Jak przeprowadzić sesję planowania metodą „planning poker”

Sesja planowania pokerowego jest udana, gdy pozwala uzyskać przydatne szacunki, nie przedłużając się do drugiej godziny. Sprowadza się to do trzech kwestii: przygotowania listy zadań, zachowania mechanizmu „najpierw tajne głosowanie, potem ujawnienie wyników” oraz ścisłego przestrzegania limitów czasowych. Oto przebieg sesji.

Przed sesją: dopracuj, a następnie utrwal

Większość nieudanych sesji wynika z nieodpowiedniego przygotowania, a nie z nieudolnego prowadzenia. Najpierw należy wyjaśnić dwie kwestie.

Udoskonalcie listę zadań. Każda historia musi posiadać jasno określone kryteria akceptacji, przypisany właściciela (lub wyraźne oznaczenie jako zadanie przekrojowe) oraz mniej więcej taki sam poziom szczegółowości jak sąsiednie zadania. Jeśli połowa pozycji to zgłoszenia składające się z jednego wiersza, a druga połowa to specyfikacje zawierające wiele akapitów, oszacowania nie będą porównywalne, a sesja zamieni się w spotkanie poświęcone dopracowaniu listy zadań pod inną nazwą.

Proszę wybrać historię referencyjną. Proszę wybrać jedną z już zrealizowanych historii i uzgodnić, że będzie ona stanowić punkt odniesienia dla zespołu (powiedzmy, na poziomie 5). Każda kolejna ocena będzie dokonywana w odniesieniu do tego punktu odniesienia. Jest to najprostszy sposób na utrzymanie stabilności skali w dłuższej perspektywie.

Proszę ustalić podstawowe zasady

Proszę wypowiedzieć te słowa na głos na początku, zwłaszcza w obecności nowych członków zespołu:

1. Szacują Państwo względny nakład pracy, a nie liczbę godzin.
2. Proszę nie odkrywać karty ani nie wymawiać liczby na głos, dopóki wszyscy nie rozegrają swoich ruchów.
3. Najwyższe i najniższe karty nie wymagają wyjaśnienia. To zaleta, a nie wada.
4. ? oznacza, że naprawdę nie potrafi Pan/Pani tego oszacować. oznacza☕, że potrzebuje Pan/Pani chwili odpoczynku.

Cztery etapy rundy

Każda historia przebiega według tej samej krótkiej pętli.

1. Przeczytanie i wyjaśnienie (1–2 min). Moderator odczytuje opowiadanie na głos. Każdy, nie tylko inżynierowie, może zadawać pytania wyjaśniające. Celem jest wspólne zrozumienie, a nie projektowanie. Jeśli uczestnicy zaczną zastanawiać się nad tym, jak to zbudować, należy odłożyć tę kwestię na bok i przejść dalej.

2. Głosowanie (10–30 sekund). Każdy gracz po cichu wykłada swoją kartę. W aplikacji karty pozostają automatycznie ukryte; w sali należy je trzymać zakryte aż do momentu ich ujawnienia.

3. Ujawnienie i omówienie (1–4 min). Odwróćcie wszystkie karty jednocześnie. Jeśli rozkład obejmuje tylko jeden przedział (same trójki i piątki), wybierzcie wyższą liczbę i przejdźcie dalej. Jeśli rozkład jest szerszy, poproście osobę, która wylosowała najwyższą liczbę, oraz tę, która wylosowała najniższą, o wyjaśnienie. W dziewięciu na dziesięć przypadków zauważy Pan jedną z trzech rzeczy: historia nie jest dobrze zrozumiana i wymaga podziału, ktoś zdaje sobie sprawę z ukrytej złożoności lub ktoś już wcześniej się z tym spotkał i wie, że sprawa jest mniej skomplikowana, niż się wydaje.

4. Ponowne głosowanie (10 sek.). Krótka dyskusja, a następnie ponowne głosowanie. Większość rund kończy się po dwóch głosowaniach. Jeśli zbliżają się Państwo do trzeciego, oznacza to, że opowiadanie wymaga raczej dopracowania lub podziału, a nie dalszej dyskusji.

Którą talię należy wybrać?

Liczby na kartach wpływają na to, jak zespół postrzega nakład pracy, więc wybór talii jest częścią zadania, ale nie należy nad tym zbytnio się zastanawiać.

Ciąg Fibonacciego (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) stanowi domyślny wybór dla większości zespołów i nie bez powodu. Różnice między wartościami są celowo powiększane: im większy zakres pracy, tym mniej wiadomo na ten temat, więc możliwości wyboru rozchodzą się w szerokość i decyduje się Państwo „8 czy 13?”, zamiast spierać się o to, czy wybrać 9, czy 10. To właśnie to „tarcie” stanowi zaletę tego rozwiązania. (Więcej na temat dlaczego Fibonacciego.)

Zmodyfikowana metoda Fibonacciego dodaje ½ w przypadku zadań trywialnych, ale łatwych do śledzenia, a także wartości 40 i 100 w górnym przedziale. Liczba 100 nie jest szacunkową wartością; stanowi ona znak stopu oznaczający: „zadanie jest zbyt duże, by je podzielić na części; należy je najpierw podzielić”.

Rozmiary koszulek (XS–XL) są celowo nieprecyzyjne, co czasami idealnie sprawdza się na wczesnym etapie dopracowywania projektu lub przy ustalaniu rozmiarów na poziomie portfela projektów, gdzie dyskusja dotyczy zakresu, a nie wydajności sprintu. Haczyk polega na tym, że rozmiary koszulek nie sumują się, więc nie można na ich podstawie obliczyć wartości velocity.

Potęgi dwójki (1, 2, 4, 8, 16…) doskonale sprawdzają się w zespołach inżynierów, które już teraz posługują się myśleniem opartym na podwojeniach; skoki stają się szybko znaczące, co jest właśnie celem tego podejścia.

Zaczynają Państwo od nowa? Proszę skorzystać z metody Fibonacciego. Proszę przejść na metodę „T-shirtów” tylko wtedy, gdy zauważą Państwo, że zespół dyskutuje nad różnicami rzędu jednego punktu, a na zmodyfikowaną metodę Fibonacciego – gdy zechcą Państwo wyraźnie zaznaczyć nadmiernie rozbudowane historie.

Karty specjalne: ?, kawa i 100

Niektóre karty nie przedstawiają liczb, a każda z nich zawiera rzeczywiste informacje:

• ?: Nie potrafię tego ocenić. To znak stopu, a nie wzruszenie ramionami. Zazwyczaj oznacza to, że zespołowi brakuje kontekstu lub że historia nie jest jeszcze wystarczająco doprecyzowana. Proszę to poruszyć; nie należy tego po prostu pomijać.
• ☕: Potrzebuję chwili odpoczynku. Proszę potraktować to dosłownie. Zmęczenie związane z szacowaniem obniża jakość każdej kolejnej rundy, a pięć minut to mniejszy koszt niż nieudany sprint.
• 100: jest to zbyt duże, by można było to oszacować. To wskazówka, a nie liczba. Proszę nie obniżać wartości do 40 tylko po to, by uniknąć prac związanych z dopracowaniem; zamiast tego proszę podzielić ten wątek na mniejsze części.

Proszę wyznaczyć limit czasowy dla całej sesji, a nie tylko dla poszczególnych zadań

Limit czasowy na jedno zadanie: od trzech do pięciu minut. Limit czasowy sesji: od 30 do 45 minut. Po osiągnięciu jednego z tych limitów należy zatwierdzić bieżącą wycenę lub odesłać zadanie z powrotem do listy zadań do wykonania. Zespoły, które wiedzą, że faktycznie będą Państwo egzekwować przestrzeganie tych limitów, lepiej przygotowują się na następny raz. Jeśli lista elementów do oszacowania jest bardzo długa, nie należy próbować jej tutaj na siłę przerabiać; należy skorzystać z szybszej techniki, takiej jak szacowanie zbiorcze.

Prowadzenie sesji zdalnych i hybrydowych

Proszę przeprowadzić sesję za pośrednictwem wideokonferencji. Ważny jest ton głosu oraz wizualna wskazówka, że ktoś zamierza zabrać głos. Proszę skorzystać z narzędzia typu „planning poker”, aby zapewnić rzeczywistą anonimowość głosów; poleganie na uczciwości uczestników w wątku czatu to przepis na katastrofę. Bezpłatny planning poker firmy TeamRetro ukrywa wszystkie karty aż do momentu ich ujawnienia, dzięki czemu zespół pracujący zdalnie korzysta z tej samej mechaniki, co zespół zgromadzony przy jednym stole.

Nie znają Państwo jeszcze tej techniki? Proszę zacząć od artykułu Czym jest planning poker. A może już biegle ją Państwo stosują i chcą dowiedzieć się, gdzie popełniają Państwo błędy? Artykuł Błędy w planning pokerze stanowi praktyczny przewodnik.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie etapy obejmuje sesja planowania pokerowego?

Proszę doprecyzować listę zadań i najpierw wybrać historię referencyjną. Następnie, w odniesieniu do każdego zadania: moderator odczytuje je, a zespół doprecyzuje jego treść; wszyscy głosują w tajemnicy; wszystkie karty są ujawniane jednocześnie; a osoby, które oddały głosy o najwyższej i najniższej wartości, wyjaśniają ewentualne znaczne rozbieżności w wynikach przed ponownym głosowaniem. Większość zadań zostaje rozstrzygnięta w ciągu dwóch tur głosowania.

Jak długo powinna trwać sesja planowania pokerowego?

Proszę ograniczyć czas trwania sesji do około 30–45 minut, a czas poświęcony na każdą historię – do trzech do pięciu. Jakość szacunków gwałtownie spada po upływie 45 minut, ponieważ uczestnicy stają się zmęczeni i zaczynają naśladować zachowanie osoby prowadzącej. Jeśli pozostało jeszcze więcej zadań do oszacowania, proszę zaplanować drugą sesję lub przejść na technikę pozwalającą na szybszą realizację.

Której talii kart do planowania pokerowego powinniśmy użyć?

W przypadku większości zadań realizowanych w ramach sprintów proszę zacząć od ciągu Fibonacciego (1, 2, 3, 5, 8, 13); zapewnia on wystarczającą szczegółowość do planowania oraz odpowiedni poziom oporu, aby dyskusje nie przedłużały się. Przejdź do zmodyfikowanej skali Fibonacciego, gdy chcesz wyróżnić zbyt rozbudowane zadania, oraz do rozmiarów koszulek w przypadku wczesnego szacowania na poziomie planu działania, gdzie sumowanie liczb nie jest konieczne.

Co oznaczają symbole „?” i „karty kawowe”?

Karta z znakiem zapytania oznacza, że dana osoba rzeczywiście nie jest jeszcze w stanie oszacować czasu realizacji zadania. Proszę traktować ją jako znak stopu wskazujący, że zadanie wymaga szerszego kontekstu, a nie jako brak głosu. Karta z motywem kawy oznacza, że ktoś potrzebuje przerwy; proszę potraktować to poważnie, ponieważ zmęczona grupa w kolejnych rundach przedstawia gorsze szacunki.

Czym jest historia referencyjna?

Historia odniesienia to już zrealizowana historia, którą zespół postanawia traktować jako stały punkt odniesienia (powiedzmy, 5), tak aby wszystkie pozostałe szacunki były dokonywane w stosunku do niej. Bez takiego punktu odniesienia znaczenie wartości 5 zmienia się z sprintu na sprint, a wynikowa prędkość przypomina losowy spacer.