Karta zespołu: jak ją sporządzić (wraz z bezpłatnym szablonem i przykładami)

Większość zespołów nigdy nie spisuje zasad swojego funkcjonowania. Przejmują nawyki, przyswajają kilka niepisanych zasad, a resztę odkrywają w trakcie konfliktów: nieudane przekazanie zadań, decyzja, którą ktoś uznał za swoją kompetencję, cicha różnica zdań co do tego, co oznacza „zrealizowane”. Karta zespołu zastępuje te domysły wspólnym porozumieniem, które cały zespół faktycznie wypracował razem.

W niniejszym przewodniku wyjaśniono, czym jest karta zespołu, czym różni się ona od umów o współpracy i norm zespołowych oraz jak ją stworzyć krok po kroku. Dostępny jest bezpłatny szablon, który można skopiować, praktyczne przykłady dla różnych rodzajów zespołów oraz szybszy sposób na jego opracowanie: w formie sesji na żywo, podczas której wszyscy uczestniczą jednocześnie, zamiast tworzenia dokumentu sporządzanego samodzielnie przez jedną osobę.

Czym jest regulamin zespołu?

Karta zespołu to krótki, dynamiczny dokument, który zespół opracowuje wspólnie w celu ustalenia zasad swojego funkcjonowania: celu, podziału obowiązków, wyznawanych wartości, sposobu działania oraz tego, jak wygląda sukces. Proszę potraktować ją jako „Gwiazdę Polarną” zespołu: wspólny punkt odniesienia, do którego wraca się, gdy decyzja jest niejasna lub do zespołu dołącza nowa osoba – a nie formularz, który wypełnia się raz i zapomina.

Słowo żywy ma znaczenie. Karta zespołowa jest najbardziej przydatna, gdy nadąża za zespołem: poddawana jest przeglądowi, gdy zmienia się zakres pracy, udoskonalana, gdy ustalenia przestają być aktualne, oraz służy jako punkt odniesienia, gdy członkowie zespołu nie mogą dojść do porozumienia. Karta zespołowa, która została sporządzona raz i odłożona do archiwum, opisuje zespół, jakim byliście kiedyś, a nie ten, jakim jesteście obecnie.

Co obejmuje regulamin zespołu

Statuty mogą się różnić, jednak te przydatne zawierają te same podstawowe sekcje:

• Cel i misja: powód istnienia zespołu oraz wyniki, za które ponosi on odpowiedzialność.
• Zakres i cele: co wchodzi w zakres obowiązków zespołu, a co nie, oraz jego cele krótkoterminowe.
• Role i obowiązki: kto jest odpowiedzialny za co oraz na jakim szczeblu podejmowane są decyzje.
• Wartości: kilka zasad, do których zespół zobowiązuje się przestrzegać.
• Porozumienia i normy dotyczące współpracy: wyraźne zobowiązania określające, „jak współpracujemy”.
• Komunikacja i podejmowanie decyzji: kanały komunikacji, oczekiwania dotyczące odpowiedzi oraz sposób podejmowania decyzji.
• Wskaźniki sukcesu: w jaki sposób zespół będzie mógł stwierdzić, że osiąga dobre wyniki.
• Częstotliwość przeglądu: kiedy i w jaki sposób będą Państwo ponownie analizować kartę.

Każda sekcja powinna być zwięzła. Regulamin, z którego ludzie faktycznie korzystają, ma jedną lub dwie strony: jest wystarczająco długi, by być zrozumiałym, a jednocześnie na tyle krótki, że każdy go faktycznie przeczyta.

Dlaczego regulamin zespołu ma znaczenie

Karta nie jest przejawem biurokracji; to najtańszy sposób na zapobieganie najkosztowniejszym problemom. Prawie każde powtarzające się tarcie w zespole (powielanie pracy, ponowne rozpatrywanie decyzji, to samo nieporozumienie po raz drugi) wynika z założenia, które nigdy nie zostało jasno sformułowane. Spisanie tego raz jest znacznie tańsze niż ciągłe spory na ten temat.

Dobry regulamin przynosi korzyści na cztery konkretne sposoby. Współdziała on na zgranie zespołu wokół jednego celu, dzięki czemu wysiłki zmierzają w tym samym kierunku. Przyspiesza proces wdrażania nowych pracowników, ponieważ nowa osoba może w ciągu dziesięciu minut zapoznać się z informacjami, których przyswojenie zajęłoby w innym przypadku miesiące. Ogranicza konflikty, ponieważ oczekiwania są uzgadniane w spokojnej atmosferze przed terminem, a nie omawiane w gorączce tuż przed nim. Ponadto buduje poczucie bezpieczeństwa psychicznego: gdy zespół otwarcie uzgodnił, w jaki sposób udziela informacji zwrotnych i podejmuje decyzje, członkowie wiedzą, na czym stoją, i chętniej wyrażają swoje opinie.

Karta zespołu a umowy robocze a normy zespołowe

Te trzy terminy są używane zamiennie, a nawet w przewodniku Google poświęconym sztucznej inteligencji są one traktowane jako tożsame. Są one ze sobą powiązane, ale nie oznaczają tego samego, a zrozumienie ich wzajemnych powiązań pozwala lepiej pojąć znaczenie każdego z nich:

• Karta zespołu stanowi kompleksowy dokument założycielski, obejmujący: cel, role, wartości, ustalenia oraz wskaźniki sukcesu.
• Porozumienia dotyczące współpracy to wyraźne zobowiązania zawarte w karcie, określające sposób Państwa współpracy: terminy spotkań, oczekiwania dotyczące czasu reakcji, sposób podejmowania decyzji oraz sposób radzenia sobie z nieporozumieniami.
• Normy zespołowe to oczekiwane zachowania, które te ustalenia uwidaczniają. Każdy zespół już posiada normy; zazwyczaj jednak pozostają one niewypowiedziane. Spisanie ich sprawia, że „sposób, w jaki się tu postępuje ”, staje się czymś, co każdy może dostrzec, poddać w wątpliwość i zaakceptować.

Najprostszy sposób na to: normy są zawarte w Państwa umowach o współpracy, a Państwa umowy o współpracy są zawarte w karcie zespołu. Nie ma potrzeby, aby wszystkie trzy elementy występowały jako oddzielne dokumenty. Dla większości zespołów wystarczy jedna karta zespołu zawierająca obszerny rozdział poświęcony umowom o współpracy.

Jak sporządzić regulamin zespołu (krok po kroku)

Proszę opracować kartę wraz z zespołem, a nie dla niego. Karta narzucona przez kierownika to po prostu kolejna polityka; ta natomiast, którą zespół współtworzy, staje się porozumieniem, za które członkowie czują się odpowiedzialni. Proszę przeprowadzić te sześć kroków w podanej kolejności. Każdy z nich opiera się na poprzednim.

Krok 1: Określenie celu i zakresu

Proszę zacząć od wyjaśnienia, dlaczego zespół istnieje i za jaki wynik jest odpowiedzialny – w jednym lub dwóch zdaniach. Następnie proszę wyznaczyć granice: co wchodzi w zakres kompetencji zespołu i, co równie ważne, co nie. Niejasny zakres obowiązków jest jedną z najczęstszych przyczyn konfliktów, dlatego należy go jasno określić na samym początku.

Krok 2: Uzgodnienie ról i obowiązków

Należy określić, kto za co odpowiada oraz gdzie leżą kompetencje decyzyjne. Celem jest, aby każdy ważny obszar miał jasno określonego odpowiedzialnego, a żadna kluczowa odpowiedzialność nie była przyjmowana, ale pozostawała nieprzydzielona. W tym miejscu należy również poruszyć ukrytą kwestię tego, kto ma prawo decydować o czym – o wiele lepiej odpowiedzieć na to pytanie teraz, niż w trakcie sporu.

Krok 3: Ustalenie wartości i zasad współpracy

Uzgodnijcie kilka zasad, których zespół będzie się trzymał, a następnie przełóżcie je na konkretne ustalenia dotyczące pracy: godziny pracy, zasady zachowania podczas spotkań, sposób reagowania na prośby, definicję pojęcia „zrobione”, oraz sposób udzielania i przyjmowania informacji zwrotnej. W tym momencie normy obowiązujące w zespole stają się jasno określone. Proszę zadbać o to, by lista była krótka i dotyczyła konkretnych zachowań: powinny to być ustalenia, na które będzie można później faktycznie się powołać.

Krok 4: Proszę ustalić, w jaki sposób będą Państwo się komunikować i podejmować decyzje

Proszę określić nazwy kanałów komunikacji oraz ich przeznaczenie, oczekiwania dotyczące czasu reakcji w różnych strefach czasowych, a także sposób, w jaki podejmowane są decyzje i rozwiązywane są spory. W przypadku zespołów rozproszonych ta sekcja ma kluczowe znaczenie, ponieważ żadnej z tych kwestii nie da się wywnioskować na podstawie przebywania w tym samym pomieszczeniu.

Krok 5: Określenie kryteriów sukcesu oraz częstotliwości przeglądów

Uzgodnijcie, w jaki sposób zespół będzie wiedział, że osiąga dobre wyniki: powinien to być niewielki zestaw wskaźników lub sygnałów, a nie pulpit analityczny. Następnie ustalcie, kiedy ponownie przeanalizujecie kartę zespołu: co kwartał przeprowadzajcie krótką weryfikację, a szczegółowy przegląd przeprowadzajcie zawsze, gdy skład zespołu ulegnie zmianie.

Krok 6: Uzyskaj poparcie i zadbaj o jego utrzymanie

Zakończcie dyskusję, upewniając się, że wszyscy rzeczywiście wyrażają zgodę, a nie tylko kiwają głowami. Zadbajcie o to, by dokument ten był łatwy do znalezienia, i regularnie powracajcie do niego, tak aby nadal odzwierciedlał rzeczywisty sposób działania zespołu. Dokument, do którego nikt nie wraca, stopniowo staje się fikcją.

Proszę przeprowadzić to w formie sesji zespołowej na żywo

Oto czynnik, który sprawia, że regulamin się sprawdza: należy go tworzyć w formie warsztatów, a nie jako dokument. Gdy jedna osoba sporządza projekt regulaminu i rozsyła go do innych, w najlepszym razie uzyskuje się jedynie przestrzeganie jego postanowień. Gdy natomiast cały zespół wnosi swoje uwagi, omawia je i głosuje nad ostateczną treścią, uzyskuje się prawdziwe porozumienie, za którym ludzie się opowiadają.

Sesja na żywo doskonale wpisuje się w powyższe etapy. Proszę otworzyć tablicę z kolumną lub sekcją dla każdej części karty: cel, role, wartości, ustalenia dotyczące pracy, mierniki sukcesu. Proszę dać wszystkim kilka minut na to, by najpierw w ciszy dodali swoje przemyślenia, tak aby głosy tych, którzy mówią najcichiej, znalazły się obok tych, którzy mówią najgłośniej. Pogrupujcie tematy, omówcie kwestie sporne i przeprowadźcie głosowanie punktowe, aby osiągnąć konsensus w sprawie każdej sekcji. W przypadku zespołu rozproszonego ta sama tablica funkcjonuje asynchronicznie: uczestnicy wnoszą swoje uwagi w ciągu jednego lub dwóch dni, a następnie spotykają się na krótko, aby rozstrzygnąć nierozwiązane kwestie.

Właśnie do tego służy TeamRetro: do cichej burzy mózgów, anonimowego zgłaszania pomysłów oraz głosowania na żywo na wspólnej tablicy. Mogą Państwo utworzyć niestandardową tablicę regulaminu zespołu i przeprowadzić całą sesję ze swoim zespołem podczas jednego spotkania lub przejrzeć szablony retrospektyw, aby znaleźć format współpracy, który można dostosować do Państwa potrzeb.

Szablon regulaminu zespołu

Proszę skopiować poniższy schemat jako punkt wyjścia. Proszę wypełnić każdą sekcję wspólnie z zespołem, a następnie usunąć wszystko, co nie ma uzasadnienia.

• Nazwa zespołu i cel: Jedno lub dwa zdania wyjaśniające, dlaczego istniejemy i za jakie wyniki ponosimy odpowiedzialność.
• Zakres: Wchodzi w zakres naszych kompetencji / Nie wchodzi w zakres naszych kompetencji.
• Cele: Nasze dwa lub trzy cele krótkoterminowe.
• Role i obowiązki: Każda rola, osoba ją pełniąca oraz decyzje, których dotyczy.
• Nasze wartości: Trzy do pięciu zasad, których się trzymamy.
• Zasady współpracy: Jak współpracujemy (godziny pracy, spotkania, czas reakcji, definicja „zakończone”).
• Komunikacja: Który kanał do czego oraz jakie są nasze oczekiwania co do odpowiedzi.
• Proces podejmowania decyzji: Jak podejmujemy decyzje i rozwiązujemy spory.
• Wskaźniki sukcesu: Jak będziemy wiedzieć, że osiągamy dobre wyniki.
• Częstotliwość przeglądów: Kiedy i w jaki sposób będziemy ponownie analizować niniejszy regulamin.

Przykłady regulaminów zespołów

Struktura pozostaje taka sama; nacisk zmienia się w zależności od rodzaju zespołu. Oto cztery krótkie przykłady:

• Zespół programistyczny pracujący metodą agile. Cel zdefiniowany w oparciu o wynik produktowy; role odpowiadają rolom w metodzie Scrum; ustalenia robocze obejmują definicję zakończenia zadania, terminy przeglądów kodu oraz harmonogram spotkań; sukces mierzy się płynnością dostaw i kondycją zespołu, a nie wyłącznie wynikami.
• Międzyfunkcyjny zespół projektowy. Osoby wyłonione z różnych działów w celu realizacji określonego celu, dlatego też regulamin projektu kładzie duży nacisk na zakres zadań, uprawnienia decyzyjne oraz komunikację: kto reprezentuje dany dział oraz w jaki sposób rozstrzygane są kompromisy między nimi.
• Zespół kierowniczy. Nacisk kładziony jest na wartości, proces podejmowania decyzji oraz na to, w jaki sposób grupa potrafi konstruktywnie wyrażać różnice zdań w kręgu zamkniętym, a jednocześnie prezentować jednolite stanowisko na forum publicznym; sukces mierzy się kondycją całej organizacji, a nie wynikami samego zespołu.
• Zespół pracujący zdalnie / rozproszony. Największe znaczenie mają sekcje dotyczące ustaleń dotyczących pracy oraz komunikacji: wspólne godziny pracy, priorytet komunikacji asynchronicznej, czasy reakcji w różnych strefach czasowych oraz sposoby, w jakie zespół utrzymuje kontakt bez wspólnego pomieszczenia.

Przykłady umów dotyczących współpracy i zasad funkcjonowania zespołu

Konkretne ustalenia, które można wykorzystać i dostosować. Najlepsze z nich są konkretne i odnoszą się do zachowań – są to rzeczy, na które później można faktycznie wskazać:

• Spotkania: Rozpoczynamy i kończymy punktualnie; każde spotkanie ma ustalony porządek obrad oraz osobę odpowiedzialną.
• Komunikacja: Odpowiadamy na wiadomości prywatne w ciągu jednego dnia roboczego; decyzje przekazujemy na kanale otwartym, a nie w wiadomościach prywatnych.
• Dostępność: Mamy wspólne godziny pracy oraz wyznaczone okresy na skupienie się na zadaniach; nie oczekujemy odpowiedzi poza godzinami pracy.
• Decyzje: Nie zgadzamy się, ale angażujemy się; gdy decyzja zostanie podjęta, popieramy ją.
• Informacja zwrotna: Przekazujemy informacje zwrotne bezpośrednio i uprzejmie, w cztery oczy; zakładamy dobre intencje.
• Jakość: Nie uznajemy pracy za wykonaną, dopóki nie spełni ona naszej wspólnej definicji.
• Konflikt: Poruszamy kwestie na wczesnym etapie i bezpośrednio z osobą, której dotyczą, a nie za jej plecami.

Służą one jednocześnie jako normy zespołowe: proszę spisać zachowania, których Państwa zespół już oczekuje, ale o których nigdy nie mówiono wprost, a dzięki temu przekształcą Państwo założenia w uzgodnienia.

Jak utrzymać swoją kartę przy życiu

Karta wartości ma sens tylko wtedy, gdy zespół nieustannie do niej wraca. Najłatwiejszym sposobem jest włączenie jej do istniejących już rytuałów pracy. Proszę ponownie przeanalizować Państwa ustalenia dotyczące pracy podczas retrospektywy „zacznij, przestań, kontynuuj” : co zespół powinien zacząć robić, przestać robić lub nadal robić? Proszę skorzystać z retrospektywy kultury organizacyjnej, gdy sekcja dotycząca wartości wymaga odświeżenia, oraz z regularnej kontroli kondycji zespołu, aby ocenić, czy zespół postępuje zgodnie ze swoją kartą, czy też niepostrzeżenie od niej odchodzi.

Jeśli porozumienie zespołowe jest ciągle łamane, jest to sygnał, by wspólnie ponownie przeanalizować to porozumienie, a nie aby egzekwować je w sposób bardziej rygorystyczny. W naszym przewodniku dotyczącym prowadzenia skutecznych retrospektyw opisano, jak przekształcić tego rodzaju sygnał w konkretną zmianę, a nasz wcześniejszy artykuł na temat umów społecznych i porozumień zespołowych zawiera bardziej szczegółowe informacje na temat zawierania porozumień, które rzeczywiście zmieniają kulturę organizacyjną.

Gdy będą Państwo gotowi do wdrożenia swojej karty, zapoznajcie się z szablonami oceny stanu , aby na bieżąco śledzić, w jakim stopniu zespół realizuje jej założenia.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest regulamin zespołu?

Karta zespołu to krótki, dynamiczny dokument, który zespół opracowuje wspólnie w celu uzgodnienia zasad swojego funkcjonowania: celu, zakresu działania, ról, wartości, zasad współpracy oraz definicji sukcesu. Pełni ona rolę wspólnego punktu odniesienia: jest niczym Gwiazda Północna, do której powracają Państwo w miarę zmian zachodzących w zespole, a nie jednorazowym formularzem, który po prostu archiwizują Państwo.

Jaka jest różnica między kartą zespołu, umowami o współpracy a normami zespołowymi?

Karta stanowi całościowy dokument założycielski. Umowy dotyczące współpracy to zawarte w niej wyraźne zobowiązania dotyczące sposobu wspólnej pracy: terminów spotkań, oczekiwań co do szybkości odpowiedzi oraz sposobu podejmowania decyzji. Normy zespołowe to oczekiwane zachowania, które te umowy uwidaczniają, dzięki czemu wszyscy mają ten sam obraz sytuacji, zamiast zgadywać. Normy są zawarte w Państwa umowach dotyczących współpracy, a Państwa umowy dotyczące współpracy są zawarte w karcie zespołu.

Jak sporządzić regulamin zespołu?

Stwórzcie to wspólnie, a nie dla zespołu. Uzgodnijcie cel i zakres, następnie role i obowiązki, potem wartości i zasady współpracy, sposób komunikacji i podejmowania decyzji, a na koniec to, jak będzie wyglądał sukces i kiedy go poddacie ocenie. Przeprowadzenie tego w formie sesji na żywo, podczas której każdy wnosi swój wkład i głosuje, zapewnia znacznie większe zaangażowanie niż samodzielne sporządzenie dokumentu przez jedną osobę.

Kto powinien opracować regulamin zespołu?

Cały zespół, razem. Karta sporządzona przez kierownika i narzucona z góry to po prostu kolejna procedura; ta, którą zespół współtworzy, staje się prawdziwym porozumieniem, za które ludzie czują się odpowiedzialni. Zadaniem moderatora jest wydobycie opinii wszystkich uczestników i pomoc grupie w osiągnięciu konsensusu, a nie narzucanie treści.

Co powinno zawierać regulamin zespołu?

Przydatny dokument założycielski obejmuje cel i misję, zakres działania i cele, role i obowiązki, wspólne wartości, zasady współpracy i normy postępowania, sposoby komunikacji i podejmowania decyzji, definicję sukcesu oraz częstotliwość przeglądów. Każda sekcja powinna być zwięzła. Dokument założycielski, z którego faktycznie się korzysta, ma jedną lub dwie strony, a nie kilkanaście.

Jak często należy dokonywać przeglądu karty zespołu?

Proszę traktować ten dokument jako dokument podlegający ciągłym zmianom. Należy do niego wracać za każdym razem, gdy skład zespołu ulega zmianie (nowi członkowie, nowy projekt, reorganizacja), a także sporadycznie weryfikować go co kwartał lub podczas retrospektywy. Karta zespołu, która nigdy nie jest aktualizowana, stopniowo przestaje odzwierciedlać rzeczywisty sposób funkcjonowania zespołu, a wtedy traci swoją wartość.