Pomaganie organizacjom non-profit w rozwoju poprzez agile grant writing

Beth Archer pełni w firmie DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC dwie funkcje – jest zarówno certyfikowanym Scrum Masterem (RSM), jak i strategiem posiadającym certyfikat Grant Professional Certified (GPC). DH Leonard Consulting pomaga organizacjom non-profit w skutecznym ubieganiu się o dotacje, ich pozyskiwaniu oraz zarządzaniu nimi, tak aby mogły one lepiej służyć swoim społecznościom i wywierać znaczący wpływ. Stosując podejście agile, firma dzieli proces pisania wniosków o dotacje na iteracyjne etapy, które sprzyjają szybszej realizacji, otwartej komunikacji oraz ciągłemu doskonaleniu.

Pasją Beth jest pomaganie jej zespołowi pracującemu zdalnie w wykorzystaniu metodyki Scrum do usprawnienia wewnętrznych procesów oraz poprawy wyników dla klientów.

„Bardzo podoba mi się to, że dzięki zastosowaniu metodyki Scrum możemy obsługiwać naszych klientów w sposób bardziej wydajny i skuteczny” – mówi.

Wyzwanie: Prowadzenie retrospektyw w zespole pracującym całkowicie zdalnie

Jako firma działająca całkowicie zdalnie, DH Leonard Consulting potrzebowała narzędzi, które umożliwiałyby współpracę w rozproszonych zespołach bez powodowania utrudnień. Dotychczasowa metoda opierała się na wykorzystaniu wirtualnej tablicy do prowadzenia retrospektyw, jednak jej konfiguracja wymagała pomocy z zewnątrz.

„Wyzwaniem dla naszego zespołu jest to, że wszyscy pracujemy zdalnie, dlatego potrzebujemy narzędzi, które wspierają, a nie utrudniają funkcjonowanie naszego wirtualnego środowiska pracy. Ponadto, jako osoba pełniąca zarówno rolę Scrum Mastera, jak i członka zespołu, trudno mi jest zrównoważyć swój czas i zapewnić skuteczne wypełnianie każdej z tych ról. Mieliśmy system, który dobrze sprawdzał się podczas retrospektyw naszego zespołu dzięki narzędziu do wirtualnej tablicy, ale ze względu na ograniczenia wydajności co tydzień korzystaliśmy z pomocy kolegi spoza naszego zespołu, który konfigurował je dla nas.”

Wybór TeamRetro do obsługi ceremonii agile

Kiedy zespół odkrył TeamRetro, szybko okazało się, że jest to idealne rozwiązanie.

„To dokładnie takie narzędzie, jakiego potrzebujemy jako zespół pracujący zdalnie. Pozwala nam wykonywać część pracy w trybie asynchronicznym, a jednocześnie wspiera dyskusje na żywo. Ponieważ konfiguracja i prowadzenie każdego sprintu jest tak proste, udało nam się również utrzymać pracę w ramach naszego zespołu i nie musimy polegać na innych współpracownikach.”

Dzięki łatwości obsługi i niezależności rozwiązanie TeamRetro umożliwiło zespołowi pełną kontrolę nad własnymi ceremoniami agile — nie musiał już polegać na wsparciu z zewnątrz.

Cotygodniowe retrospektywy – uporządkowane, elastyczne i przyjemne

Firma DH Leonard Consulting organizuje cotygodniowe retrospektywy na zakończenie każdego sprintu. Korzystając z szablonów TeamRetro jako podstawy, zespół dostosowuje je, dodając pytania dostosowane do własnego procesu, w tym wskaźniki dotyczące zadowolenia i poziomu stresu w zespole.

„Co tydzień, pod koniec każdego sprintu, organizujemy retrospektywy. Bardzo podobają mi się szablony, korzystamy z nich co tydzień; możemy je jednak również edytować i dodawać własne pytania (np. w każdym sprincie mierzymy poziom zadowolenia i stresu w zespole). Korzystamy również z lodołamaczy, które pomagają rozluźnić atmosferę i zaangażować uczestników.”

Więcej interakcji, mniej przygotowań

Beth zauważa, że retrospektywy przebiegają teraz sprawniej – mniej czasu poświęca się na kwestie organizacyjne, a więcej na konstruktywną refleksję i wyniki.

„Poświęcamy mniej czasu na przygotowywanie naszych wirtualnych retrospektyw i udaje nam się wykonać tę pracę we własnym zespole, zamiast prosić o pomoc kolegę spoza zespołu. Regularnie rozpoczynamy retrospektywy od lodołamacza (co wcześniej robiliśmy sporadycznie), co poprawiło atmosferę i zaangażowanie podczas retrospektyw.”

To usystematyzowane podejście pozwoliło na lepszą realizację zadań i zwiększyło odpowiedzialność za działania zespołu.

Płynne przejście i pozytywne opinie

„Retrospektywy, a zwłaszcza szablony. Dzięki temu przygotowanie naszych retrospektyw stało się niezwykle proste!”

Reakcje zespołu są niezwykle pozytywne. Doceniają oni uproszczoną konfigurację, spójny format oraz możliwość scentralizowania wszystkich elementów na jednej platformie. Lodołamacze i konfigurowalne szablony dodatkowo zwiększyły zaangażowanie uczestników.

„System jest łatwy w obsłudze, a przejście z naszego poprzedniego rozwiązania na TeamRetro przebiegło bez problemów. Zespół docenia również szablony i lodołamacze, a także to, że wszystko znajduje się w jednym miejscu.”

Narzędzie wspierające zespoły pracujące zdalnie

Dla Beth i jej zespołu TeamRetro nie tylko uprościło prowadzenie retrospektyw — sprawiło również, że ich proces agile stał się bardziej skuteczny.

„TeamRetro okazało się doskonałym uzupełnieniem naszego zespołu. Dzięki niemu wszystko przebiega łatwiej i szybciej!”

Wskazówki dla scrum masterów i zespołów agile

Jaka jest najważniejsza rada Beth dla zespołów, które dopiero zaczynają korzystać z TeamRetro?

„Proszę pamiętać, że możliwości dostosowania są naprawdę ogromne! Można to naprawdę dostosować dokładnie do swoich potrzeb i oczekiwań.”

Firma TeamRetro nadal wspiera praktyki agile w DH Leonard Consulting, pomagając jej dostarczać wartość klientom, a jednocześnie budować silniejszy i bardziej zaangażowany zespół pracujący zdalnie.

Wypróbuj TeamRetro już dziś i zapewnij swoim retrospektywom uporządkowany przebieg, elastyczność oraz energię – niezależnie od tego, gdzie znajduje się Państwa zespół.