Non-profitorganisaties helpen floreren door middel van agile subsidieaanvragen

Beth Archer vervult twee functies bij DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC – zowel als Registered Scrum Master (RSM) als als Grant Professional Certified (GPC)-strateeg. DH Leonard Consulting helpt non-profitorganisaties bij het concurrerend aanvragen, verkrijgen en beheren van subsidiegelden, zodat zij hun gemeenschappen beter van dienst kunnen zijn en een betekenisvolle impact kunnen realiseren. Met behulp van een agile aanpak splitst het bedrijf het proces van het opstellen van subsidieaanvragen op in iteratieve stappen die zorgen voor snellere oplevering, open communicatie en voortdurende verbetering.

Beth zet zich met hart en ziel in om haar team op afstand te helpen het Scrum-raamwerk in te zetten om interne werkprocessen te stroomlijnen en de resultaten voor hun klanten te verbeteren.

“Ik vind het geweldig dat we dankzij het Scrum-raamwerk onze klanten efficiënter en effectiever van dienst kunnen zijn,” zegt zij.

De uitdaging: het organiseren van retrospectives in een team dat volledig op afstand werkt

Als organisatie die volledig op afstand werkt, had DH Leonard Consulting behoefte aan hulpmiddelen die samenwerking op afstand ondersteunden zonder extra hindernissen te veroorzaken. Voorheen maakten zij bij retrospectives gebruik van een virtueel whiteboard, maar voor het opzetten daarvan was hulp van buitenaf nodig.

“Een uitdaging voor ons team is dat wij allemaal op afstand werken; daarom hebben wij hulpmiddelen nodig die onze virtuele werkomgeving ondersteunen in plaats van belemmeren. Bovendien is het voor mij, als iemand die zowel de rol van Scrum Master als die van teamlid vervult, een uitdaging om mijn tijd goed in te delen en ervoor te zorgen dat ik al mijn rollen effectief vervul. We beschikten over een systeem dat goed werkte voor de retrospectives van ons team, waarbij gebruik werd gemaakt van een virtuele whiteboard-tool, maar vanwege capaciteitsbeperkingen moesten we in feite een collega buiten ons team inschakelen om deze elke week voor ons in te stellen.”

TeamRetro kiezen ter ondersteuning van agile bijeenkomsten

Toen het team TeamRetro ontdekte, bleek dit al snel de perfecte oplossing te zijn.

“Dit is precies het soort hulpmiddel dat wij als team op afstand nodig hebben. Hiermee kunnen we een deel van het werk asynchroon uitvoeren, terwijl het tevens live discussies ondersteunt. Omdat het zo eenvoudig is om elke sprint op te zetten en uit te voeren, hebben we het werk ook binnen ons team kunnen houden en hoeven we niet op onze andere collega’s te vertrouwen.”

Dankzij het gebruiksgemak en de autonomie van TeamRetro kon het team de leiding over zijn agile ceremonies volledig in eigen handen nemen, zonder nog afhankelijk te zijn van externe ondersteuning.

Wekelijkse retrospectives met structuur, flexibiliteit en plezier

DH Leonard Consulting organiseert wekelijks retrospectieven aan het einde van elke sprint. Het team gebruikt de sjablonen van TeamRetro als uitgangspunt en past deze aan met vragen die zijn afgestemd op hun eigen proces, waaronder indicatoren voor het welzijn en het stressniveau van het team.

“Aan het einde van elke sprint houden wij wekelijkse retrospectieven. Ik ben erg te spreken over de sjablonen; we gebruiken ze elke week. Daarnaast kunnen we ze echter ook aanpassen en onze eigen vragen toevoegen (we meten bijvoorbeeld elke sprint de tevredenheid en stress binnen het team). Ook maken we gebruik van de ijsbrekers, die hebben bijgedragen aan het opwarmen en betrekken van de deelnemers.”

Meer betrokkenheid, minder voorbereiding

Beth merkt op dat retrospectives nu soepeler verlopen: er gaat minder tijd naar logistieke zaken en er is meer tijd voor zinvolle reflectie en resultaten.

“Wij hebben minder tijd besteed aan het opzetten van onze virtuele retrospectives en hebben het werk binnen ons team kunnen houden, in plaats van een collega buiten ons team om hulp te vragen. We zijn er een gewoonte van gemaakt om retrospectieven te beginnen met een ijsbreker (iets wat we voorheen slechts af en toe deden), wat de sfeer en de betrokkenheid tijdens de retrospectieven heeft verbeterd.”

Deze gestructureerde aanpak heeft gezorgd voor een betere opvolging en meer verantwoordingsplicht met betrekking tot de acties van het team.

Soepele overgang en positieve reacties

„De retrospectives, en met name de sjablonen. Dit heeft de organisatie van onze retrospectives zo eenvoudig gemaakt!”

De reacties van het team zijn overweldigend positief. Zij waarderen de gestroomlijnde opzet, de consistente opmaak en de mogelijkheid om alles op één platform te centraliseren. Ijsbrekers en aanpasbare sjablonen hebben gezorgd voor nog meer betrokkenheid.

“Het is gebruiksvriendelijk en de overstap van ons vorige systeem naar TeamRetro verliep vlot. Het team waardeert ook de sjablonen en ijsbrekers, evenals het feit dat alles op één plek te vinden is.”

Een hulpmiddel dat teams op afstand ondersteunt

Voor Beth en haar team heeft TeamRetro meer gedaan dan alleen de retrospectives vereenvoudigen. Het heeft ervoor gezorgd dat hun agile proces meer impact heeft gekregen.

“TeamRetro is een geweldige aanwinst voor ons team geweest. Het heeft ons werk eenvoudiger en sneller gemaakt!”

Advies voor Scrum Masters en agile teams

Beth’s beste tip voor teams die net beginnen met TeamRetro?

“Weet dat er zoveel ruimte is voor aanpassing! U kunt het echt precies zo maken als u nodig hebt of wilt.”

TeamRetro blijft de agile werkwijzen bij DH Leonard Consulting ondersteunen en helpt het bedrijf zo waarde te creëren voor klanten en tegelijkertijd een sterker, meer betrokken team op afstand op te bouwen.

Probeer TeamRetro vandaag nog en breng structuur, flexibiliteit en energie in uw retrospectives, ongeacht waar uw team zich bevindt.