After Action Review

Vergelijk plan met werkelijkheid en leg geleerde lessen vast

Probeer deze retrospective live eens

Wat verwachtten we dat er zou gebeuren?

Wat was het plan, het doel en de standaard die we nastreefden?

We wilden de nieuwe prijspagina op dinsdag lanceren, met alle drie de abonnementen en de FAQ live.
Het doel voor de beursstand was 150 gekwalificeerde gesprekken in twee dagen.
We verwachtten dat de datamigratie 's nachts klaar zou zijn, zonder downtime voor klanten.
Wat gebeurde er echt?

Wat gebeurde er werkelijk, stap voor stap, vanuit ieders perspectief?

De prijspagina ging op donderdag live, omdat de juridische review twee dagen te laat begon.
We hadden 96 gekwalificeerde gesprekken, en de meeste daarvan op dag één.
De migratie liep drie uur uit en twee enterpriseklanten merkten dat inloggen traag ging.
Waarom was er een verschil?

Wat verklaart het verschil tussen plan en werkelijkheid, positief of negatief?

De juridische review stond niet in het lanceringsplan, dus niemand had er tijd voor ingepland.
Dag twee was rustiger omdat de keynote naar de andere kant van de locatie was verplaatst.
We testten de migratie op een kopie van de data die maar een derde van de echte omvang had.
Wat behouden of veranderen we?

Welke geleerde lessen nemen we mee naar de volgende keer?

Veranderen: juridische review toevoegen aan de lanceringschecklist, met een vast blok van twee dagen.
Veranderen: een stand bij de hoofdzaal boeken, of mensen een reden geven om naar ons toe te lopen.
Veranderen: migraties oefenen op data van volledige omvang, ook als de oefening langer duurt.

Wat is een after action review?

Een after action review (AAR) is een korte, gestructureerde nabespreking rond vier vragen: wat verwachtten we dat er zou gebeuren, wat gebeurde er echt, waarom was er een verschil, en wat behouden of veranderen we de volgende keer? Het Amerikaanse leger maakte het tot standaardpraktijk. Sindsdien gebruiken ook ziekenhuizen, hulpdiensten en bedrijven het, omdat het past bij elk team dat net iets heeft afgerond en ervan wil leren zolang de details nog vers zijn. Het is lichter dan een volledige post-mortem, en er hoeft niets mis te zijn gegaan. Zo werkt het in TeamRetro. Iedereen voegt eerst privé zijn eigen observaties toe, zodat de meest senior persoon in de ruimte het verhaal niet bepaalt voordat de anderen ook maar iets hebben opgeschreven. Daarna worden de ideeën gegroepeerd en besproken, en wordt erop gestemd. Zo blijft de sessie gericht op de verschillen die ertoe doen en niet op elk detail van de dag. De laatste vraag zet de discussie om in geleerde lessen, en de acties die jullie afspreken krijgen een eigenaar en een deadline, zodat ze in de volgende sessie terugkomen. Gebruik het na een lancering, een evenement, een klantpitch, een drukke dienst, een oefening of een sprint die niet volgens plan verliep. Houd het kort: de meeste teams zijn binnen 30 tot 45 minuten klaar. Exporteer het rapport als je klaar bent, zodat de lessen vindbaar blijven voor het volgende team in dezelfde situatie.

After action review-format

Wat verwachtten we dat er zou gebeuren?

Wat was het plan, het doel en de standaard die we nastreefden?

Begin met het plan, niet met de uitkomst. Vraag wat het doel was, hoe succes eruitzag en naar welke standaard het team werkte. Houd het feitelijk en bewaar oordelen voor de latere vragen. Herinneren mensen zich het plan verschillend, leg dan elke versie vast: een plan dat niet gedeeld was, is vaak de eerste les van de sessie.

Wat gebeurde er echt?

Wat gebeurde er werkelijk, stap voor stap, vanuit ieders perspectief?

Bouw een gedeeld beeld op van wat er gebeurde voordat iemand het gaat verklaren. Iedereen zag een ander deel van het werk, dus vraag wat mensen zagen en wanneer, niet wat volgens hen de oorzaak was. Spreek de volgorde van gebeurtenissen af als die ertoe doet. Sluipt er een schuldvraag in het gesprek, stuur het dan door naar de volgende vraag.

Waarom was er een verschil?

Wat verklaart het verschil tussen plan en werkelijkheid, positief of negatief?

Hier zit het leren. Kijk naar verschillen in beide richtingen: ging iets beter dan gepland, vraag dan ook waarom, zodat je het kunt herhalen. Blijf doorvragen tot je uitkomt bij een omstandigheid die het team kan veranderen, zoals een ontbrekende stap, een niet-geteste aanname of een onduidelijke eigenaar, in plaats van bij een persoon die de schuld krijgt. Laat het team stemmen om de twee of drie verschillen te kiezen die de meeste bespreking waard zijn.

Wat behouden of veranderen we?

Welke geleerde lessen nemen we mee naar de volgende keer?

Maak van elk verschil een les waar iemand buiten de ruimte iets aan heeft: een stap om toe te voegen, een controle om uit te voeren, een gewoonte om vast te houden. Maak onderscheid tussen wat het team zelf kan veranderen en waarvoor het hulp van anderen nodig heeft. Spreek daarna een klein aantal acties af, elk met een eigenaar en een deadline vastgelegd in TeamRetro, zodat ze in de volgende sessie terugkomen. Twee of drie acties met een eigenaar zijn beter dan een lange lijst waar niemand op terugkomt.

Wanneer dient u deze retrospective te gebruiken?

  • Een lancering, evenement, campagne of pitch is net afgerond en je wilt het plan vergelijken met wat er gebeurde, zolang het nog vers is
  • Iets ging beter dan verwacht en je wilt weten waarom, zodat je het bewust kunt herhalen
  • Een dienst, oefening of drukke periode verliep niet volgens plan en je hebt een korte nabespreking zonder schuldvraag nodig, geen volledig onderzoek
  • Je team doet vaak hetzelfde soort werk, zoals releases, onboarding of klantleveringen, en je wilt dat elke keer lessen oplevert voor de volgende
  • Je wilt een nabespreking die in 30 tot 45 minuten past in plaats van een post-mortem van een halve dag

Voorstellen voor ijsbrekers

  • Hoe ging het, in één woord, vergeleken met wat je verwachtte?
  • Welk moment uit dit werk ga je onthouden?

Wilt u een opwarmoefening waarbij uw team daadwerkelijk meedoet, en niet alleen hardop antwoorden geeft? Bekijk gratis ijsbrekers →

Ideeën en tips voor uw retrospectievevergadering

  • Houd de review binnen een dag of twee. Een after action review werkt omdat je details vastlegt voordat mensen ze vergeten of anders gaan navertellen
  • Spreek de basisregel hardop uit: jullie beoordelen het plan en het werk, niet de mensen. Vraag de meest senior persoon om als laatste te spreken
  • Geef de eerste vraag echt de tijd. Is het team het niet eens over wat er had moeten gebeuren, dan is dat op zich al een bevinding
  • Kijk naar wat beter ging dan gepland, en ook naar wat slechter ging. Een succes dat je niet kunt verklaren, is lastig te herhalen
  • Houd reviews kort en regelmatig. Een aantal kleine reviews na routinewerk leert je meer dan één grote review per jaar
  • Begin elke review met het nalopen van de acties van de vorige keer. Weten dat ze gecontroleerd worden, zorgt ervoor dat ze worden uitgevoerd

Veelgestelde vragen

Wat is een after action review?
Het is een korte, gestructureerde nabespreking die je team houdt na een stuk werk, opgebouwd rond vier vragen: wat verwachtten we dat er zou gebeuren, wat gebeurde er echt, waarom was er een verschil, en wat behouden of veranderen we? Het is ontstaan in het leger en is nu gangbaar in de zorg, bij hulpdiensten en in het bedrijfsleven. Het resultaat is een set geleerde lessen en een paar acties met een eigenaar.
Wat zijn de vier vragen van een after action review?
Wat verwachtten we dat er zou gebeuren? Wat gebeurde er echt? Waarom was er een verschil? Wat behouden of veranderen we? Deze template geeft elke vraag een eigen kolom, in die volgorde.
Wat is het verschil tussen een after action review en een post-mortem?
Een after action review is korter en lichter, en past bij elk stuk werk, ook werk dat goed ging. Een post-mortem volgt meestal op een mislukking of het einde van een groot project, en gaat dieper in op grondoorzaken en tijdlijnen. Is er iets ernstig misgegaan, gebruik dan de Project Post Mortem Template.
Hoe lang duurt een after action review?
De meeste teams zijn in 30 tot 45 minuten klaar. Een snelle review direct na routinewerk kan 15 minuten duren, en voor een groot evenement of een grote oefening heb je soms een uur nodig.
Wie moet er meedoen aan een after action review?
Iedereen die het werk heeft gedaan, ook mensen die maar aan een deel ervan hebben meegewerkt. Houd de groep klein genoeg voor een eerlijk gesprek. Leidinggevenden doen als gelijken mee en spreken als laatste, zodat de review laat zien wat er gebeurde en niet alleen de visie van de meest senior persoon.
Hoe leg je geleerde lessen vast uit een after action review?
Die komen uit de laatste vraag. Schrijf elke les zo op dat iemand buiten de ruimte ermee aan de slag kan, maak van de belangrijkste lessen acties met een eigenaar en een deadline, en exporteer het rapport zodat het volgende team het kan vinden.

Gerelateerde sjablonen

Post-launch retrospective

Leer van deze lancering voordat je de volgende plant.

Teamretraite plannen

Plan je volgende offsite samen met het hele team

Post-mortem template voor projecten

Evalueer elk project of incident en leg geleerde lessen vast

Eindejaarsretrospective

Kijk terug op het jaar van je team en plan het volgende

Bent u klaar om deze retrospective te houden?Probeer deze retrospective live eens