Ocena zgodności: szybkie oszacowanie wielkości dużego zaległego zadania

Nowy zespół, nowy produkt lub lista zadań, która niepostrzeżenie urosła do dwustu pozycji: jeśli każdą z nich oceni się metodą „planning poker”, czeka Państwa wiele dni spotkań. Metoda szacowania oparta na podobieństwie pozwala oszacować wielkość tej samej listy zadań podczas jednej sesji, często w ciągu około godziny. Działa to dzięki odwróceniu zwyczajowej kolejności. Zespół najpierw dzieli wszystkie elementy na większe i mniejsze grupy, bez przypisywania im liczb, a dopiero po ustaleniu względnej kolejności nadaje grupom odpowiednie oznaczenia. Zanim pojawią się liczby, spór, który zazwyczaj one wywołują, już się zakończył.

W niniejszym rozdziale przedstawiono koncepcyjny przegląd tej techniki: czym ona jest, jak przebiega sesja, w jakich sytuacjach sprawdza się, a w jakich po cichu zawodzi.

Czym jest estymacja powinowactwa

Oszacowanie powinowactwa jest techniką względnego określania wielkości. Zamiast zadawać pytanie „ile punktów ma ta historia?” w odniesieniu do poszczególnych elementów, zadaje się prostsze pytanie dotyczące całego rejestru zadań: który z tych elementów jest większy od którego? Zespół układa pozycje wzdłuż linii od najmniejszych do największych, grupując te, które wydają się wymagać podobnego nakładu pracy, a wielkość wynika z samego układu, a nie z głosowania nad każdą pozycją z osobna.

Mechanizm, który sprawia, że jest to szybkie, jest tym samym, który sprawia, że jest to skuteczne: najpierw dokonuje się sortowania, a dopiero na końcu przypisuje się oceny. Ludzie są powolni i skłonni do sporów w przypadku ocen absolutnych („czy to jest 5?”), natomiast szybcy i dość wiarygodni w przypadku ocen porównawczych („to jest większe od tamtego”). Szacowanie podobieństwa opiera się całkowicie na porównaniach, w których zespół jest dobry, a przypisywanie liczb zostawia się na sam koniec, kiedy stają się one niemal formalnością.

W rozdziale „Techniki szacowania” niniejszego przewodnika porównano obok siebie główne podejścia i zamieszczono krótki wpis dotyczący metody affinity. Niniejszy tekst stanowi rozbudowaną wersję tego wpisu. Cechą odróżniającą metodę affinity od innych wymienionych w tym rozdziale jest wydajność. Jest to technika, po którą sięga się, gdy problem nie polega na „dogłębnym zrozumieniu tej historii”, ale na „uzyskaniu dzisiaj zgrupowania całej puli historii w przybliżonej kolejności”.

Kiedy należy z tego korzystać, a kiedy nie

Proszę przyjąć jasne stanowisko: szacowanie na podstawie podobieństwa służy zapewnieniu szerokiego zakresu i szybkości, natomiast planning poker służy dogłębnej analizie zadań w najbliższej przyszłości. Nie są to metody konkurencyjne. Odpowiadają one na różne pytania.

Proszę skorzystać z metody szacowania zgodności, gdy mają Państwo duży lub mało znany zbiór zadań i potrzebują Państwo szybko ustalić wspólną podstawę odniesienia:

• Nowy zespół, który po raz pierwszy dokonuje oszacowania wielkości zaległości, nie mając do dyspozycji danych historycznych dotyczących prędkości.
• Nowy produkt lub epopeja, które właśnie zostały podzielone na dziesiątki opowieści.
• Sesja udoskonalania, podczas której ręczne zaznaczanie każdego elementu z osobna zajęłoby Państwu kilka dni, a Państwo nie dysponują taką ilością czasu.

Zamiast tego proszę skorzystać z planowania metodą pokera, gdy liczba zadań jest niewielka, są one dobrze zrozumiałe i wkrótce zostaną uwzględnione w sprincie. Wartością tej metody jest dyskusja, jaką każde zadanie wywołuje, zanim ktokolwiek zdecyduje się na udział w sprincie. Warto przeprowadzić taką dyskusję w odniesieniu do dziesięciu zadań znajdujących się na szczycie listy zadań do wykonania. Nie warto jednak prowadzić jej pojedynczo w odniesieniu do wszystkich dwustu zadań.

Zatem uczciwe ujęcie tej kwestii wygląda następująco: szacowanie metodą afinitety jest narzędziem służącym do wstępnego oszacowania wielkości zadania, a nie narzędziem służącym do podejmowania decyzji o realizacji sprintu. Prace krótkoterminowe są nadal ponownie szacowane za pomocą punktów, zanim zespół podejmie się ich realizacji. Metoda afinitety pozwala na umieszczenie całego backlogu na mapie. Metoda pokerowa służy do planowania kolejnych kroków w ramach tego backlogu.

Jak poprowadzić sesję – krok po kroku

Oszacowanie powinowactwa odbywa się na wspólnym ekranie, który wszyscy mogą jednocześnie obserwować, a proces ten z założenia przebiega w większości bezgłośnie.

1. Proszę zapisać każdą pozycję na karteczce. Jedna pozycja z listy zadań na jedną karteczkę samoprzylepną lub kartę. Proszę nie sortować ich z góry.
2. Ustal punkt odniesienia. Proszę wybrać jeden przedmiot, który zespół dobrze zna, umieścić go na środku powierzchni i uzgodnić, że będzie on punktem odniesienia dla „średniej wielkości”. Wszystkie pozostałe elementy należy rozmieszczać względem niego.
3. Sortowanie w ciszy. Zespół układa pozostałe elementy od lewej do prawej według stopnia nakładu pracy, przy czym te wymagające mniejszego wysiłku umieszcza się po lewej stronie, a te wymagające większego – po prawej. Na tym etapie nie prowadzi się jeszcze dyskusji. To właśnie cisza zapobiega sytuacji, w której najgłośniejszy głos zdominowałby atmosferę w pomieszczeniu.
4. Jeśli się Państwo nie zgadzają, proszę przenieść notatkę. Jeśli uważają Państwo, że dana pozycja znajduje się w niewłaściwym miejscu, proszę ją przenieść. Nie jest wymagane żadne zezwolenie, nie ma potrzeby dyskusji.
5. Proszę omówić wyłącznie przypadki odbiegające od normy. Zauważenie, które wciąż powraca, to brak słownej zgody w zespole. Tylko właśnie te kwestie są warte poświęcenia im uwagi. Wszystko, co zostało cicho ustalone, zostało już uzgodnione.

Ta metoda obejmuje etap trzeci i piąty. Nie należy próbować omawiać każdego punktu. Należy pozwolić, by w trakcie sortowania wyłoniło się kilka spraw, które faktycznie wymagają omówienia, a pozostałe pozostawić bez zmian.

Nie potrzebują Państwo do tego specjalistycznego narzędzia do szacowania. Potrzebują Państwo jedynie jednej powierzchni, którą cały zespół może jednocześnie oglądać i na której wszyscy mogą jednocześnie wprowadzać zmiany: ściany i stosu karteczek samoprzylepnych w pomieszczeniu lub dowolnego wspólnego obszaru roboczego, na którym Państwa zespół już pracuje, gdy członkowie zespołu pracują zdalnie. Ograniczeniem jest jednoczesność, a nie narzędzia.

Podział na kategorie i przeliczenie na punkty fabularne

Gdy sortowanie przestanie się przesuwać, otrzymają Państwo równomierny rozkład od lewej do prawej, ale nie ma jeszcze żadnych liczb. Teraz, i dopiero teraz, należy narysować linie.

Podzielcie rozkład na kilka grup i oznaczcie każdą z nich wartością z Państwa standardowej skali. Niektóre zespoły stosują oznaczenia S, M i L. Większość sięga po ciąg Fibonacciego (1, 2, 3, 5, 8, 13) – ten sam, którego używaliby w pokerze. Najmniejsza grupa odpowiada wartościom 1 i 2, kolejna – wartościom 3 i tak dalej. Każdy element w danej grupie otrzymuje numer tej grupy.

Najważniejsze jest ostateczne przypisanie wartości liczbowych, a nie sama kolejność. Zanim przypiszą Państwo wartość 5 do danej grupy, zespół uzgodnił już, że elementy te należą do tej samej grupy i znajdują się po prawej stronie od elementów oznaczonych wartością 3. Nie ma już o czym dyskutować, ponieważ na trudne pytanie („czy to jest ważniejsze od tamtego?”) udzielono odpowiedzi już podczas sortowania. Spory dotyczące poszczególnych zadań („czy to 3, czy 5?”), które pochłaniają czas sesji planowania pokerowego, nigdy nie mają szansy się rozpocząć.

Właśnie w tym miejscu ocena zgodności zyskuje podwójne znaczenie: pozwala ona również wcześnie zidentyfikować elementy o nadmiernym zakresie. Element, który trafia sam na skrajną prawą stronę, znacznie poza pozostałe pozycje, jest niemal zawsze zadaniem epickim oznaczonym etykietą „story”. Metoda powinowactwa eksponuje go wyraźnie podczas fazy dopracowywania, na wiele tygodni przed tym, jak zadanie to mogłoby zaskoczyć uczestników sesji planowania sprintu jako niepodzielny element o numerze 21.

W jakich przypadkach szacowanie powinowactwa okazuje się niewystarczające

Szybkość ma swoją cenę i warto o tym wspomnieć przed umówieniem sesji.

Ukrywa to brak zgodności. Metoda cicha traktuje milczenie jako zgodę. Zadanie, które prywatnie było mieszanką ocen 3 i 8, może zostać ustalone na poziomie 5, zanim ktokolwiek to zauważy, a brak zgody ujawnia się dopiero w trakcie sprintu. Planning poker wymusza ujawnienie tej dyskusji, jedno zadanie po drugim, i właśnie dlatego proces ten przebiega wolniej.

Wymaga to, aby wszyscy znajdowali się w tym samym miejscu w tym samym czasie. Ciche sortowanie opiera się na tym, że uczestnicy umieszczają i przemieszczają elementy jednocześnie. Jeśli przeprowadzi się je w sytuacji, w której członkowie zespołu nie mogą wszyscy widzieć i dotykać tego samego układu, sortowanie sprowadza się do tego, kto umieści element jako pierwszy, a właśnie tego efektu zakotwiczenia ta metoda ma na celu zapobieganie.

Jest to przybliżony szacunek i powinien nim pozostać. Wynikiem jest z grubsza określony przedział, a nie konkretna liczba, której broni się podczas planowania sprintu. Traktowanie przedziału powinowactwa jako wiążącego szacunku sprawia, że szybka i przydatna wstępna ocena zamienia się w obietnicę, której nikt nie miał zamiaru składać.

To właśnie te trzy czynniki sprawiają, że technika ta stanowi uzupełnienie pokera, a nie jego zamiennik: należy uwzględnić spójność całego zaległego zadania, a następnie przed zatwierdzeniem odpowiednio ponownie oszacować jego górną część.

Przykład z obliczeniami

Załóżmy, że zespół ma 60 historii dotyczących nowego modułu raportowania i nie dysponuje danymi historycznymi, na podstawie których można by oszacować nakład pracy.

Każdą historię zapisują na karteczce, a pośrodku umieszczają jedną dobrze znaną historię – „eksport raportu do pliku CSV” – jako punkt odniesienia. Przez piętnaście minut zespół w ciszy sortuje pozostałe karty. Poprawka dotycząca logowania trafia na skrajną lewą stronę, zupełnie nowy silnik tworzenia wykresów przesuwa się na skrajną prawą stronę, a większość pozycji ląduje w luźnej grupie wokół punktu odniesienia. Kilka kart zostaje przeniesionych dwukrotnie. Te karty są przedmiotem krótkiej dyskusji, po czym znajdują swoje miejsce.

Następnie rysują cztery linie graniczne i oznaczają klastry numerami 2, 3, 5 i 8. Poprawka dotycząca logowania oraz sąsiednie elementy należą do klastra 2. Silnik tworzenia wykresów znajduje się samodzielnie poza klasterem 8, więc zespół go zaznacza: w rzeczywistości jest to epika i zostaje ona podzielona przed zaplanowaniem modułu. W niecałą godzinę 60 nieoszacowanych historii zyskuje wspólny, uzasadniony rozmiar, a jedyny element, który mógłby zakłócić przebieg sprintu, zostaje wykryty, gdy jest jeszcze czas na jego podział.

Porównajmy to z pokerem. Sześćdziesiąt opowieści po trzy minuty każda to trzy godziny nieprzerwanej dyskusji, a zespołowi prawdopodobnie dawno by się wyczerpała cierpliwość, zanim silnik do tworzenia wykresów w ogóle pojawiłby się na horyzoncie.

Co dalej?

Szacowanie zgodności kończy się utworzeniem listy zadań o określonej wielkości, a nie planem sprintu. Historie znajdujące się na szczycie listy nadal wymagają dokładniejszej analizy, zanim ktokolwiek podejmie się ich realizacji, i właśnie temu służy planning poker: tajne głosowanie, ujawnienie wyników oraz prawdziwa dyskusja w przypadku rozbieżności w wynikach. Gdy dotrą Państwo do tego etapu, bezpłatny planning poker dla zespołów agile stanowi prosty sposób na przeprowadzenie tego etapu, a pozostała część przewodnika po szacowaniu agile omawia punkty opowieści, prędkość oraz nawyki związane z dopracowywaniem, dzięki którym liczby nabierają znaczenia.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest szacowanie prawdopodobieństwa w metodologii agile?

Szacowanie na podstawie podobieństwa to szybka technika szacowania względnego. Zespół najpierw dzieli zaległości na większe i mniejsze grupy, nie przypisując im żadnych liczb, a dopiero po ustaleniu względnej kolejności nadaje grupom oznaczenia (S, M i L lub skalę Fibonacciego). Ponieważ liczby pojawiają się na końcu, zespół nigdy nie utknie w sporze dotyczącym tego, czy dany element ma wartość 3, czy 5. Metoda ta została stworzona z myślą o szybkim oszacowaniu dużego lub zupełnie nowego rejestru zadań, a nie w celu ustalenia zakresu prac na jeden sprint.

W jaki sposób przeprowadza się sesję oceny powinowactwa?

Proszę umieścić każdą pozycję z listy zadań na karteczce i przyczepić ją do ściany lub innej powierzchni widocznej dla całego zespołu. Proszę wybrać pozycję odniesienia, umieścić ją pośrodku, a następnie poprosić zespół, aby w ciszy posortował pozostałe pozycje od lewej do prawej według względnego nakładu pracy – od mniejszych do większych. Każdy, kto nie zgadza się z rozmieszczeniem, przesuwa kartkę. Jeśli kartka ciągle się przemieszcza, jest to sygnał, aby zatrzymać się i omówić tę kwestię. Gdy układ przestanie się zmieniać, narysuj kilka linii granicznych, aby podzielić układ na grupy, i opisz je. Podczas takiej sesji można oszacować nakład pracy dla kilkuset pozycji w ciągu około godziny.

Kiedy należy zastosować metodę szacowania prawdopodobieństwa zamiast pokera planistycznego?

Proszę skorzystać z metody szacowania na podstawie podobieństwa w celu wstępnego oszacowania wielkości dużego lub nowego backlogu, gdy potrzebna jest szeroka perspektywa, szybkość działania oraz wspólna podstawa odniesienia. Proszę zastosować metodę „planning poker” w celu dogłębnej analizy najbliższych zadań, do których zespół zamierza się zobowiązać, gdzie kluczowe znaczenie ma dyskusja wywołana przez każdą historię. Metoda szacowania na podstawie podobieństwa pozwala uzyskać przybliżoną wielkość całego backlogu w ciągu jednej sesji. Poker pozwala uzyskać kilka historii zrozumiałych na tyle dobrze, by włączyć je do sprintu. Większość zespołów korzysta z obu metod: z oceny powinowactwa, by zorientować się w sytuacji, oraz z pokera, by zaplanować kolejne kroki w ramach tego obszaru.

W jaki sposób przekształca się grupy powinowactwa w punkty fabularne?

Po posortowaniu i pogrupowaniu elementów należy wyznaczyć granice między klasterami oraz przypisać do każdego segmentu wartość z Państwa standardowej skali, najczęściej z ciągu Fibonacciego (1, 2, 3, 5, 8, 13). Najmniejsza grupa stanowi kategorię 1 lub 2, kolejna – kategorię 3 i tak dalej. Każdy element w danym przedziale otrzymuje numer tego przedziału. Kolejność ma znaczenie: numery przypisuje się dopiero po ustaleniu sortowania względnego, co właśnie zapobiega pojawianiu się sporów dotyczących poszczególnych elementów.

Czy potrzebują Państwo narzędzia do przeprowadzenia oszacowania powinowactwa?

Niekoniecznie, ale może to pomóc. Ściana lub stos karteczek samoprzylepnych mogą się sprawdzić, o ile nie ma Pan nic przeciwko przepisywaniu wszystkiego od nowa i ponownemu oznaczaniu elementów. Warunkiem jest posiadanie prostej przestrzeni, w której wszyscy widzą ten sam układ i mogą jednocześnie przenosić na niej elementy. Niezależnie od tego, czy korzystają Państwo ze stosu karteczek samoprzylepnych, czy z tablicy online w TeamRetro – obie opcje się sprawdzają.

Jakie są wady szacowania powinowactwa?

Ukrywa to brak zgodności, ponieważ metoda cicha traktuje milczenie jako zgodę, a rozbieżność opinii może niezauważalnie zostać zaliczona do danej kategorii. Metoda ta opiera się na założeniu, że wszyscy pracują nad tym samym zadaniem w tym samym czasie, a gdy nie jest to możliwe, sprowadza się ona do ustalania punktów odniesienia. Jest ona celowo przybliżona, dlatego jej wynikiem jest raczej zgrubny przedział czasowy niż szacunek, na podstawie którego można zaplanować sprint. Właśnie te ograniczenia sprawiają, że większość zespołów łączy tę metodę z planowaniem pokerowym w przypadku zadań krótkoterminowych, zamiast stosować ją we wszystkich sytuacjach.

Warto przeczytać

• Porównanie technik estymacji: gdzie plasuje się metoda powinowactwa wśród pozostałych metod.
• Rozmiary koszulek: inna metoda szybkiego, zgrubnego określania rozmiarów oraz jej porównanie.
• Ocena względna a ocena bezwzględna: dlaczego porównanie jest lepsze niż zgadywanie liczby godzin.
• Czym są punkty fabularne?: jednostka, w której oznaczane są kategorie.
• Epika a fabuła a zadanie: identyfikacja powierzchni powinowactwa elementów o nadmiernych rozmiarach.
• Czym jest planning poker?: technika wymagająca nieco więcej czasu, stosowana w przypadku opowieści, które mają zostać włączone do sprintu.

Źródło: Artykuł Mike’a Cohna na temat szacowania względnego dostępny pod adresem Mountain Goat Software stanowi podstawę opisanego tutaj podejścia opartego na rozmiarach względnych.