Poza powierzchnią: Odkrywanie cennych wskaźników z retrospektyw i kontroli stanu zdrowia

Witamy w sekcji „Insights” serwisu TeamRetro. Funkcja Insights pozwala wydobyć na światło dzienne metadane z Państwa spotkań. Pomoże to zidentyfikować trendy i niedociągnięcia, da Państwu obraz nastrojów, kondycji i samopoczucia zespołu oraz pozwoli zrozumieć tempo ciągłego doskonalenia dzięki śledzeniu podejmowanych działań.

To narzędzie oferuje coś, czego nie zapewnia większość innych narzędzi do analizy retrospektywnej. Pokazuje ono wszystko – od częstotliwości spotkań zespołu i ogólnych tematów, po poziom zadowolenia i nastroje w zespole na przestrzeni czasu.

Bardzo cenimy sobie opinie naszych klientów, dlatego postanowiliśmy podzielić się własnymi doświadczeniami. Zamiast kolejnego artykułu na blogu o tym, jak ważne są retrospektywy agile, w tym wpisie skupiamy się na tym, w jaki sposób wykorzystaliśmy wyniki naszych retrospektyw i ocen stanu zespołu, aby wesprzeć nasz zespół.

Dzielimy się spostrzeżeniami na temat naszego zespołu oraz tym, w jaki sposób pomogły nam one się doskonalić. Mamy nadzieję, że Państwu również się to przyda.

—

Witam wszystkich,

Mam nadzieję, że wszystko idzie zgodnie z planem. Zgodnie z obietnicą przedstawiam krótkie podsumowanie dotyczące naszych własnych zespołów, oparte na nowej funkcji Insights, którą wprowadziliśmy. Analiza tych kwestii z naszej własnej perspektywy jest zawsze bardzo pouczająca, zwłaszcza że nasi klienci robią to samo.

Przegląd naszej działalności w zakresie organizacji spotkań

W ciągu ostatniego roku nasze 4 zespoły przeprowadziły 27 retrospektyw i 3 przeglądy stanu, w wyniku których sformułowano 102 działania do realizacji oraz 29 ustaleń zespołowych. Cieszy nas fakt, że w miarę doskonalenia naszych praktyk agile i ustalania częstotliwości spotkań zaczyna się wyłaniać pewna regularność.

Podczas każdego z naszych spotkań podsumowujących zgłaszano od 13 do 47 pomysłów, a w wyniku tych spotkań ustalano od 0 do 6 działań, przy wskaźniku uczestnictwa wynoszącym 89%.

W przypadku osób, które regularnie uczestniczą w spotkaniach, obserwujemy rosnący i stabilny wskaźnik zwrotu z zainwestowanego czasu. Gratulujemy zespołom i Scrum Masterom za to, że spotkania są dla uczestników zawsze istotne i wartościowe.

Zazwyczaj organizujemy spotkanie podsumowujące raz w miesiącu dla każdego zespołu oraz kilka razy w roku dla wszystkich. Czasami organizujemy je wcześniej, przed weekendem lub z uwagi na święta, a innym razem musimy je przesunąć na później. Jeden zespół spotyka się naprawdę regularnie co miesiąc.

Zazwyczaj stosujemy szeroki wachlarz formatów retrospektyw agile, różniących się w zależności od spotkania, co zapewnia dużą różnorodność i pozwala zebrać różne punkty widzenia.  Najczęściej stosowanym przez nas szablonem jest standardowy format retrospektywy agile, a także retrospektywa 4L. Oczywiście nadal wspieramy zespoły w wypróbowywaniu różnych formatów i stylów, które sprawdzają się w ich przypadku, jednocześnie dbając o to, by format naszych spotkań ogólnych był za każdym razem bardzo spójny, co ułatwia porównywanie wyników.

Na podstawie retrospektyw przygotowaliśmy chmurę słów przedstawiającą najczęściej powtarzające się tematy we wszystkich naszych zespołach. „Zespół”, „Praca”, „Projekt”, „Świetnie”, „Dziękuję”, „Nowy” i „Informacja zwrotna” to tylko niektóre z pozytywnych odczuć, które pojawiły się w ciągu ostatniego roku. Jeśli chodzi o negatywne odczucia, zauważamy takie pojęcia jak „Potrzeba”, „Uzgodnienia” i „Terminy”, które były przedmiotem naszych refleksji.

• 
• 
• 

Należy jednak zaznaczyć, że opinie członków zespołu są zazwyczaj zróżnicowane, a podejście do podsumowań sprintów jest stosunkowo wyważone, choć zazwyczaj patrzymy na sprawy z bardziej pozytywnej perspektywy.  Warto zauważyć, że każdy z naszych formatów retrospektyw zawiera pytania o charakterze negatywnym, np. co nie poszło dobrze, co powinniśmy poprawić lub co nas spowolniło. Są one nadal niezbędnym elementem naszego procesu, więc obecność negatywnych opinii nie stanowi w rzeczywistości problemu.

Przejdźmy teraz do kwestii zdrowia naszego zespołu.

Ponieważ organizujemy te zajęcia tylko trzy razy w roku dla wszystkich pracowników, frekwencja wydaje się być stosunkowo wysoka, a ogólny stan zdrowia naszego zespołu prezentuje się bardzo dobrze.

Jeśli przyjrzeć się poszczególnym aspektom zdrowia, to naprawdę cieszy fakt, że udało nam się rozwiązać niektóre problemy związane z komunikacją. Wygląda na to, że podział na mniejsze zespoły oraz ustalenie jasnych wytycznych dotyczących tego, w jaki sposób, kiedy i w jakim zakresie się komunikujemy, okazały się opłacalną inwestycją.

Zastanawiam się jednak. Czy oznacza to, że istnieją inne obszary, które powinniśmy ewentualnie zbadać (być może inny rodzaj oceny stanu)? A może powinniśmy po prostu porozmawiać o tym, co powinniśmy zrobić, aby tego rodzaju wyniki były pozytywne również w przyszłości? Być może więcej takich konkursów w porze lunchu, hackathonów lub spotkań ukierunkowanych na wyniki?

Jeśli chodzi o działania, z pewnością mieliśmy pełne ręce roboty. Wiele działań z naszej retrospektywy z września ubiegłego roku miało charakter wielkoskalowy i epicki, co wydłużyło średni czas realizacji do 77 dni. Jednak ostatnio obserwujemy dość dobry przepływ od momentu utworzenia działania, poprzez jego opublikowanie, aż po zakończenie. Oznacza to, że stan naszych otwartych działań oraz ich dojrzałość są na dość dobrym poziomie.

Na koniec mamy nasze ustalenia zespołowe. To właśnie ta część procesu, która określa, „jak działamy”.

Najciekawsze było to, jak zadania zostały rozdzielone między zespoły. Po zastosowaniu filtra widać, że dział marketingu skupił się na zbieraniu opinii, wykorzystaniu platformy Linear, zarządzaniu zadaniami i zakresem projektów oraz przekształceniu się w agile zespół marketingowy.

Wydawało się, że w zespole programistów chodziło raczej o zdobywanie wiedzy, dzielenie się pomysłami, dokumentację oraz wymianę pomysłów między ludźmi.

Nasz zespół operacyjny zawarł tylko jedną umowę zespołową, więc nie mieliśmy wystarczających danych do stworzenia chmury słów. Jednak postanowienia z naszych spotkań ogólnych nadal mają dla nas aktualność.

Oto niektóre z ustaleń wspólnych dla wszystkich zespołów, które naszym zdaniem zasługują na szczególną uwagę:

• Wzajemnie dzielimy się swoimi obawami.
• Pracujcie ciężko, bawcie się dobrze i doceniajcie się nawzajem.
• Jeśli ktoś czeka na coś od Pana/Pani, proszę poinformować go/ją, na jakim etapie są sprawy.
• Zasada 10%, 70%, 20% w zakresie informacji zwrotnej
• Każda uwaga ma charakter konstruktywny, nie stanowi ataku ani lekceważenia pomysłu
• Jeśli zauważy Pan/Pani coś, co wymaga zrobienia, albo jest coś, co chciałby Pan/Pani zrobić (albo się nauczyć, albo zgłębić!), proszę dać znać zespołowi!

Na zakończenie chcielibyśmy wyrazić uznanie dla wspaniałej pracy, jaką wszyscy Państwo wykonują. Te retrospektywy to doskonały sposób, by pokazać, że pomysły dotyczące ciągłego doskonalenia mają swoje miejsce, gdzie można się nimi dzielić i wdrażać je w życie!