Aider les associations à prospérer grâce à une approche agile de la rédaction de demandes de subventions

Beth Archer cumule deux fonctions au sein de DH Leonard Consulting & Grant Writing Services, LLC : celle de Scrum Master certifiée (RSM) et celle de stratège certifiée en demande de subventions (GPC). DH Leonard Consulting aide les organisations à but non lucratif à postuler de manière compétitive à des subventions, à les obtenir et à les gérer, afin qu’elles puissent mieux servir leurs communautés et avoir un impact significatif. En s’appuyant sur une approche agile, le cabinet décompose le processus de rédaction des demandes de subventions en étapes itératives qui favorisent une exécution plus rapide, une communication ouverte et une amélioration continue.

Beth a à cœur d’aider son équipe à distance à tirer parti de la méthodologie Scrum pour rationaliser les processus internes et améliorer les résultats pour leurs clients.

« J’apprécie particulièrement le fait que l’utilisation de la méthodologie Scrum nous ait permis de servir nos clients de manière plus efficace et performante, » déclare-t-elle.

Le défi : organiser des rétrospectives au sein d’une équipe travaillant entièrement à distance

En tant qu’entreprise fonctionnant entièrement à distance, DH Leonard Consulting avait besoin d’outils permettant de faciliter la collaboration à distance sans créer de freins. Auparavant, l’entreprise utilisait un tableau blanc virtuel pour ses rétrospectives, mais sa mise en place nécessitait l’aide d’un intervenant externe.

« L’un des défis pour notre équipe est que nous travaillons tous à distance ; nous avons donc besoin d’outils qui facilitent notre environnement de travail virtuel, et non qui le compliquent. De plus, en tant que personne assumant à la fois le rôle de Scrum Master et celui de membre de l’équipe, il m’est difficile de trouver un équilibre dans la gestion de mon temps et de m’assurer que je remplis efficacement chacune de mes fonctions. Nous disposions d’un système qui fonctionnait bien pour les rétrospectives de notre équipe grâce à un outil de tableau blanc virtuel, mais en raison de contraintes de capacité, nous devions en réalité faire appel à un collègue extérieur à notre équipe pour les mettre en place chaque semaine. »

Choisir TeamRetro pour animer les cérémonies agiles

Lorsque l’équipe a découvert TeamRetro, ce logiciel s’est rapidement imposé comme la solution idéale.

« C’est exactement le type d’outil dont nous avons besoin en tant qu’équipe travaillant à distance. Il nous permet d’effectuer une partie du travail de manière asynchrone, tout en facilitant les discussions en direct. Comme il est très facile de mettre en place et de gérer chaque sprint, nous avons également pu garder le travail au sein de notre équipe sans avoir à compter sur nos autres collègues. »

Grâce à sa simplicité d’utilisation et à son autonomie, TeamRetro a permis à l’équipe de prendre pleinement en main ses cérémonies agiles, sans plus avoir à compter sur une aide extérieure.

Des rétrospectives hebdomadaires alliant structure, flexibilité et plaisir

DH Leonard Consulting organise des rétrospectives hebdomadaires à la fin de chaque sprint. En s’appuyant sur les modèles de TeamRetro, l’équipe les personnalise à l’aide de questions adaptées à son processus, notamment des indicateurs portant sur le bien-être et le niveau de stress des membres de l’équipe.

« Nous organisons des rétrospectives hebdomadaires à la fin de chaque sprint. J’adore les modèles, nous les utilisons chaque semaine ; cependant, nous pouvons également les modifier et y ajouter nos propres questions (par exemple, nous évaluons le bien-être et le niveau de stress de l’équipe à chaque sprint). Nous utilisons également les activités brise-glace, qui ont permis de mettre les participants à l’aise et de susciter leur engagement. »

Plus d’engagement, moins de configuration

Beth constate que les rétrospectives se déroulent désormais plus facilement : on consacre moins de temps à la logistique et davantage à une réflexion constructive et aux résultats.

« Nous avons passé moins de temps à mettre en place nos rétrospectives virtuelles et avons pu gérer ce travail au sein de notre équipe, sans avoir à solliciter l’aide d’un collègue extérieur à celle-ci. Nous avons pris l’habitude de commencer régulièrement nos rétrospectives par un exercice de brise-glace (ce que nous faisions auparavant de manière sporadique), ce qui a amélioré l’ambiance et l’implication de chacun pendant ces rétrospectives. »

Cette approche structurée a permis d’assurer un meilleur suivi et une plus grande responsabilisation quant aux actions de l’équipe.

Une transition en douceur et des retours positifs

« Les rétrospectives, et en particulier les modèles. Cela a vraiment simplifié l’organisation de nos rétrospectives ! »

Les retours de l’équipe ont été extrêmement positifs. Les membres apprécient la simplicité de la mise en place, la cohérence du format et la possibilité de tout centraliser sur une seule et même plateforme. Les activités brise-glace et les modèles personnalisables ont permis de renforcer encore davantage l’engagement.

« C’est un outil facile à utiliser et la transition de notre ancien système vers TeamRetro s’est faite sans difficulté. L’équipe apprécie également les modèles et les brise-glaces, ainsi que le fait que tout soit regroupé au même endroit. »

Un outil qui donne les moyens d’agir aux équipes travaillant à distance

Pour Beth et son équipe, TeamRetro a fait bien plus que simplement simplifier les rétrospectives : cet outil a permis de renforcer l’efficacité de leur processus agile.

« TeamRetro a été un véritable atout pour notre équipe. Cela nous a permis de travailler plus facilement et plus rapidement ! »

Conseils à l’intention des Scrum Masters et des équipes agiles

Le conseil n° 1 de Beth pour les équipes qui se lancent avec TeamRetro ?

« Sachez qu’il y a énormément de possibilités de personnalisation ! Vous pouvez vraiment l’adapter exactement à vos besoins et à vos envies. »

TeamRetro continue de soutenir les pratiques agiles chez DH Leonard Consulting, en les aidant à apporter de la valeur ajoutée à leurs clients tout en renforçant la cohésion et l’engagement de leur équipe travaillant à distance.

Essayez TeamRetro dès aujourd’hui et apportez structure, flexibilité et dynamisme à vos rétrospectives, où que se trouve votre équipe.