¿Qué es una Futurespective de gestión de crisis?
Una Futurespective de gestión de crisis es una sesión de planificación en la que el equipo imagina las crisis a las que podría enfrentarse y decide qué hacer al respecto mientras todavía hay tiempo. Una filtración de datos, la quiebra de un proveedor, un cambio repentino en la normativa: es mucho más fácil decidir quién hace qué en una reunión tranquila que en plena incidencia. El tablero tiene cuatro columnas que se trabajan en orden. Posibles escenarios de crisis recoge los riesgos, y en esta fase ninguno se descarta por parecer demasiado improbable. Evaluación del impacto analiza lo que costaría cada uno en términos económicos, operativos, de reputación y de exposición legal, para poder priorizarlos. Estrategias de mitigación aborda qué haría que las crisis más graves fueran menos probables o menos dañinas. Protocolos de respuesta define los roles, la autoridad para tomar decisiones y a quién hay que informar de qué si la crisis llega a producirse. Utilízala como parte de la planificación de la continuidad del negocio, antes de un lanzamiento importante, durante una reestructuración o después de haber estado a punto de sufrir un incidente. Repítela cuando cambien las circunstancias y pon a prueba los protocolos de respuesta con un ejercicio de simulación para que funcionen cuando los necesites.
Formato de la Futurespective de gestión de crisis
Posibles escenarios de crisis
¿A qué posibles crisis o retos podría enfrentarse nuestro equipo u organización?
Pide al equipo que piense en sentido amplio en los sucesos que podrían afectar a las operaciones, a la reputación o a las partes interesadas: desastres naturales, ciberataques, problemas financieros, cambios normativos, fallos en la cadena de suministro o una crisis de relaciones públicas. En esta fase no descartes ningún escenario por parecer demasiado improbable.
Evaluación del impacto
¿Cuál sería el posible impacto de cada escenario de crisis?
Para cada escenario, comentad el impacto probable en las finanzas, las operaciones, la reputación y la situación legal. Tened en cuenta su gravedad, cuánto duraría y a qué equipos o partes interesadas afectaría, y después priorizad los escenarios para que los más graves reciban atención primero.
Estrategias de mitigación
¿Qué medidas preventivas podemos tomar para mitigar o evitar cada escenario?
Para cada escenario de alta prioridad, buscad medidas que lo hagan menos probable o menos dañino, como reforzar la seguridad, contar con proveedores alternativos, planes de contingencia, formación cruzada o sistemas redundantes.
Protocolos de respuesta
¿Cómo debemos responder y comunicarnos en cada escenario de crisis?
Para cada escenario, acordad quién hace qué: roles, autoridad para tomar decisiones y canales de comunicación. Identificad a las partes interesadas a las que hay que informar y, a grandes rasgos, qué se les diría, para que la respuesta sea rápida y transparente.
Cuándo utilizar este estudio retrospectivo
- Cuando tu equipo u organización trabaja en un entorno de alto riesgo en el que las crisis son más probables.
- Después de una crisis importante o de haber estado a punto de sufrirla, para detectar en qué aspectos no estabais preparados.
- Como parte de la gestión de riesgos y de la planificación de la continuidad del negocio habituales.
- Antes de lanzar nuevos productos, servicios u operaciones que conlleven nuevos riesgos.
- Durante cambios organizativos o reestructuraciones, cuando la incertidumbre es alta.
Preguntas sugeridas para romper el hielo
- Si pudieras tener un superpoder para gestionar una crisis, ¿cuál sería y por qué?
- Comparte una experiencia personal en la que tuviste que afrontar una situación difícil o inesperada. ¿Qué aprendiste de ella?
¿Le gustaría que su equipo realizara un ejercicio de calentamiento, en lugar de limitarse a responder en voz alta? Eche un vistazo a los rompehielos gratuitos →
Ideas y consejos para su reunión retrospectiva
- Crea un ambiente seguro para plantear riesgos incómodos sin miedo a represalias.
- Implica a personas de distintos departamentos, niveles y áreas de especialidad para ver todo el abanico de riesgos.
- Revisa y actualiza tus planes de crisis a medida que cambian las circunstancias para que sigan vigentes.
- Pon a prueba los protocolos de respuesta con simulacros o ejercicios de simulación y corrige lo que salga a la luz.
- Mantén la preparación presente con recordatorios y formación periódicos, para que el plan no se quede sin leer en una carpeta compartida.
- Acordad líneas claras de comunicación y de autoridad para tomar decisiones, de modo que la respuesta sea rápida y coordinada.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una Futurespective de gestión de crisis?
¿Cuándo debería un equipo usar esta plantilla?
¿En qué se diferencia una futurespective de una retrospectiva habitual?
¿Con qué frecuencia conviene hacer una Futurespective de gestión de crisis?
¿Quién debería participar en una Futurespective de gestión de crisis?
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