Karta zespołu: jak ją sporządzić (wraz z bezpłatnym szablonem i przykładami)

Większość zespołów nigdy nie spisuje zasad swojego działania. Przejmują nawyki, przyswajają kilka niepisanych zasad, a resztę odkrywają w wyniku nieporozumień — nieudanej przekazania zadań, decyzji, którą ktoś uznał za swoją, cichej różnicy zdań co do tego, co oznacza „zrobione”. Karta zespołu zastępuje te domysły wspólnym porozumieniem, które cały zespół faktycznie wypracował razem.

W niniejszym przewodniku wyjaśniono, czym jest karta zespołu, czym różni się ona od umów dotyczących współpracy i norm zespołowych oraz jak ją stworzyć krok po kroku. Dostępny jest bezpłatny szablon, który można skopiować, praktyczne przykłady dla różnych rodzajów zespołów oraz szybszy sposób na jego opracowanie: w formie sesji na żywo, podczas której wszyscy uczestniczą jednocześnie, zamiast tworzenia dokumentu przez jedną osobę.

Czym jest regulamin zespołu?

Karta zespołu to krótki, dynamiczny dokument, który zespół opracowuje wspólnie w celu uzgodnienia zasad swojego funkcjonowania: celu, podziału obowiązków, wyznawanych wartości, sposobu działania oraz tego, jak wygląda sukces. Proszę traktować go jako „Gwiazdę Polarną” zespołu — wspólny punkt odniesienia, do którego wraca się, gdy decyzja jest niejasna lub do zespołu dołącza nowa osoba, a nie jako formularz, który wypełnia się raz i zapomina.

Słowo żywy ma znaczenie. Karta jest najbardziej przydatna, gdy nadąża za zespołem: poddawana jest przeglądowi, gdy zmienia się zakres prac, udoskonalana, gdy ustalenia przestają być aktualne, oraz wykorzystywana jako punkt odniesienia, gdy ludzie nie są zgodni. Karta, którą sporządza się raz, a następnie odkłada do archiwum, opisuje zespół, jakim byliście kiedyś, a nie ten, jakim jesteście obecnie.

Co obejmuje regulamin zespołu

Statuty mogą się różnić, jednak te przydatne zawierają te same podstawowe sekcje:

• Cel i misja — powód istnienia zespołu oraz wynik, za który ponosi on odpowiedzialność.
• Zakres i cele — co wchodzi w zakres obowiązków zespołu, a co nie, oraz jego cele krótkoterminowe.
• Role i obowiązki — kto za co odpowiada oraz na jakim szczeblu podejmowane są decyzje.
• Wartości — kilka zasad, do których zespół zobowiązuje się przestrzegać.
• Zasady współpracy i normy — jasno sformułowane zobowiązania dotyczące tego, „jak współpracujemy”.
• Komunikacja i proces podejmowania decyzji — kanały komunikacji, oczekiwania dotyczące odpowiedzi oraz sposób podejmowania decyzji.
• Wskaźniki sukcesu — w jaki sposób zespół będzie wiedział, że osiąga dobre wyniki.
• Częstotliwość przeglądu — kiedy i w jaki sposób będą Państwo ponownie analizować ten dokument.

Każda sekcja powinna być zwięzła. Regulamin, z którego ludzie faktycznie korzystają, ma jedną lub dwie strony — jest na tyle długi, by być zrozumiałym, a na tyle krótki, by każdy go faktycznie przeczytał.

Dlaczego regulamin zespołu ma znaczenie

Karta nie jest przejawem biurokracji; to najtańszy sposób na zapobieganie najkosztowniejszym problemom. Prawie każde powtarzające się tarcie w zespole — powielanie pracy, ponowne rozpatrywanie decyzji, te same nieporozumienia pojawiające się dwukrotnie — wynika z założenia, które nigdy nie zostało jasno sformułowane. Spisanie tego raz jest znacznie tańsze niż ciągłe spory na ten temat.

Dobry regulamin przynosi korzyści na cztery konkretne sposoby. Współdziała on na rzecz zjednoczenia zespołu wokół jednego celu, dzięki czemu wysiłki wszystkich zmierzają w tym samym kierunku. Przyspiesza proces wdrażania nowych pracowników, ponieważ nowa osoba może w ciągu dziesięciu minut zapoznać się z informacjami, których przyswojenie zajęłoby w innym przypadku miesiące. Ogranicza konflikty, ponieważ oczekiwania są uzgadniane w spokojnej atmosferze przed terminem, a nie omawiane w ferworze pracy tuż przed nim. Ponadto buduje poczucie bezpieczeństwa psychicznego: gdy zespół otwarcie uzgodnił, w jaki sposób udziela informacji zwrotnych i podejmuje decyzje, członkowie wiedzą, na czym stoją, i chętniej wyrażają swoje opinie.

Karta zespołu a umowy robocze a normy zespołowe

Te trzy terminy są używane zamiennie, a nawet w przewodniku Google po sztucznej inteligencji są one traktowane jako jedno i to samo. Są one ze sobą powiązane, ale nie oznaczają tego samego, a zrozumienie ich wzajemnych powiązań pozwala lepiej pojąć znaczenie każdego z nich:

• Karta zespołu stanowi kompleksowy dokument założycielski — obejmujący cel, role, wartości, ustalenia oraz wskaźniki sukcesu.
• Uzgodnienia dotyczące współpracy to wyraźne zobowiązania zawarte w karcie, określające sposób Państwa współpracy: terminy spotkań, oczekiwania dotyczące odpowiedzi, sposób podejmowania decyzji oraz sposób rozwiązywania sporów.
• Normy zespołowe to oczekiwane zachowania, które te ustalenia uwidaczniają. Każdy zespół już ma swoje normy — zazwyczaj są one po prostu niewypowiedziane. Spisanie ich sprawia, że „sposób, w jaki się tu działa” staje się czymś, co każdy może dostrzec, poddać w wątpliwość i zaakceptować.

Najprostszy sposób na to: normy są zawarte w umowach o współpracy, a umowy o współpracy są zawarte w karcie zespołu. Nie ma potrzeby, aby wszystkie trzy dokumenty były oddzielnymi dokumentami. Dla większości zespołów wystarczy jedna karta zespołu zawierająca obszerną sekcję poświęconą umowom o współpracy.

Jak opracować regulamin zespołu (krok po kroku)

Proszę opracować kartę wspólnie z zespołem, a nie dla niego. Karta narzucona przez kierownika to po prostu kolejna polityka; ta natomiast, którą zespół współtworzy, staje się porozumieniem, za które członkowie czują się odpowiedzialni. Proszę przeprowadzić te sześć kroków w podanej kolejności — każdy z nich opiera się na poprzednim.

Krok 1 — Określenie celu i zakresu

Zacznij od wyjaśnienia, dlaczego zespół istnieje i za jaki wynik jest odpowiedzialny – w jednym lub dwóch zdaniach. Następnie określ granice: co wchodzi w zakres obowiązków zespołu i, co równie ważne, co nie. Niejasny zakres obowiązków jest jedną z najczęstszych przyczyn konfliktów, dlatego należy go jasno określić na samym początku.

Krok 2 — Uzgodnienie ról i obowiązków

Należy określić, kto za co odpowiada oraz gdzie leżą kompetencje decyzyjne. Celem jest, aby każdy ważny obszar miał jasno określonego odpowiedzialnego, a żadna kluczowa odpowiedzialność nie pozostawała „przyjęta, ale nieprzydzielona”. W tym miejscu należy również poruszyć niewypowiedziane pytanie o to, kto ma prawo decydować w jakich sprawach — o wiele lepiej odpowiedzieć na nie teraz, niż w trakcie sporu.

Krok 3 — Ustalenie wartości i zasad współpracy

Uzgodnijcie kilka zasad, których zespół będzie się trzymał, a następnie przełóżcie je na konkretne ustalenia dotyczące pracy: godziny pracy, zasady zachowania podczas spotkań, sposób reagowania na prośby, definicję terminu „zrobione”, oraz sposób udzielania i przyjmowania informacji zwrotnej. W ten sposób normy obowiązujące w zespole stają się jasno określone. Niech lista będzie krótka i skupiona na zachowaniach — niech będą to ustalenia, na które później będzie można faktycznie się powołać.

Krok 4 — Proszę ustalić, w jaki sposób będą Państwo się komunikować i podejmować decyzje

Proszę określić nazwy kanałów komunikacji oraz ich przeznaczenie, oczekiwania dotyczące czasu reakcji w różnych strefach czasowych, a także sposób, w jaki podejmowane są decyzje — przez kogo oraz w jaki sposób rozstrzygane są spory. W przypadku zespołów rozproszonych ta sekcja ma kluczowe znaczenie, ponieważ żadnej z tych kwestii nie da się wywnioskować na podstawie przebywania w tym samym pomieszczeniu.

Krok 5 — Określenie kryteriów sukcesu oraz częstotliwości przeglądów

Uzgodnijcie, w jaki sposób zespół będzie wiedział, że osiąga dobre wyniki — powinien to być niewielki zestaw wskaźników lub sygnałów, a nie pulpit kontrolny. Następnie ustalcie, kiedy ponownie przeanalizujecie kartę zespołu: co kwartał przeprowadzajcie krótką rozmowę podsumowującą, a szczegółowy przegląd przeprowadzajcie zawsze, gdy skład zespołu ulegnie zmianie.

Krok 6 — Uzyskaj poparcie i zadbaj o jego utrzymanie

Zakończcie proces, upewniając się, że wszyscy naprawdę wyrażają zgodę — a nie tylko kiwają głowami. Zadbajcie o to, by karta była łatwa do znalezienia, i regularnie powracajcie do niej, tak aby nadal odzwierciedlała rzeczywisty sposób działania zespołu. Karta, do której nikt nie wraca, stopniowo staje się fikcją.

Przeprowadź to w formie sesji zespołowej na żywo

Oto czynnik, który sprawia, że regulamin się sprawdza: należy go tworzyć w formie warsztatów, a nie jako dokument. Gdy jedna osoba sporządza projekt regulaminu i rozsyła go do innych, w najlepszym razie uzyskuje się jedynie przestrzeganie jego postanowień. Gdy natomiast cały zespół wnosi swoje uwagi, omawia je i głosuje nad tym, co ostatecznie zostanie uwzględnione, uzyskuje się prawdziwe porozumienie, za którym ludzie się opowiadają.

Sesja na żywo idealnie wpisuje się w powyższe etapy. Proszę otworzyć tablicę z kolumną lub sekcją dla każdej części karty — celu, ról, wartości, ustaleń dotyczących pracy oraz mierników sukcesu. Proszę dać wszystkim kilka minut na to, by najpierw w ciszy dodali swoje przemyślenia, tak aby głosy najcichsze znalazły się obok najgłośniejszych. Pogrupujcie tematy, omówcie kwestie sporne i przeprowadźcie głosowanie punktowe, aby osiągnąć konsensus w sprawie każdej sekcji. W przypadku zespołu rozproszonego ta sama tablica działa asynchronicznie: uczestnicy wnoszą swoje uwagi w ciągu jednego lub dwóch dni, a następnie spotykacie się na krótko, aby rozstrzygnąć nierozstrzygnięte kwestie.

Właśnie do tego służy TeamRetro — do cichej burzy mózgów, anonimowego zgłaszania pomysłów oraz głosowania na żywo na wspólnej tablicy. Mogą Państwo utworzyć niestandardową tablicę z regulaminem zespołu i przeprowadzić całą sesję ze swoim zespołem podczas jednego spotkania lub przejrzeć szablony retrospektyw, aby znaleźć format współpracy, który można dostosować do własnych potrzeb.

Szablon regulaminu zespołu

Proszę skopiować poniższy schemat jako punkt wyjścia — proszę wspólnie z zespołem wypełnić każdą sekcję, a następnie usunąć wszystko, co nie ma uzasadnienia.

• Nazwa zespołu i cel — Jedno lub dwa zdania: dlaczego istniejemy i za jakie wyniki odpowiadamy.
• Zakres — Wchodzi w zakres naszych kompetencji / Nie wchodzi w zakres naszych kompetencji.
• Cele — Nasze dwa lub trzy cele krótkoterminowe.
• Role i obowiązki — Każda rola, osoba ją pełniąca oraz decyzje, których dotyczy.
• Nasze wartości — Trzy do pięciu zasad, których się trzymamy.
• Zasady współpracy — Jak współpracujemy (godziny pracy, spotkania, terminy odpowiedzi, definicja „zakończone”).
• Komunikacja — Który kanał do jakich celów oraz jakie są nasze oczekiwania co do odpowiedzi.
• Proces podejmowania decyzji — Jak podejmujemy decyzje i rozwiązujemy spory.
• Wskaźniki sukcesu — Jak będziemy wiedzieć, że osiągamy dobre wyniki.
• Częstotliwość przeglądów — Kiedy i w jaki sposób będziemy ponownie analizować niniejszy regulamin.

Przykłady regulaminów zespołów

Struktura pozostaje taka sama; nacisk zmienia się w zależności od rodzaju zespołu. Oto cztery krótkie przykłady:

• Zespół programistyczny pracujący metodą agile. Cel zdefiniowany w oparciu o wynik produktowy; role odpowiadają rolom w metodzie Scrum; ustalenia robocze obejmują definicję „zakończenia”, terminy przeglądów kodu oraz harmonogram spotkań; sukces mierzy się płynnością dostaw i kondycją zespołu, a nie wyłącznie wynikami.
• Międzyfunkcjonalny zespół projektowy. Osoby wyłonione z różnych działów w celu realizacji określonego celu, dlatego też regulamin projektu kładzie duży nacisk na zakres zadań, uprawnienia decyzyjne oraz komunikację — kto reprezentuje dany dział, oraz w jaki sposób rozstrzygane są kompromisy między nimi.
• Zespół kierowniczy. Nacisk kładziony jest na wartości, proces podejmowania decyzji oraz na to, w jaki sposób grupa konstruktywnie rozstrzyga spory w kręgu zamkniętym, a jednocześnie prezentuje jednolite stanowisko na forum publicznym; sukces mierzy się kondycją całej organizacji, a nie wynikami samego zespołu.
• Zespół pracujący zdalnie / rozproszony. Największe znaczenie mają sekcje dotyczące ustaleń dotyczących pracy oraz komunikacji — wspólne godziny pracy, priorytet komunikacji asynchronicznej, czasy odpowiedzi w różnych strefach czasowych oraz sposoby, w jakie zespół utrzymuje kontakt bez wspólnego pomieszczenia.

Przykłady umów o współpracy i zasad funkcjonowania zespołu

Konkretne ustalenia, które można wykorzystać i dostosować. Najlepsze z nich są konkretne i odnoszą się do zachowań — coś, na co można później faktycznie wskazać:

• Spotkania — Rozpoczynamy i kończymy punktualnie; każde spotkanie ma ustalony porządek obrad oraz osobę odpowiedzialną.
• Komunikacja — Odpowiadamy na wiadomości prywatne w ciągu jednego dnia roboczego; decyzje omawiamy na kanale publicznym, a nie w wiadomościach prywatnych.
• Dostępność — Mamy wspólne godziny pracy oraz wyznaczone okresy na skupienie się na zadaniach; nie oczekujemy odpowiedzi poza godzinami pracy.
• Decyzje — Nie zgadzamy się, ale angażujemy się; gdy decyzja zostanie podjęta, popieramy ją.
• Informacja zwrotna — Przekazujemy informacje zwrotne bezpośrednio i uprzejmie, w cztery oczy; zakładamy dobre intencje.
• Jakość — Nie uznajemy pracy za wykonaną, dopóki nie spełni ona naszej wspólnej definicji.
• Konflikt — Poruszamy kwestie na wczesnym etapie i bezpośrednio z osobą, której dotyczą, a nie za jej plecami.

Służą one jednocześnie jako normy zespołowe: proszę spisać zachowania, których Państwa zespół już oczekuje, ale o których nigdy nie mówiono wprost, a w ten sposób przekształcą Państwo domniemania w uzgodnienia.

Jak utrzymać swoją kartę przy życiu

Karta wartości spełnia swoją rolę tylko wtedy, gdy zespół nieustannie do niej wraca. Najłatwiej jest włączyć ją do istniejących już rytuałów pracy. Proszę ponownie przeanalizować ustalenia dotyczące współpracy podczas retrospektywy „zacznij, przestań, kontynuuj” — co zespół powinien zacząć robić, przestać robić lub kontynuować? Proszę skorzystać z retrospektywy kultury organizacyjnej, gdy sekcja dotycząca wartości wymaga odświeżenia, oraz z regularnej oceny kondycji zespołu, aby ocenić, czy zespół postępuje zgodnie z kartą, czy też po cichu od niej odchodzi.

Jeśli porozumienie zespołowe jest ciągle łamane, to jest to sygnał — nie po to, by egzekwować je surowiej, ale by wspólnie ponownie przeanalizować to porozumienie. W naszym przewodniku po prowadzeniu skutecznych retrospektyw opisujemy, jak przekształcić tego rodzaju sygnał w konkretną zmianę, a nasz wcześniejszy artykuł na temat umów społecznych i porozumień zespołowych zawiera bardziej szczegółowe informacje na temat zawierania porozumień, które rzeczywiście zmieniają kulturę organizacyjną.

Gdy będą Państwo gotowi do wdrożenia swojej karty, proszę zapoznać się z szablonami oceny stanu realizacji, aby na bieżąco śledzić, w jakim stopniu zespół realizuje jej założenia.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest regulamin zespołu?

Karta zespołu to krótki, dynamiczny dokument, który zespół opracowuje wspólnie w celu uzgodnienia zasad swojego funkcjonowania: celu, zakresu działania, ról, wartości, zasad współpracy oraz definicji sukcesu. Pełni ona rolę wspólnego punktu odniesienia — „Gwiazdy Północnej”, do której powracają Państwo w miarę zmian zachodzących w zespole, a nie jednorazowego formularza, który po prostu archiwizują Państwo.

Jaka jest różnica między kartą zespołu, umowami o współpracy a normami zespołowymi?

Karta jest podstawowym dokumentem regulującym funkcjonowanie zespołu. Umowy robocze to zawarte w niej wyraźne zobowiązania dotyczące sposobu współpracy — terminów spotkań, oczekiwań dotyczących odpowiedzi oraz sposobu podejmowania decyzji. Normy zespołowe to oczekiwane zachowania, które te umowy uwidaczniają, dzięki czemu wszyscy mają ten sam obraz sytuacji, zamiast zgadywać. Normy są zawarte w Państwa umowach roboczych, a Państwa umowy robocze są zawarte w karcie.

Jak sporządzić regulamin zespołu?

Stwórzcie to wspólnie, a nie dla zespołu. Uzgodnijcie cel i zakres, następnie role i obowiązki, potem wartości i zasady współpracy, sposób komunikacji i podejmowania decyzji, a na koniec to, jak będzie wyglądał sukces i kiedy go poddacie przeglądowi. Przeprowadzenie tego w formie sesji na żywo, podczas której każdy wnosi swój wkład i głosuje, zapewnia znacznie większe zaangażowanie niż samodzielne opracowanie dokumentu przez jedną osobę.

Kto powinien opracować regulamin zespołu?

Cały zespół, razem. Karta sporządzona przez kierownika i narzucona z góry to tylko kolejna procedura; ta natomiast, którą zespół współtworzy, staje się prawdziwym porozumieniem, za które ludzie czują się odpowiedzialni. Zadaniem moderatora jest wydobycie opinii wszystkich uczestników i pomoc grupie w osiągnięciu konsensusu, a nie narzucanie treści.

Co powinno zawierać regulamin zespołu?

Przydatny regulamin powinien obejmować cel i misję, zakres i zadania, role i obowiązki, wspólne wartości, zasady współpracy i normy postępowania, sposoby komunikacji i podejmowania decyzji, definicję sukcesu oraz częstotliwość przeglądów. Każda sekcja powinna być zwięzła — regulamin, z którego faktycznie się korzysta, ma jedną lub dwie strony, a nie tuzin.

Jak często należy dokonywać przeglądu karty zespołu?

Proszę traktować ten dokument jako dokument podlegający ciągłym zmianom. Proszę do niego wracać za każdym razem, gdy skład zespołu ulega zmianie — pojawią się nowi członkowie, rozpocznie się nowy projekt lub nastąpi reorganizacja — oraz sporadycznie weryfikować go co kwartał lub podczas retrospektywy. Karta zespołu, do której nigdy nie wraca się, stopniowo przestaje odzwierciedlać rzeczywisty sposób funkcjonowania zespołu, a wtedy traci swoją wartość.