Come condurre una sessione di Planning Poker

Una sessione di Planning Poker è efficace quando produce stime utili senza protrarsi oltre la seconda ora. Ciò dipende da tre fattori: preparare il backlog, garantire il rispetto della meccanica del voto segreto seguito dalla rivelazione dei risultati e rispettare rigorosamente i limiti di tempo. Ecco come si svolge la sessione.

Prima della sessione: perfezionare, quindi consolidare

La maggior parte delle sessioni poco efficaci è da ricondurre a una preparazione inadeguata, non a una conduzione inadeguata. Due aspetti da chiarire innanzitutto.

Perfezionare il backlog. Ogni story deve avere criteri di accettazione chiari, un’area di responsabilità ben definita (o un’indicazione esplicita di natura trasversale) e all’incirca lo stesso livello di dettaglio delle story adiacenti. Se metà delle voci sono ticket di una sola riga e l’altra metà sono specifiche di più paragrafi, le stime non saranno comparabili e la sessione si trasformerà in una riunione di perfezionamento sotto mentite spoglie.

Scegliete una storia di riferimento. Prendete una storia già consegnata e concordate di considerarla il punto di riferimento del team (ad esempio, un 5). Ogni altra stima viene effettuata in relazione a tale punto di riferimento. È la soluzione più semplice che possiate adottare per mantenere stabile la scala nel tempo.

Stabilite le regole di base

Le ripeta ad alta voce all’inizio, soprattutto con i nuovi compagni di squadra:

1. State stimando lo sforzo relativo, non le ore.
2. Non riveli una carta né dica un numero ad alta voce finché tutti non abbiano giocato.
3. Le carte più alte e quelle più basse si spiegano da sole. Si tratta di una caratteristica, non di una penalità.
4. ? significa che davvero non è in grado di fare una stima. ☕significa che ha bisogno di una pausa.

Le quattro fasi di un round

Ogni storia segue lo stesso breve ciclo.

1. Lettura e chiarimenti (1–2 min). Il facilitatore legge la storia ad alta voce. Chiunque, non solo gli ingegneri, può porre domande di chiarimento. L’obiettivo è raggiungere una comprensione condivisa, non la progettazione. Se i partecipanti iniziano a discutere su come realizzarla, si metta da parte la questione e si proceda oltre.

2. Votazione (10–30 sec). Ciascuno gioca una carta in segreto. Se si utilizza uno strumento, le carte rimangono nascoste automaticamente; se si gioca in sala, tenetele a faccia in giù fino al momento della rivelazione.

3. Rivelazione e discussione (1–4 min). Girate tutte le carte contemporaneamente. Se la distribuzione è a un unico livello (tutti i 3 e tutti i 5), prendete il numero più alto e proseguite. Se è più ampia, chiedete a chi ha il numero più alto e a chi ha quello più basso di fornire una spiegazione. Nove volte su dieci si verificherà una delle tre seguenti situazioni: la storia non è stata compresa appieno e deve essere suddivisa, qualcuno è a conoscenza di una complessità nascosta, oppure qualcuno ha già affrontato questa situazione in precedenza e sa che è più semplice di quanto sembri.

4. Nuova votazione (10 sec). Breve discussione, poi nuova votazione. La maggior parte dei turni si conclude in due. Se si sta andando verso un terzo, la storia necessita di maggiore perfezionamento o suddivisione, non di ulteriore discussione.

Quale mazzo dovreste utilizzare?

I numeri riportati sulle carte influenzano il modo in cui il team concepisce l’impegno; pertanto, la scelta di un mazzo fa parte del lavoro, ma non è necessario rifletterci troppo.

Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) è l’impostazione predefinita per la maggior parte dei team, e a ragione. Gli intervalli si allargano di proposito: più grande è il lavoro, meno se ne sa, quindi le opzioni si distanziano e si decide «8 o 13?» invece di discutere se scegliere un 9 o un 10. L’attrito è la caratteristica distintiva. (Maggiori informazioni su perché Fibonacci.)

Il metodo Fibonacci modificato aggiunge ½ per i lavori banali ma facilmente monitorabili, e 40 e 100 all’estremità superiore. Il 100 non è una stima; è un segnale di stop che significa “troppo grande per essere gestito in un’unica soluzione; suddividetelo prima”.

Le taglie delle magliette (XS–XL) sono volutamente approssimative, il che a volte risulta perfetto per le prime fasi di perfezionamento o per la definizione delle dimensioni a livello di portafoglio, dove la discussione verte sull’ambito di applicazione e non sulla capacità dello sprint. Il problema è che le magliette non sono sommabili, quindi non possono fornire un valore di velocità.

Le potenze di due (1, 2, 4, 8, 16…) sono adatte ai team di ingegneri che ragionano già in termini di raddoppi; i salti di scala diventano rapidamente significativi, ed è proprio questo il punto.

Volete ricominciare da capo? Utilizzate la sequenza di Fibonacci. Passate alle “T-shirt” solo se notate che il team sta discutendo di differenze di un solo punto, e alla sequenza di Fibonacci modificata quando desiderate segnalare esplicitamente le notizie di grande rilievo.

Le carte speciali: ?, caffè e 100

Alcune carte non riportano numeri e ciascuna contiene informazioni concrete:

• ?: Non sono in grado di valutare la situazione. È un segnale di stop, non un’alzata di spalle. Di solito significa che al team manca il contesto, oppure che la storia non è ancora sufficientemente definita. Portatela alla luce; non liquidatela con un gesto di indifferenza.
• ☕: Ho bisogno di una pausa. Prendetela alla lettera. L’affaticamento da stime compromette la qualità di ogni ciclo successivo, e cinque minuti costano meno di un sprint mal riuscito.
• 100: è troppo grande per poterlo stimare. Si tratta di un indicatore, non di un numero. Non ridimensionate l’obiettivo a 40 solo per evitare il lavoro di perfezionamento; suddividete piuttosto la storia.

Stabilite un limite di tempo per la sessione, non solo per le storie

Limite di tempo per ogni story: da tre a cinque minuti. Limite di tempo per la sessione: da 30 a 45 minuti. Quando si raggiunge uno dei due limiti, si deve confermare la stima corrente oppure rimandare la story al backlog. I team che sanno che applicherete effettivamente questi limiti si prepareranno meglio per la prossima volta. Se vi trovate di fronte a una lunga lista di elementi da valutare, non cercate di sbrigarli tutti in questa fase; ricorrete piuttosto a una tecnica più rapida come il bucket sizing.

Svolgimento di sessioni a distanza e ibride

Conduca la sessione tramite video. È importante cogliere il tono di voce e i segnali visivi che indicano quando qualcuno sta per intervenire. Utilizzi uno strumento di “planning poker” per garantire che i voti rimangano realmente nascosti; affidarsi alla buona fede dei partecipanti in una chat è un rischio di distorsione dei risultati che non tarderà a manifestarsi. Il Planning Poker gratuito di TeamRetro nasconde tutte le carte fino al momento della rivelazione, in modo che un team distribuito possa usufruire della stessa meccanica di un team riunito attorno a un tavolo.

Non conosce ancora questa tecnica? Inizi con Che cos’è il Planning Poker. La conosce già bene e desidera capire dove si commettono errori? Errori nel Planning Poker è la guida pratica.

Domande frequenti

Quali sono le fasi di una sessione di Planning Poker?

Si perfeziona il backlog e si sceglie innanzitutto una storia di riferimento. Successivamente, per ogni voce: il facilitatore la legge e il team fornisce chiarimenti; tutti votano in modo riservato; tutte le schede vengono rivelate contemporaneamente; infine, le schede con il punteggio più alto e quello più basso spiegano eventuali discrepanze significative prima di procedere a una nuova votazione. La maggior parte delle voci trova un accordo entro due votazioni.

Quanto dovrebbe durare una sessione di Planning Poker?

Limiti la durata della sessione a circa 30-45 minuti e quella di ciascuna storia a tre-cinque minuti. La qualità delle stime cala drasticamente oltre i 45 minuti, poiché i partecipanti si stancano e iniziano ad allinearsi a quanto propone il responsabile. Se vi sono ulteriori elementi del backlog da valutare, programmi una seconda sessione oppure passi a una tecnica più rapida.

Quale mazzo di carte per il Planning Poker dovremmo utilizzare?

Per la maggior parte del lavoro in sprint, iniziate con la sequenza di Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13); offre una granularità sufficiente per la pianificazione e un livello di complessità tale da mantenere brevi le discussioni. Passate alla sequenza di Fibonacci modificata quando desiderate segnalare storie di dimensioni eccessive, e alle taglie delle magliette per una stima iniziale a livello di roadmap, in cui non è necessario che i numeri tornino.

Cosa significano il simbolo “?” e le “carte del caffè”?

La carta con il punto interrogativo indica che qualcuno non è ancora in grado di fornire una stima attendibile. Consideratela come un segnale di stop che indica che l’elemento necessita di ulteriori informazioni contestuali, non come un’astensione dal voto. La carta con la tazzina di caffè indica che qualcuno ha bisogno di una pausa; prendetela sul serio, poiché un gruppo stanco produce stime sempre meno accurate ad ogni round successivo.

Che cos’è una storia di riferimento?

Una storia di riferimento è una storia già consegnata che il team concorda di considerare come base di riferimento fissa (ad esempio, un 5), in modo che ogni altra stima venga effettuata in relazione ad essa. Senza un punto di riferimento, il significato di un 5 varia da uno sprint all’altro e la velocità risultante diventa un andamento casuale.