Więcej niż tylko pozory: wydobywanie wartościowych wskaźników z retrospektyw i przeglądów stanu systemu

Witamy w sekcji „Insights” serwisu TeamRetro. Funkcja Insights pozwala na analizę metadanych z Państwa spotkań. Pomoże to zidentyfikować trendy i luki, da Państwu obraz nastrojów, kondycji i atmosfery w zespole, a także pozwoli zrozumieć tempo ciągłego doskonalenia dzięki śledzeniu podejmowanych działań.

Narzędzie to oferuje funkcję, której nie posiada większość innych narzędzi do analizy retrospektywnej. Przedstawia ono Państwu wszystkie aspekty – od częstotliwości spotkań zespołu i ogólnych tematów, aż po poziom zadowolenia zespołu i nastroje w zespole na przestrzeni czasu.

Bardzo cenimy sobie, gdy nasi klienci dzielą się swoimi doświadczeniami, dlatego postanowiliśmy pójść w ich ślady. Zamiast kolejnego artykułu na blogu poświęconego znaczeniu retrospektyw agile, niniejszy wpis skupia się na tym, w jaki sposób wykorzystaliśmy wyniki naszych retrospektyw i ocen stanu zespołu, aby wesprzeć nasz zespół.

Dzielimy się spostrzeżeniami na temat naszego zespołu oraz tym, w jaki sposób pomogły nam one w doskonaleniu się. Mamy nadzieję, że Państwu również się to przyda.

—

Witam wszystkich,

Mam nadzieję, że wszystko przebiega pomyślnie. Zgodnie z obietnicą przedstawiam poniżej krótkie podsumowanie dotyczące naszych własnych zespołów, oparte na nowej funkcji „Insights”, którą wprowadziliśmy. Analiza tych kwestii z naszej własnej perspektywy jest zawsze bardzo pouczająca, podobnie jak robią to nasi klienci.

Informacje dotyczące naszej działalności w zakresie spotkań

W ciągu ostatniego roku nasze 4 zespoły przeprowadziły 27 retrospektyw i 3 przeglądy stanu, w wyniku których sformułowano 102 działania do realizacji oraz 29 ustaleń zespołowych. Cieszy nas, że w miarę doskonalenia naszych praktyk agile i rytmu spotkań zaczyna się wyłaniać pewna regularność. Aby zapoznać się z tymi samymi wskaźnikami mierzonymi we wszystkich zespołach korzystających z TeamRetro, proszę przejść do wskaźnika realizacji.

Podczas każdego z naszych spotkań podsumowujących zgłaszano od 13 do 47 pomysłów, a w wyniku tych spotkań ustalano od 0 do 6 działań, przy wskaźniku uczestnictwa wynoszącym 89%.

W przypadku osób, które regularnie uczestniczą w spotkaniach, obserwujemy rosnący i stabilny wskaźnik zwrotu z zainwestowanego czasu. Gratulujemy zespołom i Scrum Masterom za to, że spotkania te są dla uczestników zawsze istotne i wartościowe.

Zazwyczaj organizujemy spotkanie podsumowujące raz w miesiącu dla każdego zespołu oraz kilka razy w roku dla wszystkich. Czasami organizujemy je wcześniej, przed weekendem lub w związku ze świętami państwowymi, a innym razem musieliśmy je przesunąć na późniejszy termin. Jeden zespół naprawdę konsekwentnie spotykał się co miesiąc.

Zazwyczaj stosujemy szeroki wachlarz formatów retrospektyw agile, różniących się w zależności od spotkania, co zapewnia dużą różnorodność i pozwala zebrać różne punkty widzenia.  Najczęściej stosowanym przez nas szablonem jest standardowy format retrospektywy agile, a także retrospektywa 4L. Oczywiście nadal wspieramy zespoły w wypróbowywaniu różnych formatów i stylów, które najlepiej im odpowiadają, jednocześnie dbając o to, by format naszych spotkań ogólnych był za każdym razem bardzo spójny, co ułatwia porównywanie wyników.

Na podstawie retrospektyw przedstawiamy poniżej chmurę słów przedstawiającą najczęściej powtarzające się tematy we wszystkich naszych zespołach. „Zespół”, „Praca”, „Projekt”, „Świetnie”, „Dziękuję”, „Nowe” oraz „Informacja zwrotna” to niektóre z pozytywnych nastrojów odnotowanych w ciągu ostatniego roku. Jeśli chodzi o nastroje negatywne, zauważamy takie pojęcia jak „Potrzeba”, „Uzgodnienia” i „Terminy”, które były przedmiotem naszych refleksji.

• 
• 
• 

Należy jednak zaznaczyć, że opinie członków zespołu są na ogół zróżnicowane, a podejście do podsumowań sprintów jest stosunkowo wyważone, choć zazwyczaj staramy się patrzeć na sprawy z bardziej pozytywnej perspektywy.  Warto zauważyć, że każdy z naszych formatów retrospektyw zawiera pytania o charakterze negatywnym, np. co nie poszło dobrze, co powinniśmy poprawić lub co spowolniło naszą pracę. Są one nadal niezbędnym elementem naszego procesu, więc obecność negatywnych opinii nie stanowi w rzeczywistości problemu.

A teraz przejdźmy do kwestii zdrowia naszego zespołu.

Ponieważ organizujemy te zajęcia tylko trzy razy w roku dla wszystkich pracowników, wydaje się, że frekwencja jest stosunkowo wysoka, a ogólny stan zdrowia naszego zespołu prezentuje się bardzo dobrze.

Analizując poszczególne aspekty zdrowia, z prawdziwą satysfakcją obserwujemy, że udało nam się rozwiązać niektóre problemy związane z komunikacją. Wygląda na to, że podział na mniejsze zespoły oraz ustalenie jasnych wytycznych dotyczących sposobu, czasu i intensywności komunikacji okazały się opłacalną inwestycją.

Zastanawiam się jednak. Czy oznacza to, że istnieją inne obszary, które potencjalnie powinniśmy zbadać (być może inny rodzaj oceny stanu)? A może powinniśmy po prostu porozmawiać o tym, co powinniśmy zrobić, aby tego rodzaju wyniki pozostawały pozytywne w przyszłości? Być może więcej takich konkursów w porze lunchu, hackathonów lub spotkań ukierunkowanych na wyniki?

Jeśli chodzi o działania, z pewnością mieliśmy pełne ręce roboty. Wiele działań z naszej wrześniowej retrospektywy z ubiegłego roku miało charakter wielkoskalowy i epicki, co spowodowało wydłużenie średniego czasu realizacji do 77 dni. Jednak ostatnio obserwujemy dość sprawny przepływ od momentu utworzenia działania, poprzez jego opublikowanie, aż po zakończenie. Oznacza to, że stan naszych otwartych działań oraz ich dojrzałość są na dość dobrym poziomie.

Na koniec mamy nasze ustalenia zespołowe. Jest to część procesu określająca, „w jaki sposób realizujemy nasze zadania”.

Szczególnie interesujące było to, w jaki sposób zadania zostały rozdzielone między zespoły. Po zastosowaniu filtra okazuje się, że dział marketingu skupił się na zbieraniu opinii, wykorzystaniu narzędzia Linear, zarządzaniu zadaniami i zakresem projektu oraz przekształceniu się w agile zespół marketingowy.

Wydawało się, że w zespole programistów chodziło raczej o zdobywanie wiedzy, dzielenie się pomysłami, dokumentację oraz przekazywanie pomysłów między pracownikami.

Nasz zespół operacyjny zawarł jedynie jedną umowę zespołową, w związku z czym nie dysponowaliśmy wystarczającymi danymi do stworzenia chmury słów. Niemniej jednak ustalenia poczynione podczas naszych spotkań ogólnych nadal mają dla nas aktualne znaczenie.

Oto niektóre z ustaleń wspólnych dla wszystkich zespołów, które naszym zdaniem zasługują na szczególną uwagę:

• Wzajemnie dzielimy się swoimi obawami.
• Pracujcie z zaangażowaniem, cieszcie się tym, co robicie i doceniajcie się nawzajem.
• Jeśli ktoś oczekuje od Pana/Pani jakiejś informacji, proszę poinformować go/ją, na jakim etapie się ona znajduje.
• Zasada 10%, 70%, 20% dotycząca informacji zwrotnej
• Każda opinia ma charakter konstruktywny, nie stanowi ataku ani lekceważenia pomysłu
• Jeśli zauważą Państwo, że coś wymaga zrobienia, albo jest coś, co chcieliby Państwo zrobić (lub się nauczyć, albo zgłębić!), prosimy o poinformowanie o tym zespołu!

Na zakończenie chcielibyśmy wyrazić uznanie dla wspaniałej pracy, jaką wszyscy Państwo wykonują. Te retrospektywy stanowią doskonałą okazję do tego, by pomysły dotyczące ciągłego doskonalenia znalazły miejsce, w którym można się nimi podzielić i wprowadzić je w życie!