Jak przeprowadzić sesję planowania pokerowego

Sesja planowania pokerowego jest udana, gdy pozwala uzyskać przydatne szacunki, nie przedłużając się do drugiej godziny. Sprowadza się to do trzech kwestii: przygotowania listy zadań, zachowania mechanizmu „najpierw tajne głosowanie, potem ujawnienie wyników” oraz ścisłego przestrzegania limitów czasowych. Oto przebieg sesji.

Przed sesją: dopracuj, a następnie utrwal

Większość nieudanych sesji wynika z nieodpowiedniego przygotowania, a nie z nieudolnego prowadzenia. Najpierw należy ustalić dwie kwestie.

Udokumentuj listę zadań. Każda historia musi posiadać jasno określone kryteria akceptacji, przypisany obszar odpowiedzialności (lub wyraźne oznaczenie, że dotyczy ona wielu obszarów) oraz mniej więcej taki sam poziom szczegółowości jak sąsiednie pozycje. Jeśli połowa elementów to zgłoszenia składające się z jednej linii, a druga połowa to specyfikacje zawierające wiele akapitów, szacunki nie będą porównywalne, a sesja zamieni się w spotkanie poświęcone dopracowaniu backlogu pod inną nazwą.

Wybierzcie przykładową historię. Wybierzcie jedną już zrealizowaną historię i uzgodnijcie, że będzie ona stanowić punkt odniesienia dla zespołu — powiedzmy, na poziomie 5. Każda kolejna ocena będzie dokonywana w odniesieniu do tego punktu odniesienia. Jest to najprostszy sposób na utrzymanie stabilności skali w dłuższej perspektywie.

Ustalcie podstawowe zasady

Proszę wypowiedzieć te słowa na głos na początku spotkania, zwłaszcza w obecności nowych członków zespołu:

1. Szacują Państwo względny nakład pracy, a nie liczbę godzin.
2. Proszę nie odkrywać karty ani nie wymawiać liczby na głos, dopóki wszyscy nie zagrają.
3. Najwyższa i najniższa karta nie wymagają wyjaśnienia. To zaleta, a nie wada.
4. ? oznacza, że naprawdę nie potrafi Pan/Pani tego oszacować.☕ oznacza, że potrzebuje Pan/Pani przerwy.

Cztery etapy rundy

Każda historia przebiega według tej samej krótkiej pętli.

1. Przeczytaj i wyjaśnij (1–2 min). Moderator odczytuje opowiadanie na głos. Każdy — nie tylko inżynierowie — może zadawać pytania wyjaśniające. Celem jest wspólne zrozumienie, a nie projektowanie. Jeśli uczestnicy zaczną zastanawiać się, jak to zbudować, należy odłożyć tę kwestię na bok i przejść dalej.

2. Głosowanie (10–30 sek.). Każdy gracz zagrywa kartę w tajemnicy. W aplikacji karty pozostają automatycznie ukryte; w sali należy trzymać je zakryte aż do momentu ich ujawnienia.

3. Ujawnienie i omówienie (1–4 min). Odwróćcie wszystkie karty jednocześnie. Jeśli rozkład obejmuje tylko jeden zakres — same trójki i piątki — wybierzcie wyższą liczbę i przejdźcie dalej. Jeśli zakres jest szerszy, poproście osobę z najwyższą i najniższą liczbą o wyjaśnienie. W dziewięciu na dziesięć przypadków zauważą Państwo jedną z trzech rzeczy: historia nie jest dobrze zrozumiana i wymaga podziału, ktoś zdaje sobie sprawę z ukrytej złożoności lub ktoś już wcześniej się z tym spotkał i wie, że sprawa jest mniej skomplikowana, niż się wydaje.

4. Ponowne głosowanie (10 sek.). Krótka dyskusja, a następnie ponowne głosowanie. Większość rund kończy się po dwóch głosowaniach. Jeśli zmierza się ku trzeciej rundzie, opowiadanie wymaga raczej dopracowania lub podziału, a nie dalszej dyskusji.

Którą talię należy wybrać?

Liczby na kartach kształtują sposób, w jaki zespół postrzega nakład pracy, więc wybór talii jest częścią zadania — nie należy jednak zbytnio się nad tym zastanawiać.

Ciąg Fibonacciego (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) jest standardowym rozwiązaniem dla większości zespołów i nie bez powodu. Różnice między wartościami są celowo powiększane: im większy zakres prac, tym mniej wiadomo na ten temat, więc opcje są bardziej rozłożone i decyduje się Państwo „8 czy 13?”, zamiast spierać się o wybór między 9 a 10. To właśnie to „tarcie” stanowi zaletę. (Więcej na temat dlaczego Fibonacciego.)

Zmodyfikowana metoda Fibonacciego dodaje ½ w przypadku zadań trywialnych, ale łatwych do śledzenia, a na górnym końcu – 40 i 100. Liczba 100 nie jest szacunkową wartością — to znak stopu oznaczający: „zadanie jest zbyt duże, by je podzielić; należy je najpierw podzielić na mniejsze części”.

Rozmiary koszulek (XS–XL) są celowo nieprecyzyjne, co czasami okazuje się idealnym rozwiązaniem — na wczesnym etapie dopracowywania projektu lub w przypadku rozmiarowania na poziomie portfela projektów, gdzie dyskusja dotyczy zakresu, a nie wydajności sprintu. Haczyk polega na tym, że rozmiary koszulek nie sumują się, więc nie można na ich podstawie obliczyć wartości prędkości.

Potęgi dwójki (1, 2, 4, 8, 16…) sprawdzają się w zespołach inżynierów, które już teraz myślą w kategoriach podwojeń; skoki szybko stają się znaczne, a o to właśnie chodzi.

Zaczynają Państwo od nowa? Proszę skorzystać z metody Fibonacciego. Proszę przejść na metodę „T-shirtów” tylko wtedy, gdy zauważą Państwo, że zespół dyskutuje nad różnicami rzędu jednego punktu, a na zmodyfikowaną metodę Fibonacciego – gdy zechcą Państwo wyraźnie zaznaczyć nadmiernie rozbudowane tematy.

Karty specjalne: ?, kawa i 100

Niektóre karty nie przedstawiają liczb, a każda z nich zawiera konkretne informacje:

• ? — Nie potrafię tego ocenić. To znak stopu, a nie wzruszenie ramionami. Zazwyczaj oznacza to, że zespołowi brakuje kontekstu lub że historia nie jest jeszcze wystarczająco dopracowana. Proszę to poruszyć; nie należy tego po prostu przepuścić.
• ☕ — Potrzebuję chwili przerwy. Proszę to potraktować dosłownie. Zmęczenie związane z szacowaniem obniża jakość każdej kolejnej rundy, a pięć minut to mniejszy koszt niż nieudany sprint.
• 100 — to zbyt duża wartość, by ją oszacować. To wskaźnik, a nie liczba. Proszę nie obniżać tej wartości do 40 tylko po to, by uniknąć prac związanych z dopracowaniem; zamiast tego proszę podzielić ten element na mniejsze części.

Proszę wyznaczyć limit czasowy dla całej sesji, a nie tylko dla poszczególnych zadań

Limit czasowy na jedną historię: od trzech do pięciu minut. Limit czasowy sesji: od 30 do 45 minut. Po osiągnięciu jednego z tych limitów należy zatwierdzić bieżącą wycenę lub odesłać historię z powrotem do listy zadań oczekujących. Zespoły, które wiedzą, że faktycznie egzekwują Państwo te limity, lepiej przygotowują się na następny raz. Jeśli lista elementów do oszacowania jest długa, nie należy się tu nad tym zbytnio męczyć — warto skorzystać z szybszej techniki, takiej jak szacowanie zbiorcze.

Prowadzenie sesji zdalnych i hybrydowych

Proszę przeprowadzić sesję za pośrednictwem wideokonferencji — ważne jest, aby słyszeć intonację głosu oraz dostrzegać wizualne sygnały wskazujące, że ktoś zamierza zabrać głos. Proszę skorzystać z narzędzia do planowania pokerowego, aby zapewnić rzeczywistą anonimowość głosów; poleganie na uczciwości uczestników w wątku czatu to potencjalna pułapka, która nieuchronnie doprowadzi do niepożądanych skutków. Bezpłatna wersja Planning Poker od TeamRetro ukrywa wszystkie karty aż do momentu ich ujawnienia, dzięki czemu zespół pracujący zdalnie korzysta z tej samej mechaniki, co zespół zgromadzony przy jednym stole.

Nie znają Państwo jeszcze tej techniki? Proszę zacząć od artykułu Czym jest planning poker. A może już biegle ją Państwo stosują i chcą dowiedzieć się, gdzie popełniają Państwo błędy? Artykuł Błędy w planning pokerze stanowi praktyczny przewodnik.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie etapy obejmuje sesja planowania pokerowego?

Należy doprecyzować listę zadań do realizacji i najpierw wybrać historię referencyjną. Następnie, w odniesieniu do każdego zadania: moderator odczytuje je, a zespół doprecyzuje jego treść; wszyscy głosują w tajemnicy; wszystkie karty są ujawniane jednocześnie; a osoby, które oddały głosy o najwyższej i najniższej wartości, wyjaśniają ewentualne znaczne rozbieżności w wynikach przed ponownym głosowaniem. Większość zadań zostaje rozstrzygnięta w ciągu dwóch tur głosowania.

Jak długo powinna trwać sesja planowania pokerowego?

Proszę ograniczyć czas trwania sesji do około 30–45 minut, a czas poświęcony na każdą historię – do trzech do pięciu minut. Jakość szacunków gwałtownie spada po upływie 45 minut, ponieważ uczestnicy stają się zmęczeni i zaczynają powtarzać to, co robi lider. Jeśli pozostało jeszcze więcej zadań do oszacowania, proszę zaplanować drugą sesję lub przejść na technikę pozwalającą na szybszą realizację.

Której talii kart do planowania pokerowego powinniśmy użyć?

W przypadku większości prac w ramach sprintów proszę zacząć od ciągu Fibonacciego — 1, 2, 3, 5, 8, 13; zapewnia on wystarczającą szczegółowość do planowania oraz odpowiedni poziom oporu, by dyskusje nie przedłużały się. Przejdź do zmodyfikowanej skali Fibonacciego, gdy chcesz wyróżnić zbyt rozbudowane zadania, a także do rozmiarów koszulek na wczesnym etapie szacowania na poziomie planu działania, gdzie sumowanie liczb nie jest konieczne.

Co oznaczają symbole „?” i „karty kawowe”?

Karta z znakiem zapytania oznacza, że ktoś naprawdę nie jest jeszcze w stanie oszacować czasu realizacji zadania — potraktujcie ją jako znak stopu sygnalizujący, że zadanie wymaga szerszego kontekstu, a nie jako brak głosu. Karta z kawą oznacza, że ktoś potrzebuje przerwy; potraktujcie to poważnie, ponieważ zmęczona grupa w kolejnych rundach podaje coraz gorsze szacunki.

Czym jest historia referencyjna?

Historia odniesienia to już zrealizowana historia, którą zespół postanawia traktować jako stały punkt odniesienia — powiedzmy, na poziomie 5 — tak aby wszystkie pozostałe szacunki były dokonywane w odniesieniu do niej. Bez takiego punktu odniesienia znaczenie wartości 5 zmienia się z sprintu na sprint, a wynikowa prędkość staje się procesem losowym.