Come condurre una sessione di Planning Poker

Una sessione di planning poker ha successo quando produce stime utili senza protrarsi oltre la seconda ora. Ciò dipende da tre fattori: preparare il backlog, garantire il rispetto della meccanica del voto segreto seguito dalla rivelazione dei risultati e rispettare rigorosamente i limiti di tempo. Ecco come si svolge la sessione.

Prima della sessione: perfezionare, poi consolidare

La maggior parte delle sessioni poco efficaci è riconducibile a una preparazione inadeguata, non a una conduzione inadeguata. Due aspetti da chiarire innanzitutto.

Perfezionare il backlog. Ogni story deve avere criteri di accettazione chiari, un’area di responsabilità ben definita (o un’indicazione esplicita di natura trasversale) e all’incirca lo stesso livello di dettaglio delle story adiacenti. Se metà delle voci sono ticket di una sola riga e l’altra metà sono specifiche di più paragrafi, le stime non saranno comparabili e la sessione si trasformerà in una riunione di perfezionamento sotto mentite spoglie.

Scegliete una storia di riferimento. Prendete una storia già consegnata e concordate di considerarla il punto di riferimento del team (ad esempio, un 5). Ogni altra stima viene effettuata in relazione a tale punto di riferimento. È la soluzione più semplice che possiate adottare per mantenere stabile la scala nel tempo.

Una buona preparazione è fondamentale per iniziare la sessione; queste sono le abitudini che garantiscono risultati attendibili una volta che si è nel vivo dell’allenamento.

Definite l’attività e rispondete alle domande prima che qualcuno voti. Leggete insieme la voce all’ordine del giorno, consentite al team di chiedere chiarimenti su eventuali punti poco chiari e non iniziate la votazione finché non avrete risposto a tali domande. Una votazione effettuata prima che i presenti abbiano compreso appieno il contesto non costituisce una stima; si tratta piuttosto di un’ipotesi accompagnata da un numero. Ciò richiede un minuto in più all’inizio, ma evita di dover ripetere la votazione in un secondo momento.

Prestino attenzione alla traduzione in termini di ore. Nel momento in cui qualcuno afferma che «un 3 corrisponde a circa mezza giornata», la stima ha smesso silenziosamente di riguardare la complessità per concentrarsi sul tempo, che è esattamente ciò che i punti dovrebbero evitare. Se ciò continua a verificarsi, è questo l’aspetto da correggere, non il numero in sé.

Il numero massimo di votazioni è due. La prima votazione mostra la distribuzione dei voti. Nella seconda, dopo che coloro che hanno espresso il voto più alto e quello più basso avranno spiegato le proprie motivazioni, il team dovrebbe raggiungere un consenso. Se ciò non avviene, la storia non è ancora valutabile: la si divida o la si rimandi indietro per essere perfezionata, piuttosto che votare una terza volta e sperare in un esito positivo.

Coinvolgete l’intero team di sviluppo, non solo i tecnici. I reparti di controllo qualità e progettazione individuano aspetti che la descrizione di un ticket non menziona. Una story che agli occhi di uno sviluppatore sembra avere un grado di difficoltà pari a 2 può diventare un 8 non appena qualcuno si chiede chi si occuperà di redigere il piano di test.

Valutate la qualità delle stime a livello di team, mai a livello individuale. Nel momento in cui si ha l’impressione che un voto venga valutato, si ottengono stime prudenti anziché oneste, per lo stesso motivo per cui la velocità non è un indicatore di rendimento. Se desiderate sapere se la stima sta effettivamente migliorando, osservate quanto sia ridotto lo scarto tra le stime relative alle attività dello sprint, non chi abbia fornito la stima più vicina al risultato effettivo.

Stabilite le regole di base

Le ripeta ad alta voce all’inizio, soprattutto con i nuovi compagni di squadra:

1. State stimando lo sforzo relativo, non le ore.
2. Non riveli una carta né dica un numero ad alta voce finché tutti non abbiano giocato.
3. Le carte più alte e quelle più basse si spiegano da sole. Si tratta di una caratteristica, non di una penalità.
4. ? significa che non è davvero in grado di fare una stima. ☕significa che ha bisogno di una pausa.

Le quattro fasi di un round

Ogni storia si svolge seguendo lo stesso breve ciclo.

1. Lettura e chiarimenti (1–2 min). Il facilitatore legge la storia ad alta voce. Chiunque, non solo gli ingegneri, può porre domande di chiarimento. L’obiettivo è raggiungere una comprensione condivisa, non la progettazione. Se i partecipanti iniziano a discutere su come realizzarla, si metta da parte l’argomento e si prosegua.

2. Votazione (10–30 sec). Ciascuno gioca una carta in segreto. Se si utilizza uno strumento, le carte rimangono nascoste automaticamente; se si gioca in sala, tenetele a faccia in giù fino al momento della rivelazione.

3. Rivelare e discutere (1–4 min). Girare tutte le carte contemporaneamente. Se la distribuzione è a un unico livello (tutti i 3 e tutti i 5), prendere il numero più alto e proseguire. Se è più ampia, chiedere a chi ha il numero più alto e a chi ha quello più basso di fornire una spiegazione. Nove volte su dieci si verificherà una delle tre seguenti situazioni: la storia non è stata compresa appieno e deve essere suddivisa, qualcuno è a conoscenza di una complessità nascosta, oppure qualcuno ha già affrontato questa situazione in precedenza e sa che è meno complessa di quanto sembri.

4. Nuova votazione (10 sec). Breve discussione, poi nuova votazione. La maggior parte dei turni si conclude in due. Se si sta andando verso un terzo, la storia necessita di ulteriori perfezionamenti o di essere suddivisa, non di ulteriori discussioni.

Quale mazzo dovreste utilizzare?

I numeri riportati sulle carte influenzano il modo in cui il team concepisce l’impegno; pertanto, la scelta di un mazzo fa parte del lavoro, ma non è necessario rifletterci troppo.

La sequenza di Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21…) è l’impostazione predefinita per la maggior parte dei team, e a ragione. Gli intervalli si allargano di proposito: più il lavoro è ampio, meno si sa, quindi le scelte si distanziano e ci si trova a decidere «8 o 13?» invece di discutere se scegliere un 9 o un 10. L’attrito è la caratteristica distintiva. (Maggiori informazioni sul perché della sequenza di Fibonacci.)

Il metodo Fibonacci modificato aggiunge ½ per i lavori banali ma facilmente monitorabili, e 40 e 100 nella fascia più alta. Il 100 non è una stima; è un segnale di stop che significa “troppo grande per essere gestito in un’unica soluzione; suddividetelo prima”.

Le taglie delle magliette (XS–XL) sono volutamente approssimative, il che a volte risulta perfetto per le fasi iniziali di perfezionamento o per la definizione delle dimensioni a livello di portafoglio, dove la discussione verte sull’ambito di applicazione e non sulla capacità dello sprint. Il problema è che le magliette non sono sommabili, quindi non possono fornire un valore di velocità.

Le potenze di due (1, 2, 4, 8, 16…) sono adatte ai team di ingegneri che ragionano già in termini di raddoppi; i salti di grandezza diventano rapidamente significativi, ed è proprio questo il punto.

Volete ricominciare da capo? Utilizzate la sequenza di Fibonacci. Passate alle “T-shirt” solo se notate che il team sta discutendo di differenze di un solo punto, e alla sequenza di Fibonacci modificata quando desiderate segnalare esplicitamente le notizie di grande rilievo.

Lo strumento gratuito di Planning Poker offre di per sé sei mazzi: Scrum, Fibonacci, Sequenziale, Half Card, Potenza di due e T-shirt size. Tre di questi (Scrum, Sequenziale, Half Card) non sono stati trattati in precedenza, pertanto ecco dove si collocano.

Scrum (0, ½, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20) è l’impostazione predefinita dello strumento stesso ed è più simile alla sequenza di Fibonacci che a una filosofia diversa. Presenta gli stessi intervalli crescenti, con due aggiunte pratiche: uno 0 esplicito per indicare «già completato» o «non è lavoro vero e proprio» e un ½ affinché gli elementi di minore importanza non vengano arrotondati a un punto intero. Se il vostro team sta già utilizzando la sequenza di Fibonacci e si chiede perché il mazzo predefinito dell’app appaia leggermente diverso, ecco il motivo. Scegliete quello tra i due con cui il vostro team si trova più a suo agio; nessuno dei due è più “corretto” dell’altro.

La “mezza scheda” (1, 1½, 2, 2½, 3, 3½, 4, 4½, 5, 5½) offre una maggiore precisione nella fascia bassa per quei backlog che tendono a raggruppare tutto in “1 o 3”, senza valori intermedi. Se la vostra discussione sulla valutazione continua a ruotare attorno alla domanda «si tratta davvero di un 1 o è più vicino a un 2?», la «mezza scheda» è la soluzione. Risolve un problema reale, senza aggiungere opzioni solo per il gusto di farlo.

La sequenza (1, 2, 3, 4, 5…) è quella da utilizzare il meno possibile. Gli intervalli uguali tra i numeri eliminano la pressione che gli altri modelli creano intenzionalmente: un modello in stile Fibonacci fa sì che un 13 risulti deliberatamente scomodo accanto a un 8, ed è proprio questo che spinge i team a suddividere la storia invece di scrollarsi di dosso il problema e andare avanti. L’approccio sequenziale ha senso solo quando gli elementi sono realmente simili tra loro e ci si avvicina più al conteggio che alla stima: una lista di controllo di attività di migrazione quasi identiche, non un backlog eterogeneo.

Non è ancora sicuro? Adatti il mazzo allo strumento, non il contrario. Se il Suo team sta iniziando a utilizzare la sala gratuita di Planning Poker di TeamRetro, il mazzo Scrum è già selezionato e non vi è alcun motivo di passare al semplice mazzo Fibonacci, a meno che non si presenti prima un problema specifico.

Avete bisogno di più di sei preset? La versione gratuita è pensata per una sessione rapida, senza necessità di creare un account, con un set fisso di deck. La piattaforma a pagamento Estimations di TeamRetro consente al vostro team di creare un mazzo completamente personalizzato, con i vostri valori e le vostre etichette, anziché scegliere tra i modelli predefiniti, e integra la stima nel resto del vostro flusso di lavoro: estraete gli elementi direttamente dal vostro backlog, sincronizzate i punti concordati su Jira, Azure DevOps, GitHub o Linear, e trasformare quanto emerso dalla discussione in azioni di follow-up e accordi di squadra prima che qualcuno lasci la sessione.

Le carte speciali: ?, caffè e 100

Alcune carte non riportano numeri e ciascuna di esse contiene informazioni concrete:

• ?: Non sono in grado di valutarlo. È un segnale di stop, non un’alzata di spalle. Di solito significa che al team manca il contesto, oppure che la storia non è ancora sufficientemente definita. Portatela alla luce; non lasciatela passare inosservata.
• ☕: Ho bisogno di una pausa. Prendetelo alla lettera. L’affaticamento da stime compromette la qualità di ogni ciclo successivo, e cinque minuti costano meno di un sprint mal riuscito.
• 100: è un valore troppo elevato per poterlo stimare. Si tratta di un indicatore, non di un numero. Non ridimensionate l’obiettivo a 40 solo per evitare il lavoro di perfezionamento; suddividete piuttosto la storia.

Stabilite un limite di tempo per la sessione, non solo per le storie

Limite di tempo per ogni story: da tre a cinque minuti. Limite di tempo per la sessione: da 30 a 45 minuti. Una volta raggiunto uno dei due limiti, confermi la stima attuale oppure rimandi la story al backlog. I team che sanno che applicherete effettivamente questi limiti si prepareranno meglio per la prossima volta. Se vi trovate di fronte a una lunga lista di elementi da valutare, non cercate di sbrigarvi in questa fase; ricorrete piuttosto a una tecnica più rapida, come la valutazione per categorie.

Svolgimento di sessioni a distanza e ibride

Conducete la sessione tramite video. È importante percepire il tono di voce e cogliere i segnali visivi di chi sta per intervenire. Utilizzi uno strumento di planning poker per garantire che i voti rimangano realmente nascosti; affidarsi al sistema basato sull’onestà in una chat è un rischio di distorsione che non tarderà a manifestarsi. Il planning poker gratuito di TeamRetro nasconde ogni carta fino al momento della rivelazione, consentendo così a un team distribuito di usufruire della stessa meccanica di un team riunito attorno a un tavolo.

È la prima volta che si avvicina a questa tecnica? Cominci col capire cos’è il Planning Poker. Lo conosce già bene e desidera capire dove si commettono gli errori? “Errori nel Planning Poker” è la guida pratica che fa al caso Suo.

Domande frequenti

Quali sono le fasi di una sessione di Planning Poker?

Si perfeziona il backlog e si sceglie innanzitutto una storia di riferimento. Successivamente, per ogni voce: il facilitatore la legge e il team fornisce chiarimenti, tutti votano in modo riservato, tutte le schede vengono rivelate contemporaneamente e chi ha espresso il voto più alto e chi quello più basso spiegano eventuali discrepanze significative prima di procedere a una nuova votazione. La maggior parte delle voci viene definita entro due votazioni.

Quanto dovrebbe durare una sessione di Planning Poker?

Limiti la durata della sessione a circa 30-45 minuti e quella di ciascuna storia a tre-cinque minuti. La qualità delle stime cala drasticamente oltre i 45 minuti, poiché i partecipanti si stancano e iniziano a seguire passivamente l’esempio del responsabile. Se vi sono ulteriori attività in arretrato da valutare, programmi una seconda sessione oppure passi a una tecnica più rapida.

Quale mazzo di carte per il Planning Poker dovremmo utilizzare?

Per la maggior parte del lavoro in sprint, iniziate con la sequenza di Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13); offre una granularità sufficiente per la pianificazione e un livello di attrito adeguato a mantenere brevi le discussioni. Passate alla sequenza di Fibonacci modificata quando desiderate segnalare storie di dimensioni eccessive, e alle taglie delle magliette per una stima iniziale a livello di roadmap, in cui non è necessario che i numeri tornino.

Cosa significano il simbolo “?” e le “carte del caffè”?

La carta con il punto interrogativo indica che qualcuno non è ancora in grado di fornire una stima attendibile della storia. Consideratela come un segnale di stop che indica che l’elemento necessita di maggiore contesto, non come un’astensione dal voto. La carta del caffè indica che qualcuno ha bisogno di una pausa; prendetela sul serio, poiché un gruppo affaticato produce stime sempre peggiori ad ogni round successivo.

Che cos’è una storia di riferimento?

Una storia di riferimento è una storia già consegnata che il team concorda di considerare come base di riferimento fissa (ad esempio, un 5), in modo che ogni altra stima venga effettuata in relazione ad essa. Senza un punto di riferimento, il significato di un 5 varia da uno sprint all’altro e la velocità risultante diventa un percorso casuale.