Retrospettiva Pre-Mortem

Formato della retrospettiva pre-mortem

È fallito. Perché?

Sono passati sei mesi e il progetto è fallito. Scrivi ogni motivo come se fosse già successo.

Questa colonna è il cuore del pre-mortem. Descrivi chiaramente lo scenario: il progetto è concluso, è fallito e lo sanno tutti. Chiedi alle persone di scrivere al passato ("Abbiamo mancato il lancio perché..."), perché questa impostazione produce cause più concrete rispetto a ipotizzare cosa potrebbe andare storto. Mantieni le idee anonime, così le voci più senior non condizionano il gruppo. Concedi 8–10 minuti di scrittura in silenzio, incoraggia un solo motivo per idea, poi raggruppa le idee simili e fate una votazione per individuare i rischi principali da portare avanti.

Segnali d'allarme

Cosa noteremmo per primo se iniziasse a succedere?

I segnali d'allarme trasformano paure vaghe in elementi che il team può tenere d'occhio. Per ogni rischio principale emerso nella prima colonna, chiedi quale sarebbe il primo segnale osservabile: una metrica, un checkpoint mancato, uno schema ricorrente negli standup. Punta su segnali specifici e misurabili. "Il morale cala" è difficile da monitorare. "Due sprint di fila con lavoro riportato oltre il 30%" è facile da notare. Questi diventano i campanelli d'allarme che i responsabili dei rischi tengono sotto controllo.

Come lo preveniamo

Cosa possiamo fare ora per evitare che succeda?

Qui il team passa dalla preoccupazione all'azione. Concentrati solo sui rischi più votati, di solito da tre a cinque. Per ognuno, chiedi cosa può fare il team questa settimana o questo mese per ridurne la probabilità o l'impatto. Preferisci passi piccoli e concreti a grandi cambiamenti di processo. Se un'idea di prevenzione richiede un'approvazione o del budget, annota a chi bisogna chiederlo. Mantieni un approccio pratico: l'obiettivo è un elenco più breve di azioni che le persone porteranno davvero a termine.

Responsabili e prossimi passi

Chi è responsabile di ogni rischio principale, ed entro quando?

Questa colonna è lo scopo dell'intera sessione. Ogni rischio principale ha bisogno di un responsabile con nome e cognome e di una data, altrimenti le paure raccolte oggi svaniscono prima della fine della prima settimana. I responsabili non devono risolvere il rischio da soli: il loro compito è tenere d'occhio i segnali d'allarme e assicurarsi che la misura di prevenzione venga attuata. Registra ognuno come azione in TeamRetro, così verrà riportato nelle retrospettive successive, e pianifica un breve check-in alla prima milestone per verificare i progressi.

Quando utilizzare questa analisi retrospettiva

• All'avvio di un nuovo progetto, di un lancio di prodotto o di un'iniziativa importante, prima che ambito, date e budget siano definiti.
• Prima di una milestone ad alto rischio come una migrazione, un go-live o la firma di un contratto, quando una sorpresa dell'ultimo minuto costerebbe cara.
• Quando un team è insolitamente ottimista su un piano e i membri più silenziosi potrebbero tenersi per sé i propri dubbi.
• Quando si inizia a lavorare con un nuovo fornitore, partner o gruppo interfunzionale le cui dipendenze non sono ancora ben comprese.
• All'inizio di un nuovo trimestre o program increment, per mettere alla prova il piano prima che il team si impegni.

Domande suggerite per rompere il ghiaccio

• Qual è il piano più memorabile che hai visto andare storto, al lavoro o nella vita, e qual è stato il primo segnale d'allarme?
• Se questo progetto fosse un film, a che genere apparterrebbe la versione in cui fallisce?

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Idee e consigli per la vostra riunione di retrospettiva

• Fai il pre-mortem all'avvio del progetto, prima che gli impegni vengano fissati. Non farlo mai nel pieno di una crisi, quando il team deve risolvere problemi e immaginare il fallimento non fa che aumentare l'ansia.
• Mantieni le idee anonime. Se i nomi sono visibili, le paure della persona più senior condizionano il gruppo e tutti gli altri si limitano a darle ragione.
• Pretendi l'uso del passato nella prima colonna. "Perché è fallito?" produce rischi più specifici e realistici di "Cosa potrebbe andare storto?", quindi riformula con delicatezza le idee che scivolano di nuovo nelle ipotesi.
• Votate per ridurre l'elenco a tre-cinque rischi principali prima di discutere la prevenzione. Cercare di affrontare ogni idea disperde le energie del team e alla fine non si conclude nulla.
• Non chiudere la sessione finché ogni rischio principale non ha un responsabile e una data. Senza questi, i rischi raccolti vengono dimenticati prima della fine della prima settimana.
• Per i team distribuiti, passa all'asincrono: raccogli le idee nell'arco di una giornata tra i vari fusi orari, poi incontratevi per 30 minuti solo per raggruppare, votare e assegnare i responsabili.

Domande frequenti