Cómo Big Give lleva a cabo retrospectivas más inteligentes e impactantes con TeamRetro

En Big Give, «pequeño» es sinónimo de «poderoso». Big Give es la mayor plataforma de financiación complementaria del Reino Unido, que ayuda a miles de organizaciones benéficas registradas en el país a recaudar millones de libras a través de campañas de financiación complementaria. Con solo 12 personas impulsando ese impacto desmesurado, cada proceso, cada conversación y cada lección aprendida cuentan. Para un equipo de este tamaño, encontrar la herramienta de retrospectiva en línea adecuada no era algo prescindible, sino esencial para mantenerse al día. Estamos genuinamente orgullosos de apoyar a Big Give y el trabajo que realizan, y aún más orgullosos de que hayan confiado en nosotros para compartir su historia aquí.

Este caso práctico ha sido aportado por Dominique Standring, directora de operaciones (COO) de Big Give, quien cuenta con más de 12 años de experiencia en el diseño de sistemas y procesos en el sector benéfico. Dominique explica cómo TeamRetro ayudó a transformar la práctica de retrospectiva de Big Give, pasando de ser un ejercicio fragmentado y que requería mucho tiempo a convertirse en un motor fiable para la mejora continua.

El reto: pérdida de datos y falta de un espacio centralizado para las reflexiones

Para un equipo que valora el aprendizaje y la mejora continua, llevar a cabo retrospectivas eficaces no era algo opcional, sino que formaba parte de su cultura. Big Give utiliza el formato de la retrospectiva no solo para las revisiones de sprint, sino también para la reflexión estructurada tras cada una de sus campañas de financiación compartida.

¿Cuál era el problema? Que sus herramientas no estaban a la altura.

Como organización benéfica, mantener los costes bajos supone una verdadera limitación, pero eso no podía ir en detrimento de la calidad. Big Give necesitaba una solución que fuera asequible y que, al mismo tiempo, se adaptara realmente a sus necesidades.

Por qué Big Give eligió a TeamRetro

Una simple búsqueda en Google llevó a Dominique a TeamRetro. Tras realizar algunas retrospectivas de prueba, la decisión quedó clara.

La combinación de una interfaz de usuario sencilla, una gran funcionalidad y la integración con Jira hizo que TeamRetro destacara frente a las demás opciones. Lo que nos convenció fue, de hecho, probarlo: la experiencia con la versión de prueba dio al equipo la confianza suficiente para dar el paso.

Cómo utiliza Big Give TeamRetro

Big Give lleva a cabo actualmente dos ciclos de retrospectiva distintos con TeamRetro: cada cuatro semanas para el equipo de desarrollo, y tras cada una de sus seis campañas anuales para toda la organización.

¿Cuál es uno de los principales consejos de Dominique para quienes están aprendiendo a llevar a cabo retrospectivas a distancia? Preparar el tablero con suficiente antelación.

«La posibilidad de crear un tablero e invitar a los participantes con bastante antelación a la sesión de retrospectiva es fantástica, ya que nos permite plasmar las reflexiones directamente en el tablero mientras aún están frescas».

Esa ventaja inicial transforma la calidad de la conversación. En lugar de pedir a las personas que recuerden cómo se sentían hace tres semanas, las reflexiones se recogen en el momento y están listas para ser analizadas cuando el equipo se reúna.

Imagen cedida por Big Give – reproducida con permiso

Ventajas que experimentó el equipo

Una conversación más rica y más conectada

Dado que trabaja principalmente desde casa, Big Give utiliza TeamRetro como herramienta de retrospectiva para la colaboración en equipos a distancia. Las funciones asincrónicas —los comentarios y las reacciones con emojis— permiten a los miembros del equipo interactuar con las reflexiones de los demás incluso antes de que comience la sesión en directo.

«Esto permite que el debate sea mucho más enriquecedor cuando hablamos de cada reflexión.»

Un lugar de referencia para todos los amantes de lo retro

Uno de los logros más tangibles ha sido poder disponer de todas las retrospectivas en un solo lugar. Se acabaron los datos perdidos y ya no hay que rebuscar en herramientas o documentos antiguos. Para un equipo profesional y dinámico que lleva a cabo retrospectivas de mejora continua en múltiples campañas y ciclos de desarrollo, esa coherencia tiene un valor incalculable.

«La eficiencia y el almacenamiento centralizado de datos han hecho que nuestras reuniones retrospectivas sean más productivas y útiles.»

Una integración con Jira que cierra el ciclo

La integración de la herramienta de retrospectiva con Jira fue uno de los motivos principales por los que Big Give eligió TeamRetro, y sigue siendo una de sus características más valoradas. Las acciones no se pierden entre herramientas. Se integran directamente en el flujo de trabajo existente del equipo, lo que garantiza una rendición de cuentas rigurosa sin crear fricciones.

Un formato que realmente le gusta al equipo

En lo que respecta al debate en directo, el equipo valoró el modo de presentación de TeamRetro, que permite mantener la conversación centrada y estructurada. Al combinarlo con la posibilidad de comentar cada ticket individualmente, el debate resulta más centrado y con un objetivo claro, en lugar de dispersarse.

«Al equipo le gustó la interfaz, la posibilidad de comentar los tickets y el modo de presentación para el debate.»

Resultados de un equipo con un impacto extraordinario

Para una organización de 12 personas, la mejora continua no es un simple extra, sino la forma en que Big Give supera sus propias expectativas.

«TeamRetro nos está ayudando a ser más eficientes sin dejar de ofrecer una alta calidad y un buen equilibrio entre la vida laboral y personal para todos, no solo porque ahora tenemos todos nuestros informes en un solo lugar, sino también por su facilidad de uso y su integración con otras plataformas.»

El consejo de Dominique para llevar a cabo retrospectivas a distancia

El consejo de Dominique es sencillo, práctico y fácil de poner en práctica:

«Prepare los tableros con antelación para que la gente pueda ir añadiendo cosas a medida que surjan».

Es una de las técnicas más infravaloradas para cualquiera que esté aprendiendo a llevar a cabo retrospectivas a distancia. Las reflexiones recogidas en el momento son más sinceras, más concretas y más útiles que los recuerdos reconstruidos días después. Si aún no ha empezado a abrir sus tableros con antelación, comience por ahí.

¿Desea algo más de lo que puede ofrecer una herramienta gratuita para retrospectivas ágiles? Pruebe TeamRetro y compruebe la diferencia que supone elegir la opción adecuada.