Hoe u een Planning Poker-sessie organiseert

Een Planning Poker-sessie is geslaagd wanneer deze bruikbare schattingen oplevert zonder dat de sessie het tweede uur ingaat. Dat komt neer op drie zaken: het backlog voorbereiden, het principe van ‘eerst in het geheim stemmen, daarna openbaar maken’ waarborgen, en strikt tijdlimieten hanteren. Hieronder volgt het verloop van de sessie.

Vóór de sessie: verfijnen en vervolgens verankeren

De meeste mislukte sessies zijn terug te voeren op een gebrekkige voorbereiding, niet op slechte begeleiding. Er zijn twee zaken die u eerst moet regelen.

De backlog verfijnen. Elk verhaal moet beschikken over duidelijke acceptatiecriteria, een bekende verantwoordelijke (of een expliciete aanduiding dat het om een overkoepelend onderwerp gaat) en ongeveer hetzelfde detailniveau als de aangrenzende verhalen. Als de helft van uw items uit éénregelige tickets bestaat en de andere helft uit specificaties van meerdere alinea’s, zijn de schattingen niet vergelijkbaar en verandert de sessie in een verkapte verfijningsbijeenkomst.

Kies een referentieverhaal. Neem een verhaal dat al is opgeleverd en spreek af dat dit de uitgangsbasis van het team wordt (laten we zeggen een 5). Elke andere schatting wordt ten opzichte van dat referentiepunt gemaakt. Dit is veruit de goedkoopste manier om een schaal in de loop van de tijd stabiel te houden.

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de sessie goed van start gaat; dit zijn de gewoontes die ervoor zorgen dat de resultaten betrouwbaar blijven zodra u ermee bezig bent.

Leg de opdracht uit en beantwoord vragen voordat er gestemd wordt. Lees het agendapunt gezamenlijk door, geef het team de gelegenheid om te vragen wat onduidelijk is, en begin pas met stemmen als die vragen zijn beantwoord. Een stemming die plaatsvindt voordat de groep het verhaal begrijpt, is geen schatting; het is een gok met een getal eraan vast. Dit kost vooraf een minuut, maar bespaart later een herhaling van de stemming.

Let op de vertaling in uren. Op het moment dat iemand zegt: „een 3 is ongeveer een halve dag”, gaat de schatting stilletjes niet meer over complexiteit, maar over tijd – en dat is precies wat men met punten juist wil vermijden. Als dit blijft gebeuren, is dat hetgeen dat moet worden gecorrigeerd, niet het getal zelf.

Beperk het aantal herstemmingen tot twee. Bij de eerste bekendmaking wordt de spreiding zichtbaar. Bij de tweede, nadat de stemmers met de hoogste en laagste scores hun redenering hebben toegelicht, zou het team tot overeenstemming moeten komen. Als dat niet het geval is, is het verhaal nog niet in te schatten: splits het op of stuur het terug voor verdere uitwerking, in plaats van een derde keer te stemmen en erop te hopen.

Betrek het volledige leveringsteam erbij, niet alleen de technische afdeling. De afdelingen Kwaliteitsborging en Ontwerp zien inspanningen die niet in de beschrijving van een ticket worden vermeld. Een story die voor de ontwikkelaar een 2 lijkt, kan een 8 worden zodra iemand vraagt wie het testplan opstelt.

Beoordeel de kwaliteit van de schattingen op teamniveau, nooit op individueel niveau. Zodra het gevoel ontstaat dat er een cijfer aan een stem wordt toegekend, krijgt u voorzichtige schattingen in plaats van eerlijke, om dezelfde reden waarom velocity geen prestatiescore is. Als u wilt weten of de inschattingen daadwerkelijk verbeteren, kijk dan naar hoe klein de spreiding is over de items van een sprint, niet naar wie het dichtst in de buurt zat.

Stel de basisregels vast

Zeg dit bij aanvang hardop, vooral tegen nieuwe teamgenoten:

1. U schat de relatieve inspanning in, niet het aantal uren.
2. Maak geen kaart bekend en noem geen getal hardop voordat iedereen heeft gespeeld.
3. De hoogste en laagste kaarten spreken voor zich. Dat is een voordeel, geen nadeel.
4. ? betekent dat u dit werkelijk niet kunt inschatten. ☕betekent dat u even pauze nodig hebt.

De vier fasen van een ronde

Elk verhaal doorloopt dezelfde korte cyclus.

1. Lezen en verduidelijken (1–2 min). De begeleider leest het verhaal hardop voor. Iedereen, niet alleen ingenieurs, mag vragen stellen ter verduidelijking. Het doel is een gezamenlijk begrip, niet het ontwerp. Mocht de groep zich gaan bezighouden met de vraag hoe het gebouwd moet worden, leg dat dan even terzijde en ga verder.

2. Stemming (10–30 sec). Iedereen speelt in het geheim een kaart uit. In de app blijven de kaarten automatisch verborgen; in de vergaderruimte houdt u ze met de beeldzijde naar beneden totdat de uitslag bekend wordt gemaakt.

3. Onthullen en bespreken (1–4 min). Draai alle kaarten tegelijk om. Als de spreiding uit één stap bestaat (allemaal 3’en en 5’en), neem dan het hoogste getal en ga verder. Als de spreiding groter is, vraag dan degenen met het hoogste en laagste getal om uitleg. Negen van de tien keer zult u een van de volgende drie situaties aantreffen: het verhaal wordt niet goed begrepen en moet worden opgesplitst, iemand is op de hoogte van verborgen complexiteit, of iemand heeft dit eerder gedaan en weet dat het omvang minder is dan het lijkt.

4. Opnieuw stemmen (10 sec). Korte bespreking, daarna opnieuw stemmen. De meeste rondes zijn na twee stemmingen afgerond. Als u op een derde ronde afstevent, moet het verhaal verder worden uitgewerkt of opgesplitst, en is er geen behoefte aan meer discussie.

Welk kaartspel dient u te gebruiken?

De getallen op de kaarten bepalen hoe het team tegen inspanning aankijkt; het kiezen van een kaartspel maakt dus deel uit van het werk, maar u hoeft er niet te veel over na te denken.

Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) is voor de meeste teams de standaardkeuze, en daar zijn goede redenen voor. De tussenruimtes worden met opzet groter: hoe omvangrijker het werk, hoe minder iemand erover weet, waardoor de keuzes verder uit elkaar komen te liggen en u kiest tussen „8 of 13?” in plaats van te discussiëren over een 9 versus een 10. De wrijving is juist het kenmerk. (Meer over waarom Fibonacci.)

Aangepaste Fibonacci voegt ½ toe voor eenvoudig maar meetbaar werk, en 40 en 100 aan de bovenkant. Het getal 100 is geen schatting; het is een stopteken dat betekent: „te groot om in één keer te verwerken; verdeel het eerst in kleinere delen.”

T-shirtmaten (XS–XL) zijn bewust vaag gehouden, wat soms precies geschikt is voor de eerste verfijning, of voor het bepalen van de omvang op portfolioniveau, waarbij het gaat om de reikwijdte en niet om de sprintcapaciteit. Het nadeel: T-shirts zijn niet optelbaar, waardoor ze geen basis kunnen vormen voor een velocity-cijfer.

Machten van twee (1, 2, 4, 8, 16…) zijn geschikt voor technische teams die al in verdubbelingen redeneren; de sprongen worden al snel aanzienlijk groter, en dat is nu juist de bedoeling.

Wilt u opnieuw beginnen? Gebruik dan Fibonacci. Schakel pas over op T-shirts als u merkt dat het team discussieert over verschillen van slechts één punt, en schakel over op aangepaste Fibonacci zodra u verhalen met een buitenproportionele omvang expliciet wilt markeren.

De gratis Planning Poker-tool biedt zelf zes kaartspellen: Scrum, Fibonacci, Sequential, Half Card, Power of Two en T-shirt Size. Drie daarvan (Scrum, Sequential en Half Card) zijn hierboven nog niet aan bod gekomen, dus hier wordt uitgelegd waar zij thuishoren.

Scrum (0, ½, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20) is de standaardinstelling van de tool zelf en is eerder een nauwe verwant van Fibonacci dan een afwijkende filosofie. Het kent dezelfde steeds groter wordende tussenruimtes, met twee praktische toevoegingen: een expliciete 0 voor „reeds voltooid“ of „geen echt werk“, en een ½ zodat triviale items niet naar boven worden afgerond naar een heel punt. Als uw team al met Fibonacci werkt en zich afvraagt waarom de standaardkaartenset van de app er iets anders uitziet, dan is dit de reden. Kies degene van de twee waarmee uw team zich het snelst vertrouwd voelt; geen van beide is ‘correcter’.

Half card (1, 1½, 2, 2½, 3, 3½, 4, 4½, 5, 5½) biedt meer differentiatie aan de onderkant van de schaal voor backlogs waarin alles steeds wordt gegroepeerd in „1 of 3”, zonder tussenliggende waarden. Als uw gesprekken over schattingen steeds weer draaien om de vraag „is dit nu echt een 1, of eerder een 2?”, dan is de halve kaart de oplossing. Het lost een reëel probleem op, en voegt niet zomaar extra keuzemogelijkheden toe.

Opeenvolgend (1, 2, 3, 4, 5…) is de optie waar u het minst gebruik van dient te maken. Gelijke tussenruimtes tussen getallen nemen de druk weg die de andere opstellingen juist opzettelijk opbouwen: bij een opstelling in Fibonacci-stijl voelt een 13 bewust ongemakkelijk aan naast een 8, en dat is precies wat teams ertoe aanzet het verhaal op te splitsen in plaats van het af te doen en verder te gaan. Sequentieel is alleen zinvol wanneer items werkelijk van dezelfde aard zijn en u dichter bij tellen dan bij schatten zit: een checklist met vrijwel identieke migratietaken, niet een gemengde backlog.

Twijfelt u nog steeds? Stem het kaartspel af op de methode, en niet andersom. Als uw team begint in de gratis Planning Poker-ruimte van TeamRetro, is het Scrum-kaartspel al geselecteerd en is er geen reden om over te schakelen naar het standaard Fibonacci-kaartspel, tenzij er zich eerst een specifiek probleem voordoet.

Heeft u meer dan zes voorinstellingen nodig? De gratis versie is bedoeld voor een snelle sessie zonder account, met een vaste set decks. Met het betaalde Estimations-platform van TeamRetro kan uw team een volledig op maat gemaakt deck samenstellen, met uw eigen waarden en labels, in plaats van uit vooraf ingestelde opties te kiezen, en de schatting integreren in de rest van uw workflow: haal items rechtstreeks uit uw backlog, synchroniseer overeengekomen punten terug naar Jira, Azure DevOps, GitHub of Linear, en zet de resultaten van de discussie om in vervolgacties en teamafspraken voordat iemand de sessie verlaat.

De speciale kaarten: ?, koffie en 100

Enkele kaarten zijn geen getallen, en elke kaart bevat concrete informatie:

• ?: Dit kan ik niet inschatten. Een stopteken, geen schouderophalen. Dit betekent meestal dat het team de context mist, of dat het verhaal nog niet duidelijk genoeg is. Breng dit ter sprake; laat het niet zomaar voorbijgaan.
• ☕: Ik heb even pauze nodig. Neem dit letterlijk. Schattingsmoeheid heeft een negatieve invloed op de kwaliteit van elke volgende ronde, en vijf minuten zijn goedkoper dan een mislukte sprint.
• 100: dit is te omvangrijk om in te schatten. Een vlag, geen getal. Verlaag de schatting niet zomaar naar 40 om het verfijningswerk te ontlopen; splits het verhaal in plaats daarvan op.

Stel een tijdslimiet vast voor de sessie, niet alleen voor de verhalen

Tijdslimiet per story: drie tot vijf minuten. Tijdslimiet per sessie: 30 tot 45 minuten. Zodra een van beide limieten is bereikt, dient u de huidige schatting in te dienen of de story terug te plaatsen in de backlog. Teams die weten dat u de tijdslimiet daadwerkelijk handhaaft, bereiden zich beter voor op de volgende keer. Als er een lange reeks items is die moeten worden ingeschat, worstel u hier dan niet doorheen; kies in plaats daarvan voor een snellere techniek, zoals ‘bucket sizing’.

Het organiseren van online- en hybride sessies

Houd de sessie via videoconferentie. U wilt de toon van de stem horen en de visuele aanwijzing zien dat iemand op het punt staat te spreken. Gebruik een planning poker-tool om de stemmen daadwerkelijk verborgen te houden; het op vertrouwen gebaseerde systeem in een chatthread is een onvermijdelijk risico op vertekende resultaten. De gratis planning poker van TeamRetro verbergt elke kaart tot het moment van onthulling, zodat een verspreid team dezelfde werkwijze krijgt als een team dat rond een tafel zit.

Bent u nog niet bekend met deze techniek? Begin dan met uit te zoeken wat planning poker precies inhoudt. Bent u er al bedreven in en wilt u weten waar het misgaat? Dan is ‘Planning Poker Mistakes’ de praktische gids die u nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de stappen in een Planning Poker-sessie?

Stel de backlog bij en kies eerst een referentieverhaal. Vervolgens geldt voor elk item het volgende: de facilitator leest het voor en het team geeft toelichting, iedereen stemt in het geheim, alle kaarten worden in één keer onthuld, en de kaarten met de hoogste en laagste score worden toegelicht om eventuele grote verschillen te verklaren, waarna er opnieuw wordt gestemd. De meeste items worden binnen twee stemrondes afgerond.

Hoe lang moet een Planning Poker-sessie duren?

Beperk de sessie tot ongeveer 30 tot 45 minuten en elk verhaal tot drie tot vijf. De kwaliteit van de schatting neemt na 45 minuten sterk af, aangezien mensen vermoeid raken en gaan meedoen met wat de leider ook doet. Indien er nog meer backlog moet worden ingeschat, plan dan een tweede sessie in of schakel over op een snellere techniek.

Welk Planning Poker-kaartspel moeten wij gebruiken?

Begin bij de meeste sprintopdrachten met de Fibonacci-reeks (1, 2, 3, 5, 8, 13); deze biedt voldoende gedetailleerdheid om mee te plannen en voldoende weerstand om discussies kort te houden. Schakel over op de aangepaste Fibonacci-methode wanneer u te omvangrijke stories wilt markeren, en op T-shirtmaten voor vroege, roadmap-gerichte schattingen waarbij de getallen niet hoeven op te tellen.

Wat betekenen de ?- en koffiekaarten?

De vraagtekenkaart betekent dat iemand het verhaal op dit moment werkelijk nog niet kan inschatten. Beschouw deze kaart als een stopteken dat er meer context nodig is, en niet als een afwezige stem. De koffiekaart betekent dat iemand even pauze nodig heeft; neem dit serieus, want een vermoeide groep levert in elke volgende ronde slechtere schattingen op.

Wat is een referentieverhaal?

Een referentieverhaal is een reeds opgeleverd verhaal dat het team overeenkomt te beschouwen als een vast uitgangspunt (bijvoorbeeld een 5), zodat elke andere schatting ten opzichte daarvan wordt gemaakt. Zonder een anker verschuift de betekenis van een 5 van sprint tot sprint en wordt de daaruit voortvloeiende snelheid een willekeurige wandeling.