Aiutare le organizzazioni no profit a prosperare grazie a una strategia agile nella redazione delle richieste di sovvenzioni

Beth Archer ricopre due ruoli presso DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC – sia come Registered Scrum Master (RSM) che come stratega certificata Grant Professional Certified (GPC). DH Leonard Consulting aiuta le organizzazioni senza scopo di lucro a presentare domande competitive per ottenere sovvenzioni, a riceverle e a gestirle, in modo che possano servire al meglio le proprie comunità e generare un impatto significativo. Utilizzando un approccio agile, l’azienda suddivide il processo di redazione delle domande di sovvenzione in fasi iterative che favoriscono tempi di consegna più rapidi, una comunicazione aperta e un miglioramento continuo.

La passione di Beth consiste nell’aiutare il suo team remoto a sfruttare il framework Scrum per ottimizzare i flussi di lavoro interni e migliorare i risultati per i propri clienti.

“Apprezzo molto il fatto che l’adozione del framework Scrum ci abbia permesso di servire i nostri clienti in modo più efficiente ed efficace,” afferma.

La sfida: gestire le retrospettive in un team che lavora interamente da remoto

Essendo un’organizzazione che opera interamente da remoto, DH Leonard Consulting necessitava di strumenti in grado di supportare la collaborazione distribuita senza creare ostacoli. Il metodo precedentemente utilizzato si basava su una lavagna virtuale per le retrospettive, ma la sua configurazione richiedeva l’intervento di personale esterno.

“Una sfida per il nostro team è rappresentata dal fatto che lavoriamo tutti da remoto, pertanto abbiamo bisogno di strumenti che facilitino, anziché ostacolare, il nostro ambiente di lavoro virtuale. Inoltre, in qualità di persona che ricopre sia il ruolo di Scrum Master che quello di membro del team, è difficile bilanciare il mio tempo e garantire una gestione efficace di ciascuno dei miei ruoli. Disponiamo di un sistema che funzionava bene per le retrospettive del nostro team grazie all’utilizzo di uno strumento di lavagna virtuale, ma, a causa di limiti di capacità, ci avvalevamo in realtà di un collega esterno al nostro team affinché lo configurasse per noi ogni settimana.”

Scegliere TeamRetro per supportare le cerimonie agile

Quando il team ha scoperto TeamRetro, questo si è subito rivelato la soluzione perfetta.

“È esattamente il tipo di strumento di cui abbiamo bisogno come team che lavora da remoto. Ci permette di svolgere parte del lavoro in modo asincrono, favorendo al contempo le discussioni in tempo reale. Poiché è così semplice configurare e gestire ogni sprint, siamo anche riusciti a mantenere il lavoro all’interno del nostro team senza dover fare affidamento sugli altri colleghi.”

Grazie alla sua facilità d’uso e alla sua autonomia, TeamRetro ha consentito al team di gestire in piena autonomia le proprie cerimonie agili, senza più dover ricorrere a un supporto esterno.

Retrospettive settimanali all’insegna della struttura, della flessibilità e del divertimento

DH Leonard Consulting organizza retrospettive settimanali al termine di ogni sprint. Partendo dai modelli di TeamRetro come base, il team li personalizza con domande su misura per il proprio processo, incluse metriche relative al benessere e allo stress del team.

“Organizziamo delle retrospettive settimanali al termine di ogni sprint. Apprezzo molto i modelli, li utilizziamo ogni settimana; tuttavia, possiamo anche modificarli e aggiungere le nostre domande (ad esempio, misuriamo la soddisfazione e lo stress del team in ogni sprint). Utilizziamo anche le attività di rompighiaccio, che hanno contribuito a mettere a proprio agio le persone e a coinvolgerle.”

Maggiore coinvolgimento, meno configurazione

Beth osserva che le retrospettive ora si svolgono in modo più fluido, con meno tempo dedicato agli aspetti logistici e maggiore attenzione rivolta alla riflessione significativa e ai risultati.

“Abbiamo impiegato meno tempo nell’organizzazione delle nostre retrospettive virtuali e siamo riusciti a gestire il lavoro all’interno del nostro team, anziché chiedere supporto a un collega esterno al team. Abbiamo iniziato regolarmente le retrospettive con un’attività di rompighiaccio (cosa che in precedenza facevamo solo sporadicamente), il che ha migliorato l’atmosfera e il coinvolgimento durante le retrospettive.”

Questo approccio strutturato ha consentito un migliore monitoraggio e una maggiore responsabilità nelle azioni del team.

Transizione agevole e riscontri positivi

“Le retrospettive, e in particolare i modelli. Questo ha reso l’organizzazione delle nostre retrospettive davvero semplice!”

Il riscontro da parte del team è stato estremamente positivo. I membri apprezzano la configurazione semplificata, il formato uniforme e la possibilità di centralizzare tutto in un’unica piattaforma. Gli esercizi per rompighiaccio e i modelli personalizzabili hanno aggiunto un ulteriore livello di coinvolgimento.

“È facile da usare e il passaggio dal nostro sistema precedente a TeamRetro è stato semplice. Il team apprezza inoltre i modelli e gli esercizi per rompighiaccio, nonché il fatto che tutto sia raccolto in un unico posto.”

Uno strumento che potenzia le capacità dei team che lavorano da remoto

Per Beth e il suo team, TeamRetro non si è limitato a semplificare le retrospettive: ha reso il loro processo agile più efficace.

“TeamRetro è stato un ottimo acquisto per il nostro team. Ha reso il nostro lavoro più semplice e veloce!”

Consigli per gli Scrum Master e i team agili

Il consiglio principale di Beth per i team che si avvicinano per la prima volta a TeamRetro?

“Sappiate che le possibilità di personalizzazione sono davvero infinite! Potrete davvero renderlo esattamente come ne avete bisogno o come lo desiderate.”

TeamRetro continua a sostenere le pratiche agili presso DH Leonard Consulting, aiutando l’azienda a fornire valore ai clienti e a costruire al contempo un team remoto più forte e più coinvolto.

Provi TeamRetro oggi stesso e conferisca struttura, flessibilità ed energia alle Sue retrospettive, indipendentemente da dove si trovi il Suo team.