Non-profitorganisaties helpen succesvol te zijn door middel van agile subsidieaanvragen

Beth Archer vervult twee functies bij DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC – namelijk die van Registered Scrum Master (RSM) en die van Grant Professional Certified (GPC)-strateeg. DH Leonard Consulting helpt non-profitorganisaties bij het op concurrerende wijze aanvragen, verkrijgen en beheren van subsidiegelden, zodat zij hun gemeenschappen beter van dienst kunnen zijn en een betekenisvolle impact kunnen realiseren. Met behulp van een agile-aanpak splitst het bedrijf het proces van het opstellen van subsidieaanvragen op in iteratieve stappen die zorgen voor snellere oplevering, open communicatie en voortdurende verbetering.

Beth zet zich met hart en ziel in om haar team op afstand te helpen het Scrum-raamwerk in te zetten om interne werkprocessen te stroomlijnen en de resultaten voor hun klanten te verbeteren.

“Ik vind het geweldig dat we dankzij het gebruik van het Scrum-raamwerk onze klanten efficiënter en effectiever van dienst kunnen zijn,” zegt zij.

De uitdaging: het organiseren van retrospectives in een team dat volledig op afstand werkt

Als organisatie die volledig op afstand werkt, had DH Leonard Consulting behoefte aan hulpmiddelen die samenwerking op afstand ondersteunden zonder extra hindernissen te veroorzaken. Voorheen maakten zij voor retrospectives gebruik van een virtueel whiteboard, maar voor het opzetten daarvan was hulp van buitenaf nodig.

„Een uitdaging voor ons team is dat wij allemaal op afstand werken; daarom hebben wij hulpmiddelen nodig die onze virtuele werkomgeving ondersteunen in plaats van belemmeren. Bovendien is het, als iemand die zowel de rol van Scrum Master als die van teamlid vervult, een uitdaging om mijn tijd goed in te delen en ervoor te zorgen dat ik al mijn taken effectief uitvoer. We hadden een systeem dat goed werkte voor de retrospectives van ons team, waarbij we gebruik maakten van een virtuele whiteboard-tool, maar vanwege capaciteitsbeperkingen moesten we in feite elke week een collega van buiten ons team inschakelen om deze voor ons in te stellen.”

TeamRetro kiezen ter ondersteuning van agile-bijeenkomsten

Toen het team TeamRetro ontdekte, bleek dit al snel de perfecte oplossing te zijn.

„Dit is precies het soort hulpmiddel dat wij als team op afstand nodig hebben. Hiermee kunnen we een deel van het werk asynchroon uitvoeren, terwijl het tevens live discussies ondersteunt. Omdat het zo eenvoudig is om elke sprint op te zetten en uit te voeren, zijn we er ook in geslaagd het werk binnen ons team te houden en hoeven we niet op onze andere collega’s te vertrouwen.”

Dankzij het gebruiksgemak en de autonomie van TeamRetro kon het team de leiding over zijn agile ceremonies volledig in eigen handen nemen — het was niet langer nodig om een beroep te doen op externe ondersteuning.

Wekelijkse retrospectives met structuur, flexibiliteit en plezier

DH Leonard Consulting organiseert aan het einde van elke sprint wekelijkse retrospectieven. Het team gebruikt de sjablonen van TeamRetro als uitgangspunt en past deze aan met vragen die zijn afgestemd op hun eigen proces, waaronder indicatoren voor de tevredenheid en stress binnen het team.

“Aan het einde van elke sprint houden wij wekelijkse retrospectieven. Ik ben erg te spreken over de sjablonen; we gebruiken ze elke week. Daarnaast kunnen we ze echter ook aanpassen en onze eigen vragen toevoegen (we meten bijvoorbeeld elke sprint de tevredenheid en de stress binnen het team). Ook maken we gebruik van de ijsbrekers, die hebben bijgedragen aan het opwarmen en het betrekken van de deelnemers.”

Meer betrokkenheid, minder voorbereiding

Beth merkt op dat retrospectives nu soepeler verlopen: er wordt minder tijd besteed aan logistieke zaken en meer tijd aan zinvolle reflectie en resultaten.

„We hebben minder tijd besteed aan het opzetten van onze virtuele retrospectives en hebben het werk binnen ons team kunnen houden, in plaats van een collega buiten ons team om ondersteuning te vragen. We zijn de retrospectieven regelmatig begonnen met een ijsbreker (iets wat we voorheen slechts af en toe deden), wat de sfeer en de betrokkenheid tijdens de retrospectieven heeft verbeterd.”

Deze gestructureerde aanpak heeft gezorgd voor een betere opvolging en een grotere verantwoordingsplicht met betrekking tot de acties van het team.

Soepele overgang en positieve reacties

„De retrospectives, en met name de sjablonen. Dit heeft de organisatie van onze retrospectives zo eenvoudig gemaakt!”

De reacties van het team zijn overweldigend positief. Zij waarderen de gestroomlijnde opzet, de consistente opmaak en de mogelijkheid om alles op één platform te centraliseren. Ijsbrekers en aanpasbare sjablonen hebben gezorgd voor een extra mate van betrokkenheid.

“Het is gebruiksvriendelijk en de overstap van ons vorige systeem naar TeamRetro verliep vlot. Het team waardeert ook de sjablonen en ijsbrekers, evenals het feit dat alles op één plek te vinden is.”

Een hulpmiddel dat teams op afstand ondersteunt

Voor Beth en haar team heeft TeamRetro niet alleen de retrospectives vereenvoudigd, maar ook hun agile proces effectiever gemaakt.

“TeamRetro is een geweldige aanwinst voor ons team geweest. Het heeft ons werk eenvoudiger en sneller gemaakt!”

Advies voor Scrum Masters en agile teams

Beth’s beste tip voor teams die net beginnen met TeamRetro?

“Weet dat er zoveel mogelijkheden zijn om het naar eigen wens aan te passen! U kunt het echt precies zo maken als u nodig hebt of wilt.”

TeamRetro blijft de agile werkwijzen bij DH Leonard Consulting ondersteunen en helpt het bedrijf zo waarde te leveren aan klanten en tegelijkertijd een sterker, meer betrokken team op afstand op te bouwen.

Probeer TeamRetro vandaag nog en breng structuur, flexibiliteit en energie in uw retrospectives — ongeacht waar uw team zich bevindt.