Estatutos del equipo: cómo elaborarlos (con una plantilla gratuita y ejemplos)

La mayoría de los equipos nunca plasman por escrito cómo trabajan. Heredan hábitos, asimilan algunas reglas tácitas y descubren el resto a través de los roces: un traspaso de tareas que se ha pasado por alto, una decisión que alguien pensaba que le correspondía tomar, un desacuerdo silencioso sobre lo que significa «terminado». Un estatuto de equipo sustituye esas conjeturas por un acuerdo compartido que todo el equipo ha elaborado conjuntamente.

Esta guía explica qué es un estatuto de equipo, en qué se diferencia de los acuerdos de trabajo y las normas de equipo, y cómo elaborarlo paso a paso. Hay una plantilla gratuita que puede copiar, ejemplos prácticos para diferentes tipos de equipos y una forma más rápida de elaborarla: mediante una sesión en directo en la que todos contribuyan a la vez, en lugar de un documento que redacte una sola persona.

¿Qué es un reglamento de equipo?

Los estatutos de un equipo son un documento breve y en constante evolución que el equipo redacta de forma conjunta para acordar cómo funcionará: su propósito, quién se encarga de qué, los valores que defiende, su forma de trabajar y en qué consiste el éxito. Piense en él como la Estrella Polar del equipo: un punto de referencia compartido al que recurrir cuando una decisión no esté clara o se incorpore una persona nueva, no un formulario que se rellena una vez y se olvida.

La palabra «dinámico» es importante. Un reglamento resulta más útil cuando se adapta al equipo: se revisa cuando el trabajo cambia, se perfecciona cuando un acuerdo deja de ser adecuado y se consulta cuando hay desacuerdos entre los miembros. Un reglamento que se redacta una sola vez y se archiva describe al equipo que solía ser, no al que es ahora.

Qué incluye el reglamento de un equipo

Los estatutos varían, pero los que resultan útiles abarcan los mismos apartados fundamentales:

• Objetivo y misión: la razón de ser del equipo y el resultado del que es responsable.
• Ámbito de actuación y objetivos: qué entra y qué queda fuera del ámbito de actuación del equipo, así como sus objetivos a corto plazo.
• Funciones y responsabilidades: quién es responsable de qué y quién toma las decisiones.
• Valores: el conjunto de principios que el equipo se compromete a respetar.
• Acuerdos y normas de trabajo: los compromisos explícitos sobre «cómo trabajamos juntos».
• Comunicación y toma de decisiones: canales, expectativas de respuesta y cómo se toman las decisiones.
• Indicadores de éxito: cómo sabrá el equipo que está obteniendo buenos resultados.
• Frecuencia de revisión: cuándo y cómo se volverá a examinar el documento.

Cada sección debe ser breve. Un estatuto que la gente utilice de verdad tiene una o dos páginas: lo suficientemente extenso como para ser claro, pero lo suficientemente breve como para que todo el mundo lo haya leído realmente.

Por qué es importante contar con unos estatutos de equipo

Un reglamento no es burocracia; es la forma más económica de evitar los problemas más costosos. Casi todos los roces recurrentes en un equipo —trabajo duplicado, decisiones que se vuelven a debatir, el mismo malentendido que se repite dos veces— tienen su origen en una suposición que nunca se dejó clara. Ponerlo por escrito una sola vez resulta mucho más económico que entrar en conflicto por ello una y otra vez.

Un buen reglamento da sus frutos de cuatro maneras concretas. Alinea al equipo en torno a un único objetivo, de modo que los esfuerzos se dirigen en la misma dirección. Acelera la incorporación, ya que un nuevo miembro puede leer en diez minutos lo que, de otro modo, le llevaría meses asimilar. Reduce los conflictos, ya que las expectativas se acuerdan con calma antes de una fecha límite, en lugar de discutirse en el fragor de la misma. Y fomenta la seguridad psicológica: cuando un equipo ha acordado abiertamente cómo ofrece retroalimentación y toma decisiones, las personas saben a qué atenerse y están más dispuestas a expresar su opinión.

Estatutos del equipo frente a acuerdos de trabajo frente a normas del equipo

Estos tres términos se utilizan indistintamente, e incluso la guía general sobre IA de Google los confunde. Están relacionados, pero no son lo mismo, y observar cómo se relacionan entre sí permite comprender mejor cada uno de ellos:

• Un estatuto de equipo es el documento fundamental en su conjunto —que engloba el propósito, las funciones, los valores, los acuerdos y los indicadores de éxito—.
• Los acuerdos de trabajo son los compromisos explícitos incluidos en el estatuto sobre cómo trabajan juntos: horarios de las reuniones, expectativas de respuesta, cómo se toman las decisiones y cómo se gestionan los desacuerdos.
• Las normas del equipo son los comportamientos esperados que dichos acuerdos ponen de manifiesto. Todos los equipos ya cuentan con normas; simplemente, suelen ser tácitas. Ponerlas por escrito convierte «la forma en que se hacen las cosas aquí» en algo que todos pueden ver, cuestionar y aceptar.

La forma más sencilla de entenderlo es la siguiente: las normas se recogen en sus acuerdos de trabajo, y estos acuerdos de trabajo se recogen en los estatutos. No es necesario que los tres sean documentos independientes. Para la mayoría de los equipos, basta con unos únicos estatutos que incluyan una sección sólida dedicada a los acuerdos de trabajo.

Cómo elaborar un reglamento de equipo (paso a paso)

Elabore el documento de directrices junto con el equipo, no para él. Un documento de directrices impuesto por un responsable no es más que otra norma; en cambio, uno que el equipo elabora de forma conjunta se convierte en un acuerdo con el que las personas se sienten identificadas. Siga estos seis pasos en orden, ya que cada uno se basa en el anterior.

Paso 1 — Definir el objetivo y el alcance

Empiece por explicar, en una o dos frases, por qué existe el equipo y de qué resultado es responsable. A continuación, defina los límites: qué entra dentro del ámbito de competencia del equipo y, lo que es igual de importante, qué queda fuera. Un ámbito de actuación ambiguo es una de las fuentes más habituales de fricción, por lo que conviene dejarlo claro desde el principio.

Paso 2 — Acordar las funciones y responsabilidades

Determine quién es responsable de qué y quién tiene la última palabra. El objetivo es que cada área importante cuente con un responsable claro y que no haya ninguna responsabilidad crítica que se asuma pero que no esté asignada. Aquí es también donde debe abordar la cuestión que todos se callan: quién tiene la última palabra sobre qué; es mucho mejor resolverla ahora que en medio de un desacuerdo.

Paso 3 — Establecer valores y acuerdos de trabajo

Acuerden los principios fundamentales a los que se regirá el equipo y, a continuación, tradúzcanlos en acuerdos de trabajo concretos: horario de atención, normas de comportamiento en las reuniones, cómo responder a las solicitudes, qué significa «terminado», y cómo dar y recibir comentarios constructivos. Es aquí donde las normas de su equipo se hacen explícitas. Mantenga la lista breve y centrada en el comportamiento: acuerdos a los que realmente pueda remitirse más adelante.

Paso 4 — Decida cómo se comunicará y cómo tomará decisiones

Indique los nombres de sus canales y la finalidad de cada uno, sus expectativas en cuanto a los tiempos de respuesta en las distintas zonas horarias, y cómo se toman las decisiones —quién las toma y cómo se resuelven los desacuerdos—. Para los equipos distribuidos, esta sección supone el mayor esfuerzo, ya que nada de esto se puede deducir simplemente por el hecho de estar en la misma sala.

Paso 5 — Definir el éxito y la periodicidad de las revisiones

Acuerden cómo sabrá el equipo que está funcionando bien: un pequeño conjunto de indicadores o señales, no un cuadro de mando. A continuación, decidan cuándo volverán a revisar el documento de objetivos: una breve revisión cada trimestre y una revisión en profundidad cada vez que el equipo sufra cambios en su composición.

Paso 6 — Consiga el apoyo de los demás y mantenga vivo ese interés

Cierre el proceso asegurándose de que todos estén realmente de acuerdo —no se limite a que asientan con la cabeza—. Haga que el documento sea fácil de encontrar y vuelva a sacarlo a colación con regularidad para que siga reflejando cómo funciona realmente el equipo. Un documento que nadie vuelve a revisar acaba convirtiéndose, sin que nos demos cuenta, en pura ficción.

Llévelo a cabo como una sesión en equipo en directo

Esta es la diferencia que hace que un reglamento se cumpla: hay que elaborarlo como un taller, no como un documento. Cuando una sola persona redacta un reglamento y lo distribuye, lo máximo que se consigue es que se cumpla a regañadientes. Cuando todo el equipo aporta ideas, lo debate y vota qué partes se incluyen, se logra un acuerdo genuino con el que las personas se sienten identificadas.

Una sesión en directo se ajusta perfectamente a los pasos anteriores. Abra un tablero con una columna o sección para cada parte del documento fundacional: propósito, funciones, valores, acuerdos de trabajo y indicadores de éxito. Dé a todos unos minutos para que, en primer lugar, añadan sus propias ideas en silencio, de modo que las voces más tímidas se escuchen junto a las más enérgicas. Agrupe los temas, debata los puntos de desacuerdo y utilice la votación por puntos para alcanzar un consenso sobre cada sección. En el caso de un equipo distribuido, el mismo tablero funciona de forma asíncrona: los participantes aportan sus ideas a lo largo de uno o dos días y, a continuación, se celebra una breve reunión para resolver las cuestiones pendientes.

Para eso precisamente se ha creado TeamRetro: para la lluvia de ideas en silencio, las aportaciones anónimas y las votaciones en tiempo real en un tablero compartido. Puede crear un tablero personalizado con los principios del equipo y llevar a cabo toda la sesión con su equipo de una sola vez, o consultar las plantillas de retrospectiva para encontrar un formato colaborativo que pueda adaptar.

Plantilla de estatutos de equipo

Copie la estructura que figura a continuación como punto de partida; rellene cada sección en equipo y elimine todo aquello que no esté justificado.

• Nombre y objetivo del equipo — Una o dos frases: por qué existimos y cuál es el resultado del que nos hacemos responsables.
• Ámbito de aplicación — Entra dentro de nuestras competencias / No entra dentro de nuestras competencias.
• Objetivos — Nuestros dos o tres objetivos a corto plazo.
• Funciones y responsabilidades — Cada función, su responsable y las decisiones que abarca.
• Nuestros valores — Los tres a cinco principios a los que nos regimos.
• Acuerdos de trabajo — Cómo trabajamos juntos (horario de atención, reuniones, plazos de respuesta, qué se considera «terminado»).
• Comunicación — Qué canal utilizar para cada caso y cuáles son nuestras expectativas en cuanto a la respuesta.
• Toma de decisiones: cómo tomamos decisiones y resolvemos los desacuerdos.
• Indicadores de éxito — Cómo sabremos que lo estamos haciendo bien.
• Frecuencia de revisión — Cuándo y cómo volveremos a examinar este documento.

Ejemplos de estatutos de equipos

La estructura sigue siendo la misma; lo que cambia es el énfasis, en función del tipo de equipo. Cuatro ejemplos breves:

• Equipo ágil de desarrollo de software. El objetivo se centra en el resultado del producto; las funciones se corresponden con las de Scrum; los acuerdos de trabajo abarcan la definición de «terminado», los plazos de revisión del código y los horarios de las reuniones; el éxito se mide por el flujo de entregas y el bienestar del equipo, y no solo por la producción.
• Equipo de proyecto multifuncional. Se trata de personas procedentes de diversas áreas que se unen con un objetivo concreto, por lo que el pliego de condiciones hace especial hincapié en el alcance, las facultades de decisión y la comunicación: quién representa a cada área, y cómo se resuelven las compensaciones entre ellas.
• Equipo directivo. Se hace hincapié en los valores, en la toma de decisiones y en cómo el grupo es capaz de gestionar los desacuerdos de forma constructiva en privado y presentar un frente unido en público; el éxito se mide por el buen funcionamiento de la organización en su conjunto, y no por los resultados del propio equipo.
• Equipo remoto/distribuido. Las secciones relativas a los acuerdos de trabajo y a la comunicación son las que más importan: el horario de coincidencia, las expectativas de dar prioridad a la comunicación asíncrona, los tiempos de respuesta entre zonas horarias y la forma en que el equipo se mantiene conectado sin disponer de una sala común.

Ejemplos de acuerdos de trabajo y normas de equipo

Acuerdos concretos que puede retomar y adaptar. Los mejores son específicos y se refieren a comportamientos concretos, algo que realmente pueda señalar más adelante:

• Reuniones — Comenzamos y terminamos a la hora prevista; cada reunión cuenta con un orden del día y una persona responsable.
• Comunicación — Respondemos a los mensajes directos en el plazo de un día laborable; las decisiones se tratan en el canal público, no en los mensajes directos.
• Disponibilidad — Compartimos un horario común y reservamos tiempo para la concentración; no esperamos respuestas fuera del horario laboral.
• Decisiones — No estamos de acuerdo, pero nos comprometemos; una vez tomada una decisión, la respaldamos.
• Comentarios — Ofrecemos comentarios de forma directa y amable, en privado; partimos de la base de que hay buenas intenciones.
• Calidad — No damos por finalizado un trabajo hasta que cumpla con nuestra definición común.
• Conflicto — Abordamos los problemas desde el principio y de forma directa con la persona implicada, no a sus espaldas.

Esto también sirve como normas del equipo: anote los comportamientos que su equipo ya da por sentados, pero que nunca se han expresado abiertamente, y así convertirá las suposiciones en acuerdos.

Mantener vivo su estatuto

Un estatuto solo cumple su función si el equipo lo tiene siempre presente. La forma más sencilla es integrarlo en los ritmos que ya tiene. Revise sus acuerdos de trabajo en una retrospectiva «empezar, dejar de hacer, continuar» — ¿qué debería el equipo empezar a hacer, dejar de hacer o seguir haciendo? Utilice una retrospectiva sobre la cultura empresarial cuando la sección de valores necesite una actualización, y una evaluación periódica del estado del equipo para detectar si el equipo está cumpliendo con su carta fundacional o si se está alejando silenciosamente de ella.

Si un acuerdo del equipo se incumple una y otra vez, eso es una señal —no para imponerlo con más rigor, sino para revisar el acuerdo entre todos. Nuestra guía sobre cómo llevar a cabo retrospectivas eficaces explica cómo convertir ese tipo de señal en un cambio concreto, y nuestro artículo anterior sobre contratos sociales y acuerdos de equipo profundiza en cómo establecer acuerdos que realmente transformen la cultura.

Cuando esté listo para poner en práctica su carta de principios, consulte las plantillas de evaluación de rendimiento para mantenerse al tanto de cómo está actuando el equipo en relación con ella.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un reglamento de equipo?

Los estatutos de un equipo son un documento breve y en constante evolución que el equipo redacta de forma conjunta para acordar cómo va a funcionar: su objetivo, ámbito de actuación, funciones, valores, acuerdos de trabajo y qué se entiende por éxito. Sirve como punto de referencia común —una «Estrella Polar» a la que se vuelve a recurrir a medida que el equipo evoluciona—, en lugar de un formulario que se archiva una sola vez.

¿Cuál es la diferencia entre los estatutos de un equipo, los acuerdos de trabajo y las normas del equipo?

Los estatutos constituyen el documento fundacional en su conjunto. Los acuerdos de trabajo son los compromisos explícitos que figuran en ellos sobre cómo se trabaja en equipo: horarios de las reuniones, expectativas de respuesta y cómo se toman las decisiones. Las normas del equipo son los comportamientos esperados que dichos acuerdos ponen de manifiesto, de modo que todos tengan una visión común en lugar de tener que adivinar. Las normas forman parte de sus acuerdos de trabajo, y sus acuerdos de trabajo forman parte de la carta constitutiva.

¿Cómo se elabora un reglamento de equipo?

Creenlo como equipo, no para el equipo. Pónganse de acuerdo sobre el objetivo y el alcance; a continuación, sobre las funciones y las responsabilidades; después, sobre sus valores y acuerdos de trabajo, cómo se comunicarán y tomarán decisiones; y, por último, sobre cómo se define el éxito y cuándo lo evaluarán. Llevarlo a cabo en una sesión en directo en la que todos contribuyan y voten genera un compromiso mucho mayor que si una sola persona lo redacta por su cuenta.

¿Quién debería elaborar el reglamento del equipo?

Todo el equipo, al unísono. Un documento de principios redactado por un responsable y impuesto desde arriba no es más que otra norma; en cambio, uno que el equipo elabora de forma conjunta se convierte en un acuerdo genuino con el que las personas se sienten identificadas. La labor del facilitador consiste en recabar las aportaciones de todos y ayudar al grupo a alcanzar un consenso, no en dictar el contenido.

¿Qué debe incluir el reglamento de un equipo?

Un documento fundacional útil debe abarcar el propósito y la misión, el alcance y los objetivos, las funciones y responsabilidades, los valores compartidos, los acuerdos y normas de trabajo, la forma de comunicarse y tomar decisiones, en qué consiste el éxito y la periodicidad de las revisiones. Procure que cada sección sea breve: un documento fundacional que realmente se utilice tiene una o dos páginas, no una docena.

¿Con qué frecuencia se debe revisar el reglamento de un equipo?

Considérelo un documento en constante evolución. Revíselo cada vez que el equipo sufra cambios —nuevos miembros, un nuevo proyecto, una reorganización— y hágale un breve repaso cada trimestre o durante una retrospectiva. Un documento rector que nunca se revisa deja poco a poco de reflejar cómo funciona realmente el equipo, y es entonces cuando pierde su valor.