Wspieranie rozwoju organizacji non-profit poprzez agile przygotowywanie wniosków o dotacje

Beth Archer pełni dwie funkcje w firmie DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC – zarówno jako certyfikowany Scrum Master (RSM), jak i strateg posiadający certyfikat Grant Professional Certified (GPC). DH Leonard Consulting pomaga organizacjom non-profit w skutecznym ubieganiu się o dotacje, ich pozyskiwaniu oraz zarządzaniu nimi, tak aby mogły one lepiej służyć swoim społecznościom i wywierać znaczący wpływ. Stosując podejście agile, firma dzieli proces przygotowywania wniosków dotacyjnych na iteracyjne etapy, które sprzyjają szybszej realizacji, otwartej komunikacji oraz ciągłemu doskonaleniu.

Pasją Beth jest pomaganie swojemu zespołowi pracującemu zdalnie w wykorzystaniu metodyki Scrum do usprawnienia wewnętrznych procesów oraz poprawy wyników dla klientów.

„Bardzo podoba mi się to, że dzięki zastosowaniu metodyki Scrum możemy obsługiwać naszych klientów w sposób bardziej wydajny i skuteczny,” – mówi.

Wyzwanie: prowadzenie retrospektyw w zespole pracującym całkowicie zdalnie

Jako organizacja działająca w całości w trybie zdalnym firma DH Leonard Consulting potrzebowała narzędzi, które wspierałyby współpracę w rozproszonym środowisku bez powodowania dodatkowych utrudnień. Dotychczasowa metoda opierała się na wykorzystaniu wirtualnej tablicy do przeprowadzania retrospektyw, jednak jej konfiguracja wymagała pomocy z zewnątrz.

„Wyzwaniem dla naszego zespołu jest to, że wszyscy pracujemy zdalnie, dlatego potrzebujemy narzędzi, które wspierają, a nie utrudniają funkcjonowanie naszego wirtualnego środowiska pracy. Ponadto, jako osoba pełniąca zarówno rolę Scrum Mastera, jak i członka zespołu, trudno mi jest zrównoważyć swój czas i zapewnić skuteczne zarządzanie każdą z tych ról. Dysponowaliśmy systemem, który dobrze sprawdzał się podczas retrospektyw naszego zespołu dzięki narzędziu do wirtualnej tablicy, jednak ze względu na ograniczenia wydajności co tydzień korzystaliśmy z pomocy kolegi spoza naszego zespołu, który przygotowywał je dla nas.”

Wybór TeamRetro do obsługi ceremonii agile

Kiedy zespół odkrył TeamRetro, szybko okazało się, że jest to idealne rozwiązanie.

„To dokładnie takie narzędzie, jakiego potrzebujemy jako zespół pracujący zdalnie. Pozwala nam ono wykonywać część zadań w trybie asynchronicznym, a jednocześnie wspiera dyskusje na żywo. Ponieważ konfiguracja i prowadzenie każdego sprintu jest tak proste, udało nam się również utrzymać pracę w ramach naszego zespołu i nie musimy polegać na innych współpracownikach.”

Dzięki łatwości obsługi i autonomii rozwiązanie TeamRetro umożliwiło zespołowi pełną kontrolę nad własnymi ceremoniami agile — nie musiał już polegać na wsparciu z zewnątrz.

Cotygodniowe retrospektywy charakteryzujące się uporządkowaniem, elastycznością i przyjemnością

Firma DH Leonard Consulting organizuje cotygodniowe retrospektywy pod koniec każdego sprintu. Korzystając z szablonów TeamRetro jako podstawy, zespół dostosowuje je, dodając pytania dostosowane do własnego procesu, w tym wskaźniki dotyczące zadowolenia i poziomu stresu w zespole.

„Co tydzień, pod koniec każdego sprintu, przeprowadzamy retrospektywy. Bardzo podobają mi się te szablony – korzystamy z nich co tydzień; mamy jednak również możliwość ich edycji i dodawania własnych pytań (np. w każdym sprincie mierzymy poziom zadowolenia i stresu w zespole). Korzystamy również z lodołamaczy, które pomagają uczestnikom się rozluźnić i zaangażować.”

Większe zaangażowanie, mniej przygotowań

Beth zauważa, że retrospektywy przebiegają obecnie sprawniej – mniej czasu poświęca się na kwestie logistyczne, a więcej na konstruktywną refleksję i wyniki.

„Poświęcamy mniej czasu na przygotowywanie naszych wirtualnych retrospektyw i udaje nam się realizować te zadania w ramach naszego zespołu, zamiast zwracać się o pomoc do kolegów spoza zespołu. Regularnie rozpoczynamy retrospektywy od lodołamacza (co wcześniej robiliśmy sporadycznie), co poprawiło atmosferę i zaangażowanie podczas retrospektyw.”

To ustrukturyzowane podejście pozwoliło na lepszą realizację zadań oraz zwiększyło odpowiedzialność za działania zespołu.

Płynne przejście i pozytywne opinie

„Retrospektywy, a zwłaszcza szablony. Dzięki temu przygotowanie naszych spotkań retrospektywnych stało się niezwykle proste!”

Opinie zespołu są w przeważającej mierze pozytywne. Doceniają Państwo uproszczoną konfigurację, spójny format oraz możliwość scentralizowania wszystkich elementów na jednej platformie. Lodołamacze i szablony z możliwością dostosowania zwiększyły zaangażowanie uczestników.

„System jest łatwy w obsłudze, a przejście z naszego poprzedniego rozwiązania na TeamRetro przebiegło bez problemów. Zespół docenia również szablony i lodołamacze, a także to, że wszystko znajduje się w jednym miejscu.”

Narzędzie wspierające zespoły pracujące zdalnie

Dla Beth i jej zespołu TeamRetro nie tylko uprościło przeprowadzanie retrospektyw — sprawiło również, że ich proces agile stał się bardziej skuteczny.

„TeamRetro okazało się doskonałym uzupełnieniem naszego zespołu. Dzięki niemu wszystko przebiega łatwiej i szybciej!”

Wskazówki dla Scrum Masterów i zespołów stosujących metodologię agile

Jaka jest najważniejsza rada Beth dla zespołów, które dopiero zaczynają korzystać z TeamRetro?

„Proszę pamiętać, że możliwości dostosowania są naprawdę ogromne! Można to naprawdę dostosować dokładnie do Państwa potrzeb i oczekiwań.”

TeamRetro nadal wspiera stosowanie praktyk agile w firmie DH Leonard Consulting, pomagając jej dostarczać wartość klientom, a jednocześnie budować silniejszy i bardziej zaangażowany zespół pracujący zdalnie.

Wypróbuj TeamRetro już dziś i zapewnij swoim retrospektywom uporządkowany przebieg, elastyczność oraz energię — niezależnie od tego, gdzie znajduje się Państwa zespół.