Wspieranie rozwoju organizacji non-profit poprzez agile przygotowywanie wniosków o dotacje

Beth Archer pełni w firmie DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC dwie funkcje – zarówno jako certyfikowany Scrum Master (RSM), jak i strateg posiadający certyfikat Grant Professional Certified (GPC). Firma DH Leonard Consulting pomaga organizacjom non-profit w skutecznym ubieganiu się o dotacje, pozyskiwaniu ich oraz zarządzaniu nimi, tak aby mogły one lepiej służyć swoim społecznościom i wywierać znaczący wpływ. Stosując podejście agile, firma dzieli proces przygotowywania wniosków o dotacje na iteracyjne etapy, które sprzyjają szybszej realizacji, otwartej komunikacji oraz ciągłemu doskonaleniu.

Pasją Beth jest pomaganie jej zespołowi pracującemu zdalnie w wykorzystaniu metodologii Scrum do usprawnienia wewnętrznych procesów pracy oraz poprawy wyników dla klientów.

„Bardzo podoba mi się to, że dzięki zastosowaniu metodyki Scrum możemy obsługiwać naszych klientów w sposób bardziej wydajny i skuteczny,” – mówi.

Wyzwanie: prowadzenie retrospektyw w zespole pracującym całkowicie zdalnie

Jako organizacja działająca w pełni zdalnie firma DH Leonard Consulting potrzebowała narzędzi, które wspierałyby współpracę w rozproszonych zespołach bez powodowania utrudnień. Dotychczasowa metoda opierała się na wykorzystaniu wirtualnej tablicy do przeprowadzania retrospektyw, jednak jej konfiguracja wymagała pomocy z zewnątrz.

„Wyzwaniem dla naszego zespołu jest to, że wszyscy pracujemy zdalnie, dlatego potrzebujemy narzędzi, które wspierają, a nie utrudniają funkcjonowanie naszego wirtualnego środowiska pracy. Ponadto, jako osoba pełniąca zarówno rolę Scrum Mastera, jak i członka zespołu, trudno mi jest zrównoważyć swój czas i zapewnić skuteczne zarządzanie każdą z tych ról. Dysponowaliśmy systemem, który dobrze sprawdzał się podczas retrospektyw naszego zespołu dzięki narzędziu do wirtualnej tablicy, jednak ze względu na ograniczenia wydajności co tydzień korzystaliśmy z pomocy kolegi spoza naszego zespołu, który przygotowywał je dla nas.”

Wybór TeamRetro do obsługi ceremonii agile’owych

Gdy zespół odkrył TeamRetro, szybko okazało się, że jest to idealne rozwiązanie.

„To właśnie takie narzędzie jest nam potrzebne jako zespołowi pracującemu zdalnie. Pozwala nam ono wykonywać część zadań w trybie asynchronicznym, a jednocześnie umożliwia prowadzenie dyskusji na żywo. Ponieważ konfiguracja i realizacja każdego sprintu są tak proste, udało nam się również utrzymać pracę w ramach naszego zespołu i nie musimy polegać na innych współpracownikach.”

Dzięki łatwości obsługi i autonomii platforma TeamRetro umożliwiła zespołowi pełną kontrolę nad własnymi ceremoniami agile, eliminując konieczność korzystania z pomocy z zewnątrz.

Cotygodniowe retrospektywy charakteryzujące się uporządkowaniem, elastycznością i przyjemnością

Firma DH Leonard Consulting organizuje cotygodniowe retrospektywy pod koniec każdego sprintu. Korzystając z szablonów TeamRetro jako podstawy, zespół dostosowuje je, dodając pytania dostosowane do własnego procesu, w tym wskaźniki dotyczące zadowolenia zespołu i poziomu stresu.

„Co tydzień, pod koniec każdego sprintu, organizujemy retrospektywy sprintu. Bardzo podobają mi się szablony – korzystamy z nich co tydzień; mamy jednak również możliwość ich edycji i dodawania własnych pytań (np. w każdym sprincie mierzymy poziom zadowolenia i stresu w zespole). Korzystamy również z lodołamaczy, które pomagają uczestnikom się rozluźnić i zaangażować.”

Większe zaangażowanie, mniej przygotowań

Beth zauważa, że retrospektywy przebiegają obecnie sprawniej – mniej czasu poświęca się na kwestie logistyczne, a więcej na konstruktywną refleksję i wyniki.

„Poświęcamy mniej czasu na przygotowywanie naszych wirtualnych retrospektyw i udaje nam się wykonywać tę pracę w ramach naszego zespołu, zamiast zwracać się o pomoc do kolegi spoza zespołu. Regularnie rozpoczynamy retrospektywy od lodołamacza (co wcześniej robiliśmy sporadycznie), co poprawiło atmosferę i zaangażowanie podczas tych spotkań.”

To ustrukturyzowane podejście pozwoliło na lepszą realizację zadań oraz większą odpowiedzialność za działania zespołu.

Płynne przejście i pozytywne opinie

„Retrospektywy, a zwłaszcza szablony. Dzięki temu przygotowanie naszych retrospektyw stało się niezwykle proste!”

Opinie zespołu są w przeważającej mierze pozytywne. Doceniają Państwo uproszczoną konfigurację, spójny format oraz możliwość scentralizowania wszystkich elementów na jednej platformie. Lodołamacze i konfigurowalne szablony przyczyniły się do zwiększenia zaangażowania.

„System jest łatwy w obsłudze, a przejście z naszego poprzedniego systemu na TeamRetro przebiegło bez problemów. Zespół docenia również szablony i lodołamacze, a także to, że wszystko znajduje się w jednym miejscu.”

Narzędzie wspierające zespoły pracujące zdalnie

Dla Beth i jej zespołu TeamRetro nie tylko uprościło przeprowadzanie retrospektyw, ale także sprawiło, że ich proces agile stał się bardziej skuteczny.

„TeamRetro stanowi wspaniałe uzupełnienie naszego zespołu. Dzięki niemu wszystko przebiega łatwiej i szybciej!”

Wskazówki dla Scrum Masterów i zespołów stosujących metodę agile

Jaka jest najważniejsza rada Beth dla zespołów, które dopiero zaczynają korzystać z TeamRetro?

„Proszę pamiętać, że istnieje ogromna swoboda dostosowywania! Mogą Państwo naprawdę stworzyć produkt dokładnie taki, jakiego Państwo potrzebują lub pragną.”

TeamRetro nieustannie wspiera stosowanie praktyk agile w firmie DH Leonard Consulting, pomagając jej dostarczać wartość klientom, a jednocześnie budować silniejszy i bardziej zaangażowany zespół pracujący zdalnie.

Wypróbuj TeamRetro już dziś i zapewnij swoim retrospektywom uporządkowany przebieg, elastyczność oraz energię, niezależnie od tego, gdzie znajduje się Państwa zespół.