Hoe u een Planning Poker-sessie organiseert

Een planning poker-sessie is geslaagd wanneer deze bruikbare schattingen oplevert zonder dat de sessie uitloopt tot een tweede uur. Dat komt neer op drie zaken: het backlog voorbereiden, het principe van ‘eerst in het geheim stemmen, dan onthullen’ waarborgen, en strikt tijdlimieten hanteren. Hieronder volgt het verloop van de sessie.

Vóór de sessie: verfijnen en vervolgens verankeren

De meeste mislukte sessies zijn terug te voeren op een gebrekkige voorbereiding, niet op slechte begeleiding. Er zijn twee zaken die u eerst moet regelen.

Verfijn de backlog. Elk verhaal moet beschikken over duidelijke acceptatiecriteria, een bekende verantwoordelijke (of een expliciete aanduiding dat het om een overkoepelend onderwerp gaat) en ongeveer hetzelfde detailniveau als de aangrenzende verhalen. Als de helft van uw items uit tickets van één regel bestaat en de andere helft uit specificaties van meerdere alinea’s, zijn de schattingen niet vergelijkbaar en verandert de sessie in feite in een verfinementvergadering in vermomming.

Kies een referentieverhaal. Neem een verhaal dat al is opgeleverd en spreek af dat dit de uitgangsbasis van het team wordt (bijvoorbeeld een 5). Alle andere schattingen worden ten opzichte van dat referentiepunt gemaakt. Dit is de goedkoopste manier om de schaal in de loop van de tijd stabiel te houden.

Stel de basisregels vast

Zeg dit hardop bij de start, vooral bij nieuwe teamgenoten:

1. U schat de relatieve inspanning in, niet het aantal uren.
2. Maak geen kaart bekend en noem geen getal hardop totdat iedereen heeft gespeeld.
3. De hoogste en laagste kaarten spreken voor zich. Dat is een voordeel, geen nadeel.
4. ? betekent dat u dit werkelijk niet kunt inschatten. ☕betekent dat u even pauze nodig hebt.

De vier fasen van een ronde

Elk verhaal doorloopt dezelfde korte cyclus.

1. Lezen en verduidelijken (1–2 min). De begeleider leest het verhaal hardop voor. Iedereen, niet alleen ingenieurs, mag vragen stellen ter verduidelijking. Het doel is een gezamenlijk begrip, niet het ontwerp. Mocht de groep zich gaan bezighouden met de vraag hoe het gebouwd moet worden, leg dat dan even terzijde en ga verder.

2. Stemming (10–30 sec). Iedereen speelt in het geheim een kaart uit. In de applicatie blijven de kaarten automatisch verborgen; in de vergaderruimte houdt u ze met de beeldzijde naar beneden totdat de uitslag bekend wordt gemaakt.

3. Onthullen en bespreken (1–4 min). Draai alle kaarten tegelijk om. Als de spreiding uit één stap bestaat (allemaal 3’en en 5’en), neem dan het hoogste getal en ga verder. Als de spreiding groter is, vraag dan degenen met het hoogste en laagste getal om uitleg. Negen van de tien keer zult u een van de volgende drie situaties aantreffen: het verhaal wordt niet goed begrepen en moet worden opgesplitst, iemand is op de hoogte van verborgen complexiteit, of iemand heeft dit eerder gedaan en weet dat het om een kleiner geheel gaat dan het op het eerste gezicht lijkt.

4. Opnieuw stemmen (10 sec). Korte bespreking, daarna opnieuw stemmen. De meeste rondes zijn na twee stemmingen afgerond. Mocht u op een derde ronde afstevenen, dan heeft het verhaal meer verfijning of opsplitsing nodig, en niet meer discussie.

Welk kaartspel dient u te gebruiken?

De getallen op de kaarten bepalen hoe het team tegen inspanning aankijkt; het kiezen van een kaartspel maakt dus deel uit van het werk, maar u hoeft er niet te veel over na te denken.

Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) is voor de meeste teams de standaardkeuze, en daar zijn goede redenen voor. De verschillen worden bewust groter gemaakt: hoe omvangrijker het werk, hoe minder iemand erover weet, waardoor de keuzes verder uit elkaar komen te liggen en u besluit: „8 of 13?”, in plaats van te discussiëren over een 9 versus een 10. De wrijving is juist het kenmerk. (Meer over waarom Fibonacci.)

Aangepaste Fibonacci voegt ½ toe voor eenvoudig maar meetbaar werk, en 40 en 100 aan de bovenkant. Het getal 100 is geen schatting; het is een stopteken dat betekent: „te groot om in één keer te behandelen; verdeel het eerst in kleinere delen.”

T-shirtmaten (XS–XL) zijn bewust vaag gehouden, wat soms precies geschikt is voor de eerste verfijning, of voor het bepalen van de omvang op portfolioniveau, waarbij het gaat om de reikwijdte en niet om de sprintcapaciteit. Het nadeel: T-shirts zijn niet bij elkaar op te tellen, waardoor ze geen basis kunnen vormen voor een velocity-cijfer.

Machten van twee (1, 2, 4, 8, 16…) zijn geschikt voor technische teams die al in verdubbelingen redeneren; de sprongen worden al snel aanzienlijk groter, en dat is nu juist de bedoeling.

Wilt u opnieuw beginnen? Gebruik dan Fibonacci. Schakel pas over op T-shirts als u merkt dat het team discussieert over verschillen van slechts één punt, en ga over op aangepaste Fibonacci zodra u verhalen die buiten de norm vallen expliciet wilt markeren.

De speciale kaarten: ?, koffie en 100

Enkele kaarten zijn geen getallen, en elke kaart bevat concrete informatie:

• ?: Dit kan ik niet inschatten. Een stopteken, geen schouderophalen. Meestal betekent dit dat het team de context mist, of dat het verhaal nog niet duidelijk genoeg is. Breng dit ter sprake; laat het niet zomaar voorbijgaan.
• ☕: Ik heb even pauze nodig. Neem dit letterlijk. Schattingsmoeheid heeft een negatieve invloed op de kwaliteit van elke volgende ronde, en vijf minuten kost minder dan een slechte sprint.
• 100: dit is te groot om in te schatten. Een vlag, geen getal. Beperk uzelf niet tot een 40 om het verfijningswerk te ontlopen; splits het verhaal in plaats daarvan op.

Stel een tijdslimiet in voor de sessie, niet alleen voor de verhalen

Tijdlimiet per story: drie tot vijf minuten. Tijdlimiet per sessie: 30 tot 45 minuten. Zodra een van beide limieten is bereikt, dient u de huidige schatting in te dienen of de story terug te plaatsen in de backlog. Teams die weten dat u de tijdslimiet daadwerkelijk handhaaft, bereiden zich beter voor op de volgende keer. Als er een lange reeks items is die moeten worden ingeschat, worstel u hier dan niet doorheen; maak gebruik van een snellere techniek zoals ‘bucket sizing’.

Het organiseren van online- en hybride sessies

Houd de sessie via videoconferentie. U wilt de intonatie van de stem horen en de visuele aanwijzing zien wanneer iemand op het punt staat te spreken. Gebruik een planning poker-tool om de stemmen daadwerkelijk verborgen te houden; het op vertrouwen gebaseerde systeem in een chatthread is een onvermijdelijk risico op beïnvloeding. De gratis planning poker van TeamRetro verbergt elke kaart tot het moment van onthulling, zodat een verspreid team dezelfde werkwijze krijgt als een team dat rond een tafel zit.

Bent u nog niet bekend met deze techniek? Begin dan met wat planning poker is. Bent u al bedreven in de techniek en wilt u weten waar het misgaat? Fouten bij planning poker is de praktische gids.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de stappen in een Planning Poker-sessie?

Stel de backlog bij en kies eerst een referentieverhaal. Vervolgens geldt voor elk item het volgende: de facilitator leest het voor en het team geeft toelichting, iedereen brengt in het geheim zijn stem uit, alle kaarten worden in één keer onthuld, en de kaarten met de hoogste en laagste score worden toegelicht om eventuele grote verschillen te verklaren, waarna er opnieuw wordt gestemd. De meeste items worden binnen twee stemrondes afgehandeld.

Hoe lang moet een Planning Poker-sessie duren?

Beperk de sessie tot ongeveer 30 tot 45 minuten en elk verhaal tot drie tot vijf minuten. De kwaliteit van de schatting neemt na 45 minuten sterk af, aangezien mensen vermoeid raken en gaan meespelen met wat de leider doet. Indien er nog meer backlog moet worden ingeschat, plan dan een tweede sessie in of schakel over op een snellere techniek.

Welk Planning Poker-kaartspel moeten wij gebruiken?

Begin bij de meeste sprintwerkzaamheden met de Fibonacci-reeks (1, 2, 3, 5, 8, 13); deze biedt voldoende gedetailleerdheid om mee te plannen en voldoende weerstand om discussies kort te houden. Schakel over op de aangepaste Fibonacci-methode wanneer u te omvangrijke stories wilt markeren, en op T-shirtmaten voor vroege, roadmap-gerichte inschattingen waarbij de getallen niet hoeven op te tellen.

Wat betekenen de ?- en koffiekaarten?

De vraagtekenkaart betekent dat iemand het verhaal op dit moment werkelijk nog niet kan inschatten. Beschouw deze kaart als een stopteken dat er meer context nodig is, en niet als een afwezigheid van stem. De koffiekaart betekent dat iemand een pauze nodig heeft; neem dit serieus, want een vermoeide groep levert elke volgende ronde slechtere schattingen op.

Wat is een referentieverhaal?

Een referentieverhaal is een reeds opgeleverd verhaal dat het team overeenkomt te beschouwen als een vast referentiepunt (bijvoorbeeld een 5), zodat elke andere schatting ten opzichte daarvan wordt gemaakt. Zonder een anker verschuift de betekenis van een 5 van sprint tot sprint en wordt de daaruit voortvloeiende snelheid een willekeurige wandeling.