
• Werk met verspreide teams asynchroon: verzamel ideeën gedurende een dag over tijdzones heen en kom daarna 30 minuten samen om alleen te groeperen, te stemmen en eigenaren toe te wijzen.

Veelgestelde vragen