Ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a prosperar mediante la redacción ágil de solicitudes de subvenciones

Beth Archer desempeña dos funciones en DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC: la de Scrum Master registrada (RSM) y la de estratega con certificación como profesional en subvenciones (GPC). DH Leonard Consulting ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro a solicitar, obtener y gestionar subvenciones de forma competitiva, con el fin de que puedan prestar un mejor servicio a sus comunidades y generar un impacto significativo. Mediante un enfoque ágil, la empresa desglosa el proceso de redacción de solicitudes de subvención en pasos iterativos que favorecen una ejecución más rápida, una comunicación abierta y la mejora continua.

La pasión de Beth reside en ayudar a su equipo a distancia a aprovechar el marco de trabajo Scrum para optimizar los flujos de trabajo internos y mejorar los resultados para sus clientes.

«Me encanta cómo el uso del marco de trabajo Scrum nos ha permitido atender a nuestros clientes de forma más eficiente y eficaz,» afirma.

El reto: gestionar las retrospectivas en un equipo que trabaja íntegramente a distancia

Al tratarse de una organización que opera íntegramente a distancia, DH Leonard Consulting necesitaba herramientas que facilitaran la colaboración distribuida sin crear obstáculos. Su método anterior se basaba en una pizarra virtual para las retrospectivas, pero su configuración requería ayuda externa.

«Uno de los retos a los que se enfrenta nuestro equipo es que todos trabajamos a distancia, por lo que necesitamos herramientas que faciliten, y no dificulten, nuestro entorno de trabajo virtual. Además, como persona que desempeña tanto el papel de Scrum Master como el de miembro del equipo, me resulta complicado equilibrar mi tiempo y garantizar que gestiono cada una de mis funciones de manera eficaz. Contábamos con un sistema que funcionaba bien para las retrospectivas de nuestro equipo mediante una herramienta de pizarra virtual, pero, debido a limitaciones de capacidad, en realidad recurríamos a un compañero ajeno a nuestro equipo para que nos las preparara cada semana.»

Elegir TeamRetro para dar apoyo a las ceremonias ágiles

Cuando el equipo descubrió TeamRetro, este se convirtió rápidamente en la solución perfecta.

«Es exactamente el tipo de herramienta que necesitamos como equipo que trabaja a distancia. Nos permite realizar parte del trabajo de forma asíncrona, al tiempo que facilita los debates en directo. Dada la facilidad con la que se configura y se lleva a cabo cada sprint, también hemos podido mantener el trabajo dentro de nuestro equipo sin tener que depender de otros compañeros».

Gracias a su facilidad de uso y a su autonomía, TeamRetro permitió al equipo hacerse cargo por completo de sus ceremonias ágiles, sin tener que depender ya de ayuda externa.

Retrospectivas semanales con estructura, flexibilidad y diversión

DH Leonard Consulting lleva a cabo retrospectivas semanales al final de cada sprint. Partiendo de las plantillas de TeamRetro, el equipo las adapta con preguntas específicas para su proceso, incluyendo indicadores sobre la satisfacción y el estrés del equipo.

«Realizamos retrospectivas semanales al final de cada sprint. Me encantan las plantillas, las utilizamos cada semana; sin embargo, también podemos editarlas y añadir nuestras propias preguntas (por ejemplo, medimos la satisfacción y el estrés del equipo en cada sprint). También utilizamos los rompehielos, que han ayudado a que los participantes se animen y se impliquen».

Más participación, menos configuración

Beth señala que las retrospectivas se desarrollan ahora con mayor fluidez, dedicándose menos tiempo a la logística y más a una reflexión significativa y a los resultados.

«Hemos dedicado menos tiempo a organizar nuestras retrospectivas virtuales y hemos podido mantener el trabajo dentro de nuestro equipo, en lugar de tener que pedir ayuda a un compañero ajeno al mismo. Hemos comenzado las retrospectivas de forma habitual con una actividad como rompehielos (algo que antes hacíamos de forma esporádica), lo que ha mejorado el ambiente y la participación durante las retrospectivas».

Este enfoque estructurado ha permitido un mejor seguimiento y una mayor rendición de cuentas en las acciones del equipo.

Una transición fluida y una respuesta positiva

«Las retrospectivas y, sobre todo, las plantillas. ¡Esto ha facilitado enormemente la organización de nuestras retrospectivas!»

Las opiniones del equipo han sido abrumadoramente positivas. Valoran la configuración simplificada, el formato uniforme y la posibilidad de centralizar todo en una única plataforma. Los rompehielos y las plantillas personalizables han aportado un plus de participación.

«Es fácil de usar y la transición de nuestro sistema anterior a TeamRetro resultó muy sencilla. El equipo también valora mucho las plantillas y los rompehielos, así como el hecho de que todo esté en un mismo lugar».

Una herramienta que potencia el trabajo de los equipos a distancia

Para Beth y su equipo, TeamRetro ha hecho algo más que simplificar las retrospectivas. Ha conseguido que su proceso ágil sea más eficaz.

«TeamRetro ha supuesto una gran incorporación a nuestro equipo. ¡Ha hecho que todo sea más fácil y rápido!»

Consejos para los Scrum Masters y los equipos ágiles

¿Cuál es el consejo más importante de Beth para los equipos que empiezan a utilizar TeamRetro?

«Tenga en cuenta que hay muchísimas posibilidades de personalización. De verdad que puede adaptarlo exactamente a lo que necesite o desee.»

TeamRetro sigue apoyando las prácticas ágiles en DH Leonard Consulting, ayudándoles a aportar valor a sus clientes al tiempo que construyen un equipo a distancia más sólido y comprometido.

Pruebe TeamRetro hoy mismo y aporte estructura, flexibilidad y dinamismo a sus retrospectivas, independientemente de dónde se encuentre su equipo.