Non-profitorganisaties helpen zich te ontwikkelen door agile subsidies te schrijven

Beth Archer vervult bij DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC twee functies: die van Registered Scrum Master (RSM) en die van Grant Professional Certified (GPC)-strateeg. DH Leonard Consulting helpt non-profitorganisaties bij het concurrerend aanvragen, verkrijgen en beheren van subsidiegelden, zodat zij hun gemeenschappen beter van dienst kunnen zijn en een betekenisvolle impact kunnen realiseren. Met behulp van een agile-aanpak splitst het bedrijf het proces van het schrijven van subsidieaanvragen op in iteratieve stappen die zorgen voor snellere levering, open communicatie en voortdurende verbetering.

Beth zet zich met hart en ziel in om haar team op afstand te helpen het Scrum-raamwerk in te zetten om interne werkprocessen te stroomlijnen en de resultaten voor hun klanten te verbeteren.

“Ik vind het geweldig dat we dankzij het Scrum-raamwerk onze klanten efficiënter en effectiever van dienst kunnen zijn,” zegt ze.

De uitdaging: het organiseren van retrospectives in een team dat volledig op afstand werkt

Als organisatie die volledig op afstand werkt, had DH Leonard Consulting behoefte aan hulpmiddelen die samenwerking op afstand ondersteunden zonder extra hindernissen te creëren. Voorheen maakten zij voor hun retrospectives gebruik van een virtueel whiteboard, maar voor het opzetten daarvan was externe hulp nodig.

“Een uitdaging voor ons team is dat we allemaal op afstand werken; daarom hebben we hulpmiddelen nodig die onze virtuele werkomgeving ondersteunen in plaats van belemmeren. Bovendien is het, als iemand die zowel de rol van Scrum Master als die van teamlid vervult, een uitdaging om mijn tijd goed in te delen en ervoor te zorgen dat ik al mijn taken effectief uitvoer. We hadden een systeem dat goed werkte voor de retrospectives van ons team met behulp van een virtuele whiteboard-tool, maar vanwege capaciteitsbeperkingen maakten we in feite gebruik van een collega buiten ons team om deze elke week voor ons in te stellen.”

Kies voor TeamRetro ter ondersteuning van agile bijeenkomsten

Toen het team TeamRetro ontdekte, bleek dit al snel de perfecte oplossing te zijn.

“Dit is precies het soort hulpmiddel dat wij als team op afstand nodig hebben. Hiermee kunnen we een deel van het werk asynchroon uitvoeren, terwijl we tegelijkertijd live discussies kunnen voeren. Omdat het zo eenvoudig is om elke sprint op te zetten en uit te voeren, hebben we het werk ook binnen ons team kunnen houden en hoeven we niet op onze andere collega’s te vertrouwen.”

Dankzij het gebruiksgemak en de zelfstandigheid van TeamRetro kon het team zijn agile ceremonies volledig in eigen hand nemen – er was geen externe ondersteuning meer nodig.

Wekelijkse retrospectives met structuur, flexibiliteit en plezier

DH Leonard Consulting houdt aan het einde van elke sprint wekelijkse retrospectieven. Het team gebruikt de sjablonen van TeamRetro als uitgangspunt en past deze aan met vragen die zijn afgestemd op hun eigen werkwijze, waaronder indicatoren voor de tevredenheid en stress binnen het team.

“We houden wekelijks een retrospectieve aan het einde van elke sprint. Ik ben dol op de sjablonen, we gebruiken ze elke week; we kunnen ze echter ook aanpassen en onze eigen vragen toevoegen (we meten bijvoorbeeld elke sprint de tevredenheid en stress binnen het team). We maken ook gebruik van de ijsbrekers, die hebben geholpen om mensen op gang te brengen en te betrekken.”

Meer betrokkenheid, minder voorbereiding

Beth merkt op dat retrospectives nu soepeler verlopen: er gaat minder tijd naar de logistiek en er is meer tijd voor zinvolle reflectie en resultaten.

“We hebben minder tijd besteed aan het opzetten van onze virtuele retrospectives en hebben het werk binnen ons team kunnen houden, in plaats van een collega buiten ons team om hulp te vragen. We zijn de retrospectieven regelmatig begonnen met een ijsbreker (iets wat we voorheen slechts af en toe deden), wat de sfeer en de betrokkenheid tijdens de retrospectieven heeft verbeterd.”

Deze gestructureerde aanpak heeft gezorgd voor een betere opvolging en meer verantwoordingsplicht bij de acties van het team.

Soepele overgang en positieve reacties

“De retrospectives, en met name de sjablonen. Dit heeft het opzetten van onze retrospectives zo eenvoudig gemaakt!”

De reacties van het team zijn overweldigend positief. Ze waarderen de gestroomlijnde opzet, de consistente opmaak en de mogelijkheid om alles op één platform te centraliseren. Ijsbrekers en aanpasbare sjablonen hebben gezorgd voor nog meer betrokkenheid.

“Het is gebruiksvriendelijk en de overstap van ons vorige systeem naar TeamRetro verliep vlot. Het team waardeert ook de sjablonen en ijsbrekers, en het feit dat alles op één plek te vinden is.”

Een hulpmiddel dat teams op afstand ondersteunt

Voor Beth en haar team heeft TeamRetro niet alleen de retrospectives vereenvoudigd, maar ook hun agile proces effectiever gemaakt.

“TeamRetro is een geweldige aanwinst voor ons team. Het heeft ons werk eenvoudiger en sneller gemaakt!”

Advies voor scrummasters en agile teams

Beths beste tip voor teams die net beginnen met TeamRetro?

“Weet dat er zoveel mogelijkheden zijn om het naar eigen wens aan te passen! U kunt het echt precies zo maken als u nodig hebt of wilt.”

TeamRetro blijft agile werkwijzen bij DH Leonard Consulting ondersteunen en helpt het bedrijf zo waarde te creëren voor klanten en tegelijkertijd een sterker, meer betrokken team op afstand op te bouwen.

Probeer TeamRetro vandaag nog en breng structuur, flexibiliteit en energie in uw retrospectives – waar uw team zich ook bevindt.