Comment animer une session de « planning poker »

Une session de « planning poker » est réussie lorsqu’elle permet d’obtenir des estimations utiles sans déborder sur une deuxième heure. Cela repose sur trois éléments : préparer le backlog, veiller à ce que le principe du « vote à l’abri suivi de la révélation » soit respecté, et respecter strictement les limites de temps. Voici le déroulement de la session.

Avant la séance : affinez, puis ancrez

La plupart des séances ratées sont dues à une mauvaise préparation, et non à une mauvaise animation. Il y a deux points à régler en premier lieu.

Affiner le backlog. Chaque story doit comporter des critères d’acceptation clairs, un responsable clairement identifié (ou une mention explicite indiquant qu’il s’agit d’un sujet transversal), et présenter à peu près le même niveau de détail que les stories voisines. Si la moitié de vos éléments se résument à des tickets d’une seule ligne et que l’autre moitié consiste en des spécifications de plusieurs paragraphes, les estimations ne seront pas comparables et la session se transformera en une réunion de raffinement déguisée.

Choisissez un scénario de référence. Prenez un scénario déjà livré et convenez de le considérer comme la référence de l’équipe (un « 5 », par exemple). Toutes les autres estimations seront effectuées par rapport à ce point de repère. C’est la mesure la plus simple que vous puissiez prendre pour maintenir la stabilité d’une échelle au fil du temps.

Fixez les règles de base

Dites-le à voix haute dès le début, surtout avec vos nouveaux coéquipiers :

1. Vous évaluez l’effort relatif, et non le nombre d’heures.
2. Ne dévoilez pas de carte et ne prononcez pas de chiffre à voix haute tant que tout le monde n’a pas joué.
3. Les cartes les plus hautes et les plus basses parlent d’elles-mêmes. C’est un atout, pas une pénalité.
4. ? Cela signifie que vous ne pouvez vraiment pas l’estimer. Cela ☕signifie que vous avez besoin d’une pause.

Les quatre phases d’un tour

Chaque histoire suit le même petit cycle.

1. Lecture et clarification (1 à 2 min). L’animateur lit l’histoire à haute voix. Tout le monde, et pas seulement les ingénieurs, peut poser des questions pour obtenir des précisions. L’objectif est de parvenir à une compréhension commune, et non de concevoir un projet. Si les participants commencent à se demander comment le réaliser, mettez cette discussion de côté et passez à autre chose.

2. Vote (10 à 30 secondes). Chacun joue une carte en secret. Dans l’application, les cartes restent automatiquement cachées ; dans la salle, gardez-les face cachée jusqu’au moment de les dévoiler.

3. Révéler et discuter (1 à 4 min). Retournez toutes les cartes en même temps. Si la répartition se résume à une seule étape (uniquement des 3 et des 5), retenez le chiffre le plus élevé et passez à l’étape suivante. Si elle est plus variée, demandez à la personne ayant le chiffre le plus élevé et à celle ayant le chiffre le plus bas d’expliquer leur choix. Neuf fois sur dix, vous constaterez l’une des trois situations suivantes : soit l’histoire n’est pas bien comprise et doit être décomposée, soit quelqu’un a conscience d’une complexité cachée, soit quelqu’un a déjà fait cela auparavant et sait que c’est moins compliqué qu’il n’y paraît.

4. Nouveau vote (10 sec). Brève discussion, puis nouveau vote. La plupart des tours se concluent en deux. Si vous vous dirigez vers un troisième tour, c’est que l’histoire a besoin d’être davantage affinée ou divisée, et non d’une discussion plus longue.

Quel jeu de cartes devriez-vous utiliser ?

Les chiffres figurant sur les cartes influencent la manière dont l’équipe appréhende l’effort ; le choix d’un jeu de cartes fait donc partie du travail, mais il ne faut pas trop y réfléchir.

La suite de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) est la valeur par défaut pour la plupart des équipes, et ce à juste titre. Les écarts s’élargissent volontairement : plus le travail est important, moins on en sait, de sorte que les choix s’écartent les uns des autres et que vous décidez « 8 ou 13 ? » au lieu de débattre entre un 9 et un 10. Cette friction est un atout. (Pour en savoir plus sur les raisons du choix de la suite de Fibonacci.)

La méthode de Fibonacci modifiée ajoute ½ pour les tâches simples mais faciles à suivre, ainsi que 40 et 100 dans la partie supérieure de l’échelle. Le chiffre 100 n’est pas une estimation ; c’est un signal d’arrêt signifiant « trop volumineux pour être géré en un seul bloc ; il faut d’abord le diviser ».

Les tailles de t-shirt (XS–XL) sont volontairement floues, ce qui convient parfois parfaitement aux premières phases de définition du projet ou à la gestion de portefeuille, où la discussion porte sur la portée du projet et non sur la capacité de sprint. Le hic : les tailles de t-shirt ne s’additionnent pas, elles ne permettent donc pas de calculer un chiffre de vélocité.

Les puissances de deux (1, 2, 4, 8, 16…) conviennent aux équipes d’ingénieurs qui raisonnent déjà en termes de doublements ; les progressions deviennent rapidement très marquées, ce qui est justement le but recherché.

Vous recommencez à zéro ? Utilisez la méthode de Fibonacci. Passez aux « T-shirts » uniquement si vous constatez que l’équipe débat sur des écarts d’un seul point, et à la méthode de Fibonacci modifiée dès que vous souhaitez signaler explicitement les articles trop volumineux.

Les cartes spéciales : ?, café et 100

Certaines cartes ne sont pas des chiffres, et chacune d’entre elles contient des informations concrètes :

• ** ?: Je ne peux pas me prononcer là-dessus.** C’est un signal d’arrêt, pas un haussement d’épaules. Cela signifie généralement que l’équipe manque de contexte ou que le sujet n’est pas encore suffisamment défini. Mettez-le en évidence ; ne le laissez pas passer sans rien dire.
• ☕: J’ai besoin d’une pause. Prenez cela au pied de la lettre. La fatigue liée aux estimations nuit à la qualité de chaque itération suivante, et cinq minutes, c’est moins coûteux qu’un sprint raté.
• 100: c’est trop vaste pour être chiffré. Il s’agit d’un indicateur, pas d’un chiffre. Ne vous contentez pas d’un 40 pour éviter le travail de précision ; divisez plutôt l’histoire en plusieurs parties.

Fixez une durée pour la session dans son ensemble, et pas seulement pour les stories

Limite de temps par story : trois à cinq minutes. Limite de temps par session : 30 à 45 minutes. Lorsque vous atteignez l’une ou l’autre de ces limites, validez l’estimation en cours ou renvoyez la story dans le backlog. Les équipes qui savent que vous ferez réellement respecter ces limites s’y préparent mieux pour la prochaine fois. S’il reste une longue liste d’éléments à évaluer, ne vous acharnez pas ici ; optez plutôt pour une technique plus rapide comme l’évaluation par lots.

Organisation de sessions à distance et hybrides

Organisez la session par visioconférence. Vous avez besoin du ton de la voix et des indices visuels indiquant qu’une personne s’apprête à prendre la parole. Utilisez un outil de « planning poker » pour garantir la confidentialité des votes ; le système basé sur la confiance dans un fil de discussion est un accident d’ancrage qui ne demande qu’à se produire. Le « Planning Poker » gratuit de TeamRetro masque toutes les cartes jusqu’à leur révélation, ce qui permet à une équipe dispersée de bénéficier du même fonctionnement qu’une équipe réunie autour d’une table.

Vous découvrez cette technique ? Commencez par Qu’est-ce que le Planning Poker ?. Vous la maîtrisez déjà et souhaitez savoir où se situent les écarts ? Les erreurs à éviter avec le Planning Poker est le guide pratique qu’il vous faut.

Foire aux questions

Quelles sont les étapes d’une session de « planning poker » ?

Affinez le backlog et choisissez d’abord une story de référence. Ensuite, pour chaque élément : le facilitateur le lit et l’équipe apporte des précisions, chacun vote en secret, toutes les cartes sont dévoilées en même temps, et les personnes ayant attribué les notes la plus élevée et la plus basse expliquent les écarts importants avant un nouveau vote. La plupart des éléments font l’objet d’un consensus après deux tours de vote.

Combien de temps doit durer une session de « planning poker » ?

Limitez la durée de la session à environ 30 à 45 minutes et celle de chaque story à trois à cinq minutes. La qualité des estimations baisse fortement au-delà de 45 minutes, car les participants se fatiguent et finissent par suivre aveuglément ce que fait le responsable. S’il reste d’autres éléments du backlog à évaluer, prévoyez une deuxième session ou optez pour une technique plus rapide.

Quel jeu de cartes de « planning poker » devrions-nous utiliser ?

Commencez par la suite de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13) pour la plupart des sprints ; elle offre suffisamment de granularité pour la planification et suffisamment de contraintes pour que les discussions restent concises. Passez à la suite de Fibonacci modifiée lorsque vous souhaitez signaler des stories trop volumineuses, et aux tailles de t-shirt pour l’estimation préliminaire au niveau de la feuille de route, où il n’est pas nécessaire que les chiffres s’additionnent.

Que signifient les symboles « ? » et les cartes « café » ?

La carte « point d’interrogation » signifie qu’une personne n’est réellement pas encore en mesure d’estimer la durée de la tâche. Considérez-la comme un signal d’arrêt indiquant que l’élément nécessite davantage de contexte, et non comme un refus de vote. La carte « café » signifie qu’une personne a besoin d’une pause ; prenez-la au sérieux, car un groupe fatigué produit des estimations de moins en moins précises à chaque tour suivant.

Qu’est-ce qu’un cas de référence ?

Une histoire de référence est une histoire déjà livrée que l’équipe s’accorde à considérer comme une base de référence fixe (un « 5 », par exemple), de sorte que toutes les autres estimations sont effectuées par rapport à celle-ci. Sans ce point d’ancrage, la signification d’un « 5 » varie d’un sprint à l’autre et la vélocité qui en résulte devient aléatoire.