Retrospectiva Pré-Mortem

Formato da retrospectiva pré-mortem

Fracassou. Por quê?

Daqui a seis meses o projeto fracassou. Escreva cada motivo como se já tivesse acontecido.

Esta coluna é o coração do pré-mortem. Descreva bem o cenário: o projeto terminou, fracassou e todo mundo sabe disso. Peça que as pessoas escrevam no passado ("Perdemos o lançamento porque..."), já que esse enquadramento gera causas mais concretas do que especular sobre o que pode dar errado. Mantenha as ideias anônimas para que as vozes mais seniores não ditem o rumo da conversa. Dê de 8 a 10 minutos de escrita em silêncio, incentive um motivo por ideia e depois agrupe as ideias parecidas e vote para encontrar os principais riscos a levar adiante.

Sinais de alerta

O que perceberíamos primeiro se isso começasse a acontecer?

Os sinais de alerta transformam medos vagos em coisas que o time consegue acompanhar. Para cada risco principal da primeira coluna, pergunte qual seria o primeiro sinal observável: uma métrica, um checkpoint perdido, um padrão nas dailies. Insista em sinais específicos e mensuráveis. "A moral cai" é difícil de acompanhar. "Duas sprints seguidas com mais de 30% de itens não concluídos" é fácil de perceber. Esses sinais se tornam os gatilhos que os responsáveis pelos riscos vão monitorar.

Como evitamos isso

O que podemos fazer agora para impedir que isso aconteça?

É aqui que o time passa da preocupação para a ação. Foque apenas nos riscos mais votados, geralmente de três a cinco. Para cada um, pergunte o que o time pode fazer nesta semana ou neste mês para reduzir a probabilidade ou o impacto. Prefira passos pequenos e concretos a grandes mudanças de processo. Se uma ideia de prevenção depender de aprovação ou orçamento, anote a quem é preciso pedir. Mantenha o foco prático; o objetivo é uma lista menor de ações que as pessoas vão de fato executar.

Responsáveis e próximos passos

Quem é responsável por cada risco principal, e até quando?

Esta coluna é a razão de ser da sessão inteira. Cada risco principal precisa de um responsável nomeado e de uma data, senão os medos levantados hoje se perdem antes do fim da primeira semana. O responsável não precisa resolver o risco sozinho; ele cuida de acompanhar os sinais de alerta e garantir que a ação de prevenção aconteça. Registre cada um como uma ação no TeamRetro para que ela siga para as próximas retrospectivas e agende um check-in rápido no primeiro marco para revisar o andamento.

Quando utilizar esta análise retrospectiva

• No kickoff de um novo projeto, lançamento de produto ou grande iniciativa, antes de escopo, prazos e orçamento serem definidos.
• Antes de um marco de alto risco, como uma migração, um go-live ou a assinatura de um contrato, em que uma surpresa de última hora sairia cara.
• Quando o time está otimista demais com um plano e os membros mais calados podem estar guardando dúvidas.
• Ao começar a trabalhar com um novo fornecedor, parceiro ou grupo multifuncional cujas dependências ainda não estão bem compreendidas.
• No início de um novo trimestre ou program increment, para testar o plano a fundo antes de o time se comprometer com ele.

Perguntas sugeridas para quebra-gelo

• Qual foi o plano mais marcante que você viu dar errado, no trabalho ou na vida, e qual foi o primeiro sinal de alerta?
• Se este projeto fosse um filme, qual seria o gênero da versão em que tudo dá errado?

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Ideias e dicas para sua reunião de retrospectiva

• Faça o pré-mortem no kickoff do projeto, antes de os compromissos serem fechados. Nunca o faça no meio de uma crise, quando o time precisa resolver problemas e imaginar o fracasso só aumenta a ansiedade.
• Mantenha as ideias anônimas. Se os nomes aparecem, os medos da pessoa mais sênior ditam o rumo da conversa e o resto do time só concorda superficialmente.
• Insista no tempo passado na primeira coluna. "Por que deu errado?" gera riscos mais específicos e realistas do que "O que pode dar errado?", então reformule com delicadeza as ideias que voltarem para o campo das hipóteses.
• Vote para reduzir a lista a três a cinco riscos principais antes de discutir a prevenção. Tentar tratar todas as ideias dispersa o time e nada sai do papel.
• Não encerre a sessão até que cada risco principal tenha um responsável e uma data. Sem isso, os riscos levantados são esquecidos antes do fim da primeira semana.
• Para times distribuídos, trabalhe de forma assíncrona: colete as ideias ao longo de um dia, em diferentes fusos horários, e reúna-se por 30 minutos apenas para agrupar, votar e definir os responsáveis.

Perguntas frequentes