Affiniteitsschatting: snel de omvang van een grote achterstand bepalen

Een nieuw team, een nieuw product of een backlog die stilletjes is uitgegroeid tot tweehonderd items: als u elk item bij planning poker een punt toekent, staat u dagenlang vergaderen te wachten. Met affiniteitsschatting wordt dezelfde backlog in één enkele sessie ingeschat, vaak in ongeveer een uur. Dit werkt omdat de gebruikelijke volgorde wordt omgedraaid. Het team sorteert alles eerst in grotere en kleinere groepen, zonder getallen, en geeft de groepen pas een label zodra de relatieve volgorde is vastgesteld. Tegen de tijd dat de getallen aan de orde komen, is de discussie die deze doorgaans veroorzaken al voorbij.

Dit hoofdstuk biedt een conceptueel overzicht van de techniek: wat het precies inhoudt, hoe een sessie verloopt, wanneer deze techniek zijn nut bewijst en wanneer deze onopgemerkt tekortschiet.

Wat affiniteitsschatting is

Affiniteitsschatting is een techniek voor relatieve schatting van de omvang. In plaats van voor elk item afzonderlijk te vragen „hoeveel punten is dit verhaal?”, stelt u voor de gehele backlog een eenvoudigere vraag: welke van deze is groter dan welke? Het team rangschikt de items op een lijn van klein naar groot, waarbij items die qua inspanning vergelijkbaar lijken worden gegroepeerd, en de omvang komt voort uit deze rangschikking in plaats van uit een stemming per item.

Het mechanisme dat het snel maakt, is hetzelfde mechanisme dat het goed maakt: u sorteert eerst en voegt de cijfers pas daarna toe. Mensen zijn traag en onenig bij absolute beoordelingen („is dit een 5?”) en snel en redelijk betrouwbaar bij vergelijkende beoordelingen („dit is groter dan dat”). Affiniteitsschatting steunt volledig op de vergelijking waar een team goed in is en bewaart de cijfers voor het allerlaatste moment, wanneer ze bijna een formaliteit zijn.

In het hoofdstuk schattingstechnieken van deze gids worden de belangrijkste benaderingen naast elkaar vergeleken en wordt er kort aandacht besteed aan affinity. Dit is de uitgebreide versie van dat gedeelte. Wat affiniteit onderscheidt van de andere methoden, is de doorvoercapaciteit. Het is de techniek waar u naar grijpt wanneer het probleem niet is „dit verhaal grondig begrijpen”, maar „vandaag nog een hele stapel verhalen grofweg op volgorde zetten”.

Wanneer u het wel en wanneer u het niet moet gebruiken

Laten we het duidelijk stellen: affiniteitsschatting is bedoeld voor de breedte en snelheid, en planning poker is bedoeld voor de diepgang van de werkzaamheden op korte termijn. Het zijn geen concurrenten. Ze bieden antwoord op verschillende vragen.

Maak gebruik van affiniteitsschatting wanneer u te maken heeft met een omvangrijke of onbekende backlog en u snel een gemeenschappelijk uitgangspunt nodig heeft:

• Een nieuw team dat voor het eerst zijn backlog in schaal verdeelt, zonder dat het kan terugvallen op historische snelheidsgegevens.
• Een nieuw product of epos dat zojuist in tientallen verhalen is opgedeeld.
• Een verfijningssessie waarbij het afzonderlijk doorlopen van elk item dagen zou duren die u niet ter beschikking heeft.

Kies in plaats daarvan voor planning poker wanneer er maar weinig stories zijn, deze goed begrepen worden en op het punt staan om vastgelegd te worden. De waarde van poker ligt in het gesprek dat elke story op gang brengt voordat iemand zich vastlegt voor een sprint. Dat gesprek is de moeite waard voor de tien stories die bovenaan de backlog staan. Het is echter niet de moeite waard om dit één voor één te doen voor alle tweehonderd stories.

De eerlijke kijk op de zaak is dus als volgt: affiniteitsschatting is een hulpmiddel om in een eerste fase de omvang in te schatten, niet een instrument om een sprint vast te leggen. De werkzaamheden op korte termijn worden nog steeds opnieuw geschat in punten voordat het team zich daaraan committeert. Met affiniteitsschatting wordt de volledige backlog in kaart gebracht. Met poker worden de volgende stappen daarbinnen gepland.

Hoe u een sessie leidt, stap voor stap

De affiniteitsschatting vindt plaats op een gedeeld scherm dat iedereen tegelijkertijd kan zien, en verloopt door de opzet grotendeels stil.

1. Schrijf elk item op een briefje. Eén backlog-item per plakbriefje of kaartje. Sorteer ze niet vooraf.
2. Stel een referentiepunt vast. Kies één voorwerp dat het team goed kent, plaats het in het midden van het oppervlak en spreek af dat dit het referentiepunt voor „midden“ is. Al het andere wordt ten opzichte daarvan geplaatst.
3. Sorteer in stilte. Het team rangschikt de resterende items van links naar rechts op basis van de relatieve inspanning: de kleinere aan de linkerkant, de grotere aan de rechterkant. Er wordt nog niet gediscussieerd. Juist de stilte zorgt ervoor dat de luidste stem niet de toon aangeeft in de ruimte.
4. Verplaats een notitie als u het er niet mee eens bent. Als u vindt dat een item op de verkeerde plaats staat, verplaats het dan. U hoeft hiervoor geen toestemming te vragen en er is geen discussie nodig.
5. Bespreek uitsluitend de uitschieters. Een punt dat steeds heen en weer wordt geschoven, wijst erop dat het team het zonder woorden oneens is. Alleen die punten, en uitsluitend die, zijn het waard om even bij stil te staan. Alles wat in stilte is geregeld, is al overeengekomen.

Deze werkwijze komt aan bod in stap drie en stap vijf. U probeert niet elk punt afzonderlijk te bespreken. U laat het sorteerproces de enkele punten naar voren brengen die daadwerkelijk een gesprek vereisen, en laat de rest met rust.

Hiervoor heeft u geen gespecialiseerde tool voor het maken van schattingen nodig. Wat u nodig heeft, is één oppervlak dat het hele team tegelijkertijd kan zien en waarop iedereen tegelijkertijd wijzigingen kan aanbrengen: een muur en een stapel plakbriefjes in een ruimte, of welk gedeeld werkvlak dan ook waarop uw team al werkt wanneer mensen op afstand werken. De beperkende factor is gelijktijdigheid, niet de gebruikte tool.

In categorieën indelen en omzetten in story points

Zodra de sortering stopt met bewegen, hebt u een gelijkmatige verdeling van links naar rechts, maar nog geen getallen. Pas dan, en alleen dan, tekent u de lijnen.

Deel de spreiding in een paar clusters in en geef elk cluster een waarde aan volgens uw gebruikelijke schaal. Sommige teams gebruiken S, M en L. De meeste teams kiezen voor een Fibonacci-reeks (1, 2, 3, 5, 8, 13), dezelfde reeks die zij ook bij poker zouden gebruiken. De kleinste cluster vormt uw 1’en en 2’en, de volgende uw 3’en, enzovoort. Elk item in een cluster neemt het nummer van dat cluster over.

Het gaat er juist om dat u de cijfers pas als laatste vastlegt; dat is niet slechts een detail van de volgorde. Tegen de tijd dat u een 5 aan een cluster toekent, is het team het er al over eens dat die items bij elkaar horen en rechts van de 3’en staan. Er valt niets meer te discussiëren, omdat de moeilijke vraag („is dit belangrijker dan dat?“) al tijdens het sorteren is beantwoord. De discussie per story („is het een 3 of een 5?“) die planningpoker-sessies vaak in beslag neemt, krijgt nooit de kans om te beginnen.

Hier bewijst affiniteitsschatting zich dubbel en dwars: het brengt ook de te omvangrijke items al in een vroeg stadium aan het licht. Een item dat helemaal rechts op zichzelf komt te staan, ver voorbij alle andere items, is vrijwel altijd een epic met het label ‘verhaal’. Affiniteitsanalyse brengt dit tijdens de verfijning duidelijk in beeld, weken voordat het tijdens een sprintplanningssessie als een ondeelbare 21 voor een verrassing zou hebben gezorgd.

Waar affiniteitsschatting tekortschiet

Snelheid heeft een prijs, en het is de moeite waard om dit te vermelden voordat u een sessie inplant.

Het verbergt meningsverschillen. Bij een stille beoordeling wordt stilzwijgen als instemming beschouwd. Een story die achter de schermen een mix was van 3-en en 8-en, kan ongemerkt uitkomen op 5-en, en het meningsverschil komt pas halverwege de sprint aan het licht. Planning poker dwingt die discussie verhaal voor verhaal in de openbaarheid, en dat is precies de reden waarom het langzamer verloopt.

Iedereen moet tegelijkertijd op één werkvlak aanwezig zijn. Het stille sorteerproces is afhankelijk van het feit dat mensen voorwerpen gelijktijdig neerzetten en verplaatsen. Als u dit uitvoert op een plek waar het team niet allemaal dezelfde opstelling kan zien en aanraken, verwordt het sorteerproces tot een wedstrijd waarbij degene die het eerst iets neerzet, de overhand krijgt – en dat is precies wat deze methode juist moet voorkomen.

Het is globaal, en dat moet ook zo blijven. Het resultaat is een ruwe indeling, geen cijfer dat u tijdens de sprintplanning moet verdedigen. Door een affiniteitsgroep te beschouwen als een vaststaande schatting, verandert een snelle, nuttige eerste benadering in een belofte die niemand ooit heeft willen doen.

Die drie redenen verklaren waarom deze techniek een aanvulling vormt op poker in plaats van het te vervangen: maak gebruik van de affiniteit met de volledige backlog en voer vervolgens een gedegen herinschatting uit van de bovenste items voordat u een toezegging doet.

Een uitgewerkt voorbeeld

Stel dat een team 60 stories heeft voor een nieuwe rapportagemodule en geen eerdere gegevens heeft om de omvang op af te stemmen.

Zij schrijven elk verhaal op een kaartje en plaatsen één bekend verhaal, „een rapport exporteren naar CSV“, in het midden als referentie. Gedurende vijftien minuten sorteert het team de rest in stilte. Een aanpassing aan het inlogproces belandt helemaal links, een geheel nieuwe grafiekengine schuift helemaal naar rechts, en de meeste items komen terecht in een losse cluster rondom de referentie. Enkele kaarten worden twee keer verplaatst. Daarover volgt een korte bespreking, waarna ze een definitieve plek krijgen.

Vervolgens trekken zij vier scheidingslijnen en labelen zij de clusters met de nummers 2, 3, 5 en 8. De aanpassing aan het inlogproces en de daarmee samenhangende items behoren tot cluster 2. De grafiekengine staat op zichzelf voorbij cluster 8, dus het team markeert deze: het is in feite een epic, en deze wordt opgesplitst voordat de module wordt gepland. In minder dan een uur hebben 60 nog niet ingeschatte verhalen een gezamenlijke, verdedigbare omvang gekregen, en het enige item dat een sprint zou hebben gedaan ontsporen, wordt opgemerkt terwijl er nog tijd is om het op te splitsen.

Vergelijk dat eens met poker. Zestig verhalen van elk drie minuten leveren drie uur aan ononderbroken discussie op, en het team zou waarschijnlijk al lang voordat de grafiekengine aan de oppervlakte kwam zijn geduld hebben verloren.

Wat is de volgende stap?

De affiniteitsinschatting resulteert in een backlog met een vastgestelde omvang, niet in een sprintplan. De stories die bovenaan staan, verdienen nog steeds nadere bestudering voordat iemand zich eraan verbindt, en dat is de taak van planning poker: geheime stemmen, een onthulling en een echt gesprek wanneer de cijfers uiteenlopen. Wanneer u bij die stap bent aangekomen, is gratis planning poker voor agile teams een eenvoudige manier om dit uit te voeren, en de rest van de agile schattingsgids behandelt de story points, velocity en verfijningsgewoonten die ervoor zorgen dat de cijfers betekenis krijgen.

Veelgestelde vragen

Wat is affiniteitsschatting binnen agile?

Affiniteitsschatting is een snelle techniek voor relatieve schatting van de omvang. Het team verdeelt de backlog eerst in grotere en kleinere groepen, zonder daar cijfers aan te koppelen, en geeft de groepen pas een label (S, M en L, of een Fibonacci-schaal) zodra de relatieve volgorde vaststaat. Omdat de getallen pas op het laatst worden toegekend, raakt het team nooit verstrikt in discussies over de vraag of een bepaald item een 3 of een 5 is. Deze methode is bedoeld om een grote of geheel nieuwe backlog snel in te schatten, niet om een definitieve toezegging te doen voor het werk van één sprint.

Hoe voert u een sessie voor affiniteitsschatting uit?

Zet elk backlog-item op een notitiekaartje, aan de muur of op een ander oppervlak dat voor het hele team zichtbaar is. Kies een referentie-item, plaats dit in het midden en laat het team vervolgens in stilte de rest van links naar rechts sorteren op basis van de relatieve inspanning, van klein naar groot. Iedereen die het niet eens is met een plaatsing, verplaatst het briefje. Als een briefje steeds wordt verplaatst, is dat voor u het teken om te stoppen en erover te discussiëren. Zodra de indeling niet meer verandert, trekt u enkele scheidingslijnen om de uitlegging in categorieën te verdelen en deze te labelen. Tijdens een dergelijke sessie kunnen in ongeveer een uur een paar honderd items worden ingeschat.

Wanneer dient u affiniteitsschatting te gebruiken in plaats van planning poker?

Gebruik affiniteitsschatting voor een eerste schatting van de omvang van een grote of nieuwe backlog, wanneer u breedte, snelheid en een gezamenlijke uitgangsbasis nodig hebt. Gebruik planning poker voor diepgang bij het werk op korte termijn waaraan een team zich op het punt staat te committeren, waarbij de discussie die elk verhaal op gang brengt, het belangrijkste is. Met affiniteitsschatting krijgt u in één sessie een ruwe schatting van de omvang van de gehele backlog. Poker levert u een handvol verhalen op die goed genoeg begrepen worden om in een sprint op te nemen. De meeste teams gebruiken beide: affiniteitsschatting om het terrein in kaart te brengen, en poker om de volgende stappen daarbinnen te plannen.

Hoe zet u affiniteitsgroepen om in story points?

Zodra de items zijn gesorteerd en gegroepeerd, trekt u grenzen tussen de clusters en wijst u aan elke bucket een waarde toe volgens uw gebruikelijke schaal, meestal een Fibonacci-reeks (1, 2, 3, 5, 8, 13). De kleinste groep wordt uw 1’en of 2’en, de volgende wordt 3’en, enzovoort. Elk item in een groep neemt het nummer van die groep over. De volgorde is van belang: u legt de nummers pas vast nadat de relatieve sortering is afgerond, en dat is precies wat ervoor zorgt dat de discussie per item nooit op gang komt.

Heeft u een hulpprogramma nodig om affiniteitsschattingen uit te voeren?

Niet per se, maar het kan wel helpen. Een muur of een stapeltje plakbriefjes kan volstaan, mits u het niet erg vindt om alles opnieuw te schrijven en opnieuw te labelen. Het belangrijkste is dat er een eenvoudige ruimte is waar iedereen dezelfde indeling kan zien en tegelijkertijd items daarop kan verplaatsen. Dus of u nu een stapeltje plakbriefjes gebruikt of het online whiteboard in TeamRetro, beide opties werken.

Wat zijn de nadelen van affiniteitsschatting?

Het verbergt meningsverschillen, omdat een zwijgzame persoon stilzwijgen als instemming beschouwt en een verdeelde mening onopgemerkt in de ‘bucket’ terecht kan komen. Het is afhankelijk van het feit dat iedereen tegelijkertijd aan hetzelfde werkgebied werkt, en het vervalt in ‘anchoring’ wanneer dat niet mogelijk is. Bovendien is het opzettelijk grof, zodat de output een ruwe bandbreedte is in plaats van een schatting waarop een sprint kan worden afgestemd. Vanwege deze beperkingen combineren de meeste teams het met planning poker voor het werk op korte termijn, in plaats van het voor alles te gebruiken.

Aanbevolen lectuur

• Vergelijking van schattingstechnieken: welke plaats neemt affiniteit in tussen de verschillende alternatieven?
• Maattabel voor T-shirts: de andere snelle, grove methode voor het bepalen van de maat, en hoe deze zich verhoudt tot andere methoden.
• Relatieve versus absolute schatting: waarom vergelijken beter is dan gissen naar het aantal uren.
• Wat zijn story points?: de eenheid waarmee de buckets worden aangeduid.
• Epos versus verhaal versus taak: het herkennen van de affiniteitsoppervlakken van buitenmaatse objecten.
• Wat is planning poker?: de langzamere methode voor user stories die op het punt staan in een sprint te worden opgenomen.

Bron: het artikel van Mike Cohn over relatieve schattingen op Mountain Goat Software vormt de basis voor de hier beschreven benadering van relatieve dimensionering.